Prosedyrepakker operasjon til Helse Bergen

Vikartjenester for helseforetak: sykepleier, spesialsykepleier (intensiv/operasjon samt øvrige spesialer) og jordmor. Anskaffelsen gjennomføres som begrenset tilbudskonkurranse med kvalifiseringsfase, og skal resultere i parallelle rammeavtaler (flere leverandører per delområde). Avtaleperiode planlagt oppstart 01.10.2023, og rammeavtalen kan forlenges til samlet maks 4 år. Tildeling baseres på beste forhold mellom pris og kvalitet.

• Tilbyder skal være en lovlig etablert virksomhet.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. (Kvalifikasjonsgrunnlag pkt. 4.1)

  Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 4.1 Registreringer, autorisasjoner mv.
• Tilbyder skal være registrert i foretaksregister/handelsregister i staten der tilbyder er etablert.

  Dokumentasjon: Utenlandske selskaper: godtgjørelse på registrering i relevant faglig register i etableringsstaten. (Kvalifikasjonsgrunnlag pkt. 4.1)

  Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 4.1 Registreringer, autorisasjoner mv.
• Tilbyder skal være godkjent bemanningsforetak.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på registrering i Arbeidstilsynet register. Dokumentasjonen skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato for prekvalifiseringssøknaden. (Kvalifikasjonsgrunnlag pkt. 4.1)

  Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 4.1 Registreringer, autorisasjoner mv.
• Forsvarlig forretningsmessig drift (krav om redegjørelse ved involvering i tvister/revisjoner/uregulariteter).

  Dokumentasjon: Redegjørelse og dokumentasjon på saksforhold/dommer/kjennelser/revisjonsrapporter m.v. dersom tilbyder de siste 5 årene har vært involvert i tvister/revisjoner eller andre uregelmessigheter ved leveranse av vikartjenester til offentlig og privat virksomhet. (Kvalifikasjonsgrunnlag pkt. 4.1)

  Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 4.1 Registreringer, autorisasjoner mv.
• Tilbyder skal ha økonomisk og finansiell soliditet som gir oppdragsgiver trygghet for gjennomføring av kontraktsforpliktelsene.

  Dokumentasjon: Siste godkjente årsregnskap med revisors kommentarer. Alternativt: dokumentasjon fra anerkjent kredittvurderingsfirma for «kredittverdig uten sikkerhet», med rett for oppdragsgiver til verifikasjon. Kredittvurdering ikke eldre enn 6 måneder fra innleveringsdato for prekvalifisering. (Kvalifikasjonsgrunnlag pkt. 4.2)

  Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 4.2 Økonomisk og finansiell kapasitet
• Tilbyder kan støtte seg på andre foretak for økonomi/finans og må da fremlegge relevant dokumentasjon og forpliktelseserklæring.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon fra både tilbyder og øvrige foretak iht. dokumentasjonskrav; forpliktelseserklæring fylles ut og legges ved søknaden. (Kvalifikasjonsgrunnlag pkt. 4.2 og 4.5)

  Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 4.2 Økonomisk og finansiell kapasitet; 4.5 Støtte fra andre virksomheter
• Tilbyders erfaring og leveringsevne: tilbyder må kunne sannsynliggjøre erfaring (kapasitet) knyttet til konkrete leveranser av vikartjenester til spesialisthelsetjenesten i Norge/Skandinavia, inkludert erfaring fra de delområdene tilbyder søker om deltakelse på.

  Dokumentasjon: Fylle ut Vedlegg - Tilbyders erfaring. (Kvalifikasjonsgrunnlag pkt. 4.3)

  Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 4.3 Erfaring og leveringsevne
• Begrensning: tilbyder kan ikke levere prekvalifiseringssøknad for flere delområder basert på de samme ressursene for å oppfylle kravet til erfaring/leveringsevne.

