Eventtjenester - planlegging og produksjon for Helse Bergen HF

Anskaffelse av vikartjenester innen sykepleie, spesialsykepleie (inkl. intensiv/operasjon) og jordmor. Gjennomføres som begrenset tilbudskonkurranse med kvalifiseringsfase og rammeavtale(r) med flere leverandører (parallelle rammeavtaler). Delkontrakter er inndelt i delområder A (sykepleier), B (spesialsykepleier intensiv og operasjonssykepleier), C (øvrige spesialsykepleier) og D (jordmor), videre fordelt per RHF/HF (A1–A5, B1–B5, C1–C5, D1–D5).

• Tilbyder skal være en lovlig etablert virksomhet.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: Firmaattest. (Kravspesifisert i kvalifikasjonsgrunnlagets punkt 4.1.)

  Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 4.1 Registreringer, autorisasjoner mv.
• Tilbyder skal være registrert i foretaksregister/handelsregister i den staten der tilbyder er etablert.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse på registrering i faglig register i etableringsstaten.

  Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 4.1 Registreringer, autorisasjoner mv.
• Tilbyder skal være godkjent bemanningsforetak (registrert iht. forskrift for bemanningsforetak).

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på registrering i Arbeidstilsynet register. Dokumentasjonen skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato for prekvalifikasjonssøknaden.

  Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 4.1 Registreringer, autorisasjoner mv.
• Forsvarlig forretningsmessig drift: tilbyder må ha forsvarlig forretningsdrift (redegjørelse mht. tvister/revisjoner/misligholdsbeføyelser hvis relevant).

  Dokumentasjon: Redegjørelse og vedlegg med dokumentasjon som dommer/kjennelser/revisjonsrapporter m.v. dersom tilbyder de siste 5 årene har vært involvert i tvister/revisjoner/uregul. ved leveranse av vikartjenester til offentlig/privat der oppdragsgiver har benyttet misligholdsbeføyelser.

  Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 4.1 Registreringer, autorisasjoner mv.
• Økonomisk og finansiell soliditet som gir trygghet for gjennomføring av kontraktsforpliktelsene.

  Dokumentasjon: Siste godkjente årsregnskap med revisors kommentarer. Alternativt: dokumentasjon fra anerkjent kredittvurderingsfirma som viser at tilbyder er «kredittverdig uten sikkerhet» (og oppdragsgiver kan verifisere). Kredittvurderingen skal ikke være eldre enn 6 måneder fra innleveringsdato for prekvalifikasjon.

  Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 4.2 Økonomisk og finansiell kapasitet
• Tilbyder kan sannsynliggjøre erfaring og leveringsevne knyttet til konkrete leveranser av vikartjenester til spesialisthelsetjenesten (Norge/Skandinavia), og erfaring må være fra de delområdene tilbyder søker deltakelse på.

  Dokumentasjon: Tilbyder skal fylle ut Vedlegg – Tilbyders erfaring. (Eventuell støtte fra andre selskap tillates med dokumentasjon gjennom forpliktelseserklæring mv.)

  Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 4.3 Erfaring og leveringsevne
• Tilbyder har ikke anledning til å levere prekvalifiseringssøknad for flere delområder som bygger på de samme ressursene for å oppfylle kvalifikasjonskravet (kapasitetskrav/leveringsevne).

  Dokumentasjon: Begrensningen er angitt som kvalifikasjonskrav i teksten; dokumentasjonskrav knyttes til Vedlegg – Tilbyders erfaring og/eller støtteerklæringer ved bruk av andre virksomheter.

  Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 4.3 Erfaring og leveringsevne
• Tilbyder skal ha et elektronisk kvalitetssikringssystem som etterleves i praksis, med prosedyrer og dokumenterbar historisk sporbarhet.

  Dokumentasjon: Tilbyders detaljerte beskrivelse av kvalitetssikringssystemet. Tilbyder skal fylle ut Vedlegg Kravspesifikasjon. Presentasjon/demonstrasjon etter at dokumentasjonen er vurdert av oppdragsgiver (jfr. Vedlegg – Presentasjon kvalitetssikringssystem).

  Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 4.4 Kvalitetssikringssystem og system for oppdragshåndtering
• Tilbyder skal ha elektronisk system for oppdragshåndtering.

  Dokumentasjon: Tilbyders detaljerte beskrivelse av oppdragshåndteringssystemet. Tilbyder skal fylle ut Vedlegg Kravspesifikasjon.

  Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 4.4 Kvalitetssikringssystem og system for oppdragshåndtering
• Tilbyder kan støtte seg på andre virksomheter for å oppfylle kvalifikasjonskravene.

  Dokumentasjon: ESPD- erklæring for både tilbyder og støttende virksomhet(e) elektronisk, og forpliktelseserklæring fra støttende virksomhet(e) (jfr. vedlegg Forpliktelseserklæring).

  Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 4.5 Støtte fra andre virksomheter

• Elektronisk innlevering av søknad om deltakelse i konkurransen via Mercell-portalen innen fristen.Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 3.1 Generelt / 3.2 Forespørselens utforming
• Søknaden skal leveres med angitte vedlegg og filnavnstruktur: Søknadsbrev (PDF), Informasjon om søker (PDF), Attest fra foretaksregisteret (PDF), Attest for registrert bemanningsforetak (PDF), Siste godkjente årsregnskap m/ revisjonsberetning (PDF), Kredittvurdering (PDF), Forpliktelseserklæring (PDF, dersom aktuelt), Forsvarlig drift (PDF, dersom aktuelt), Tilbyders erfaring (XLS), Kravspesifikasjon (XLS), Beskrivelse krav (PDF), bruksanvisning og begrunnelse for sladding (PDF), sladdet versjon av søknad (PDF).Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 3.2 Forespørselens utforming
• Tilbyder skal fylle ut Vedlegg – Kravspesifikasjon (Excel) og Vedlegg – Besvarelse/ beskrivelse krav (PDF) som del av dokumentasjonen knyttet til prekvalifisering.Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 1.6 Kvalifikasjonsgrunnlaget + 3.2 Forespørselens utforming
• Dersom opplysninger er taushetsbelagte: levere sladdet versjon av forespørsel (PDF) i redigerbart format før låsing.Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 2.4 Offentlighet

