Konkurransedokumenter på høring og leverandørkonferanse - Konkurranseutsetting av to sykehjem

Sykehjemsetaten i Oslo inviterer til dialog/markedshøring og utvikler konkurransegrunnlag for drift av heldøgns langtidshjem (Ellingsrudhjemmet og Langerudhjemmet) og drift av tilhørende dagsenter. Formålet er å utarbeide kontrakter som legger til rette for innovasjon og tjenesteutvikling, økt mangfold, styrket valgfrihet og bedre ressursutnyttelse. Utdraget inneholder kravspesifikasjoner for drift av langtidsplasser og drift av dagsenter, samt rammer i en tjenesteytingsavtale for driften.

• Leverandøren skal i tilbudet dokumentere kvalitet som vil bli levert og som er relevant for hvert element, herunder hvordan oppdraget skal løses spesifikt. (Generelle beskrivelser vektlegges ikke.)Kilde: Vedlegg I - 1 «Oppsett av tilbudet» (kap. 3) / Vedlegg I dagsenter «Oppsett av tilbudet» (kap. 3)
• Det må fremlegges en renholdsplan i henhold til NS INSTA 800, samt beskrivelse av oppfølging av ledelsessystemer for renhold etter NS 6600. (Inkl. særskilt hensyn til kommunens smittevernkrav).Kilde: Vedlegg I - 1 «Minimumskrav som må oppfylles» (2.1.1)
• Leverandøren skal beskrive og sikre drift av miljøsertifisering, inkl. håndtering av matsvinn, gjennom hele kontraktsperioden.Kilde: Vedlegg I - 1 «Minimumskrav som må oppfylles» (2.1.1)
• Leverandøren skal beskrive verdier, kompetanse og bemanning gjennom døgnet og hvordan dette sikrer oppfyllelse av kvalitetsområdene (måltall/områder omtalt som førende).Kilde: Vedlegg I - 1 «Evalueringskrav» (2.1.3) / under «2.1.3.1 Beboere og pårørende» og «2.1.3.2 Organisering...»
• Leverandøren skal beskrive verdier, kompetanse og bemanning for dagsenteret og hvordan dette sikrer oppfyllelse av kvalitetsområdene.Kilde: Vedlegg I dagsenter «Evalueringskrav» (2.1.3)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Språk

