Elektro-optiske (EO) og infrarøde (IR) kamerasystemer til Indre Kystvakt (IKV) - Kvalifikasjonsfase

Kystverket skal inngå avtale om levering av elektro-optiske (EO) og infrarøde (IR) kamerasystemer til Indre Kystvakt (IKV). Ved signering utløses avrop på fem (5) systemer til Nornen-klassen. Leveransen omfatter installasjon, idriftsettelse, opplæring og tilhørende dokumentasjon. Det er også opsjoner (bl.a. ekstra arbeidsstasjoner, maritime skjermer HD/4K, kabling, samt SLA). Budsjett er oppgitt til 2,5 MNOK pluss opsjoner (estimert ramme inkl. opsjoner: 3,0 MNOK ekskl. mva.). Tidsplan: demonstrasjon uke 36, forhandling uke 37–38, valg uke 39, kontraktsinngåelse uke 41 (foreløpig).

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister/faglig register/handelsregister i etableringsstaten.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse på registrering i foretaks-/fag-/handelsregister i etableringsstaten.

  Kilde: Pkt. 4.1 Leverandørens registrering, autorisasjon mv.
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne utføre kontrakten (kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse).

  Dokumentasjon: Kredittvurdering fra virksomhet med konsesjon fra Datatilsynet, basert på sist kjente regnskapstall, inkl. beskrivelse av utvikling siste to år. Oppdragsgiver kan innhente ytterligere økonomisk info/rating/årsregnskap/noter/styrets årsberetning/revisjonsberetning.

  Kilde: Pkt. 4.2 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet
• Erfaring: Krav om erfaring fra tilsvarende eller relevante oppdrag/leveranser av systemer med samme omfang, karakter og kompleksitet.

  Dokumentasjon: Referanseliste vedlagt tilbud: foretakets fem viktigste leveranser av lignende systemer, inkl. verdi, relevans, tidspunkt og mottaker (Vedlegg 1 – Mal – Referanseskjema). Referanser kan kontrolleres ved behov.

  Kilde: Pkt. 4.3 Teknisk og faglige kvalifikasjoner, punkt 1
• Leverandøren bør ha tilstrekkelig kapasitet og kompetanse for å gjennomføre service og vedlikehold av systemene i hele levetiden.

  Dokumentasjon: Redegjørelse for hvordan leverandøren sikrer kapasitet for service/vedlikehold i levetiden. Beskrivelse av tekniske enheter og teknisk personell som leverandøren råder over. I kvalifikasjonssøknaden skal det synliggjøres/dokumenteres gjennomføringsevne og sannsynlighet for å levere iht. presentert tidsplan og kravspesifikasjon.

  Kilde: Pkt. 4.3, punkt 2
• Miljøledelsessystem: Gyldig ISO14001 / Miljøfyrtårn / EMAS (eller beskrivelse som dokumenterer at det tilsvarer kravene).

  Dokumentasjon: Gyldig sertifikat. Alternativt beskrivelse som viser tilsvarende oppfyllelse (f.eks. samsvar mellom NS-EN ISO14001:2004 og virksomhetens styringssystem).

  Kilde: Pkt. 4.3, punkt 3
• Kvalitetsstyringssystem: Gyldig ISO 9001 (eller tilsvarende).

  Dokumentasjon: Gyldig sertifikat. Alternativt beskrivelse som forklarer hvordan det tilsvarer kravene i ISO 9001 eller tilsvarende.

  Kilde: Pkt. 4.3, punkt 4
• Ved støtte på underleverandør: leverandøren må dokumentere rådighet over nødvendige ressurser og levere dokumentasjon for underleverandøren (inkl. ESPD).

  Dokumentasjon: Utfylt ESPD for underleverandør, dokumentasjon av tekniske/økonomiske/faglige kvalifikasjoner, og forpliktelseserklæring/annen dokumentasjon på rådighet (bruk av vedlagt mal).

  Kilde: Pkt. 3.4 og Pkt. 5 Underleverandører
• Ved felles deltakelse (flere leverandører i fellesskap): separate egenerklæringer må leveres.

  Dokumentasjon: Separate ESPD-er for hver deltaker.