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

15.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtalens varighet: 01.10.2023–30.09.2025, med opsjon på forlengelse inntil 2 år av gangen (maks samlet 4 år). Prøvetid første 6 måneder.Kilde: Rammeavtale (forside) + 1.4 Avtaleperiode, forlengelse og oppsigelse
• Bestillings-/avropsprosess: forespørsel skal sendes skriftlig med oppdragsbeskrivelse; leverandør responderer med CV; leverandør som responderer innen frist med høyest prioritet får bekreftet leveransen; valgt leverandør må sende oppdragsbekreftelse.Kilde: Rammeavtale 2.1 Bestillingsprosedyre og oppdragsbekreftelse
• Responstid: korte oppdrag: minst 1/2 time (konkret frist angis i forespørsel); lengre oppdrag: minimum 24 timer (konkret frist angis i forespørsel).Kilde: Rammeavtale 2.3 Responstid
• CV/oversikt før avrop: leverandør skal ha oversikt over CV, referanser og gyldig autorisasjon (HPR-nr.) for hver vikar; CV framlegges ved tilbud og legges inn i kundens elektroniske løsning der det er tatt i bruk.Kilde: Rammeavtale 2.4 CV – tilbudt vikar
• Kundens rett til å avvise vikar: kan avvise ved manglende egnethet/ikke egnet iht. referanser/erfaring eller konkrete forhold, og leverandør må fremskaffe ny vikar.Kilde: Rammeavtale 2.5 Kundens rett til å avvise en tilbudt vikar + 4.1 Leverandørens plikt til fremskaffing av ny vikar
• Krav til vikar: gyldig autorisasjon (norsk HPR-nr.); videreutdanning/spesialistgodkjenning relevant for delområde; minimum 2 års erfaring innen delområde/spesialfelt.Kilde: Rammeavtale 5.3.1 Autorisasjon + 5.3.2 Videreutdanning - spesialisering + 5.3.3 Erfaring vikar
• Språk: vikar skal beherske/kunne gjøre seg godt forstått, samt forstå norsk/svensk/dansk muntlig og skriftlig; kunden kan kreve bestått test i norsk (høyere nivå, C1-lignende).Kilde: Rammeavtale 5.3.4 Språk
• IKT: grunnleggende IKT-kompetanse og påregne arbeid med elektroniske rapport- og journalsystemer.Kilde: Rammeavtale 5.3.5 IKT - kompetanse
• Arbeidstids-/arbeidsforhold: leverandør ansvarlig for at vikar ikke samlet disponeres i strid med arbeidsmiljølovens arbeidstidsbestemmelser; etablering og håndheving av effektive kontrollsystemer; kunne levere halvårlige rapporter ved forespørsel.Kilde: Rammeavtale 5.2.5 Arbeidsmiljøloven
• Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter: ansatte og underleverandører som medvirker skal ha lønns- og arbeidsvilkår minst i samsvar med forskrift/krav; dokumentasjonsplikt ved forespørsel; mislighold.Kilde: Rammeavtale 5.2.2 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter
• Taushetsplikt: innleid personell skal ha signert taushetserklæring før oppdrag starter; oppbevares minst 3 år etter avsluttet innleie.Kilde: Rammeavtale 5.2.10 Taushetsplikt
• Politiattest: leverandør ansvarlig for at vikar har politiattest iht. helsepersonelloven §20a.Kilde: Rammeavtale 5.2.11 Politiattest
• Opplæring/introduksjon: ved første oppdrag kan inntil 1 arbeidsdag være introduksjons-/opplæringstid dekket av leverandør; e-læring iht. kundens rutiner før oppstart der relevant.Kilde: Rammeavtale 5.2.12 Opplæring/introduksjonstid
• Helsefaglig beredskap/HLR: basal HLR årlig teoretisk og praktisk gjennomgang i løpet av siste 12 måneder før oppstart (HRL unntak ved AHLR gjennomgått); avansert HLR årlig for relevante avdelinger/fagområder.Kilde: Rammeavtale 5.3.9 Basal HLR + 5.3.10 Avansert HLR
• Smittevern: leverandør ansvarlig for at vikar følger kundens rutiner og nasjonale/lokale krav; fremlegge TB/MRSA-screening ved relevante opphold; følge eventuelle lokale bestemmelser.Kilde: Rammeavtale 5.3.8 Smittevern
• Rusmidler: forbud; ved mistanke/ påvirkning avvises vikar og leverandør skal erstatte; kostnader til merkostnader inntil erstatter ankommer; ev. test kostnadsdekkes av leverandør.Kilde: Rammeavtale 5.3.7 Bruk av rusmidler
• Reise- og oppholdskostnader: dekkes når bosted >60 km; reisekostnader etter faktisk utgifter og kvittering; opphold dekkes med nattillegg iht. statens regulativ (per 1.1.2023 kr 435). Ikke fakturer der helseforetaket selv dekker bolig/reise.Kilde: Rammeavtale 2.10 Reise- og oppholdskostnader
• Statistikk/rapportering: leverandør plikter å oversende salgsstatistikk på forespørsel (kvartalsvis tidsfrister) via avtaleforvalters portal; dagmulktsanksjon ved forsinkelse uten Force Majeure.Kilde: Rammeavtale 5.3.12 Statistikk

• Dokumentutdraget inneholder ikke selve ‘prekvalifiseringssøknad’-skjemaenes detaljer utover liste over vedlegg; eventuelle ytterligere kvalifikasjonskrav i andre deler av vedlegg/ESP D-begrunnelse er ikke med i tekstuttrekket.
• Rammeavtaleutdraget viser mange kontraktskrav for leverandør og vikar, men hele bilag «Kravspesifikasjon» og «Prisskjema» er ikke inkludert; presise minstekrav for alle faglige punkter må derfor verifiseres i komplett bilag.