Oppdragsgiver Oslo kommune (Økonomi- og forvaltningsetaten) inviterer til åpen anbudskonkurranse om rammeavtale for kjøp av catering, delt i tre delkontrakter: kaldmat, varmmat og kaker og gjærbakst. Anskaffelsen er reservert virksomheter/programmer som integrerer funksjonshemmede eller vanskeligstilte (minst 30 %), jf. FOA § 8-8. Tildeling skjer etter beste forhold mellom pris (60 %) og produktkvalitet (40 %). Rammeavtalen gjelder i 2 år fra kontraktsinngåelse, med opsjon 1+1 år (uendrede vilkår). Kontraktens maksimale verdi oppgis til 21 000 000 MNOK. Kommunens virksomheter gjør selv bestillinger/avrop (avtalen er ikke-eksklusiv).

• Konkret tidspunkter for tilbudsfrist fremgår ikke av teksten (står kun: «Frist for innlevering av tilbud fremgår av Doffin/TED»).
• Vareprøver: eksakt liste over hvilke produkter som skal leveres som smaksprøver er ikke spesifisert (opplyses at de etterspørres etter tilbudsfrist, ca. uke 26).
• Pris- og evalueringsoppsett omtaler avvisning ved manglende besvarelse av poster, men terskel/tilleggshåndtering er generelt beskrevet; detaljer om hva som utgjør «vesentlig avvik» for pris/levering er ikke ytterligere spesifisert i utdraget.
• Kontraktens øvrige detaljer (f.eks. avropsmekanisme, konkrete avropsregler per delkontrakt, og eksakte miljøkravspunkter i samkjøpsavtalen) er ikke fullt gjengitt; bare enkelte punkter er synliggjort via referanser og bilagutdrag.

• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak (norske/utenlandske selskaper).

  Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: dokumentasjon på registrering i bransjeregister/foretaksregister iht. lovgivningen i etableringslandet. (Pkt. 4.2.1)

  Pkt. 4.2.1
• Leverandøren skal ha god økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne oppfylle kontrakten.

  Oppdragsgiver vil innhente kredittvurdering fra Experian på eget initiativ, og kan innhente siste årsregnskap (inkl. noter), styrets årsberetning og revisjonsberetning, samt nyere opplysninger relevante for regnskapstall. (Pkt. 4.2.2)

  Pkt. 4.2.2
• Minst 30 % av de ansatte, alternativt de som leverer hovedytelsen, har funksjonshemming eller er vanskeligstilte, og virksomheten/programmet har vedtektsfestet hovedformål å integrere disse i arbeidslivet (gjelder også underleverandører).

  Dokumentasjon kan være firmaattest og/eller signert/datet samarbeidsavtale med NAV der varighet fremkommer, samt egenerklæring om at minimum 30 % av de ansatte er funksjonshemmede eller vanskeligstilte. (Pkt. 4.2.2)

  Pkt. 4.2.2
• Leverandøren skal ha iverksatt miljøledelsestiltak som sikrer at leverandøren er egnet til å oppfylle kontraktens miljøbestemmelser (se kontraktens punkt 4.6 nevnt i dokumentet).

  Beskrivelse av leverandørens miljøledelsestiltak. Dersom leverandøren har attester fra uavhengige organer som dokumenterer miljøledelsessystemet, kan disse fremlegges. Kravet beskrives med referanse til EMAS/miljøledelsessystemer m.m. (Pkt. 4.2.2)

  Pkt. 4.2.2
• Leverandøren skal være egnet til å oppfylle kontraktskrav til aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv (UNGP og OECD).

