Renholdstjenester i HK-dirs lokaler i Bergen

Åpen anbudskonkurranse (FOA del I og III) om renholdstjenester i HK-dirs lokaler i Bergen, Nonnesetergaten 4 (ca. 1830 m2, 9. og 10. etasje). Formål er tilfredsstillende renhold og vedlikehold, minst mulig negativ miljøpåvirkning, ivaretakelse av produsentkrav/garantier og myndighetskrav. Oppdragsgiver ønsker kontrakt med én leverandør. Kontrakt starter 01.08.2026, varighet 2 år med automatisk forlengelse 1 år av gangen (oppsigelsekrav: 3 mnd før fornyelse fra oppdragsgiver / 6 mnd fra leverandør). Verdi anslått til NOK 1 800 000 eks. mva over 4 år. Første dag med utført renhold: mandag 3. august 2026.

• I utdraget forekommer ikke avklarte detaljer i del B bilag 1 punkt 6.2/6.1 knyttet til eksakte dokumentasjonsmetoder utover at Svanemerke/tilsvarende skal dokumenteres i Bilag 2. Nøyaktig krav til hvilke bevis som aksepteres er ikke ytterligere spesifisert i teksten som er gjengitt.
• Krav til utførelse (frekvensnivåer, romkategorier og kontrollsystem/digitalt avvikssystem) er beskrevet overordnet; men detaljkrav (f.eks. hvilke konkrete rapportmaler/format) fremgår ikke i dette utdraget.
• Opsjon om matteservice og -leie er omtalt (Bilag 1 punkt 8), men konkrete leveranseparametere/vederlagslogikk for opsjonen er ikke fullt gjengitt i teksten som er levert her.

• Leverandøren må oppfylle krav til leverandører for å få tilbud evaluert; manglende oppfyllelse kan føre til avvisning.

  ESPD (Del IV seksjon A) og øvrig etterspurt dokumentasjon i kvalifikasjonskapitlet (jf. FOA § 24-2 / § 24-2 avvisningsgrunner).

  Del A, punkt 5.1 og 5.2/5.3
• Leverandør kan støtte seg på andre foretaks kapasitet (økonomisk/finansiell og/eller teknisk/faglig) innenfor FOA § 16-10, og underleverandør-/støtteleddbegrensning: ikke flere enn to ledd.

  Separat ESPD fra aktuelle foretak + forpliktelseserklæring/tilsvarende som viser rådighet over nødvendige ressurser i kontraktsperioden.

  Del A, punkt 5.3.1 Støtte fra andre foretak
• Skatteattest: leverandøren skal ha ordnede forhold for skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift; skatteattest ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist.

  Norske: attest via Altinn. Utenlandske: tilsvarende attester, eller erklæring signert av økonomidirektør/økonomiansvarlig dersom landet ikke utsteder attester.

  Del A, punkt 5.3.2 Skatteattest
• Leverandøren skal være lovlig etablert foretak (registrering/foretaksregister/faglig register/handelsregister).

  Norske: firmaattest. Utenlandske: bekreftelse på registrering i relevant register i etableringsstaten.

  Del A, punkt 5.3.3 Leverandørens registrering, autorisasjon mv.
• Leverandøren skal være godkjent i Arbeidstilsynets renholdsregister ved tilbudsfrist.

  Kopi av godkjennelse utstedt av Arbeidstilsynet.

  Del A, punkt 5.3.3 Leverandørens registrering, autorisasjon mv.
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten.

  Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall (Oppdragsgiver innhenter selv via Bisnode). Ved manglende grunnlag/ikke tilfredsstillende kreditt: garantierklæring fra bank/finansieringsinstitusjon eller morselskapsgaranti.

  Del A, punkt 5.3.4 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet
• Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare leveranser, herunder dokumentere erfaring med NS-INSTA 800 gjennom én eller flere av leveransene. Leverandøren skal beskrive inntil tre leveranser de tre siste årene.

  Beskrivelse med krav til innhold: kundens navn; kontaktperson (navn/telefon/e-post); kort beskrivelse av leveransen (inkl. antall m2, type bygg/areal, om NS-INSTA 800 brukt, tidspunkt, beløpsomfang). Leverandøren kan dokumentere erfaring via personell de rår over selv om erfaring er fra annen arbeidsgiver. HK-dir kan kontakte referansepersoner.

  Del A, punkt 5.3.5 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner – Erfaring
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne.

  Kort og overordnet beskrivelse av virksomheten (kjernekompetanse, organisering/eierforhold), hvordan leverandøren er organisert for kontrakten (inkl. hvilke deler som ivaretas av underleverandør) og helhetlig kvalitetssikringssystem (inspeksjoner, avvikshåndtering, rapportering).

