DEPARTEMENTENES DIGITALISERINGSORGANISASJON (DIO)

Løsning til møteromsbooking med tilhørende utstyr

ResultatKontraktstildelingTildelt

Anskaffelsens formål og omfang DIO skal anskaffe en SaaS-løsning for møteromsbooking med tilknyttede tjenester og noe utstyr. Formålet med anskaffelsen er en strømlinjeformet måte å administrere møterom og andre fellesrom for møteromsansvarlige, og for brukere å booke rom som skal ha tilgang til ett eller flere av rommene systemet administrerer. Systemet skal tas i bruk i forbindelse med nytt regjeringskvartal, men er ikke begrenset til dette. Også rom i andre bygg kan administreres gjennom samme rombookingsystem.
Også noe utstyr (skjermer) vil være en del av anskaffelsen.

Fra kunngjøringen · Doffin

Del 1: Kjøper

1.1 Kjøper

Offisielt navn

DEPARTEMENTENES DIGITALISERINGSORGANISASJON (DIO)

Juridisk type kjøper

Sentral statlig myndighet

Oppdragsgivers virksomhet

Alminnelig offentlig tjenesteyting

Del 2: Prosedyre

2.1 Prosedyre

Tittel

Løsning til møteromsbooking med tilhørende utstyr

Beskrivelse

Anskaffelsens formål og omfang DIO skal anskaffe en SaaS-løsning for møteromsbooking med tilknyttede tjenester og noe utstyr. Formålet med anskaffelsen er en strømlinjeformet måte å administrere møterom og andre fellesrom for møteromsansvarlige, og for brukere å booke rom som skal ha tilgang til ett eller flere av rommene systemet administrerer. Systemet skal tas i bruk i forbindelse med nytt regjeringskvartal, men er ikke begrenset til dette. Også rom i andre bygg kan administreres gjennom samme rombookingsystem. Også noe utstyr (skjermer) vil være en del av anskaffelsen.

Prosedyreidentifikator

650f8715-824f-426a-abf7-54eb5728aaec

Tidligere varsel

b6de3a79-3018-4cb0-b630-4d8af8044f08-01

Intern identifikator

25/85

Type prosedyre

Åpen

Prosedyren er en hasteprosedyre, Usann

—

Begrunnelse for den akselererte prosedyren

—

Hovedtrekkene i prosedyren

—

2.1.1 Hensikt

Kontraktens art

Varer

Hoved klassifisering

Programvare og informasjonssystemer

Ytterligere klassifisering

Datautstyr og -materiell

Ytterligere klassifisering

Dataskjermer og konsoller

Ytterligere klassifisering

Dataskjermer

2.1.2 Sted for gjennomføring

Underenhet i land

Oslo (NO081)

Land

Norge

2.1.3 Verdi

Anslått verdi eksklusiv merverdiavgift, Norwegian krone

9,000,000

2.1.4 Generell informasjon

Rettslig grunnlag

—

Direktiv 2014/24/EU

—

Del 5: Delkontrakt

5.1 Delkontrakt LOT-0001

Tittel

Løsning til møteromsbooking

Beskrivelse

Anskaffelsens formål og omfang DIO skal anskaffe en SaaS-løsning for møteromsbooking med tilknyttede tjenester og noe utstyr. Formålet med anskaffelsen er en strømlinjeformet måte å administrere møterom og andre fellesrom for møteromsansvarlige, og for brukere å booke rom som skal ha tilgang til ett eller flere av rommene systemet administrerer. Systemet skal tas i bruk i forbindelse med nytt regjeringskvartal, men er ikke begrenset til dette. Også rom i andre bygg kan administreres gjennom samme rombookingsystem. Også noe utstyr (skjermer) vil være en del av anskaffelsen.

