Rammeavtale med én leverandør for ryddetjenester på fengsels- og politieiendommer i Oslo

Rammeavtale med én leverandør for ryddetjenester på fengsels- og politieiendommer i Oslo (Statsbygg). Avtalen omfatter kartlegging og rydding/emballering/sortering av avfall (inkl. farlig avfall) fra lokaler til angitte steder for videre bortkjøring av Statsbyggs avfallshåndteringsleverandør, samt bruk av nødvendig utstyr (elektrisk) og utarbeidelse av avfallsplan/SJA. Planlagt oppstart 1. september 2026. Kontrakten inngås for 1 år med opsjon/forlengelse i inntil totalt 4 år. (Tilbudsinvitasjon, avtal/ytelsesbeskrivelse, avtaledokument).

• Tilbyder må ha lovlig etablert foretak (organisatorisk og juridisk).

  Dokumentasjon: Firmaattest (for utenlandske firmaer tilsvarende attest bestemt ved lovgivningen i det landet hvor foretaket er etablert). Kilde angir at ESPD leveres nå: tilbyder fyller inn elektronisk egenerklæring (ESPD).

  Kilde: Tilbudsinvitasjon, kap. 4.2 «Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen» (Organisatorisk og juridisk) / «Attest for skatt og merverdiavgift»
• Tilbyder må ha tilfredsstillende økonomisk gjennomføringsevne (økonomisk og finansiell kapasitet).

  Dokumentasjon: ESPD. Statsbygg kan vektlegge omsetning sett i forhold til kontraktens verdi og gjennomfører kredittvurdering. Kan bli bedt om revisorbekreftede årsregnskaper eller oppgi StartBANK ID.

  Kilde: Tilbudsinvitasjon, kap. 4.2 (Økonomisk og finansiell kapasitet)
• Tilbyder skal ha tilstrekkelig erfaring fra oppdrag med overføringsverdi til kontrakten; minst ett oppdrag skal vise erfaring med håndtering av farlig avfall.

  Dokumentasjon: Opplysninger om inntil 5 referanseprosjekter utført i løpet av de siste 3 årene med: oppdragets/avtalens navn, beskrivelse, oppdragsgiver, kontraktsverdi eks. mva., tidspunkt for levering/utførelse. Levert som del av kvalifikasjonsdokumentasjon (ikke nå; ESPD fylles inn nå).

  Kilde: Tilbudsinvitasjon, kap. 4.2 (Erfaring)
• Tilbyder må ha tilstrekkelig gjennomføringsevne (kapasitet) til å gjennomføre kontrakten; ikke dokumenteres gjennomføringsevne for rollen som kjemiker.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av gjennomsnittlig årlig arbeidsstyrke og antall medarbeidere i ledelsen i løpet av de siste 3 årene, synliggjørende ryddepersonell. ESPD fylles inn nå; ev. dokumentasjon kan etterspørres.

  Kilde: Tilbudsinvitasjon, kap. 4.2 (Gjennomføringsevne/kapasitet)
• Tilbydere registrert i StartBANK kan oppgi StartBANK ID eller levere kopi av registreringsbevis i StartBANK i stedet for deler av dokumentasjonen.

  Dokumentasjon: StartBANK ID eller kopi av registreringsbevis (alternativ til deler av dokumentasjon).

  Kilde: Tilbudsinvitasjon, kap. 4.2 (StartBANK)
• Dersom tilbyder støtter seg på andre for økonomisk og finansiell kapasitet: solidarisk ansvarserklæring (jf. krav i konkurransen).

  Dokumentasjon: Solidaransvarserklæring må leveres for de foretakene det støttes på.

  Kilde: Tilbudsinvitasjon, kap. 4.2 (Solidaransvar) / vedlegg «Solidaransvarserklæring - mal»
• Dersom tilbyder støtter seg på andre for tekniske/faglige kapasitet/kompetanse: forpliktelseserklæring (reell rådighet over ressurser).

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring fra underleverandør/foretak som det støttes på (og egen ESPD for foretak som tilbyr støtter seg på).

  Kilde: Tilbudsinvitasjon, kap. 4.2 (Forpliktelseserklæring) / vedlegg «Mal for forpliktelseserklæring»
• Skatteattest for skatt/forskuddstrekk/påleggstrekk/arbeidsgiveravgift og merverdiavgift (kun for norsk leverandør som får kontrakten, før kontrakt).

  Dokumentasjon: Felles skatteattest (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift) og merverdiavgift. Ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist. For EØS-utenfor Norge: tilsvarende attester. (Kravet gjelder ved kontraktsinngåelse).