  Beskrivelse av systemer for aktsomhetsvurderinger. Dokumentasjonen skal inneholde formelle policy/retningslinjer for etterlevelse, samt utfylling av Vedlegg 4. (Pkt. 4.2.2)

  Pkt. 4.2.2

• Tilbudet skal leveres via KGV, være på norsk, skriftlig og bindende.Pkt. 3.4
• Signert tilbudsbrev (mal i vedlegg 3).Sjekkliste/pkt. "Signert tilbudsbrev" (Vedlegg 3) og Vedlegg 3 Mal for tilbudsbrev
• Eventuelle avvik skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet avviket fremkommer (sidetall og punktnummer), og avvik skal også knyttes til punkt 3.11.Pkt. 3.11 og Sjekkliste (avvik i tilbudsbrev)
• Utfylt ESPD i KGV. (Leverandørens ESPD; eget ESPD også for foretak som det støttes på.)Pkt. 4.1 og Sjekkliste (ESPD)
• Eventuell forpliktelseserklæring (vedlegg 2) fra foretak som leverandøren støtter seg på.Pkt. 4.1 og Sjekkliste (Forpliktelseserklæring) / Vedlegg 2
• Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt (kun for norske leverandører), ikke eldre enn 6 måneder fra frist.Pkt. 4.3.2
• Dokumentasjon på krav knyttet til leverandørens registrering/autorisasjoner (firmaattest e.l.).Pkt. 4.2.1 og Sjekkliste (Dokumentasjon registrering, autorisasjoner mv.)
• Dokumentasjon på krav knyttet til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner (inkl. økonomisk/finansiell kapasitet, 30%-krav, miljøledelse, aktsomhetsvurderinger), i tråd med punktene 4.2.2.Pkt. 4.2.2 og Sjekkliste (Dokumentasjon tekniske og faglige kvalifikasjoner)

• Pris

  Pris evalueres basert på prisene oppgitt i Bilag 3 Pris- og produktskjema. Evalueringssum gir grunnlag for poengscore (laveste totalsum per delkontrakt til evaluering gir 10 poeng; lineær score ellers; hybridmodell ved >75 % avvik). Taktisk prising er ikke tillatt; taktisk prisede tilbud avvises.

  Pkt. 5.1 og 5.2.1
• Produktkvalitet

  Evaluering basert på spesifikasjon av produktet i Bilag 3 (0/1/3/5 poeng) og smaksprøver (0/1/3/5 poeng). Poengene summeres per varelinje og evalueres samlet. Vareprøver leveres etter tilbudsfrist, anonymiseres for brukergruppe. (Minimumskrav til klima/miljø behandles som minimumskrav, ikke tildelingspoeng, jf. omtale).

  Pkt. 5.1 og 5.2.2.1-5.2.2.2

• Samkjøpsavtalen gjelder i 2 år fra kontraktsinngåelse, med opsjon forlengelse inntil 1+1 år på uendrede vilkår.Pkt. 2.2 (Konkurransegrunnlag) og pkt. 3 (Samkjøpsavtale) / Samkjøpsavtale: varighet
• Avtalen er ikke-eksklusiv; leverandør kan si nei til enkelte oppdrag ved manglende kapasitet.Pkt. 1.3.2 (ikke-eksklusiv) og Samkjøpsavtale pkt. 1
• Levering: leveringstid avtales for hvert avrop; leveringssted følger adressen til bestiller. Levering anses skjedd når leveransen er mottatt/overlevert til bestiller til avtalt tid.Samkjøpsavtale pkt. 7.1 (standardvilkårene punkt 4.2) og del om leveringstid og sted
• Kundeservice: telefon/chat med menneskelige ressurser i tidsrommet minimum 09:00-15:00 (avvik/akutt).Bilag 1 krav 2.5.3
• Faktura- og merkesystem: produktnavn og beskrivelse skal fremgå på faktura (inkl. tydelig merking av vegan/vegetar/halal/laktosefri/glutenfri), og artikkelnummer skal knyttes til hver vare i/utenfor pris- og produktskjema og fremgå på faktura/rapportering.Bilag 1 krav 2.5.4-2.5.5
• IK-Mat og HACCP-system samt etterlevelse av gjeldende norske lover/forskrifter for salg/omsetning av næringsmidler.Bilag 1 krav 2.2.1 og 2.2.3
• Registrering som næringsmiddelvirksomhet hos Mattilsynet.Bilag 1 krav 2.2.2
• Miljø- og returordning: returordning for emballasje i henhold til offentlige bestemmelser; ombrukssystem eller materialgjenvinning for leveringsemballasje; servietter miljømerket eller av resirkulert materiale; unngå unødvendig engangsplast.Bilag 1 krav 2.6.5-2.6.7