Kvalifikasjonsfasen - Komponentvedlikehold Bell 412

NATO-standard AQAP-2021 (Ed. A Ver. 1) gir veiledning for å unngå mottak av forfalsket materiell i forsyningskjeden. Ved bruk i kontrakter inngår eksempel på kontraktskrav i Annex A samt tilhørende spørsmål til statlig kvalitetsoppfølging (GQAS) i Annex B.

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

26.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Leverandøren skal ha definert og dokumentert policy for unngåelse av forfalsket materiell (counterfeit avoidance).Kilde: Annex A punkt 1.1 (Supplier Requirements)
• Policy og Anti Counterfeit Management Plan (ACFMP) skal gjøres tilgjengelig for kunder på forespørsel.Kilde: Annex A punkt 1.2
• Organisasjonen skal ha ordninger for å håndtere risikoen for forfalsket materiell i egen forsyningskjede.Kilde: Annex A punkt 1.3
• Toppledelsen skal sikre at policy er tilgjengelig, kommunisert, forstått og implementert av relevante ansatte.Kilde: Annex A punkt 2.1
• Organisasjonen skal utpeke en ledelsesrepresentant med ansvar og myndighet for å (1) implementere/vedlikeholde tiltak, (2) rapportere bekymringer og (3) fremme bevissthet om risiko.Kilde: Annex A punkt 2.2
• Leverandøren skal fastsette krav til bevissthet, kompetansenivå pr. rolle og hvordan opplæringsbehov skal dekkes; opplærings-/kompetanseregistre skal opprettholdes.Kilde: Annex A punktene 3.1-3.2
• Organisasjonen skal vurdere og registrere risiko ved innkjøp av forfalsket materiell, bl.a. knyttet til kritikalitet for ytelse og sikkerhet.Kilde: Annex A punkt 4.1
• Ved identifisert risiko skal organisasjonen «flow down» passende bransjeskjema/standard til forsyningskjeden og dele informasjon om kritikalitet.Kilde: Annex A punkt 4.2
• Ved utvelgelse/evaluering av sub- suppliers skal organisasjonen kunne spore kilden gjennom forsyningskjeden til produsenten for å redusere risiko.Kilde: Annex A punkt 4.3
• Hvis direkte innkjøp fra/eller sporing til produsent ikke er mulig, skal dette håndteres som økt risiko, og minst må leveransen oppfylle kundens spesifiserte krav (uten at sikkerhet/ytelse degraderes).Kilde: Annex A punkt 4.4
• Inspeksjons- og testkrav for aksept av materiell skal fastsettes og være proporsjonale med risiko for forfalskning og kritikalitet mht. sikkerhet/ytelse.Kilde: Annex A punkt 5.1
• Hvis materiell mistenkes for å være forfalsket i produksjon eller ved leveranse, skal ekstra testing vurderes for å bekrefte om det er forfalsket.Kilde: Annex A punkt 5.2
• Organisasjonen skal etablere ordninger for å (1) kontrollere mistenkt forfalsket materiell for å hindre utilsiktet bruk/tilbakeføring i kjeden, (2) hindre retur til underleverandør uten kontrollerte omstendigheter for validering/testing, og (3) hindre at bekreftet forfalsket materiell re-enters i kjeden/returneres til sub-supplier.Kilde: Annex A punkt 6 (Control of Non-Conforming Products)
• Organisasjonen skal etablere ordninger for rapportering av forekomster av forfalsket materiell til (1) kunden, (2) leverandør av materialet, (3) eier av IP-rettigheter til genuint materiell, (4) relevante informasjons-/datainnsamlingsorganisasjoner og (5) nasjonale håndhevelsesmyndigheter (law enforcement).Kilde: Annex A punkt 7
• Alle leverandører og produsenter bør ta positive tiltak for å forebygge korrupsjon og hindre feilaktig framstilling; eksempler inkluderer indelible/encrypted/covert merking, sikker destruksjon, OMP/obsolescens-designstøtte, håndheving av varemerke-/designrettigheter, advarsler ved oppdagelse, rapportering til toll-/databaser, og forpliktelser til å skaffe materiell kun fra produsent eller autoriserte distributører.Kilde: Annex A punkt 8 (Additional Requirements…)
• Organisasjonen bør sikre at det finnes tiltak i organisasjon og forsyningskjede som hindrer at forfalskede produkter kommer inn ved håndtering av obsolescens; alle bør implementere og håndtere en robust Obsolescence Management Plan (OMP) som skal samsvare med EN IEC 62402:2019.Kilde: Annex A punkt 9 (Obsolescence)

