Levering av renholdstjenester til Nordre Follo kommune - Konkurransegrunnlag på høring

Kjøp av renholdstjenester for Nordre Follo kommune, avdeling Sør (ca. 50 bygg, samlet ca. 65 000 m²). Omfatter daglig renhold og periodisk renhold (inkl. hovedrenhold, tepperens/vinguspuss innenfor fastlagte krav), samt renholdsrelaterte serviceoppgaver som avfallsbehandling og etterfylling av sanitærartikler. Avtalen reguleres av NS 8431:2015.

• Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet; krav om konkursrating tilsvarende B fra Proff Forvalt (Proff AS) eller bedre.

  Dokumentasjon: Konkret dokumentasjon ikke angitt i utdraget utover kravet; henvist til kvalitets-/kravpunkt 7.1.

  Kilde: Høring, pkt. 7.1 Økonomisk og finansiell kapasitet
• Tilbyder skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag de siste tre år. Til andre oppdrag regnes renhold av formålsbygg (skoler/barnehager, helse- og omsorgsbygg, administrasjonsbygg/kontorbygg, kultur-/idrettsbygg, øvrige offentlige/private formålsbygg) som er sammenlignbare mht. art, kompleksitet og omfang.

  Dokumentasjon: Ferdig utfylt Vedlegg B «Leverandørens relevante referanseprosjekter». Oppgi de 2 mest relevante oppdrag i løpet av 3 siste år, og leverandøren skal dokumentere relevans i beskrivelsen.

  Kilde: Høring, pkt. 7.2 Tekniske og faglige kvalifikasjoner / Utvelgelseskriterier (referanser)
• Leverandøren skal ha kvalitetssystem som oppfyller ISO 9001:2015 (tilsvarende attester fra andre EØS-stater kan aksepteres; annen dokumentasjon ved manglende mulighet innen frist må dokumenteres som likeverdig).

  Dokumentasjon: Attester utstedt av uavhengige organer for kvalitetssikringsstandarder; alternativt dokumentasjon på likeverdig kvalitetssystem.

  Kilde: Høring, pkt. 4.3 System for kvalitetssikring

• Ferdig utfylt Vedlegg B «Leverandørens relevante referanseprosjekter».Kilde: Høring, pkt. 7.2 Tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Vedlegg/innlevering relatert til dokumentasjon av ISO 9001:2015 (attest eller likeverdig dokumentasjon).Kilde: Høring, pkt. 4.3 System for kvalitetssikring
• For HMS-kort: ikke et tilbudsdokumentkrav, men leverandør skal sørge for at personell kan fremvise gyldig HMS-kort; oppdragsgiver aksepterer inntil HMS-kort foreligger kun kortbekreftelse med QR-kode + gyldig identifikasjon (ikke ordrebekreftelse/søknadsskjema).Kilde: Seriøsitetsbestemmelser, pkt. 1 HMS kort