Intern identifikator

25/85 a-68485a82b4066af5aecc8c32

5.1.1 Hensikt

Kontraktens art

Varer

Hoved klassifisering

Programvare og informasjonssystemer

Ytterligere klassifisering

Datautstyr og -materiell

Ytterligere klassifisering

Dataskjermer og konsoller

Ytterligere klassifisering

Dataskjermer

5.1.2 Sted for gjennomføring

Underenhet i land

Oslo (NO081)

Land

Norge

Tilleggsinformasjon

—

5.1.2 Sted for gjennomføring

Underenhet i land

Oslo (NO081)

Land

Norge

Tilleggsinformasjon

—

5.1.3 Anslått varighet

Annen varighet

Ubegrenset

5.1.5 Verdi

Anslått verdi eksklusiv merverdiavgift, Norwegian krone

7,500,000

5.1.6 Generell informasjon

Anskaffelsesprosjekt ikke finansiert med EU-midler.

—

Anskaffelsen er omfattet av avtalen om offentlige anskaffelser (GPA), Usann

—

5.1.10 Tildelingskriterier

Kriterium

Type

Pris

Navn

Pris

Beskrivelse

Tilbyders pris for SaaS for fire år regnes ut etter prisene i F-kolonnen i pristabellen. Priser som er gjentagende og oppgis per år, vil multipliseres med fire før de summeres. Priser som er engangsutgifter, går inn i summeringen som de er. For utstyret vil summen i celle F7 brukes.

Category of award threshold criterion Vekt (prosent, presis)

Tildelingskriterium - tallverdi

Kriterium

Type

Kvalitet

Navn

Kvalitet

Beskrivelse

Kvalitet er vurdert ved å sammenligne leverandørenes tilbudte løsningers egenskaper og tilbudte utstyrs egenskaper. Kun forskjeller av betydning for kunden er tillagt vekt i evalueringen. Følgende elementer er særlig vektlagt i evalueringen: -Oppfyllelse av bør-krav -UX for alle forskjellige roller/brukere av løsningen -Drift av utstyr -Levering

Category of award threshold criterion Vekt (prosent, presis)

Tildelingskriterium - tallverdi

Kriterium

Type

Kvalitet

Navn

Miljø

Beskrivelse

Category of award threshold criterion Vekt (prosent, presis)

Tildelingskriterium - tallverdi

Beskrivelse av metoden som skal benyttes dersom vektingen ikke kan uttrykkes ved kriterier

—

Begrunnelse for ikke å angi vektingen av tildelingskriteriene

—

5.1.15 Teknikker

Rammeavtale

Ingen/nei

—

Informasjon om den dynamiske innkjøpsordningen

Ingen

—

5.1.16 Nærmere informasjon, mekling og revisjon

Virksomhet som gjennomfører klagebehandling

Oslo tingrett -

Informasjon om tidsfrister for gjennomgang

10 kalenderdager, regnet fra og med første kalenderdag etter dato for utsendelse av meddelelsesbrev

5.1 Delkontrakt LOT-0002

Tittel

Tilhørende utstyr til møteromsbooking (1)

Beskrivelse

Departementenes digitaliseringsorganisasjon (DIO) skal anskaffe rompaneler og oversiktskjermer. Utstyret skal fungere sømløst med kundens løsning for møteromsbooking som leverandør leverer kunden over SSA-L. Utstyr dreier seg om rompaneler og oversiktskjermer. Rompaneler er infoskjermer med størrelse rundt 10’’, plassert utenfor hvert enkelt møterom. Disse skal vise om rommet er ledig eller opptatt, informasjon om reservasjoner og det skal være mulig å gjøre ad hoc-reservasjoner. Formålet med anskaffelsen er å få utstyr som fungerer sømløst med løsningen for møteromsbooking, som er en del av samme anskaffelse, men en annen kontrakt (SSA-L).

Intern identifikator

25/85 b-68485a82b4066af5aecc8c35

5.1.1 Hensikt

Kontraktens art

Varer

Hoved klassifisering

Programvare og informasjonssystemer

Ytterligere klassifisering

Datautstyr og -materiell

Ytterligere klassifisering

Dataskjermer og konsoller

Ytterligere klassifisering

Dataskjermer

5.1.2 Sted for gjennomføring

Underenhet i land

Oslo (NO081)

Land

Norge

Tilleggsinformasjon

—

5.1.3 Anslått varighet

Varighet, Måned

5.1.4 Fornyelse

Maksimal fornyelse

Beskrivelse

Kunden har rett til å forlenge rammeavtalen med to år. Rammeavtalen kan maksimalt vare i fire år (2+1+1). Opsjonen inntrer automatisk med mindre oppdragsgiver gir skriftlig melding om at opsjonen ikke skal utløses eller at opsjonen skal utløses for en kortere periode enn 1 (ett) år. Melding om at opsjon ikke skal utløses må gis senest 3 (tre) måneder før kontraktsperiodens utløp. Flere korte opsjoner kan utløses, slik at den samlede forlengelsen av rammeavtalen utgjør 2 (to) år. Dersom opsjon utløses for kortere periode enn 1 (ett) år, inntrer gjenværende opsjon automatisk etter samme regler som i avsnittet over.