• Dokumentet beskriver AQAP-2021 som veiledning og sier at publikasjonen ikke er ment brukt som kontraktsdokument, men inneholder eksempelkrav. Det fremgår ikke av utdraget hvordan kravene konkret skal brukes/vektlegges i et spesifikt norsk konkurransegrunnlag.
• Det er ikke trukket ut konkrete kvalifikasjonskrav, innleveringskrav, eller tildelingskriterier fra teksten som er gitt (utdraget inneholder primært standardinnhold og eksempelkrav).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg 5A (Parts List) er listen oppgitt som «non-exhaustive» og at nye komponenter kan introduseres i løpet av kontraktsperioden. Hvordan skal vi prise arbeid for komponenter som ikke fremgår av Parts List – gjelder det forhåndspris/fastsatte enhetspriser, timepriser (man-hour rates), eller skal det etableres nye priser per komponent ved call-off/AOG?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå prislogikken for nye/ikke-listede komponenter for å kunne gi riktige tilbudspriser og unngå uforutsatt risiko.

   Kilde: Clause 1.4 Scope of the procurement + Annex 5A-Parts List

2. Kontrakten beskriver «Pull concept» og at scope også inkluderer AOG og priority orders, samt «some additional support services». Kan dere spesifisere om «additional support services» (obsolescence monitoring, replacements monitoring, status reports, trend analyses NFF/CND/MTBF, Program Management Review, Customer Portal) inngår som faste leveranser per periode/leveranse, og hvordan de skal prises (fast årlig sum, timebasert, eller per rapport/aktivitet)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er uklart hvordan de støtte-/styringsaktivitetene skal operasjonaliseres og prises, og dette påvirker total kostnad og tilbudets sammenlignbarhet.

   Kilde: Clause 1.4 Scope of the procurement (additional support services)

3. Det fremgår at tilbudsfasen kan inneholde forhandlinger for å fjerne usikkerhet og forbedre kvalitet/priser. Hvilke konkrete punkter i Vedlegg 5B (Requirements), Vedlegg 6 (Aircraft Parts Regulation) og øvrige vedlegg forventer dere at dere vil forhandle om i praksis (f.eks. dokumentasjonsomfang, CoC/merking, testing/inspeksjon, responstid for AOG, bemanning/kapasitet)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren bør avklare hvilke «krav med skjønn» som kan forhandles, slik at det ikke leveres et tilbud med feil forutsetninger.

   Kilde: Clause 2.2 (Tender phase) + Annex 5B-Requirements + Annex 6

4. Vedlegg 6 (Aircraft Parts Regulation/AQAP-2021) beskriver AQAP-2021 som veiledning og eksempelkrav, men det fremgår ikke i konkurransegrunnlaget hvordan AQAP-kravene konkret skal brukes/vektlegges i denne anskaffelsen. Kan dere bekrefte hvilke konkrete deler/krav i Annex 6 som er kontraktsmessige krav for leverandøren i denne konkurransen (og hvilke som kun er «guidance»)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten klar avgrensning av hvilke «eksempelkrav» som skal oppfylles kontraktsmessig, kan leverandøren feilallokere kostnader og kapasitet.