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Språk

norsk, English

• Arbeidsomfang/omfatter: daglig renhold og periodisk renhold av skoler, barnehager, administrasjonsbygg, kulturbygg, helsebygg, omsorgsbygg og idrettsbygg i kontraktsområdet Sør; kommunen kan endre bygg/lokasjoner og grenser samt inkludere mindre oppdrag.Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 3 Formål og omfang
• Tidsrom for utførelse: alt renhold innen kl. 06:00–17:00 mandag–fredag (samarbeid med brukere).Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 4 Gjennomføring og tidsrom
• Daglig renholdstid i prisskjema: tiden kan økes, men ikke reduseres. Ved kvalitets-tildeling skal beskrives planlagt utførelse innen oppgitt tid.Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 4.1 Renholdstid
• Seriøsitet/kompetanse på timer: minimum 50 % av arbeidstimene innenfor renhold samlet utføres av personer med fagbrev (renholdsoperatør) / fagbrev eller dokumentert fagopplæring; arbeid i hovedsak utført av fast ansatte i minst 80 % stilling (forutsigbare arbeidsperioder).Kilde: Seriøsitetsbestemmelser (Kravspesifikasjon pkt. 2 og Seriøsitetsbestemmelser pkt. 4/9)
• FDV-system: Nordre Follo benytter Laft; oppdragsgiver skal ha tilgang. Leverandør må dokumentere utført arbeid og avvik i FDV; digitale plantegninger og NS-INSTA 800-profiler stilles til rådighet. Kostnader til system (support/opplæring/utstyr) dekkes av leverandøren. Leverandøren skal avholde månedlige statusmøter og sende referat innen 14 kalenderdager (innsigelser innen 10).Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 5 Krav til FDV-system
• Kvalitet/standard: NS-INSTA 800-1:2018 skal ligge til grunn. Jevn og tilfredsstillende kvalitet. Kvalitetsprofiler (A, B, D, E) etter romtype/bruk. Hver adresse som egen kontrollenhet. Stikkprøvekontroller iht. NS-INSTA 800: fire årlige kontroller (mars/juni/september/desember) + 8 månedlige internkontroller. Rapporter sendes etter inspeksjon og internkontroller månedlig. Underkjent kontroll: ny inspeksjon innen 14 dager; avvik skal utbedres innen 14 kalenderdager eller tiltaksplan innen samme tidsrom.Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 4.2 Standarder og kvalitetskrav
• HMS og smittevern/sikkerhet: opplæring og produktdatablader (oppdatert og tilgjengelig), produktdatablader og EcoOnline-krav; alle renholdere skal bære synlig identitetskort og gyldig HMS-kort fra Arbeidstilsynet; HMS-kontroll i alle bygg årlig etter godkjent kontrollskjema og rapportere resultat. Første respons på HMS-avvik innen 2 timer, midlertidige tiltak innen 3 timer, endelige tiltak samme dag eller senest neste virkedag kl. 12.Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 6 HMS, smittevern og sikkerhet (inkl. 6.1-6.3) / Seriøsitetsbestemmelser pkt. 1
• Forsikring: ansvarsforsikring og yrkesskadeforsikring som dekker alle oppgaver knyttet til avtalen (dokumentasjon skal kunne fremlegges).Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 6.2 Forsikring / Seriøsitetsbestemmelser pkt. 3
• Påseplikt/lønn og arbeidsvilkår: oppdragsgiver kan kreve innsyn i arbeidsavtaler, lønnslipper og timelister samt systemer for lønn; uanmeldte kontroller kan gjennomføres.Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 6.3 Påseplikt
• Nøkkelpersoner: stedlig leder (og stedfortreder) skal ha min. 2 års erfaring med personalansvar, fagbrev eller tilsvarende, være sertifisert på NS-INSTA 800 nivå 3 eller høyere, og tilgjengelig i ordinær arbeidstid 08:00–15:30. Kopi av kursbevis leveres ved tilbudsfrist. Bytte av stedlig leder må godkjennes av kontaktperson.Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 11 Nøkkelpersoner
• Språk/kommunikasjon: alle i arbeidslag må kunne forstå SHA-plan, sikkerhetsinstrukser, SJA, sikkerhetsdatablader, varselskilt og bruksanvisninger på et språk de forstår godt (norsk/engelsk nevnt som minstekrav i seriøsitet). Minst én i hvert arbeidslag skal kunne gjøre seg forstått på norsk eller engelsk; i tillegg skal det øvrige i arbeidslaget forstå et felles språk.Kilde: Seriøsitetsbestemmelser, pkt. 2 Internkontroll og SHA
• Underleverandører: maks to ledd underleverandører i kjede; innleid personell regnes som ett ledd. Bruk av underleverandører krever skriftlig forhåndsgodkjenning av oppdragsgiver; skatteattest/tilsvarende dokumentasjon for underleverandører ved kontraktsverdi > 500 000 NOK eks. mva (ikke eldre enn 6 måneder).Kilde: Seriøsitetsbestemmelser pkt. 5 og 6
• Renholdsmetoder/utstyr/miljø: sprayflasker som kan avgi aerosoler er ikke tillatt. Moderne/ergonomisk miljøvennlig utstyr; bruk av mikrofiber. Leverandør dekker utstyr og renholdsrom-lagring. Levere årlig miljørapport inkl. kjemikaliebruk/avfall/transport/maskinpark. Renholdsprodukter skal være miljømerkede (Svanemerke/EU Ecolabel el. tilsvarende) med dokumentasjon; unntak krever godkjenning.Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 10.1-10.3 og 10.5
• Vaskemaskin: leverandør har ikke tilgang på kommunens vaskemaskin; leverandøren skal selv vaske mopper/kluter og kan ikke installere egne vaskemaskiner til dette.Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 10.2 Utstyr
• Robotstøvsugere/vaskemaskin/roboter: leverandør skal selv holde utstyr og sørge for avtaler/databehandleravtaler ved løsninger som behandler personopplysninger; roboter må være godkjent av Nordre Follo kommune. Dokumentasjon på energibruk, lavt lydnivå og terskelbeskyttelse ved behov nevnes.Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 10.4 Vaskemaskin og roboter
• Adgangskort og nøkler: krav til oppbevaring, ikke låne ut/kopiere, tap varsles umiddelbart; ikke oppbevare i firmabil/biler; tilbakelevering ved kontraktens opphør (innen frist). Alarmoppfølging etter oppdragsgivers tidspunkter; leverandør dekker alarmer utløst av eget personell.Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 13 Adgangskort og nøkler (inkl. 13.1)
• Matteservice: utskifting iht. NS-INSTA 800; matteplassering skal være del av daglig renhold og inkludert i fastpris. Sklisikre matter. Fastmonterte matter renses minimum to ganger per år (mars og september); brønnmatter rengjøres minst 4 ganger pr. år eller oftere ved behov. Tepebanker i daglig renhold.Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 14 Matteservice
• Sluttkontroll/avlevering: nullstilling ved oppstart ved befaring; oppstartsmøte og befaring gjennomgår nøkkel/adgang/FDV/produktliste m.m. Sluttvisuelle kontroller senest 4 uker før og tidligst 6 uker før; avtroppende har ansvar. Manglende sluttkontroll innen to uker før avtalens slutt regnes som avtalebrudd og kan gi tilbakehold av beløp tilsvarende uteblitt arbeid.Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 15 Sluttkontroll/avlevering av oppdrag
• Bestillingsrenhold: ekstra tjenester (f.eks. smitterenhold/utvask) kan bestilles særskilt av virksomheten og faktureres etter avtalt egen pris i prisskjema; virksomhet renhold ikke betalingsansvarlig.Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 8.4 Bestillingsrenhold

