Nasjonal kommunikasjonsmyndighet (Nkom) skal inngå avtale om tjenester for mediekonvertering/digitalisering av et papirarkiv (ca. 604 hyllemeter) for å gi rask og enkel tilgang til dokumentasjon. Digitalisering skal omfatte hele prosessen fra pakking til avlevering, samt rydding av uordnet materiale, skanning og indeksering/metadata-registrering og overføring til oppdragsgivers systemer. Ferdigstillelse ønskes så snart som mulig etter kontraktsinngåelse og senest 31.12.2027 (opsjon omtales ikke i denne delen). Det skal inngås avtale med én leverandør; SSA-O benyttes. Budsjett: kr. 6 000 000 ekskl. mva. Tilbud over budsjettramme kan avvises og/eller oppdragsgiver kan tildele på deler av omfanget eller be om ytterligere bevilgninger.

• Dokumentutdraget inneholder ikke konkrete avvikskrav utenom at vesentlige avvik vil gi avvisning, men detaljer om evaluerings-/avvisningsmekanikk utover dette er ikke spesifisert i teksten.
• Konkrete kontrakts- og leveringskrav i Del 2 (Bilag 1-5, inkl. prisbestemmelser og fremdriftsplan) er ikke gjengitt i teksten du har sendt.
• Opplysning om omfang/arbeidstyper knyttet til opsjoner er ikke tilgjengelig utover at ferdigstillelse “senest 31.12.2027” og at dette “ikke omhandler eventuell opsjon”.
• Dato for tilbudsfrist og enkelte fristreferanser har tydelige tall (tilbudsfrist 03.06.2026 og frist i pkt. 4.3 ser ut til å ha andre datoer), men tekstutdraget viser også en inkonsistens (tilbudsfrist: 03.06.2026 vs. “Frist for å levere tilbud: 10.06.2026”).

• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak.

  Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: dokumentasjon på registrering i foretaksregister/faglig register/handelsregister i etableringsstaten.

  Konkurransereglene, pkt. 9.1
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne oppfylle kontrakten (kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse er tilstrekkelig).

  Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall utført av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon til å drive slik virksomhet. Alternativt: annet dokument dersom leverandøren har saklig grunn til ikke å fremlegge etterspurt dokumentasjon.

  Konkurransereglene, pkt. 9.2
• Leverandøren skal ha et kvalitetssikringssystem tilpasset leveransens kompleksitet, risiko og målsetting.

  Beskrivelse av leverandørens metoder for kvalitetssikring. Ved ISO 9001 eller tilsvarende: kopi av gyldig sertifikat.

  Konkurransereglene, pkt. 9.3
• Leverandøren skal ha miljøledelsessystem.

  Beskrivelse av miljøledelsessystem i virksomheten. Ved ISO 14001 eller tilsvarende: kopi av gyldig sertifikat.

  Konkurransereglene, pkt. 9.3
• Leverandøren skal ha ledelsessystem for informasjonssikkerhet.

  Beskrivelse av ledelsessystem for informasjonssikkerhet. Ved ISO 27001 eller tilsvarende: kopi av gyldig sertifikat.

  Konkurransereglene, pkt. 9.3
• Underleverandører/kapasitetsstøtte: leverandøren kan støtte seg på andre virksomheters kapasitet for økonomisk/finansiell og teknisk/faglig kapasitet, men må dokumentere rådighet over nødvendige ressurser og levere egne ESPD for aktuelle underleverandører.

  Forpliktelseserklæring/annen dokumentasjon som viser rådighet over ressursene. Egne ESPD-skjemaer for underleverandører. (Kravet gjelder ved støtte til økonomisk/finansiell kapasitet og teknisk/faglige kvalifikasjoner.)

  Konkurransereglene, pkt. 9.4; samt ESPD pkt. 8.1
• Skatteattest ved forespørsel for valgte leverandør (norsk leverandør) skal leveres, ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist og uten restanser av betydning.

  Skatteattest for merverdiavgift og for skatt (gjelder kun norsk leverandør).

  Konkurransereglene, pkt. 4.13

• Tilbud skal leveres elektronisk i KGV innen tilbudsfristen (tilbudet leveres oppdragsgiver i hende senest innen fristens utløp; fristen er absolutt). For sent innkomne tilbud avvises.Konkurransereglene, pkt. 7.1
• Komplett tilbud skal leveres elektronisk i KGV. Vedlegg lastes opp i pdf-format eller annet alminnelig tilgjengelig format (xlsx, docx, mv.), og tilbudet bes lastet opp som separate dokumenter.Konkurransereglene, pkt. 7.1
• Ingen elektronisk signatur kreves. Det er tilstrekkelig at tilbyder har signert, skannet inn og lastet opp mal for tilbudsbrev.Konkurransereglene, pkt. 7.1
• Tilbudet skal minimum bestå av følgende elementer (med angitte maler/vedlegg): Tilbudsbrev (Vedlegg 1), egenerklæring taushetsplikt (Vedlegg 2), avvik (Vedlegg 3 hvis avvik), forpliktelseserklæring (Vedlegg 4 hvis støtte til underleverandører/kapasitet), ESPD (og ESPD for underleverandører), kravspesifikasjon/kontraktskrav (Del 2 bilag 2), pris (Del 2 bilag 5a), oppdragsforståelse (Del 2 bilag 2) og referanseoppdrag (Del 2 bilag 2).Konkurransereglene, pkt. 7.2.2
• ESPD skal leveres sammen med tilbudet som foreløpig dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og at det ikke foreligger avvisningsgrunner (utvelgelseskriterier eventuelt).Konkurransereglene, pkt. 8.1
• Ved fellestilbud: deltakende leverandører skal levere separate egenerklæringer.Konkurransereglene, pkt. 8.1

• Oppdragsforståelse/løsningsforslag

  Evaluering av hvordan bistanden foreslås gjennomført og i hvilken grad den er egnet til å oppfylle anskaffelsens formål. Minimum/innhold som etterspørres: fremdriftsplan (bør inneholde tidspunkt for henting av arkiv og forpliktende ferdigstillelsestidspunkt), utførende ressursers kompetanse/erfaring, oppdragsgivers involvering. Ikke over 3 A4-sider (Calibri 11) for besvarelsen; fremdriftsplan i tabell kan legges ved utover sidebegrensningen.

  Konkurransereglene, pkt. 10.1
• Referanseoppdrag

  Leverandør skal levere liste over sammenlignbare oppdrag, og det vurderes overføringsverdi til aktuelt prosjekt. Oppdrag skal inneholde: kort beskrivelse, verdi/omfang, gjennomføringsperiode, kontaktperson/kontaktinfo, overføringsverdi.

  Konkurransereglene, pkt. 10.1
• Pris

  Oppgi totalpris for oppdraget (inkl. evt. kostnad; oppgis eks. mva.). Prisen skal inkludere alle utlegg, herunder eventuelle reiser som oppdraget nødvendiggjør, samt pris pr. hyllemeter.

  Konkurransereglene, pkt. 10.1

• Kontrakten vil inneholde krav om etterlevelse av ILO-kjerne konvensjonene og oppdragsgiver vil følge opp etterlevelsen gjennom kontraktsperioden.Konkurransereglene, pkt. 5.1
• Kontrakten vil inneholde krav til lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår av 8. februar 2008 nr. 112 (det vises til Del 2 SSA-O).Konkurransereglene, pkt. 5.2
• Tilbud/avtaleforhold reguleres av SSA-O.Om anskaffelsen, pkt. 3.2 (SSA-O benyttes)