  Dokumentasjon: (Angitt som krav/avgrensning i kvalifikasjonsgrunnlaget; ingen spesifikk dokumentasjonsliste oppgis.)

  Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 4.3 Erfaring og leveringsevne
• Tilbyder kan støtte seg på andre virksomheters erfaring for å oppfylle kravet til erfaring/leveringsevne.

  Dokumentasjon: ESPD-erklæring elektronisk for både tilbyder og virksomheten(e) det støttes på, samt forpliktelseserklæring. (Kvalifikasjonsgrunnlag pkt. 4.5)

  Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 4.5 Støtte fra andre virksomheter
• Tilbyder må ha et elektronisk kvalitetssikringssystem som etterleves i praksis (med prosedyrer samt dokumenterbar historisk sporbarhet).

  Dokumentasjon: Tilbyders detaljerte beskrivelse av kvalitetssikringssystemet. Tilbyder skal fylle ut Vedlegg Kravspesifikasjon. (Kvalifikasjonsgrunnlag pkt. 4.4)

  Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 4.4 Kvalitetssikringssystem og system for oppdragshåndtering
• Tilbyder må være tilgjengelig for presentasjon/demonstrasjon av kvalitetssikringssystemet etter at vedlagte dokumentasjon er vurdert.

  Dokumentasjon: Presentasjonen/demonstrasjonen av hvordan systemet benyttes i praksis. (Kvalifikasjonsgrunnlag pkt. 4.4; se også eget vedlegg Presentasjon kvalitetssikringssystem.)

  Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 4.4 Kvalitetssikringssystem og system for oppdragshåndtering
• Tilbyder må ha elektronisk system for oppdragshåndtering.

  Dokumentasjon: Tilbyders detaljerte beskrivelse av oppdragshåndteringssystemet. Tilbyder skal fylle ut Vedlegg Kravspesifikasjon. (Kvalifikasjonsgrunnlag pkt. 4.4)

  Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 4.4 Kvalitetssikringssystem og system for oppdragshåndtering

• Inngi søknad om deltakelse i konkurransen elektronisk via Mercell-portalen innen fristen.Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 3.1 og 3.2 Forespørsel om deltakelse i konkurransen
• Forespørselen skal leveres med fast filstruktur (Søknadsbrev, Informasjon om søker, Attester, årsregnskap med revisjonsberetning, kredittvurdering ved behov, forpliktelseserklæring ved behov, forsvarlig drift ved behov, samt vedlegg for Tilbyders erfaring og Kravspesifikasjon).Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 3.2 Forespørselens utforming
• Tilbyder må fylle ut Vedlegg - Tilbyders erfaring.Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 4.3 Erfaring og leveringsevne
• Tilbyder må fylle ut Vedlegg Kravspesifikasjon (knyttet til kvalitetssikringssystem og oppdragshåndtering).Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 4.4 Kvalitetssikringssystem og system for oppdragshåndtering
• Dersom tilbyder støtter seg på andre virksomheters kapasitet: levere ESPD-erklæringer for både tilbyder og støttende virksomheter (og separate egenerklæringer), samt legge ved forpliktelseserklæring.Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 4.5 Støtte fra andre virksomheter
• Presentasjon/demonstrasjon av kvalitetssikringssystemet gjennomføres etter fristen for innlevering av prekvalifiseringssøknad (ca. 1 time, via Teams).Kilde: Vedlegg Presentasjon kvalitetssikringssystem (innledning)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