  Kilde: Pkt. 3.1 Generelt om ESPD

• Forespørsel om å bli kvalifisert/kvalifikasjonssøknad skal leveres elektronisk i Mercell innen frist. For sent innkomne søknader avvises.Kilde: Pkt. 8.1 Innlevering om forespørsel
• Kvalifikasjonssøknadens dokumenter: Dok 01 Kvalifikasjonssøknad (signert). Dok 02 Referanseliste. Dok 03 Eventuelle forpliktelseserklæringer. Dok 04 Dokumentasjon gjennomføringsevne service og vedlikehold. Dok 05 Kredittvurdering.Kilde: Pkt. 8.2 Utforming av kvalifikasjonsanmodning
• Tilbud kan kun leveres av kvalifiserte leverandører. Tilbud skal leveres elektronisk via Mercell (KGV) innen tilbudsfrist; e-post eller lignende medfører avvisning. Sist innleverte tilbud før frist gjelder som endelig.Kilde: Pkt. 9 Innlevering av tilbud (generelt) og pkt. 9.1
• Tilbudets utforming/dokumenter som skal lastes opp (typisk via Mercell): signert tilbudsbrev, leverandørens løsningsbeskrivelse som besvarer alle krav/evalueringskriterier, fullstendig utfylt prisbilag (Excel), og sladdet versjon av tilbudet.Kilde: Pkt. 9.2 Tilbudets utforming
• ESPD: Som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav/avvisningsgrunner skal leverandør fylle ut vedlagt ESPD i Mercell, og skjemaet skal leveres sammen med tilbudet. Innstilte leverandører må dokumentere oppfyllelse før kontrakt inngås.Kilde: Pkt. 3.1 Generelt om ESPD
• Eventuelle forbehold/avvik til anbudsdokumentene skal fremgå tydelig ved innlevering av/tilbudet, med henvisning til hvilke punkter i dokumentene.Kilde: Pkt. 1.6 Forbehold
• Krav om sladdet utgave ved innsyn: sammen med tilbudet skal tilbyder levere sladdet versjon.Kilde: Pkt. 9.3 Innsyn i tilbudsdokumenter
• Elektronisk signatur kan kreves i innleveringsprosessen for å bekrefte at aktuell tilbyder har sendt inn forespørsel/tilbud.Kilde: Pkt. 9.4 Elektronisk signatur

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

24.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Levering av 5 EO/IR kamerasystemer (Nornen-klassen) inkludert installasjon, montering, idriftsettelse, opplæring og dokumentasjon (kravspesifikasjon og bilag).Kilde: Utkast kontrakt (Bilag/omfang) pkt. 1.7 og Bilag 1 (Formål/omfang) samt kontraktsutkastets ramme om 5 systemer
• Krav til leveransen: dokumentasjon/brukermanual og vedlikeholdsinstruks skal leveres på norsk; all dokumentasjon primært papir og i tillegg elektronisk; tegninger i PDF og DWG (der det er relevant).Kilde: Vedlegg 07 Krav til dokumentasjon
• Kvalitetssikringssystem: Leverandør skal ha et tilfredsstillende kvalitetssikringssystem tilpasset leveransen; dokumentasjon kan kreves på forespørsel. Kunden kan revidere leverandør og underleverandører; korrigerende tiltak ved avvik (unnlatelse er vesentlig mislighold).Kilde: Utkast kontrakt pkt. 1.13 Kvalitetssikring
• HMS og offentlige krav: leverandør skal oppfylle lovpålagte HMS-krav og øvrige offentlige påkrav; HMS datablad ved kjemiske stoffer.Kilde: Utkast kontrakt pkt. 1.12 HMS og offentlige krav
• Lønns- og arbeidsvilkår: kontrakten vil inneholde krav til lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner iht. forskrift om lønns- og arbeidsvilkår. Egenrapporteringsskjema kan kreves innen én måned etter kontraktsstart og flere ganger i avtaletiden.Kilde: Pkt. 2.1 Krav til lønns- og arbeidsvilkår (i konkurransegrunnlag) og Vedlegg 03 Egenrapporteringsskjema
• Pris og betalingsbetingelser: priser faste i kontraktsperioden; betaling innen 30 dager etter korrekt faktura mottatt; kun EHF-faktura aksepteres; merking av faktura.Kilde: Utkast kontrakt pkt. 1.10 Priser og pkt. 1.11 Betalingsbetingelser samt Bilag 3 Fakturering
• Leveringsbetingelser: DDP iht. Incoterms 2020; levering på avtalt sted/tid og forsvarlig pakket; pakkseddel/merke krav.Kilde: Utkast kontrakt pkt. 1.9.1 Leveringsbetingelser og pkt. 1.9 Levering
• Forbehold/avvik: eventuelle forbehold må være tydelig; ellers gjelder kontraktsvilkår og leverandør aksepterer betingelsene.Kilde: Pkt. 1.6 Forbehold og Utkast kontrakt pkt. 1.3 Generelt
• Reklamasjon og mangler: Kunden skal reklamere innen rimelig tid etter at mangel oppdages og ikke senere enn [XX] måneder etter levering (utfylling ikke vist). Utbedring omgående ved reklamering; mislighold kan gi heving/erstatning.Kilde: Utkast kontrakt pkt. 1.16.3 og 1.16.4
• Konfidensialitet: opplysninger om kunde/leveranse skal behandles konfidensielt også etter opphør.Kilde: Utkast kontrakt pkt. 1.20 Konfidensialitet
• Underleverandører: leverandør kan ikke bruke underleverandør uten kundens skriftlige samtykke; godkjente underleverandører listet i bilag.Kilde: Utkast kontrakt pkt. 1.7 Leverandørens generelle plikter
• Etisk handel/code of conduct: Leverandør må etterleve krav; brudd kan være vesentlig mislighold. (omfatter bl.a. tvangsarbeid, barnearbeid, diskriminering, HMS, miljø, korrupsjon).Kilde: Utkast kontrakt pkt. 1.15 Prinsipper for bærekraftig forretningspraksis
• Opplæringsvideo: leverandør skal levere opplæringsvideo (norsk tekst/voice, rettighetsklar musikk, rettigheter til Kystverket ved leveranse, ikke bruke eget navn/logo som integrert element; Kystverkets logo vises).Kilde: Vedlegg 06 Krav til opplæringsvideo
• Oppfyllelse av kravspesifikasjon: Leveransen skal oppfylle alle krav i Bilag 1 (kravspesifikasjon).Kilde: Utkast kontrakt pkt. 1.7 Leverandørens generelle plikter
• Opsjoner: SLA (service) er opsjon som evalueres individuelt og skal kunne beskrives med årlig kostnad, fjernhjelp vs stedlig, og opptid.Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon (opsjon SLA) og pkt. 1.3 i kravtabellen