5.1.5 Verdi

Anslått verdi eksklusiv merverdiavgift, Norwegian krone

2,500,000

5.1.6 Generell informasjon

Anskaffelsesprosjekt ikke finansiert med EU-midler.

—

Anskaffelsen er omfattet av avtalen om offentlige anskaffelser (GPA), Sann

—

5.1.10 Tildelingskriterier

Kriterium

Type

Pris

Navn

Pris

Beskrivelse

For utstyret vil summen i celle F7 brukes.

Category of award threshold criterion Vekt (prosent, presis)

Tildelingskriterium - tallverdi

Kriterium

Type

Kvalitet

Navn

Kvalitet

Beskrivelse

Under dette tildelingskriteriet gis poeng etter en sammenligning av de tilbudte løsningenes egenskaper og tilbudt utstyrs egenskaper. Tilbyders svar på bør-krav og dokumentasjon av JA-svar legges til grunn. Se fanen forklaringer i begge kravskjemaene. Hva leverandørene forplikter seg til av levering, vil også evalueres. Følgende elementer vil bli særlig vektlagt i evalueringen av løsningen: • Oppfyllelse av bør-krav • UX for alle forskjellige roller/brukere av løsningen • UU – hvilke relevante suksesskriterier i WCAG 2.1 blir ivaretatt i den tilbudte løsningen og på hvilken måte blir de ivaretatt (slik løsningen skal leveres) • Drift av utstyr • Levering Forskjeller i tilbudte løsningers egenskaper vil tillegges større vekt enn forskjeller i tilbudt utstyrs egenskaper. Vurderingen gjøre ut ifra innsendt dokumentasjon på løsning og utstyr. Leverandør kan også sende inn annen dokumentasjon ut over svar på kravmatrisen for å dokumentere oppfyllelse av UX og UU. Sørg for gode veiledninger som viser hvordan applikasjonen brukes av forskjellige brukere. Kun forskjeller av betydning for kunden vil tillegges vekt i evalueringen.

Category of award threshold criterion Vekt (prosent, presis)

Tildelingskriterium - tallverdi

Kriterium

Type

Kvalitet

Navn

Miljø

Beskrivelse

Miljø evalueres på følgende: • Klima og miljøbelastningene i et livssyklusperspektiv for tilbudt utstyr (rompanel, oversiktskjerm og kiosk-løsning). Følgende vil vektlegges: o Garanti-tid på tilbudt utstyr – oppgis i pristabellen o Robusthet o Tiltak for å redusere klima- og miljøbelastningen på tilbudt utstyr • Klima og miljøbelastningen til datasenteret der tilbudt SaaS-løsning kjøres. Basert på antatt forbruk vil klima- og miljøbelastningen til SaaS-løsningen antageligvis være langt mindre enn utstyret som skal kjøpes inn. I evalueringen av tildelingskriteriet miljø, vil derfor «Klima og miljøbelastningene i et livssyklusperspektiv for tilbudt utstyr» telle langt mer enn tiltak for å redusere klima- og miljøbelastningen på datasenteret løsningen leveres fra.