18.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtale gjelder fra planlagt oppstart 01.10.2023 (forlengelse inntil 2 år av gangen, samlet maks 4 år). Første 6 måneder prøvetid; oppsigelsesregler angitt.Kilde: Rammeavtale 1.4 Avtaleperiode, forlengelse og oppsigelse
• Bestillingsprosedyre/avropslogikk: forespørsel skriftlig med oppdragsbeskrivelse; leverandør responderer innen frist med CV; leverandør som responderer innen fristen og med høyest prioritet får bekreftet leveransen; valgt leverandør bekrefter med oppdragsbekreftelse.Kilde: Rammeavtale 2.1 Bestillingsprosedyre og oppdragsbekreftelse
• Responstid: korte oppdrag har minimum 1/2 time; lengre oppdrag minimum 24 timer (konkret frist angis i hver forespørsel).Kilde: Rammeavtale 2.3 Responstid
• CV-krav ved avrop: leverandør skal ha oversikt over CV med referanser og gyldig autorisasjon (HPR) per vikar; CV skal fremlegges og legges inn i kundens elektroniske løsninger der tatt i bruk.Kilde: Rammeavtale 2.4 CV – tilbudt vikar
• Kunden kan avvise vikar ved manglende egnethet (inkl. at referanser/erfaring ikke viser egnethet). Leverandør plikter å fremskaffe ny vikar.Kilde: Rammeavtale 2.5 Kundens rett til å avvise en tilbudt vikar og 4.1 Leverandørens plikt til fremskaffing av ny vikar
• Vikar skal ikke tilbys av flere avtaleleverandører på samme oppdragsforespørsel; leverandør skal kun sende ett tilbud per bestilling.Kilde: Rammeavtale 2.6 Forpliktelse fra leverandøren
• Leverandørens kvalitetssikring: ansvar for at tjenestene er i henhold til lover/forskrifter og krav i konkurransedokumentene og avtalen; kvalitetssikringssystem som avdekker avvik tidlig.Kilde: Rammeavtale 5.2.1 Kvalitetssikring
• Lønns- og arbeidsvilkår: ansatte/underleverandører som direkte medvirker skal ha vilkår minst i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter (og allmenngjort/landsomfattende tariff der relevant). Dokumentasjonsplikt ved forespørsel; mislighold kan gi sanksjoner.Kilde: Rammeavtale 5.2.2 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter
• Arbeidsmiljøloven: leverandør har ansvar for at vikar samlet ikke disponeres i strid med arbeidsmiljølovens arbeidstidsbestemmelser; plikt til overtidskompensasjon etter arbeidsmiljøloven; kontrollsystemer; halvårlige rapporter ved forespørsel.Kilde: Rammeavtale 5.2.5 Arbeidsmiljøloven
• Vikar-krav: gyldig norsk autorisasjon (HPR-nr.); språk norsk/svensk/dansk; IKT-grunnleggende kompetanse; overholdelse av personalreglement/etiske retningslinjer.Kilde: Rammeavtale 5.3.1 Autorisasjon; 5.3.4 Språk; 5.3.5 IKT-kompetanse; 5.3.6 Personalreglement
• Erfaringskrav for vikar i kontrakten: minimum 2 års erfaring innenfor delområde/spesialfelt; samt videreutdanning/norsk spesialistgodkjenning ved behov.Kilde: Rammeavtale 5.3.2 Videreutdanning - spesialisering; 5.3.3 Erfaring vikar
• HLR/AHLR: vikar skal ha årlig teoretisk og praktisk gjennomgang basal HLR (med unntak ved AHLR). AHLR kreves der relevant, innen siste 12 måneder før oppstart.Kilde: Rammeavtale 5.3.9 Basal HLR; 5.3.10 Avansert HLR
• Smittevern: leverandør ansvarlig for at vikar følger rutiner/krav; krav til TB-test ved opphold; krav til MRSA-screening ved relevante forhold; lokale bestemmelser må følges.Kilde: Rammeavtale 5.3.8 Smittevern
