Fagsystem for kunst- og gjenstandsregister

Levering av et komplett digitalt fagsystem for kunst (kunst- og gjenstandsregistrering og tilhørende tjenester) som skytjeneste (SaaS) til Bamble kommune, inkludert drift/vedlikehold, implementering, opplæring, samt potensielt integrasjoner og videreutvikling. Systemet skal støtte forvaltning av kunstsamling og museumsgjenstander, historikk, metadata, plasseringer, avtaledokumentasjon og vedlikeholds-/tilstandsvurderingslogg, samt digital bildetjeneste.

• Fylle ut vedlegget «kravspesifikasjon Bamble kommune – Fagsystem kunst og gjenstandsregister.xlsx».Kilde: Bilag 01, punkt 4.1 Generelt
• Leverandøren bør tilby en komplett versjon av løsningen med brukerveiledning til disposisjon for kunden i perioden mellom tilbudsfrist og kontraktsinngåelse (testløsning), og testløsningen skal slettes ved kontraktinngåelse.Kilde: Bilag 01, punkt 4.1.2 Testløsning
• Skal skaffe minimum én referansekunde til testing av system og referansesjekk (ønskelig geografisk nær Bamble).Kilde: Bilag 01, punkt 4.1.5 Referansekunde
• Tilbudet skal leveres som skytjeneste (Software as a Service, SaaS) der teknisk forvaltning og drift inngår som integrert del av skytjenesten.Kilde: Bilag 01, punkt 3.1 Generelt om løsningen

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

26.06.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Tillatt

• Tjenesten er løpende «as-a-service» over internett, med mulig installasjon, konfigurering, tilpasning og/eller integrasjoner dersom dette er spesifisert i bilag 1.Kilde: SSA-L 2026, punkt 1.1 Avtalens omfang
• Leverandøren skal levere tjenesten i henhold til krav i bilag 1 og beskrivelse i bilag 2 innen frister i bilag 3; også ansvar for at tjenestenivåkrav i bilag 4 oppfylles. Drift av tjenesten inngår i vederlaget.Kilde: SSA-L 2026, punkt 2.1 Leverandørens ansvar for tjenesten
• Tredjepartsleveranser: vilkår for kundens tilgang/bruk skal vedlegges bilag 9; Leverandøren er ikke ansvarlig for feil i tredjepartsleveranser som oppstår etter leveringsdag, med nærmere unntak.Kilde: SSA-L 2026, punkt 2.2 Leverandørens ansvar for tredjepartsleveranser
• Etableringsfase: plan for roller/ansvar og fremdriftsplan skal utarbeides ved behov; kan inntas i bilag 3.Kilde: SSA-L 2026, punkt 3.1 Plan for etableringsfasen
• Leveranse og godkjenning: Leverandøren sender leveransemelding; hvis ikke annet avtalt i bilag 3 skal kunden undersøke tjenesten i 10 virkedager fra første virkedag etter leveransemelding (godkjenningsprøve).Kilde: SSA-L 2026, punkt 3.2 Leveransefrist og leveransemelding + punkt 3.3 Godkjenningsprøve og leveringsdag
• Feil/underkjenning: Kunden kan ikke underkjenne hvis feil er uvesentlige; A/B/C-kategorier definert (kritisk/alvorlig/mindre alvorlig). Definisjoner gjelder med mindre annet avtales i bilag 3.Kilde: SSA-L 2026, punkt 3.3 (A/B/C-feilkategorier)
• Dokumentasjon og opplæring: Kunden skal få standard dokumentasjon/elektronisk tilgang på norsk (med mindre annet avtales), datert og siste versjon; dokumentasjon skal leveres senest når godkjenningsprøven starter (hvis ikke annet avtalt i bilag 3). Leverandøren skal bistå med opplæring i den grad avtalt i bilag 1/2 (pris i bilag 6).Kilde: SSA-L 2026, punkt 3.4 Dokumentasjon og opplæring
• Oppgraderinger/vedlikehold: Standardoppgraderinger og alminnelig vedlikehold inngår i vederlaget med mindre annet er særskilt angitt i bilag 6. Leverandøren skal teste og foreta nødvendige standardoppgraderinger i avtaleperioden (ved behov spesifiseres testing i bilag 1).Kilde: SSA-L 2026, punkt 3.5 Oppgradering/vedlikehold etter leveringsdag
• Ytterligere utvikling: Kunden kan bestille videreutvikling innen rammene i bilag 1 og 2; betales etter medgått tid iht. timesatser i bilag 6 (med mindre annen modell i bilag 6).Kilde: SSA-L 2026, punkt 3.6 Ytterligere utvikling etter leveringsdag
• Krav til informasjonssikkerhet: Leverandøren skal iverksette forholdsmessige tiltak for konfidensialitet, at data ikke kommer på avveie, mot utilsiktet endring/sletting og mot virus/skadelig programvare; data skal holdes atskilt fra tredjepartsdata.Kilde: SSA-L 2026, punkt 6.1 Informasjonssikkerhet
• Personopplysninger: Hvis leverandøren behandler personopplysninger på vegne av kunden, skal leverandøren (i bilag 2) beskrive hvordan tilfredsstillende behandling oppnås; databehandleravtale skal være inngått før behandling starter (og bilag 10 DFØ/databehandleravtale inngår/skal følge med).Kilde: SSA-L 2026, punkt 6.2 Personopplysninger
• Varighet: avtalen trer i kraft ved undertegning; gjelder i 3 år fra leveringsdag dersom ikke annet avtales i bilag 5, og fornyes automatisk 1 år om gangen med 3 mnd. oppsigelsesfrist før fornyelse; leverandør kan si opp med 12 mnd. varsel før fornyelsestidspunkt.Kilde: SSA-L 2026, punkt 5.1 Varighet
• Avbestilling: Kunden kan avbestille helt/delvis med 3 mnd. skriftlig varsel (annen frist kan avtales i bilag 5). Avbestillingsbetaling inkluderer gjennomført del, dokumenterte direkte omdisponerings-/direkte kostnader, samt avbestillingsgebyr = 10% av vederlaget fakturert siste 3 måneder, med mindre annet avtales i bilag 6.Kilde: SSA-L 2026, punkt 5.2 Avbestilling
• Oppfølgende bistand ved avslutning: Leverandøren skal bistå i inntil 30 kalenderdager etter at tjenesten er etablert hos ny leverandør eller hos kunden selv; tjenesten skal forbli fullverdig i avslutningsperioden.Kilde: SSA-L 2026, punkt 5.4 Avslutning av avtalen

• Dokumentet inneholder kun deler av SSA-L (generell avtaletekst) og veiledningstekst; konkrete bilagsinnhold (bilag 2-9, 10 m.v.) er ikke gjengitt, derfor mangler spesifisering av: leveringstidspunkt i bilag 3, tjenestenivå/kompensasjoner i bilag 4, prisformat/timesatser og prisendringer i bilag 6, samt konkrete sikkerhets-/personvernkrav fra kundens arkfane(r) i bilag 1.
• Tildelingskriterier er ikke oppgitt i den medsendte teksten (kun innhold/krav i bilag 01 fremgår).
• Krav knyttet til referansekunde og test/demoforhold fremgår som «skal/bør» i bilag 01, men konkurranseprosessen (forhandling, evaluering) og hvordan dette vektes er ikke inkludert i dokumentteksten.