Rammeavtale for kjøp av utleiemeglertjenester Byggdrift sørvest

Oppdragsgiver (Statens vegvesen, Byggdrift sørvest) innhenter tilbud og inngår rammeavtale med én leverandør om utleiemeglertjenester i fylkene Rogaland og Vestland. Rammeavtalen skal sikre enhetlig, effektiv og standardisert administrasjon av utleievirksomhet for oppdragsgivers utleieportefølje (ca. 27 enheter per i dag), med mulighet for tillegg/trekk av boenheter i avtaleperioden. Oppdraget deles i Del 1 Utleie, Del 2 Forvaltning og Del 3 Overføringshonorar.

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

09.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtaleperiode: 01.08.2026–31.07.2028, med opsjon på 1 år av gangen (maks 4 år totalt).Kilde: Kontraktsbestemmelser pkt. 2.2 Avtaleperiode
• Avrop krever skriftlig bestilling (e-post via forhåndsregistrert e-post); leverandør skal besvare med ordrebekreftelse uten ugrunnet opphold og utføre etter avtalte frister i avropet.Kilde: Kontraktsbestemmelser pkt. 2.3 Avrop
• Prisgrunnlag: Pris fremgår av Vedlegg 1 Prisskjema; utlegg dekkes kun dersom avtalt. Prisene er faste i 1 år, deretter årlig regulering (KPI).Kilde: Kontraktsbestemmelser pkt. 2.4 Pris og prisregulering
• Fakturering: kun elektronisk faktura som EHF til DFØ-format til Oppdragsgivers elektroniske fakturaadresse 971 032 081. Krav til merking (BuyerReference/JARSUN og kontraktsnummer med ID 26/50679-XXXXXX).Kilde: Kontraktsbestemmelser pkt. 2.5 Fakturering
• Rammeavtalens maksimale omfang: maksimal grense 3,5 MNOK ekskl. mva. Ved nådd maksimal grense kan oppdragsgiver si opp med umiddelbar virkning; ved uttak >2,7 MNOK kan oppdragsgiver si opp med 3 måneders varsel.Kilde: Kontraktsbestemmelser pkt. 2.6 Rammeavtalens maksimale omfang
• Kontantstrøm: leverandør skal håndtere kontantstrømmen. Etableringshonorar faktureres når signert leiekontrakt for nye leietakere er levert oppdragsgiver; forvaltningshonorar faktureres månedlig som ett beløp for hele porteføljen basert på rapporten i kravspesifikasjon pkt. 2.2.Kilde: Kontraktsbestemmelser pkt. 2.7 Håndtering av kontantstrøm
• Rapportering: månedlig rapport over kontantstrømmen (Excel) innen 10. i påfølgende måned; skal inneholde prosjekt-/prosjektnummer, leietaker kontaktinfo, eiendommens adresse og oversikt over inntekter/kostnader inkl. kunderestanser.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 2.2 Rapportering
• Porteføljeoversikt: leverandør skal levere og ajourholde enkel elektronisk porteføljeoversikt med leieavtaler, inn-/utflyttingsprotokoller, kontaktinformasjon og oversikt over all kommunikasjon per enhet.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 2.1 Elektronisk porteføljeoversikt
• Overlevering/tidslinje: avtalen begynner 01.08.2026, porteføljen overleveres i sin helhet til forvaltning fra 01.09.2026.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 2.3 Overlevering av Portefølje
• Oppstartsmøte og møter: oppstartsmøte umiddelbart etter kontraktsignering; deretter 1 møte per halvår eller ved behov (hovedsakelig elektronisk på Teams).Kilde: Kravspesifikasjon avsnitt Møter og kommunikasjon
• Forsinket fakturering: dagbot 2000 kr per kalenderdags forsinkelse ved forsinket fakturering; sanksjon ved feilfakturering: 1500 kr per faktura. (Samlet ansvar begrenset til 15% av avropets verdi, dog minst 1500 kr).Kilde: Kontraktsbestemmelser pkt. 2.8 Forsinket levering
• Mangler/ansvarstid: leverandøren er ansvarlig for mangler ved gjennomføringen; ansvar gjelder så lenge kontrakten løper og deretter 24 måneder (avhjulpne mangler har 12 måneder etter avhjulpet del).Kilde: Kontraktsbestemmelser pkt. 3.19 Mangler
• Dagbot ved forsinket levering: varslingsplikt; dagbot 0,2% av avropets verdi per kalenderdag (ikke under 1500 kr/dag) og samlet maks 15% av avropets verdi; oppdragsgiver kan kreve levering med siste frist og eventuelt heve.Kilde: Kontraktsbestemmelser pkt. 3.18 Forsinket levering (dagbot)
• Endringer: oppdragsgiver kan kreve endringer inntil levering; ikke rett til endringer som går utover hva partene rimelig kunne regne med ved kontraktsinngåelse.Kilde: Kontraktsbestemmelser pkt. 3.14 Endringer
• Underleverandører: kan kun byttes/suppleres med skriftlig samtykke før endring; leverandør har fullt ansvar og forestår fakturering/kommunikasjon. (Kontraktsbestemmelser pkt. 3.7).Kilde: Kontraktsbestemmelser pkt. 3.7 Bruk av underleverandører
• HMS (HMS-/internkontrollforskriften) og krav til dokumentasjon ved forespørsel: leverandør må dokumentere etterlevelse i egen virksomhet og hos underleverandører; kontroller av oppdragsgiver/ekstern kontrollør.Kilde: Kontraktsbestemmelser pkt. 3.25 Helse, miljø og sikkerhet (HMS)
• Lønns- og arbeidsvilkår: leverandør ansvarlig for at egne ansatte og ansatte hos underleverandører som medvirker har lønns- og arbeidsvilkår i tråd med relevante forskrifter/tariff; dokumentasjonskrav på personnivå ved forespørsel/krav. Manglende dokumentasjon kan sanksjoneres (tilbakeholdsrett).Kilde: Kontraktsbestemmelser pkt. 3.26 Lønns- og arbeidsvilkår
• Menneskerettigheter/åpenhetskrav: leverandør skal etterleve krav i pkt. 3.27.1–3.27.4; ha policys og rutiner for aktsomhetsvurderinger senest innen 6 måneder etter kontraktsstart (for virksomheter omfattet av åpenhetsloven: ved kontraktsstart). Leverandør skal dokumentere og rapportere; brudd kan gi sanksjoner (retting, stans, heving m.m.).Kilde: Kontraktsbestemmelser pkt. 3.27 Ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden

• Konkretiserte kvalifikasjonskrav (økonomisk/teknisk/faglig) er ikke trukket ut fordi kvalifikasjonskrav ikke fremgår av den oppgitte dokumentteksten.
• Tildelingskriterier utover prisformel er ikke trukket ut fordi dokumentteksten ikke inneholder øvrige kvalitative kriterier (kun prisskjemaets vekting er synlig).
• Konkrete innleveringskrav (hvilke skjema/dokumenter leverandøren skal laste opp/inn) fremgår ikke av den oppgitte tekstmengden; kun et generelt tilbudsbrevmal og forpliktelseserklæring mal er sett uten tilhørende krav til innlevering.