• Budsjett for anskaffelsen er oppgitt som 2,5 millioner NOK pluss opsjoner, mens anslått samlet ramme inkl. opsjoner er 3 000 000 NOK ekskl. mva. (uavklart om disse er ment som samme kostnadsgrunnlag).
• Reklamasjonsfrist for mangler i kontrakt er angitt som [XX] måneder (feltet er ikke utfylt i teksten).
• Tidsplan etter åpning av tilbud er oppgitt som foreløpig; konkrete datoer kan forskyves (inkl. vedståelsesfrist).
• Det fremgår at demonstrasjon skjer uke 36 (Horten), men nærmere krav til demonstrasjonsopplegg/innhold er ikke trukket ut i den gitte teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransedokumentene står det «Demonstrasjon (Horten) uke 36», men krav til hva demonstrasjonen skal inneholde (f.eks. hvilke delsystemer/funksjoner, varighet, antall demo-enheter/representanter, og hvilke evalueringspunkter som brukes) er ikke tydelig i utdraget. Kan dere angi fullstendig krav til demonstrasjonsinnhold og demonstrasjonsformat (inkl. tidsramme, agenda, kriterier og hvilke test-/demoobjekter eller datasett som stilles av Kystverket)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi må vite hva som faktisk skal leveres i demonstrasjonen for å kunne planlegge ressursbruk og sikre at demonstrasjonen kan dokumentere oppfyllelse av absolutte/vesentlige krav.

   Kilde: 1.7 Viktige datoer; øvrig demonstrasjonskrav ligger i Vedlegg/Bilag til kontrakt (ikke gjengitt i utdraget) / eventuelle deler i Vedlegg 09 (nevnt)

2. I pkt. 1.2 fremgår det at avtalen omfatter installasjon, service og vedlikehold samt nødvendig opplæring, og at service-/vedlikeholdskontrakt kan følge med SSA-L som utgangspunkt. Kan dere bekrefte: (1) om oppdragsgivers krav til installasjon/service/vedlikehold og tilhørende SLA/responstider/opplæringsomfang er endelig regulert i Bilag 1/kravspesifikasjonen (Vedlegg 09), eller om noe vil fastsettes etter valg av leverandør? (2) Hvis SLA fastsettes i SSA-L, hvilke konkrete SLA-krav vil bli lagt til grunn (responstid, feilhåndtering, tilgjengelighet/MTTR, rapportering, vedlikeholdsplaner og drift utenfor normal arbeidstid)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten tydelige SLA- og opplæringskrav kan vi ikke prise riktig og heller ikke vurdere hvor leverandørrisikoen faktisk ligger.

   Kilde: 1.2 Anskaffelsens formål og omfang; 1.3 Kontraktsvilkår (SSA-L nevnes)

3. Kontraktstildeling forutsetter at «kun tilbud som tilfredsstiller alle absolutte krav vil bli evaluert» og at avvik skal avvises. Kan dere gi en liste (eller peke til eksakt vedlegg/del) over hvilke «absolutte krav» i Vedlegg 09 som kan medføre avvisning, og kort beskrive hva som kreves for å dokumentere oppfyllelse av hvert av disse kravene (f.eks. hvilke test-/dokumentasjonsbevis brukes i evalueringen)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi må forstå hvilke krav som er avvisningsutløsende og hvordan oppfyllelse skal dokumenteres for å unngå å bruke tid på en løsning som ikke kan kvalifisere i evalueringen.

