Statlig fellesavtale om kjøp av PC-utstyr

Anskaffelse av statlig fellesavtale for kjøp av PC-utstyr (PC-klienter, PC-skjermer og Mac) med tilhørende tilleggsutstyr og tilleggstjenester. Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling etter kvalifiseringsfase, med sikte på parallelle rammeavtaler med inntil tre leverandører (rangering 1–3). Kontrakten tildeles etter beste forhold mellom pris/kostnad og kvalitet, og kvalitet/miljø gjelder utelukkende for PC-klienter. Avtaleeier kan endre konkurransegrunnlag underveis; det er ikke tillatt å forhandle om tildelingskriterier/absolutte krav. Anslått årlig omsetning ca. 375 MNOK og estimert volum.

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i den staten leverandøren er etablert (jf. ESPD del IV, A Egnethet).

  Dokumentasjon: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i foretaksregister/faglig register eller handelsregister i etableringsstaten. (Ref. 5.1)

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.1
• Leverandøren skal ha relevant erfaring fra lignende leveranser i løpet av de siste 3 årene (minst tre relevante leveranser for å oppfylle kravet).

  Dokumentasjon: Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante leveranser i løpet av de siste 3 årene, inkludert angivelse av verdi, tidspunkt og mottaker, og dokumentere relevans. Dersom minimum tre ikke kan vises innen 3 år, kan eldre dokumentasjon tas i betraktning, dog ikke eldre enn 5 år. (Ref. 5.2)

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.2
• Leverandøren skal ha rutiner for miljøledelsestiltak for å minimere miljøbelastning.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av rutiner, eller sertifiseringsattest fra EMAS, ISO 14001, Miljøfyrtårn eller tilsvarende attester. (Ref. 5.2)

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.2
• Leverandøren skal ha et kvalitetssikringssystem relevant for oppfyllelse av kvalitetssikringsstandarder (ISO 9001 eller tilsvarende).

  Dokumentasjon: Attest for leverandørens kvalitetssikringssystem utstedt av uavhengige organ som bekrefter ISO 9001 eller tilsvarende. Alternativt annen dokumentasjon for tilsvarende tiltak hvis leverandøren ikke har mulighet til å få attester innen frist (må dokumenteres tilsvarende). (Ref. 5.3)

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.3
• Hvis leverandør støtter seg på andre virksomheters kapasitet for å oppfylle tekniske/faglige kvalifikasjoner, må leverandøren dokumentere rådighet over nødvendige ressurser og levere egne ESPD for de støttende virksomhetene.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring/ dokumentasjon på ressursrådighet (se Bilag 10) samt egne ESPD-skjema for virksomheten(e) det støttes på. (Ref. 5.4 og 6.1)

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.4 og pkt. 6.1
• Valgte leverandør (norsk) skal levere skatteattest(er) (merverdiavgift og skatt) ikke eldre enn 6 måneder fra frist for å levere forespørsel om å delta.

  Dokumentasjon: Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt, levert av valgte leverandør når norsk. (Ref. 4)

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 4

• Leverandøren skal levere både utfylt ESPD og fullstendige dokumentasjonsbevis for kvalifikasjonskravene (pkt. 5.1–5.3) sammen med forespørselen om å delta i konkurransen.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5 (innledning) + pkt. 5.1–5.3
• Forespørsel om deltakelse skal leveres elektronisk i EU-Supply innen fristen for å levere forespørsel om å delta. Innlevering pr. e-post/papir medfører avvisning.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 8 (særlig 8 Innlevering/frist og EU-Supply krav) + 3.2/8
• Forespørselens dokumenter: (1) signert «Forespørsel om deltakelse i konkurransen», (2) utfylt ESPD, (3) dokumentasjon i henhold til punkt 5 Kvalifikasjonskrav.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 8.1
• Tilbud som skal leveres (etter invitasjon): Leveres elektronisk via EU-Supply innen tilbudsfrist; e-post/papir medfører avvisning.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 9.2
• Tilbudets utforming: Leverandøren skal fylle ut og besvare alle punkter i anskaffelsesdokumentene; dokumenter lastes opp som PDF, med unntak av Bilag 3B (Excel).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 9.3
• Dokumenter som skal fylles ut og leveres med tilbudet: Tilbudsbrev (Word-format), Leverandørens løsningsbeskrivelse (Word-format), Prisskjema (Excel-format), samt PDF-versjoner inkludert ESPD og dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav; Forbehold (Bilag 8) dersom aktuelt; Sladdet versjon av tilbudet leveres etter krav.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 9.3 + pkt. 9.3.1
• Etter kontraktsignering skal leveres: Bilag 5 Samhandlingsavtalen, Bilag 6B Egenrapportering – oppfølging av kontraktsvilkår om sosial bærekraft, og Bilag 7 Administrative bestemmelser.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 9.3