  Del A, punkt 5.3.5 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner – Gjennomføringsevne

• Tilbud må ikke inneholde avvik, med mindre avvik er oppgitt i tilbudsbrevet; avvik skal oppgis presist/entydig og referere til relevant vedlegg/punkt i konkurransegrunnlaget.Del A, punkt 6.1.3 Avvik
• Signert tilbudsbrev (bruk vedlagt mal), filnavn: «1 Tilbudsbrev - <leverandørnavn>.pdf».Del A, punkt 6.2 Tilbudets utforming
• Forpliktelseserklæring fra annen virksomhet kun dersom leverandøren støtter seg på kapasiteten til andre virksomheter; filnavn: «2 Forpliktelseserklæring – <leverandørnavn>.pdf».Del A, punkt 6.2 Tilbudets utforming
• ESPD (utfylling i EU-Supply) som foreløpig dokumentasjonsbevis for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav; samlet erklæring i ESPD Del IV seksjon A.Del A, punkt 5.2 og 6.2 Tilbudets utforming
• Dokumentasjonsbevis for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav i punkt 5.3, levert som egen fil «3 Kvalifikasjon – <leverandørnavn>.pdf».Del A, punkt 6.2 Tilbudets utforming
• Tilbudsbesvarelse som inneholder utfylt Del B-dokumentasjon: Avtaledokument; Vedlegg 1 (egenrapportering av lønns- og arbeidsvilkår); Bilag 2 (løsningsbeskrivelse og prisskjema). Filnavn: «4 Tilbud – <leverandørnavn>.pdf».Del A, punkt 6.2 Tilbudets utforming
• Sladdet tilbud: alle dokumenter i sladdet versjon i én fil. Filnavn: «5 Sladdet tilbud – <leverandørnavn>.pdf».Del A, punkt 6.2 Tilbudets utforming (Sladdet tilbud)
• Tilbud skal leveres elektronisk via EU-Supply før tilbudsfrist (innlasting kan trekkes/endres frem til fristen; siste innlevering gjelder). Tilbud ikke levert via EU-Supply innen frist avvises.Del A, punkt 6.4 Leveringsmåte

• Lavest pris

  Kontrakten tildeles leverandør med laveste pris. Dokumentasjonskrav: utfylt prisskjema i del B bilag 2 punkt 1.

  Del A, punkt 7.1 Tildelingskriterier og tilhørende dokumentasjonskrav

• Kontraktsperiode: 2 år fra 01.08.2026, med automatisk videreføring 1 år av gangen; oppsigelsesfrister: minst 3 mnd før fornyelse (oppdragsgiver) / minst 6 mnd før (leverandør).Del B, Avtaledokument – Kontraktsperiode (NS 8431 punkt 5)
• Renholds-/kvalitetsstandard: gjennomføring av renhold etter Norsk Standard NS 8431:2025 og NS-INSTA 800-1 (og -2 for kunnskapsnivå); kvalitetsfastsettelse og kontroll i henhold til NS-INSTA 800.Del B, Bilag 1 punkt 4 (Renhold etter NS-INSTA 800) og punkt 4.3 / Del B Avtaledokument (NS 8431:2025)
• Kontrollkrav: komplett INSTA-kontroll ved oppstart (leverandør utarbeider rapport); rapportering innen 1 uke etter kontroll; NS-INSTA 800-kontroll før avslutning av kontrakten (merkostnader for å nå avtalt nivå dekkes av leverandør).Del B, Bilag 1 punkt 4.1 og 4.2
• Løpende møter: oppstartsmøte + minimum årlig møter underveis og avsluttende møte (digitalt eller fysisk).Del B, Bilag 1 punkt 2 (Møter)
• Personell/språk: personell som utfører tjenester skal forstå og kunne gjøre seg forstått på norsk.Del B, Bilag 1 punkt 3.1
• Kompetansekrav NS-INSTA 800: renholder(-e) kunnskapsnivå 2; renholdsleder nivå 3; vikar/backup minimum én fast vikar/backup til fast(-e) renholder(-e).Del B, Bilag 1 punkt 3.2
• Renholdsmetoder og miljø-/kjemikaliekrav: moderne/bærekraftige metoder; Svanemerket eller type 1- miljømerke (ISO 14024). Kjemikaliebegrensninger (uønskede/skal ikke benyttes stoffer listet). Renholdsartikler skal være Svanemerket eller tilsvarende; kjemikalier/produkter inngår i leverandørens ansvar.Del B, Bilag 1 punkt 6.1 Miljø og punkt 6.2.1 Leverandørens ansvar
• Avfallshåndtering og kildesortering: restavfall tømmes etter avtalt frekvens; avfall tømmes før helligdager/offentlige fridager uavhengig av frekvens; avfallsbeholdere tømmes daglig; leverandør følger krav til kildesortering og sørger for avfallsplan tilgjengelig.Del B, Bilag 1 punkt 5.1 og 5.2 (Avfall)