Category of award threshold criterion Vekt (prosent, presis)

Tildelingskriterium - tallverdi

Beskrivelse av metoden som skal benyttes dersom vektingen ikke kan uttrykkes ved kriterier

—

Begrunnelse for ikke å angi vektingen av tildelingskriteriene

—

5.1.15 Teknikker

Rammeavtale

Rammeavtale uten gjenåpning av konkurransen

—

Informasjon om den dynamiske innkjøpsordningen

Ingen

—

5.1.16 Nærmere informasjon, mekling og revisjon

Virksomhet som gjennomfører klagebehandling

Oslo tingrett -

Informasjon om tidsfrister for gjennomgang

10 calendar days, calculated from and including the first calendar day after the date on which the award notification is sent

Del 6: Resultater

Verdien av alle kontrakter tildelt i denne prosedyren, Norwegian krone

9,000,000

Maksimal verdi av rammeavtalene i denne prosedyren, Norwegian krone

2,500,000

Omtrentlig verdi av rammeavtalene, Norwegian krone

1,100,000

6.1 Identifikator for resultatparti LOT-0001

Minst én vinner ble kåret.

—

6.1.2 Informasjon om vinnere

Vinner

Offisielt navn

RICOH NORGE AS

Tilbud

—

Betalingsmiddelidentifikator

Løsning til møteromsbooking - RICOH NORGE AS

Identifikator for parti eller gruppe med partier

LOT-0001

Verdien av resultatet

Norwegian krone (7,500,000)

Underleverandører

Nei

Informasjon om kontrakt

Identifikator for kontrakten

Løsning til møteromsbooking - RICOH NORGE AS

Datoen da vinneren ble kåret

08.09.2025

Dato for kontraktens inngåelse

22.09.2025

6.1.4 Statistisk informasjon

Mottatte tilbud eller forespørsler om å delta

Type mottatte innleveringer Tilbud er levert elektronisk

Antall anbud eller forespørsler om å delta mottatt

Utvalg av tilbud

Verdien av det laveste tillatte anbudet, Norwegian krone

1,830,000

Verdien av det høyeste tillatte anbudet, Norwegian krone

8,100,000

6.1 Identifikator for resultatparti LOT-0002

Minst én vinner ble kåret.

—

Rammeavtale

Rammeavtalens maksimale verdi, Norwegian krone

2,500,000

Reestimert verdi av rammeavtalen, Norwegian krone

1,100,000

6.1.2 Informasjon om vinnere

Vinner

Offisielt navn

RICOH NORGE AS

Tilbud

—

Betalingsmiddelidentifikator

Tilhørende utstyr til møteromsbooking - RICOH NORGE AS 1

Identifikator for parti eller gruppe med partier

LOT-0002

Verdien av resultatet

Norwegian krone (2,500,000)

Underleverandører

Nei

Informasjon om kontrakt

Identifikator for kontrakten

Tilhørende utstyr til møteromsbooking - RICOH NORGE AS 1

Datoen da vinneren ble kåret

08.09.2025

Dato for kontraktens inngåelse

22.09.2025

Kontrakten tildeles innenfor en rammeavtale, Usann

—

6.1.4 Statistisk informasjon

Mottatte tilbud eller forespørsler om å delta

Type mottatte innleveringer Tilbud er levert elektronisk

Antall anbud eller forespørsler om å delta mottatt

Utvalg av tilbud

Verdien av det laveste tillatte anbudet, Norwegian krone

840,000

Verdien av det høyeste tillatte anbudet, Norwegian krone

1,780,000

Del 8: Virksomheter

8.1 ORG-0001

Offisielt navn

DEPARTEMENTENES DIGITALISERINGSORGANISASJON (DIO)

Organisasjonsnummer

932931311

Postadresse

Postboks 8112 Dep

Oslo

Postnummer

0032

Underenhet i land

Oslo (NO081)

Land

Norge

Kontaktpunkt

Morten Johan Ringøen

E-post

morten-johan.ringoen@dss.dep.no

Telefon

+47 48023692

Internett-adresse

https://www.dio.dep.no/

Kjøper profil

https://eu.eu-supply.com/ctm/company/companyinformation/index/546638

Rollene til denne virksomheten

Kjøper

—

8.1 ORG-0002

Offisielt navn

Oslo tingrett

Organisasjonsnummer

926725939

Oslo

Postnummer

0032

Underenhet i land

Oslo (NO081)

Land

Norge

Rollene til denne virksomheten

Virksomhet som gjennomfører klagebehandling

—

8.1 ORG-0003

Offisielt navn

RICOH NORGE AS

Størrelsen på markedsdeltakeren, Mellomstor

—

Organisasjonsnummer

915034969

Postadresse

Freserveien 1

OSLO

Postnummer

0195

Underenhet i land

Oslo (NO081)