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Språk

norsk, English

• Leverandøren skal dekke avtalt omfang med god kvalitet og opprettholde faglig kompetanse og kapasitet gjennom avtaleperioden; sørge for nødvendig opplæring/kompetanse hos personell. Nøkkelpersonell skal kunne kommunisere på norsk og/eller engelsk.Kilde: Standardkontrakten pkt. 2.1
• Leverandøren skal utarbeide og oppdatere komplett produktliste/nettoprisliste og sende dette elektronisk iht. samhandlings-/katalogkrav (Bilag 5).Kilde: Standardkontrakten pkt. 2.2
• Leverandøren skal kunne dokumentere kvalitetskontroll ved forespørsel og dokumentere at leverte produkter tilfredsstiller krav/preferanser i Bilag 1 og Bilag 2.Kilde: Standardkontrakten pkt. 2.3
• Prisgaranti/konkurransedyktige priser og dokumentasjon av rutiner for å sikre best mulig pris fra tredjepart; reduksjon dersom avtaleeier kan dokumentere leverandøren ikke leverer like gunstige priser som avtaleeier kan oppnå i tilsvarende marked.Kilde: Standardkontrakten pkt. 2.4
• Leverandøren plikter å følge og oppfylle miljøkrav i hele kontraktsperioden; på forespørsel fremlegge egenerklæringer om at det ikke foregår produksjon i strid med miljøkrav hos leverandør/underleverandører (inkl. delelementer).Kilde: Standardkontrakten pkt. 2.9
• Returordning for emballasje: medlemskap/egen returordning (Grønt Punkt eller tilsvarende) og system for retur/resirkulering; leverandøren skal kostnadsfritt ta med ytteremballasje ved levering.Kilde: Standardkontrakten pkt. 2.10
• Leverandøren skal ivareta kontraktsvilkår om sosial bærekraft i Bilag 6A i avtaleperioden.Kilde: Standardkontrakten pkt. 2.12
• Leverandøren skal innhente skriftlig forhåndsgodkjennelse fra avtaleeier før offentlig omtale/reklame om avtalen/for reklameformål; skal innta tilsvarende vilkår i underleverandøravtaler.Kilde: Standardkontrakten pkt. 2.13
• Miljø- og transportkrav i Bilag 1: sisteleddstransport i kommunene Oslo/Trondheim/Bergen/Stavanger skal oppfylle andeler med nullutslippskjøretøy/biogass etter fastsatte tidspunkter; gebyr ved avvik og heving ved gjentatte/grove brudd.Kilde: Bilag 1 kap. 4.14.2.1 + Standardkontrakten pkt. 6.9
• Miljøkrav i Bilag 1: krav til produktforskrift, REACH, økodesignforordning og TCO Certified (med unntak angitt); samt forbud mot støpte/fastlimte metallinnlegg med mindre de kan fjernes med allment tilgjengelige verktøy.Kilde: Bilag 1 kap. 4.14.1
• Leverandøren skal ha bemannet kundeservice alle virkedager kl. 08:00–16:00, på norsk/skandinavisk (skriftlig/muntlig), tilgjengelig på telefon/e-post/chat, og kostnadsfri for avtaleeier/oppdragsgivere.Kilde: Bilag 1 pkt. 4.11
• Garantikrav: PC-klienter/skjermer/tilbehør minst 3 års garanti inkl. on-site neste arbeidsdag, reparasjon på site; batterigarantien inkludert (under 70% kapasitet etter 3 år regnes som garantisak).Kilde: Bilag 1 pkt. 4.7.1
