Eventarrangement bistand rammeavtale

Rammeavtale for eventarrangement bistand (NTNU) med teknisk bistand ved gjennomføring av eventer/arrangementer. Omfatter levering av lyd/lys/scene, bildeproduksjon og bildestrømming, samt annen tilknyttet teknisk bistand. Rammeavtalen har estimert verdi 25 MNOK og maksimalt øvre uttak 35 MNOK over fire år. Det inngås rammeavtale med to leverandører. Avrop skjer skriftlig og etter avtalt avropsmekanisme/minikonkurranser (se bilag 4).

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister/faglig register/handelsregister der leverandøren er etablert.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse på registrering i tilsvarende register i etableringsstaten (pkt. 4.1).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.1
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall (rating utført av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon til å drive slik virksomhet). Oppdragsgiver kan også innhente ytterligere økonomisk informasjon. Hvis saklig grunn til ikke å fremlegge krevd dokumentasjon: kan leverandøren fremlegge annet egnet dokument (pkt. 4.2).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.2
• Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av leverandørens inntil 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen skal inkludere oppgavens verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Leverandøren har ansvar for å dokumentere relevans. Kan også dokumentere erfaring via kompetanse/personell leverandøren disponerer, selv om erfaringen er opparbeidet mens personellet har utført tjeneste for annen leverandør (pkt. 4.3).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.3
• Leverandøren kan støtte seg på andre virksomheters kapasitet (økonomisk/finansiell og teknisk/faglig).

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring/annen dokumentasjon som viser at leverandøren råder over nødvendige ressurser (FOA § 16-10). Egne ESPD-skjemaer for relevante underleverandører (pkt. 4.4).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.4
• ESPD som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav (og avvisningsgrunner).

  Dokumentasjon: UTFYLT og levert ESPD sammen med tilbudet. Innstilte leverandører må før kontraktinngåelse dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskrav iht. dokumentasjonskrav. Ved fellesskap: separate egenerklæringer (ESPD pkt. 3.1).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.1
• Avvisningsgrunner etter norsk regelverk skal også gjelde (nasjonale avvisningsgrunner).

  Dokumentasjon: ESPD skal reflektere avvisningsgrunner; det presiseres at alle avvisningsgrunner i FOA § 24-2 gjelder (pkt. 3.2).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.2

• Tilbudet skal leveres elektronisk via oppdragsgivers KGV. Tilbud på e-post eller lignende medfører avvisning.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6
• Leverandøren skal utarbeide og levere tilbudet etter KGVs utforming innen tilbudsfrist. Tilbudet skal være bindende.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6
• Leverandøren skal fylle ut og besvare alle punkter i konkurransedokumentene.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.1
• Dokumentasjon skal lastes opp som PDF-filer (hvis ikke annet format er spesifisert). Prisark skal lastes opp som Excel-fil.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.1
• Følgende dokumenter skal fylles ut og leveres med tilbudet: Tilbudsbrev, Vedlegg etter behov, Bilag 1b (besvarelse caser), Bilag 1c (CV-mal), Bilag 1d (kjøretøysskjema), Bilag 3a (prisskjema).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.1
• ESPD-skjema skal leveres sammen med tilbudet som foreløpig dokumentasjon (kvalifikasjonskrav/avvisningsgrunner).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.1