   Kilde: 7.1 Evalueringsmetode (nevner Vedlegg 09 - Utkast - Bilag til kontrakt / absolutte krav)

4. I kontraktsutkastet (Vedlegg 08) står at levering skal skje «DDP i henhold til INCOTERMS 2020», men det er ikke spesifisert hvordan dette håndteres ift. eventuelle maritime/operasjonelle leveringssteder, lokale krav og eventuelle toll-/transportkostnader. Kan dere avklare: (1) hvilket leveringssted(er) som gjelder for «fritt levert» for de fem systemene (navn/adresse/IKV-lokasjoner), (2) hvem som dekker eventuelle kostnader knyttet til lokal rigging/inntransport/installasjon på stedet, og (3) om DDP inkluderer alle lokale transport- og installasjonskostnader eller bare selve vareleveringen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringsbetingelsen påvirker både pris (transport/toll) og gjennomføringsplan (inntransport/installasjon), og må avklares for korrekt prising.

   Kilde: Vedlegg 08 - Utkast - Kontrakt, pkt. 1.9.1 Leveringsbetingelser

5. I Vedlegg 08 pkt. 1.8 fremgår det at Kystverket har status som «prioritert kunde» og at leverandøren normalt skal bekrefte bestillinger innen 24 timer. Kan dere presisere de konkrete forpliktelsene vi må levere på, herunder: (1) bekreftelsestid 24 timer – gjelder det alle typer bestillinger/avklaringsforespørsler? (2) forventet servicegrad – hvilke konkrete responstider og hvilke kanal(er) (epost/telefon/portal) er lagt til grunn? (3) finnes det «samhandlingsavtale» i Bilag 3 som fastsetter dette – og kan dere peke til riktig punkt/kapittel?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvis «prioritert kunde»-løftet er konkret, kan det ha direkte bemannings- og beredskapskostnader; hvis det er ubestemt, må vi få det konkretisert.

   Kilde: Vedlegg 08 - Utkast - Kontrakt, pkt. 1.8 Bestilling (og evt. Bilag 3 – Administrative bestemmelser)

6. I Vedlegg 08 pkt. 1.9 og 1.12 beskrives levering i normalarbeidstid og at HMS-krav er gjengitt i Bilag 3. Kan dere avklare: (1) hva som er definert som «normalarbeidstid» i denne avtalen (tidssone/klokkeslett), (2) hvilke konkrete HMS-krav som er «særlige» for installasjon/service på IKV (f.eks. arbeid i havn, sikring, sikkerhetstillatelser, opplæring/sertifikater som må fremlegges før adkomst), og (3) om dere krever pre-jobb risikovurdering/arbeidstillatelse (PTW) og hvem som eier denne?

   Hvorfor det er verdt å spørre: HMS- og tilgangskrav kan gi betydelige planleggings- og kostnadsrisiko, og må forstås før tilbud/ressursplanlegging.

   Kilde: Vedlegg 08, pkt. 1.9 Levering; pkt. 1.12 HMS og offentlige krav (særlige krav i Bilag 3)

7. Kontrakten sier at «Leverandøren kan ikke benytte underleverandør uten Kundens skriftlige samtykke», og at godkjente underleverandører er listet i Bilag 5. Kan dere avklare hvordan dere håndterer bruk av underleverandører som kun leverer komponenter (OEM/produksjonsledd) versus underleverandører som skal utføre service/implementering på stedet? Trenger vi samtykke for begge kategorier, og hvor dokumenteres dette i tilbudet/ved kontraktsinngåelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For EO/IR-kamerasystemer er leverandørkjeden ofte sammensatt; uklart nivå for samtykke kan skape kontraktsbrudd ved oppstart og påvirker ressurs- og leveranseplan.

   Kilde: Vedlegg 08, pkt. 1.7 Leverandørens generelle plikter (underleverandør-samtykke); Bilag 5

8. I Vedlegg 08 pkt. 1.10 står at prisene er «faste i kontraktsperioden» og skal inkludere «alle tenkelige og utenkelige kostnader» samt at bestilling er skriftlig og bindende. Kan dere bekrefte hvordan «avrop på fem systemer» i praksis håndteres prissmessig: (1) er det én fast enhetspris per system som gjelder ved avrop, eller (2) kan det komme opsjoner/endringsordrer hvor prissetting reguleres av prisbilaget? (3) Hvilke kostnadsposter som ligger i prisbilaget er «obligatoriske» vs. opsjon/tillegg?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi må forstå pris-/avropsmekanikken for å gi riktig totalpris og riktig risikobudsjettering for endringer.

   Kilde: 1.2 Anskaffelsens formål og omfang (avrop på fem systemer; opsjoner omtales); Vedlegg 08 pkt. 1.10 Priser; Vedlegg 09/Prisbilag (ikke gjengitt i utdraget)