• Garantirelaterte tillegg: utvidet garanti ved forespørsel; Mac skal ha minst 3 års AppleCare for Enterprise inkludert; låne-produkt ved reparasjonstid >5 virkedager; erstatning/ny enhet ved vedvarende problemer (3 feil innen garantitid) innen 5 virkedager; DOA-håndtering (registrering inntil 30 dager og ny enhet umiddelbart).Kilde: Bilag 1 pkt. 4.7.2–4.7.9
• Kvartalsvis rapportering til avtaleeier på reparasjonsårsaker/kategorier, gjennomsnittlig reparasjonstid og tid fra feilmelding til retur.Kilde: Bilag 1 pkt. 4.7.11
• Reparasjoner ut over garanti: betalbar reparasjon i minst 3 år etter garantislutt (tilsvarende etter utvidet garanti), reparasjon i Norge, maks reparasjonstid 15 virkedager fra mottak serviceverksted, sertifisert personell og krav til sikker sletting/destruksjon av lagringsmedier.Kilde: Bilag 1 pkt. 4.8.1–4.8.14
• Elektronisk samhandling og fakturering: leverandør skal tilby elektronisk samhandling iht. Bilag 5, bruke EHF/EHF-infrastruktur (Peppol eDelivery) og EHF-katalog; leverandør skal legge til rette for punch-out der relevant og sende EHF faktura inkl. bestillingsnummer/ordrenummer.Kilde: Bilag 1 pkt. 4.12.1–4.12.10
• Implementering: leverandør skal levere implementeringsplan etter kontraktsmeddelelse, og den skal være godkjent av avtaleeier senest 14 dager etter kontrakt. (inkl. milepæler/ressurs/risko og forutsetninger for avtaleeier og oppdragsgivere).Kilde: Bilag 1 pkt. 4.13.1
• Statistikk/rapportering: leverandør skal gi tilgang til rådata for alle transaksjoner (Excel .xlsx, minimum ukentlig) og kvartalsvis rapportere totalnivå/oppdragsgivernivå innen angitte datoer (Excel .xlsx) inkl. leveringspresisjon/grad/avvik og bærekraftindikatorer.Kilde: Bilag 1 pkt. 4.15.1–4.15.2
• Avtalevarighet: 2 år, med opsjon forlengelse 1+1 år (maks 4 år totalt); opsjon inntrer automatisk hvis ikke skriftlig melding om ikke-utløsning gis innen 3 måneder før utløp.Kilde: Standardkontrakten pkt. 1.4

• Den veiledende kunngjøringen er eksplisitt en markedsundersøkelse, ikke endelig konkurransegrunnlag; teksten gir ingen konkrete endelige formkrav/krav utover at dokumentene kan endres i den endelige kunngjøringen.
• Utdraget av Bilag 1 inneholder mange detaljer om krav/forventet oppfyllelse, men evalueringskrav for batteri (5.1.2) er ikke vist fullt i den vedlagte teksten.
• Det er angitt tilbudsevaluering og fratrekk-modell (pengeverdi) i konkurransebestemmelsene, men eksakte beregningsdetaljer per delkriterium for «kvalitet» og «miljø» utover henvisning til Bilag 1 punkt 5.1/5.2 er ikke inkludert i den gitte tekst.
• Avtaledeler som ligger i Standardkontrakten/Bilag 4 (minikonkurranser/avrop) er ikke spesifisert i utdraget utover henvisning til Bilag 4 og at avrop skjer som direkte avrop + minikonkurranse, samt at detaljer ligger i Bilag 4.