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

04.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtale med to leverandører; avrop skjer skriftlig. Ved flere leverandører: vinner prioriteres og spørres først; nr. 2 spørres hvis nr. 1 ikke har kapasitet. For oppdrag over 400.000 NOK ekskl. mva: intensjon om minikonkurranse/gjenåpning.Kilde: Bilag 4 pkt. 4.7.2
• Leverandør plikter å svare på oppdragsgivers henvendelser så raskt som mulig; frister kan være avtalt i bilag.Kilde: Generelle rammeavtalevilkår pkt. 3.1
• Tilbudsplikt ved rammeavtale (hvis bare én leverandør eller rangering/fordeling): leverandør skal levere i henhold til rammeavtalen med mindre saklig grunn. Ved parallelle rammeavtaler: plikt til å gi tilbud i minikonkurranser; manglende deltakelse uten saklig grunn kan anses mislighold.Kilde: Generelle rammeavtalevilkår pkt. 3.2
• Leverandøren skal levere profesjonelt og med høy faglig standard; sørge for nødvendige tillatelser/sertifikater/godkjennelser, og dokumentere ved anmodning.Kilde: Generelle kontraktsvilkår tjenester pkt. 4.1
• Full oppetid ved strømming: uavbrutt strømming og minst én redundans ved avbrudd; teknisk kontaktperson tilgjengelig under hele produksjonen. Ved avvik/tjenesteavbrudd kompenseres NTNU skjønnsmessig iht. bestilling.Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon pkt. 1.8.4
• Immaterielle rettigheter/enerettigheter: NTNU har fullt eierskap til innhold produsert iht. bestilling (råmateriale/masteropptak/strømminger). Leverandør skal oppbevare råmateriale i minst 6 måneder og gi NTNU tilgang ved behov.Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon pkt. 1.8.5
• Miljø: leverandør skal ha opplegg for sortering og returordninger for avfall; farlig avfall behandles etter anvisninger fra SFT.Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon pkt. 1.8.7
• Transport/emisjonskrav (kjøretøy): lastebiler minimum EURO6-motor; varebiler fortrinnsvis fossilfri (fossile motorer aksepteres).Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon pkt. 1.8.8
• Uttalelse om vedståelse og oppfyllelse av kvalifikasjonskrav: skal bekreftes i tilbudsbrev; tilbud vedstås til vedståelsesfristens utløp (og evt. frem til kontraktssignering hvis før).Kilde: Tilbudsbrev (Vedlegg 1)
• Lønns- og arbeidsvilkår: leverandør skal sikre at ansatte hos seg og underleverandører som direkte medvirker har lønns- og arbeidsvilkår iht. allmenngjort tariff/fastsatt forskrift; dokumentasjonsplikt på forespørsel (arbeidsavtale, lønnsslipp, timelister, bankutskrift). Ved brudd skal forhold rettes innen frist; kan gi mislighold/heving og krav om utskiftning av underleverandør ved brudd i underleverandørledd.Kilde: Krav til lønns- og arbeidsvilkår (vedlegg) + generelle kontraktsvilkår pkt. 11.3
• Løpende egenrapportering lønns- og arbeidsvilkår: egenrapportering sendes innen 1 måned etter kontraktsperiode/kontraktsinngåelse (med nærmere frist i skjema) og kan kreves flere ganger. Taushetsplikt gjelder ved mottak av opplysninger.Kilde: Egenrapportering-lønn og arbeidsvilkår (vedlegg)
• Sted/arbeidssted: levering og arbeid skjer på NTNU campus i Trondheim og på ulike konferansehoteller i Trøndelag; nærmere avtales ved bestilling. Leveringsvilkår varer: DDP Incoterms 2020 (uten mva ved utenlandsk leverandør).Kilde: Bilag 4 pkt. 4.3 og pkt. 4.2
• Tjenestene skal være ferdigstilt først når gjennomført i samsvar med kontrakten og godkjent av oppdragsgiver; dokumenter overleveres/godkjennes.Kilde: Generelle kontraktsvilkår tjenester pkt. 7.1
• Kontraktspris: inkluderer alle kostnader; ikke gjenstand for regulering underveis med mindre avtalt. Fakturering etterskuddsvis etter fullført tjeneste, betalingsfrist 30 kalenderdager (og krav til EHF og merking).Kilde: Generelle kontraktsvilkår tjenester pkt. 6.1 og pkt. 6.3 + Bilag 3.5-3.7

• Flere sentrale detaljer ligger i oppdragsgivers KGV og/eller bilag som ikke er inkludert i teksten (f.eks. full kravspesifikasjon, avropsmekanisme-bilag 4.7.2 viser til avtalens bilag, samt beløps-/prisspesifikke caser utover det som er gjengitt).
• Eventuelle konkrete minimumskrav for tekniske løsninger (utover caseeksempler og generelle krav) er ikke fullt gjengitt i utdraget.
• Kontraktstype i avtaledokumentet sier «Rammeavtale med én leverandør», mens konkurransegrunnlaget beskriver «rammeavtale med to leverandører»; avviket kan påvirke tolkning av avrop/fordeling (kilder: Del 1 pkt. 1.3 vs Del 2 avtaledokument).