Land

Norge

E-post

freddy.vollebekk@ricoh.no

Telefon

+47 22587800

Rollene til denne virksomheten

Tilbyder

—

Vinner av disse delkontraktene

LOT-0001, LOT-0002

Kunngjøringsinformasjon

Varselidentifikator/-versjon

1ea90bb0-265b-4183-add6-950b2a13e8c1 01

Type skjema

Resultat

Type varsel

Kunngjøring om kontrakt eller konsesjonstildeling – standardregime

Varsel utsendelsesdato

20.01.2026 09:47

Varsel om utsendelsesdato (eSender)

20.01.2026 12:00

Språk der denne kunngjøringen er offisielt tilgjengelig

norsk, English

Berikelse fra Anbudsradar

Krav til tilbudet

berikelse

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Språk: norsk, English

Tildelingskriterier

berikelse

Fra konkurransegrunnlaget og kunngjøringen

Kriterium	Vekt	Beskrivelse
Pris	20 %	Tilbyders pris for SaaS for fire år regnes ut etter prisene i F-kolonnen i pristabellen. Priser som er gjentagende og oppgis per år, vil multipliseres med fire før de summeres. Priser som er engangsutgifter, går inn i summeringen som de er. For utstyret vil summen i celle F7 brukes.
Kvalitet	50 %	Kvalitet er vurdert ved å sammenligne leverandørenes tilbudte løsningers egenskaper og tilbudte utstyrs egenskaper. Kun forskjeller av betydning for kunden er tillagt vekt i evalueringen. Følgende elementer er særlig vektlagt i evalueringen: -Oppfyllelse av bør-krav -UX for alle forskjellige roller/brukere av løsningen -Drift av utstyr -Levering
Miljø	30 %	Miljø evalueres på følgende: • Klima og miljøbelastningene i et livssyklusperspektiv for tilbudt utstyr (rompanel, oversiktskjerm og kiosk-løsning). Følgende vil vektlegges: o Garanti-tid på tilbudt utstyr – oppgis i pristabellen o Robusthet o Tiltak for å redusere klima- og miljøbelastningen på tilbudt utstyr • Klima og miljøbelastningen til datasenteret der tilbudt SaaS-løsning kjøres.
Pris	20 %	For utstyret vil summen i celle F7 brukes.
Kvalitet	50 %	Ikke nærmere beskrevet
Miljø	30 %	Miljø evalueres på følgende: • Klima og miljøbelastningene i et livssyklusperspektiv for tilbudt utstyr (rompanel, oversiktskjerm og kiosk-løsning). Følgende vil vektlegges: o Garanti-tid på tilbudt utstyr – oppgis i pristabellen o Robusthet o Tiltak for å redusere klima- og miljøbelastningen på tilbudt utstyr • Klima og miljøbelastningen til datasenteret der tilbudt SaaS-løsning kjøres. Basert på antatt forbruk vil klima- og miljøbelastningen til SaaS-løsningen antageligvis være langt mindre enn utstyret som skal kjøpes inn. I evalueringen av tildelingskriteriet miljø, vil derfor «Klima og miljøbelastningene i et livssyklusperspektiv for tilbudt utstyr» telle langt mer enn tiltak for å redusere klima- og miljøbelastningen på datasenteret løsningen leveres fra.

Resultat av konkurransen

berikelse

Fra kunngjøringen

Vinner av konkurransen

RICOH NORGE AS7 500 000 NOK · kontrakt inngått 22.09.2025 · ref. Løsning til møteromsbooking - RICOH NORGE AS
RICOH NORGE AS2 500 000 NOK · kontrakt inngått 22.09.2025 · ref. Tilhørende utstyr til møteromsbooking - RICOH NORGE AS 1

Antall tilbud/forespørsler mottatt

Kurs og rådgivning fra redaksjonen

Gratis fagmøte – 30 minutter digitalt om aktuelle anskaffelsestemaer.

Se datoer →

Kurs: Hvordan vinne anbud – praktisk kurs for deg som skriver tilbud.

Les mer →

Rådgivning

Ta kontakt →