ERP-løsning for Troms fylkeskommune - Høring av konkurransegrunnlag

Høringsbrev til konkurransegrunnlag for anskaffelse og innføring av en fremtidsrettet, stabil skybasert ERP-løsning for Troms fylkeskommune (TFK). Bakgrunn: kommunereformer og behov for å erstatte/bygge videre på dagens Visma Enterprise Plus med mål om sanntidsdata, automatisering og bedre rapportering, samt redusere manuelle rutiner og feil. TFK gjennomfører høring for å avklare/justere kravspesifikasjon før endelig kunngjøring og ønsker kontrakt etter Statens Standardavtaler for løpende tjenestekjøp (SSA-L (2026)). Konkurranse planlegges som forhandlet prosedyre etter anskaffelsesforskriftens del I og III, med forventet oppstart etter sommerferien 2026. Ny ERP skal settes i normal drift 01.01.2028, med mål om klar løsning for regnskapsåret 2028.

• Firmaattest

  Dokumentasjon: Firmaattest

  Kilde: Høringsbrev.docx / Kvalifikasjonskrav
• Leverandør registrert i foretaksregister/handelsregister i medlemsstat

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på registrering i relevant foretaks-/handelsregister

  Kilde: Høringsbrev.docx / Kvalifikasjonskrav
• Skatteattest ikke eldre enn 6 måneder ved tilbudsfrist (ajour med skatter og avgifter)

  Dokumentasjon: Skatteattest ikke eldre enn 6 måneder ved tilbudsfrist

  Kilde: Høringsbrev.docx / Kvalifikasjonskrav (jf. foa § 7-2)
• Erfaring fra minst to sammenlignbare ERP-løsninger i fylkeskommunal/kommunal sektor siste 5 år

  Dokumentasjon: Oversikt over relevante leveranser og kontaktpersoner hos kunder som kan bekrefte opplysningene (kan liste opp flere enn to)

  Kilde: Høringsbrev.docx / Erfaring fra lignende tjenesteleveranser
• System for styring av informasjonssikkerhet (dokumentert)

  Dokumentasjon: Beskrivelse av system for informasjonssikkerhet eller sertifikat fra akkreditert tredjepart (f.eks. ISO 27001)

  Kilde: Høringsbrev.docx / System for styring av informasjonssikkerhet
• Miljøstyringssystem (3.parts sertifisert miljøledelsessystem/-standard)

  Dokumentasjon: Attest for EMAS / ISO 14001 / Miljøfyrtårn eller tilsvarende. Ved prosess: bekreftelse fra akkrediteringsorgan og statusbeskrivelse; gyldig attest innen utløpet av første avtaleår.

  Kilde: Høringsbrev.docx / Miljøstyringssystem
• Kvalitetssikringssystem

  Dokumentasjon: Beskrivelse av metoder for kvalitetssikring; ev. kopi av gyldig ISO 9001/tilsvarende sertifikat

  Kilde: Høringsbrev.docx / Kvalitetssystem
• Økonomisk og finansiell kapasitet (kredittrating)

  Dokumentasjon: Kredittvurdering med konklusjon 'Kredittverdig', minimum A jf. AAA Soliditetsskala eller tilsvarende; rating utført av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon til å behandle personopplysninger

  Kilde: Høringsbrev.docx / Økonomisk og finansiell kapasitet

• Svar på høring skal leveres elektronisk i Hyyr, i den struktur oppdragsgiver har stilt opp med tydelige referanser til oppdragsgivers nummereringKilde: Høringsbrev.docx / Innlevering av innspill og svar i høringen
• Frist for å gi innspill til høring: 1.6.2026 kl. 12:00Kilde: Høringsbrev.docx / Frist for innspill
• CV for nøkkelpersonell skal vedlegges SSA-L Bilag 3 (Plan for etableringsfasen) som del av leverandørens svar på implementeringskravKilde: SSA-L - Bilag 1.docx / 3.7.5 Leverandørens kompetanse

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Språk

norsk

• Kontraktsstandard: Statens Standardavtaler for løpende tjenestekjøp (SSA-L (2026))Kilde: Høringsbrev.docx / Kontrakt
• Kontraktsperiode/oppstart: SaaS-tjenester over internett; implementering med oppstart av ny løsning 01.01.2028 (mål om normal drift fra denne dato)Kilde: SSA-L - Bilag 1.docx / Mål med anskaffelsen; Avtalens omfang
• Implementering: Plan for etableringsfasen skal godkjennes av Kunden før kontraktsigneringKilde: SSA-L - Bilag 1.docx / 3.7 Krav til implementering
• Akseptansetest/godkjenningsprøve: Minimum 30 virkedager etter leveransemelding; underkjenning ved vesentlige feil og mulig forlengelse ved feilrettingKilde: SSA-L - Bilag 1.docx / 3.7.10 Godkjenningsprøve; 3.7.11 Testing og godkjenningsprøve
• Leverandøransvar for SIT (systemintegrasjonstesting) før akseptansetest for integrasjoner definert i integrasjonsoversiktenKilde: SSA-L - Bilag 1.docx / 3.7.12 Systemintegrasjonstesting
• SLA i drift: Tilgjengelighet per kalendermåned og metode for måling/rapportering (standardiserte kompensasjoner omtalt i bilag 4)Kilde: SSA-L - Bilag 1.docx / 3.8 Krav til drift, vedlikehold og utvikling; 3.8.1 Tjenestenivåavtale
• Oppdaterings- og integrasjonsrisiko: Oppdateringer skal testes før produksjon; varsle endringer som kan påvirke API/datamodell/integrasjoner; rollbackplanKilde: SSA-L - Bilag 1.docx / 3.8.5 Oppdateringer av integrasjoner
• Databehandler-/personvernkrav: Leverandør skal etterleve databehandleravtale (inkl. sikkerhet, bistand ved rettigheter, bruddvarsling, revisjon, underdatabehandlere, sletting/tilbakelevering)Kilde: SSA-L - Bilag 1 - Vedlegg 4 - Mal for Databehandleravtale med bilag.pdf / pkt. 1.1 og øvrige kapitler

• Høringsbrevet inneholder omtale av evalueringskrav (E-krav) og må-krav (M-krav), men dokumentutdraget viser kun deler av Bilag 1. Full oversikt over alle M-krav/E-krav og eksakte evalueringsformuleringer kan ikke utledes fullt ut fra den vedlagte teksten.
• Prisskjemaet er kun referert til (Bilag 6 – Vedlegg 1 – Prisskjema.xlsx) uten at innhold/kostnadselementer fremgår i tekstutdraget.
• Det er omtalt opsjoner og at lærlinger kan gi uttelling, men konkrete evaluerings-/uttellingsmodell for lærlinger er ikke beskrevet i teksten som er gitt.
• Kildeliste for integrasjoner (Vedlegg 1 – Integrasjonsoversikt.xlsx) omtales som vedlegg men ikke inkludert i utdraget; hvilke integrasjoner som omfattes av SIT/krav kan derfor ikke listes eksplisitt.