• Rusmidler: bruk i tjenesten er forbudt; ved mistanke/ påvirkning skal vikar avvises/erstattes; leverandør dekker merkostnader inntil erstatningsvikar ankommer; testkostnader dekkes ved behov.Kilde: Rammeavtale 5.3.7 Bruk av rusmidler
• Opplæring/introduksjon ved første oppdrag: inntil 1 arbeidsdag kan gjelde som introduksjon og dekkes av leverandør (ut over dette dekkes av kunden), avtales for hver vikar; E-læring som del av kundens rutiner må ivaretas før oppstart.Kilde: Rammeavtale 5.2.12 Opplæring/introduksjonstid
• Taushetsplikt: innleid personell skal signere taushetserklæring før oppdrag; leverandør oppbevarer signert erklæring i minst 3 år etter avsluttet innleie.Kilde: Rammeavtale 5.2.10 Taushetsplikt
• Politiattest: leverandør ansvarlig for at vikar innehar politiattest iht. helsepersonell-loven § 20 a.Kilde: Rammeavtale 5.2.11 Politiattest
• Forpliktelse om å fremskaffe ny vikar ved sykdom og sikre erstatningsplikt; erstatning inntrer dagen etter/etter melding angitt; pris/gebyr ved mangelfull levering med tak/ansvarsbegrensning.Kilde: Rammeavtale 4.2 Erstatning ved sykdom; 4.3 Erstatning ved mangelfull levering
• Reise- og oppholdskostnader: dekkes når bosted >60 km; reise etter faktiske utgifter med kvittering, og leverandør skal bruke billigste/mest hensiktsmessige alternativ; opphold dekkes med nattillegg iht. statens regulativ (og ikke faktureres dersom helseforetaket dekker bolig).Kilde: Rammeavtale 2.10 Reise- og oppholdskostnader
• Leverandør kan ikke leie inn tidligere ansatte uten skriftlig forhåndssamtykke og minst 6 måneder fra fratreden.Kilde: Rammeavtale 5.2.18 Innleie av tidligere ansatte
• Underleverandørbruk: kan bare benyttes hvis opplyst i tilbud; endring krever skriftlig godkjenning. Selstendige næringsdrivende godkjennes ikke som underleverandør. Underleverandører som utfører rekruttering/kvalitetssikring/oppdragshåndtering må oppfylle relevante kvalifikasjons- og dokumentasjonskrav.Kilde: Rammeavtale 5.2.19 Bruk av underleverandører
• Etiske/forretningsmessige plikter: leverandøren skal overholde god forretningsskikk og ikke drive direkte rekrutteringshenvendelser til ansatte i helseforetakene; mislighold kan gi misligholdssanksjoner.Kilde: Rammeavtale 5.2.14 Omdømmelojalitet; 5.2.15 Opptreden i avtaleperioden
• Fakturering: månedlig; EHF; krav til innhold (bestillende enhet, vikar, bestillingsnummer/referanse, vakter/timer per priselement, tidspunkt/periode, oppdragssted). Dokumentasjon for reise/opphold vedlegges. Kunden kan returnere fakturaer som ikke oppfyller krav.Kilde: Rammeavtale 6.3 Fakturerings- og betalingsbetingelser

• Dokumentutdraget fra ‘Vedlegg_-_Kravspesifikasjon’ inneholder kun evaluerings-/tilbudsbesvarelseskrav (M/E) for oppdragshåndtering og rekruttering (kravnr. 1-4). Teksten sier ikke eksplisitt hvilke andre kontrakts-/utførelseskrav som inngår i selve kravspesifikasjonstabellen utover at det refereres til punkter i rammeavtalen (f.eks. 4.1, 5.2.15, 5.2.18).
• Kvalifikasjonsgrunnlaget omtaler ‘prekvalifisering’ og presentasjon av kvalitetssikringssystem, men selve innholdet i utvelgelseskriterier/rangering utover beskrivelsen av ‘betydelig større vekt’ for erfaring/leveringsevne er ikke kvantifisert i utdraget.
• Invitasjon til markedsdialog (2026) inneholder kun innspillspunkter og tidslinje for markedsdialog, ikke formelle kvalifikasjons-/tildelingskrav for kommende kontrakt (01.10.2027).