Markedsdialog på innfordringstjenester for Trondheim kommune

Trondheim kommune innbyr til åpen anbudskonkurranse for avtale om innfordringstjenester til kommunens enheter (inkl. purreservice for husleiefakturering via system BOEI). Avtalen gjelder i utgangspunktet kommunale krav (unntatt kommunale avgifter og eiendomsskatt) og skal også gjelde nye områder/tjenester som etableres i avtaleperioden. Det gis ikke adgang til deltilbud eller alternative tilbud. (Konkurransegrunnlag pkt 1; Vedlegg 1 pkt 2.1-2.2).

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister eller handelsregister i etableringsstaten. (A: Egnethet)

  Dokumentasjon: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister/foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i etableringslandet. (Konkurransegrunnlag pkt 6, A)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt 6 A
• Leverandøren skal inneha konsesjon/bevilgning fra Finanstilsynet for utførelse av inkassotjenester i Norge i henhold til inkassoloven § 4. (Konsesjon/bevilgning)

  Dokumentasjon: Dokumentasjon for konsesjon/inkassobevilgning fra Finanstilsynet. (Konkurransegrunnlag pkt 6)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt 6 A (Konsesjon/bevilgning)
• Leverandøren skal ha økonomisk og finansiell soliditet, og kredittverdighet skal være karakter A (kredittverdig). Lavere rating medfører avvisning. (Økonomisk og finansiell kapasitet)

  Dokumentasjon: Utvidet kredittvurdering/rapport (ikke eldre enn 3 måneder) fra offentlig godkjent kredittvurderingsselskap med karakter A (eller tilsvarende/better). Rapporten skal baseres på siste kjente regnskapstall. Alternativt: annet dokument oppdragsgiver anser egnet. (Konkurransegrunnlag pkt 6 B)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt 6 B
• Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende kommunale/fylkeskommunale oppdrag/innfordring av slike krav. Erfaring kan kreves for inntil tre år (ev. også før de seneste tre år). (Tekniske og faglige kvalifikasjoner)

  Dokumentasjon: Liste over de viktigste leveranser/utførte tjenester de siste tre år med verdi, tidspunkt og navn på mottaker samt kontaktinformasjon. (Konkurransegrunnlag pkt 6 C)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt 6 C (Bare for tjenester)
• Leverandøren skal ha et godt og velfungerende kvalitetsstyringssystem for ytelsene (inkl. kvalitetsmål, planlegging, sikring, avvikshåndtering, kvalitetsforbedring og datasikkerhet).

  Dokumentasjon: Redegjørelse for kvalitetsstyringssystem, eller kopi av sertifikat etter ISO 9001:2015 (eller tilsvarende). (Konkurransegrunnlag pkt 6 C)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt 6 C (Kvalitetssikring) | Vedlegg 1? (nevnt i hovedtekst pkt 6)
• Leverandøren skal benytte miljøledelsestiltak i kontraktsgjennomføringen. (Miljøledelsestiltak)

  Dokumentasjon: Beskrivelse av miljøledelsestiltak; egenerklæring for miljø kan brukes som dokumentasjon. Sertifikat (f.eks. EMAS/ISO 14001) aksepteres. (Konkurransegrunnlag pkt 6 C)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt 6 C (Miljøledelsestiltak)
• Leverandøren skal ha kapasitet til å gjennomføre kontrakten (organisasjon, tekniske enheter/medarbeidere).

  Dokumentasjon: Beskrivelse av teknisk personell/tekniske enheter som leverandøren disponerer til oppfyllelse (evt. egen eller underleverandørs), og redegjørelse for gjennomsnittlig arbeidsstyrke og antall medarbeidere i administrativ ledelse i løpet av de tre siste år. (Konkurransegrunnlag pkt 6 C)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt 6 C (Gjennomføringsevne)

• Fylle ut ESPD som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav/avvisningsgrunner (integrert i Mercell).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt 5.1-5.2
• Valgte leverandører skal før kontrakt inngås dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskrav i henhold til dokumentasjonskrav.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt 5.1
• Tilbud skal leveres innen frist og elektronisk via Mercell-portalen. Tilbudet krever elektronisk signatur ved levering.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt 9.1-9.2
• Tilbudet skal utarbeides etter Mercells utforming, og vedlegg skal merkes tydelig mot relevant krav/tildelingskriterium/produkt. ZIP/MSG-filer skal ikke lastes opp.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt 9.4
• Ved tilbud: fylle ut tabellene i krav-/prisskjema i vedlegg; alle punkter i kravspesifikasjons-tabellen skal besvares og/eller kommenteres, og tabellen skal leveres sammen med tilbudet (inkl. bruk av kravkode M/T).Kilde: Vedlegg 2 (Kravspesifikasjon i excel) – innledende tekst
• Pris skal kun oppgis i prisskjemaet (vedlegg 2), med unntak av pris-/prisliste vedlagt der det kreves; og prisskjemaet skal ferdigstilles. (Opplysninger i prisskjemaet er bindende).Kilde: Vedlegg 2 (Prisskjema) – avsnitt om prissetting/binding

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Språk

norsk, English

• Prisene er faste første avtaleår. Prisjustering kan skje 1 gang per år etter 1. avtaleår; begrunnes skriftlig minst 2 måneder før ikrafttredelse og kan ikke settes i kraft før Innkjøpstjenesten godkjenner. Prisendringer kan ikke overstige endringer i KPI Totalindeks. (Avtalens prisjustering)Kilde: Konkurransegrunnlag pkt 2.2
• Avtalens varighet: 01.04.2022 00:00 til 30.03.2024 23:59; kan forlenges med 1+1+1+1 år. (Kontraktstype/varighet)Kilde: Konkurransegrunnlag pkt 3
• Lønns- og arbeidsvilkår for leverandør (og underleverandør) skal være i samsvar med allmenngyldige/landsomfattende tariffavtaler for området kontrakten omfatter. Leverandør skal bekrefte oppfyllelse ved innlevering av tilbud, og dokumentere på forespørsel i kontraktsperioden. Oppdragsgiver kan sanksjonere ved brudd.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt 7 (Særlige vilkår)
• Valgte leverandør må (på forespørsel) levere skatteattest for merverdiavgift og skatt (gjelder norsk leverandør).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt 4.2
• Oppstart/implementering: kravspesifikasjonen legger opp til implementeringsperiode fra avtaleinngåelse til oppstart (01.04.2022), med beskrivelse av løsning/tidsplan/ansvarsdeling. (Kontraktsoppfølging gjennom kvalifiserings-/tildelingskrav)Kilde: Vedlegg 2 (Kravspesifikasjon) Kravkode 2.1.10 T

• Dokumentteksten inneholder ikke selve vekting/prismodell-forutsetninger utover de generelle prosentene i Vedlegg 1 (pris 90% total kostnad og 10% provisjon overvåk) og relativ poengmodell; detaljer om ‘pris/kostnad pkt 6’ fremgår indirekte, men ikke eksakt beregningsformel utover laveste pris gir 10 poeng.
• Konkurransegrunnlaget viser at tildelingskriterier er oppgitt i vedlegg 1, men i utdraget ligger ikke komplett tekst for alle T-krav (kun de T-kravene som er synlige i Vedlegg 2-utdraget).
• Kontraktskrav utover ‘særlige vilkår’ (pkt 7) er ikke trukket ut fra Vedlegg 3 Kontrakt (ikke vedlagt tekst her), derfor kan andre sentrale kontraktsklausuler mangle i denne utdraget.