Dokumentene omhandler en avtale for levering av et fagsystem for PPT (SSA-L 2026) for Gjøvik kommune, inkludert krav til funksjonalitet (bilag 1/vedlegg 1 case), pris-/opsjoner (bilag 6a prisskjema), etableringsplan/leveransefrist (bilag 3), tjenestenivå (bilag 4) og tilhørende databehandleravtale for behandling av personopplysninger (standard databehandleravtale med bilag A–D).

• Flere relevante avsnitt i databehandleravtalen og bilag (A–D) inneholder mal-/placeholdertekster (f.eks. navn på underliggende tjenesteavtale, typer/kategorier av personopplysninger, varighet, sikkerhetsnivåvalg, kontaktpunkt). Dokumentet sier ikke hvilke faktiske verdier som skal fylles inn.
• I SSA-L Bilag 1 framgår ikke full kravtabell for alle punkter (kun delvis utdrag med enkelte krav-IDer). Vekting av kravgrupper (A/B/C) er beskrevet, men eksakt liste av evalueringskrav som inngår i hele tilbudsvurderingen er ikke komplett i teksten som er gitt.
• Prisskjema-arkene viser 0 i alle felter (antatt utfyllingsmal). Teksten gir dermed ikke faktiske evalueringspriser eller endelig total.
• Databehandleravtaleens 'Bilag C punkt C.2/C.5/C.6' osv. er omtalt, men selve innholdet for bilag C (instrukser om sikkerhetstiltak, revisjonsrutiner detaljer, slettefrister/tilbakeleveringsformat) er ikke komplett gitt utover malpunkter.

• Databehandleravtale med bilag skal fylles ut og signeres, og sendes inn sammen med tilbudsdokumentene (SSA-L, avtalens punkt 2.1/6.2).SSA-L 2026-fagsystem PPT.docx, avtalens punkt 6.2 Personopplysninger
• Case skal besvares gjennom en eller flere innspilte videoer fra løsningen (for evaluering av kvalitet).Bilag 1 Vedlegg 1 CASE
• Prisskjema (Bilag 6a Prisskjema PPT) skal fylles ut med priser for samlet plattformløsning, inkl. etablering/år 1, løpende kostnader fra år 2, timepriser og opsjoner (antall brukere/integrasjoner m.m. angitt i skjema).Bilag 6a Prisskjema PPT.xlsx, arkene Oppsummering og Prisskjema (Gjøvik/Vestre Toten/Nordre Land/Søndre Land)

• Løsningskvalitet/støtte til arbeidsprosesser vurdert via case og kravtabell (SSA-L Bilag 1 Vedlegg 1 krav GE/J/S/MB/LO m.fl.)

  Evalueringskrav i casen (innspilt video) og kravtabellen vurderes skjønnsmessig. Eksempler: brukerdialog, oversikt/forside, tekstbehandling, flere saksbehandlere i samme dokument, samtidig visning, tilgangsstyring, saksflyt/status/faser, varsling, lederoversikt, statistikk og samhandling.

  SSA-L Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon (avsnitt 'Løsningskvalitet og støtte for arbeidsprosesser (40%)') + Bilag 1 Vedlegg 1 CASE
• IKT krav (informasjonssikkerhet/personvern, tilgangsstyring/sporbarhet, plattform/arkitektur, integrasjoner, drift/varsling/forvaltning)

  Leverandørens beskrivelse skal omfatte styring/etterlevelse for informasjonssikkerhet og personvern, samt tilgangsstyring og sporbarhet, arkitektur og integrasjonsstrategi, drift/tilgjengelighet/robusthet og håndtering av hendelser og endringer.

  SSA-L Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon (avsnitt 'IKT krav (20%)')
• Utvikling, samarbeid og leveransemodell

  Videreutvikling/innovasjon, kundesamarbeid (påvirkningsmuligheter), og support (tilgjengelighet/kompetanse/forutsigbarhet).

  SSA-L Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon (avsnitt 'Utvikling, samarbeid og leveransemodell (10%)')
• Kravtyper og må-krav (M) og evalueringskrav (E)

  Kravtype 'M' er må-krav (leverandøren må svare 'Ja' for å bli evaluert). E-krav vurderes i poengskala 0–10 og vektes ved kravgrupper A/B/C (oppgitt i case-/evalueringsbeskrivelsen).

  SSA-L Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon (avsnitt om casevurdering og evalueringsoppsett i 'Bilag 1 Vedlegg 1 CASE')

• Leverandøren skal levere et nytt fagsystem levert, etablert og klart til bruk senest 01.12.2026 (plan for etableringsfasen og leveransemelding).SSA-L Bilag 3: Plan for etableringsfasen (avsnitt 'Nytt fagsystem ... senest 01.12.2026.')
• Kundens godkjenningsprøve: 10 virkedager fra første virkedag etter leveransemelding (med regler for godkjenning/underkjenning og vesentlighet).SSA-L Avtaletekst 2026-fagsystem PPT.docx, punkt 3.3 godkjenningsprøve og Leveringsdag
• Dokumentasjon og opplæring: dokumentasjon på norsk med mindre annet, og opplæring bistås der det er avtalt; dokumentasjon leveres senest når godkjenningsprøve starter hvis ikke annet er avtalt.SSA-L Avtaletekst 2026-fagsystem PPT.docx, punkt 3.4 Dokumentasjon og opplæring
• Drift/vedlikehold og standardoppgraderinger inngår i vederlaget med mindre annet er angitt; leverandøren skal teste ved oppgraderinger og endringer i tredjepart der relevant.SSA-L Avtaletekst 2026-fagsystem PPT.docx, punkt 3.5 Oppgradering/vedlikehold
• Personopplysninger: leverandør kan ikke overlate personopplysninger til andre for lagring/bearbeidelse/sletting uten skriftlig tillatelse; underleverandører skal ha tilsvarende forpliktelser; databehandleravtale skal være inngått før behandling.SSA-L Avtaletekst 2026-fagsystem PPT.docx, punkt 6.2 Personopplysninger
• Databehandleravtale (grunnleggende): databehandler skal behandle personopplysninger i samsvar med gjeldende personvernregler og behandlingsansvarliges dokumenterte instrukser; databehandler skal varsle ved instruks som er i strid.Databehandleravtale generell avtaletekst 2020v2.docx, punkt 4 Behandlingsansvarliges instrukser (jf. avsnittet 'Behandlingsansvarliges instrukser til Databehandleren')
• Sikkerhet: databehandler skal iverksette egnede tekniske og organisatoriske tiltak, foreta risikovurderinger, dokumentere tiltak og gjøre dem tilgjengelig for revisjon.Databehandleravtale generell avtaletekst 2020v2.docx, punkt 7 Sikkerhet ved behandlingen
• Varsling ved brudd: databehandler skal uten ugrunnet opphold skriftlig underrette behandlingsansvarlig om brudd og gi nødvendig bistand/informasjon for rapportering til tilsyn.Databehandleravtale generell avtaletekst 2020v2.docx, punkt 8 Melding om brudd på personopplysningssikkerheten