• Ikke komplett angivelse av alle kvalifikasjonskrav i materialet (kun utdrag fra høring er med for økonomi/erfaring/ISO 9001; eventuelle øvrige minstekrav er ikke trukket ut fra teksten du ga).
• Det er ikke eksplisitt tekstgrunnlag i utdraget for konkrete innleveringskrav utover referanser og kvalitetsdokumentasjon (f.eks. hvilke skjemaer som kreves utover Vedlegg B nevnes ikke i detalj).
• Kontraktsoppstart/overgangstid knyttet til virksomhetsoverdragelse beskrives som scenarier i høringsdokumentet, men endelig kontraktsstart/varighet er ikke fastlagt i utdraget (avhenger av vurdering).
• Pris-/evalueringsdetaljer (hvordan bestillingsrenhold prises, vekt per del) fremgår delvis gjennom prisskjemaoppsett; detaljer om evalueringsmetode for pris utover at pris vektes 40 er ikke i utdraget.
• Miljøkrav om svanemerket tjeneste/nullutslippskjøretøy fremgår av høringsdelen, men dokumentasjon/oppfyllelse i tilbud for disse kravene er bare delvis utledet fra teksten (fremgår på detaljnivå i høringen, men det er ikke bekreftet at det inngår i den endelige kravspesifikasjonen).