   Kilde: Annex 6 (Aircraft Parts Regulation) – samt omtale av AQAP 2021 i konkurransegrunnlaget

5. I Annex 6 fremgår krav til «Certification of Conformity (CoC)» og at dokumentasjonskrav varierer for «Standard parts», «POL», «Chemicals» og «Raw material» (inkl. Tabell 6). For Bell 412-komponentene: kan dere oppgi hvordan vi skal klassifisere hver komponent i Vedlegg 5A (dvs. hvilken material/komponentkategori som gjelder), eller skal leverandøren gjøre klassifisering selv basert på part type?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig dokumentasjon (CoC/COA/TDS/merking/shelf life m.m.) avhenger av korrekt klassifisering. Manglende føringer gir kostnadsrisiko.

   Kilde: Annex 6 – C (Material Classification) + D.4/D.6/D.7/D.8/D.9 + Table 6

6. Annex 6 inneholder krav til «Approved manufacturers» og «Interchangeability and substitution approval», herunder at det finnes personell-/organisasjonsprivilegier for å godkjenne interchangeability. For denne konkurransen: hvem kan utføre/innhente disse godkjenningene (leverandøren selv, våre subcontractors, eller dere/MAA-NOR)? Og hvilke konkrete bevis/dokumentasjon må vi levere i kvalifikasjonsfasen og/eller tilbudsfasen for å vise at vi kan håndtere I&S (interchangeability and substitution) for Bell 412 delene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker både kvalifikasjonskrav, kostnader og gjennomføringsevne. Usikkerhet kan gi avvisning eller mangelfullt tilbud.

   Kilde: Annex 6 – D.2/D.3 samt AMC/GM under D.3

7. Annex 6 krever også «Reauthorization of parts» ved bruk/tilbakeføring og har begrensninger (inkl. advarsel om funksjonstesting uten godkjent P/N, CAGE eller dokumentasjon). Kan dere beskrive forventet prosess i deres MRO-ordning: skal leverandøren utføre reauthorization i alle tilfeller, og hvilke konkrete trinn forventer dere at leverandøren dokumenterer (personell, sjekklister, sporbarhet) for at AOG/priority orders skal kunne leveres innen oppgitt tidslinje?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å forstå «hva som må gjøres» og dokumenteres for å levere innen operasjonelle frister uten å bryte sikkerhetskrav.

   Kilde: Annex 6 – G (Reauthorization of Parts) + warningtekst

8. I kvalifikasjonskravene QR5/QR6/QR7/QR8 er det fastsatt krav til erfaring (relevante deliveries siste 5 år), kapasitet (FTE/organisering), og sertifikater. Kan dere bekrefte om disse kravene må oppfylles i sin helhet av én juridisk enhet, eller om vi kan oppfylle hvert krav ved støtte/«reliance» fra ulike subcontractors/partner(e) (og hvordan det vurderes i praksis i kvalifikasjonsfasen)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klarhet om hvordan «reliance on other entities» slår ut på hvert QR-krav er avgjørende for bemanning, organisering og strategi for tilbudet.

   Kilde: Clause 4.2 Reliance on the capacity of other entities + Clause 4.6 (QR5–QR8)

9. Det fremgår at kontrakten kan deles i to lots: Lot A (Avionics) og Lot B (System), og at nye komponenter kan komme til i avtaleperioden. Kan dere avklare om et tilbud på kun ett lot begrenser vår rett/plikt til å levere reparation/overhaul på «nye komponenter» som eventuelt tilhører samme kategori som vårt lot – og om nye komponenter som havner på tvers av lot (f.eks. avionics med systemintegrasjon) håndteres som separate lot/tildelinger eller som del av eksisterende lot?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå grensesnitt og forpliktelser ved endringer i scope over tid for å prise riktig og for å styre kapasitet.

   Kilde: Clause 1.4 Scope of the procurement (lots A/B + new components)