English, norsk

• Følge gjeldende lover/forskrifter/faglige retningslinjer og oppdragsgivers krav og kvalitetsmål; leverandøren overholder «oppdragets innhold» slik det er beskrevet i leverandørens besvarelse av kravspesifikasjonen.Kilde: Tjenesteytingsavtale punkt 4.1 «Oppdragets innhold»
• Bemanning/kompetansekrav for langtidsplasser: minimum 85 % andel personell med fagutdanning; døgnkontinuerlig tilstedeværende sykepleier; kun helsefaglig personell i pleien på natt; legetime/fysioterapitimer angitt per uke (min. 20 min per uke per beboer); forsvarlig bemanning jf. kvalitetsforskriften/verdighetsgarantien.Kilde: Vedlegg I - 1 «Minimumskrav som må oppfylles» (2.1.1)
• Krav til beboer- og pårørendeperspektiv/trygghet, personsentrert omsorg, medvirkning og samhandling, samt oppfyllelse av forhold som nevnes som sikringspunkter (f.eks. 90 % pårørendetilfredshet «alt i alt», optimal legemiddelbruk, ernæring, trygghetsteknologi, kvalitetsstyring basert på data).Kilde: Vedlegg I - 1 «Evalueringskrav»/«2.1.3.1 Beboere og pårørende» (inkl. kravpunktsliste)
• Krav til innovasjon og teknologibruk gjennom kontraktsperioden: oppgavedeling/oppgavespesialisering, digitalisering og automatisering; dedikerte ressurser til innføring/forvaltning/opplæring; kompetanseplan; tiltak for turnover, sykefravær (<6 %), nærvær, rekruttering/arbeidsordninger.Kilde: Vedlegg I - 1 «Organisering av tjenesten ved hjelp av medarbeidere, digitalisering og automatisering» (2.1.3.2-del)
• Mottak av beboere og varsling ved ledig plass: ta imot tildelte beboere; varsle oppdragsgiver om ledig plass snarest og senest samme dag/ første virkedag etter helg/helligdag.Kilde: Tjenesteytingsavtale punkt 4.2.1 «Mottak av beboere og melding om ledige plasser»
• Plass klargjøres senest innen to virkedager ved flytting/bortgang; intern flytting kun med oppdragsgivers samtykke.Kilde: Tjenesteytingsavtale punkt 4.2.1
• Krav ved sykehus: leverandør ansvar for tilbakeføring ved utskrivningsklarhet; varsling ved manglende mottak; refundere kostnader for at oppdragsgiver må ha beboer liggende på sykehus (motregning mulig).Kilde: Tjenesteytingsavtale punkt 4.2.2 «Beboere meldt utskrivningsklare...»
• Krav til kvalitetssystem: elektroniske kvalitetssystem/prosedyrer/rutiner for kvalitet, etterlevelse av avtalen og lover; kvalitetssikring og avviksarbeid inkludert beboerundersøkelser, revisjoner, målinger, rapportering; samarbeid med tilsynsorganer; uanmeldte kontroller mulig.Kilde: Tjenesteytingsavtale punkt 4.6 «Kvalitetssystem og rutiner» og 4.7 «Kvalitetssikring og tiltak ved avvik»
• Rapporteringsplikt (eksempler): beboerskader/feilmedisinering/legemiddelsvinn m.m. umiddelbart; klager umiddelbart; inn- og utskrivninger i pasientadministrativt system umiddelbart; øvrige rapporter ved forespørsel.Kilde: Tjenesteytingsavtale punkt 4.12 «Rapporteringsplikt»
• Avvik håndteres med forbedringstiltak og avtalt prosess for dokumentasjon av effekt; leverandøren skal medvirke til oppdragsgivers undersøkelser/rapportering.Kilde: Tjenesteytingsavtale punkt 4.7 «Kvalitetssikring og tiltak ved avvik»
• Tilsyn/kontroll og revisjon: oppdragsgiver kan gjennomføre revisjon og innhente dokumentasjon, inkl. hos underleverandører; leverandør skal stille ressurser og oversende dokumentasjon vederlagsfritt; stedlig kontroll kan utføres uanmeldt (i tilsynsutvalg/tilsynsammenheng).Kilde: Tjenesteytingsavtale punkt 4.8 «Oppdragsgivers tilsyn...» og punkt 4.9 «Revisjon»
• Taushetsplikt og håndtering av beboerjournaler/tilgang til dokumentasjon; journalansvarlig og journalføring etter helsepersonellov m.m.; oppdragsgiver er eier av data og skal ha tilgang; elektronisk journal i Gerica (evt. oppgraderinger pålegges).Kilde: Tjenesteytingsavtale punkt 2.3 «Taushetsplikt» og punkt 4.15 «Dokumentasjon» inkl. elektronisk/papirbasert journal
• Informasjonssikkerhet og personvern: databehandleravtale (vedlegg) skal inngås.Kilde: Tjenesteytingsavtale punkt 4.16 «Informasjonssikkerhet og personvern»
• Underleverandører: ikke flere enn ett ledd i kjede; skriftlig forhåndssamtykke fra oppdragsgiver; innhente skatteattest; leverandør svarer for underleverandører; oppdragsgiver kan heve eller kreve prisavslag/utskiffiting ved vesentlig mislighold.Kilde: Tjenesteytingsavtale punkt 4.4 «Underleverandører og andre medhjelpere»
• Krav til lønn/arbeidsvilkår og seriøsitet: virksomhetsoverdragelse; ikke dårligere lønns- og arbeidsvilkår; rett til tilbakehold av deler av kontraktssummen ved brudd (opp til inntil 2 ganger besparelsen); oppdragsgiver kan foreta kontroll/innsyn; leverandør må ha tilsvarende bestemmelser i underkontrakter.Kilde: Tjenesteytingsavtale punkt 4.3 «Personale» inkl. 4.3.2 og 4.3.2.3 «Brudd på lønns- og arbeidsvilkår»
• Krav til fast ansatte/heltidskultur: arbeid i all hovedsak utføres av fast ansatte; fast ansatte skal ha størst mulig stillingsgrad; leverandør skal kunne dokumentere heltidskultur.Kilde: Tjenesteytingsavtale punkt 4.3.5 «Krav til bruk av fast ansatte»
• Krav til lærlinger: innen 3 uker etter signering dokumentere tilknytning til lærlingordning; minimum fire lærlingeplasser tilgjengelig knyttet til oppdraget; jevnlig inntak; oppfyllelse må dokumenteres på forespørsel.Kilde: Tjenesteytingsavtale punkt 4.3.7 «Lærlinger»
• Språkkrav/norskkompetanse ved nyansettelser for ulike personellgrupper (C1 for sykepleiere/fysioterapeuter/leger mv.; B2 for helsefagarbeidere m.m. og servicefunksjoner). Manglende etterlevelse er vesentlig mislighold.Kilde: Tjenesteytingsavtale punkt 4.3.11 «Bruk av utenlandsk arbeidskraft» (norskkompetansebestemmelser)
• Forsikring/pensjon og sikkerhetsstillelse: leverandør skal stille sikkerhet (10 % av honorar første driftsår, påkravsgaranti) og ha ansvarsforsikring m.m.; forsikringsbevis innen 3 uker etter avtaleinngåelse.Kilde: Tjenesteytingsavtale punkt 4.21 «Sikkerhetsstillelse» og 4.22 «Forsikring/pensjon»
• Krav til lokaler, brann, inventar og FDVS: leverandøren skal følge driftsmanualer; ikke bruke lokaler til annet formål; rømningsveier ryddige; brannvern med risikovurdering og opplæring/øvelser; ansvar for vedlikehold og utskifting av løst inventar (oppdragsgiver eier løst inventar).Kilde: Tjenesteytingsavtale punkt 9 «Lokaler...» (særlig 9.4 Brann og 9.7/9.6 «Løst inventar»/vedlikehold)
• Dagbøter/mislighold: ved vesentlig mislighold kan dagbot inntil kr. 20 000 per døgn (maks 90 døgn, og total maks 1 800 000 per avtaleperiode). Oppdragsgiver kan også motregne kostnader ved unnlatt varsel om ledig plass og ved utskrivningsklare beboere liggende på sykehus.Kilde: Tjenesteytingsavtale punkt 8.4 «Tilbakehold av vederlag/dagbot» og tilhørende avsnitt

• Dokumentene er delvis mal-/utkastpregede med felter merket «XX»/«[...]» (f.eks. antall plasser, lokasjon/bygningstekst). Dermed er eksakte volum og konkrete navn/adresser ikke fullt ut utledbare.
• Konkurransens tildelings-/vekting er ikke oppgitt i utdraget: matrisen vises, men prioriteringsvekter/poengsystem mangler.
• Kravspesifikasjonene henviser til «Oslo kommunes måltall» og andre vedlegg (f.eks. inntakskriterier/standarder/FDVS/IK-mat/IS-rutiner), men disse dokumentene er ikke vedlagt i teksten, så detaljer kan ikke utledes her.
• Dato for avtaleoppstart og varighet/opsjonsår står som «DDMMÅÅÅÅ» og «X år» og kan ikke fastslås fra teksten.