  Kilde: Tilbudsinvitasjon, kap. 4.3 «Attest for skatt og merverdiavgift»
• Etterlevelse/egenerklæring om sanksjonslovgivning kreves ved innstilling til kontrakt; manglende utfylt egenerklæring kan gi avvisning.

  Dokumentasjon: Utfylt «Egenerklæring om forholdet til gjeldende sanksjonslovgivning» på Statsbyggs mal (for leverandør som innstilles til kontrakt).

  Kilde: Tilbudsinvitasjon, kap. 4.1 «Kvalifisering - Tildeling»

• Fylle inn elektronisk egenerklæringsskjema (ESPD) i Mercellportalen om at samtlige kvalifikasjonskrav er oppfylt og at det ikke foreligger angitte avvisningsgrunner.Kilde: Tilbudsinvitasjon, kap. 4.1 «Kvalifisering - Tildeling»
• Tilbudsbrev (med angivelse av tilbudssum og eventuelle avvik/forbehold). Tilbudsbrevet skal være undertegnet; filnummerering: «1-1Tilbudsbrev».Kilde: Tilbudsinvitasjon, kap. 6.4 «Hva skal leveres – hvilken filstruktur skal benyttes?»
• Tilbudsskjema i utfylt og signert stand (vedlegg). Filnummerering: «2-1Tilbudsskjema».Kilde: Tilbudsinvitasjon, kap. 6.4
• ESPD skal i tillegg fylles inn i Mercellportalen (se også over).Kilde: Tilbudsinvitasjon, kap. 6.4
• Kryss av i tilbudsskjema for «Forbehold og avvik» (skal være uten forbehold/avvik iht. utfylling).Kilde: Tilbudsskjema (pkt. 2 «FORBEHOLD OG AVVIK»)
• Kryss av i tilbudsskjema for at all dokumentasjon som fremgår av «Hva skal leveres?» er levert.Kilde: Tilbudsskjema (pkt. 3 «Vedlegg til tilbudSskjema»)
• Elektronisk innsending av tilbud via Mercellportalen innen frist; sent innkomne tilbud avvises.Kilde: Tilbudsinvitasjon, kap. 6.5 «Innleveringssted og tilbudsfrist» og kap. 6.1 «Elektronisk tilbudsavgivelse»
• Ved innstilling til kontrakt: levere utfylt «Egenerklæring om forholdet til gjeldende sanksjonslovgivning» på Statsbyggs mal (før kontrakt).Kilde: Tilbudsinvitasjon, kap. 4.1 «Kvalifisering - Tildeling»
• Ved innstilling til kontrakt: levere skatteattest (og merverdiavgift) hvis norsk leverandør (ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristen).Kilde: Tilbudsinvitasjon, kap. 4.3 «Attest for skatt og merverdiavgift»
• Ved bruk av støtte fra andre foretak: levere forpliktelseserklæring og/eller solidaransvarserklæring (hvis relevant).Kilde: Tilbudsinvitasjon, kap. 4.2 (solidaransvar/forpliktelseserklæring)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

25.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtalens varighet: 1 år (oppgitt som dd.mm.åååå til dd.mm.åååå), med ensidig forlengelse inntil totalt 4 år (opptil 3 år ekstra) og automatisk 1 år av gangen dersom varsel ikke gis senest 3 måneder før utløp.Kilde: Avtaledokument «KONTRAKTENS VARIGHET»
• Maks antall ledd underleverandører: ikke flere enn to ledd i kjede uten oppdragsgivers skriftlige samtykke (avtaledokument og kontraktsvilkår).Kilde: Avtaledokument «UNDERLEVERANDØRER» / Kontraktsvilkår punkt 6.2 «Bruk av underleverandører mv.»
• Arbeidsleder: leverandør skal dedikere én fast arbeidsleder; arbeidsleder skal være fysisk til stede så lenge arbeidene gjennomføres (unntak kun med forhåndsgodkjenning).Kilde: Tilbudsinvitasjon «Arbeidsleder»
• Oppdrag/avrop: leverandør skal innen 2 virkedager gi tilbakemelding om tidspunkt for oppstart; oppstartstidspunkt innen 3-10 virkedager fra tilbakemelding.Kilde: Tilbudsinvitasjon «Om det enkelte avrop» / Ytelsesbeskrivelse «4. Responstid»
• Tidspunkter må overholdes; ved manglende overholdelse (ikke Statsbyggs forhold) kan Statsbygg kreve dekket kostnader til vakt og sikring.Kilde: Tilbudsinvitasjon «Om det enkelte avrop»
• Krav til avfallsplan og gjennomføring: avfallsplan skal godkjennes før rydding/arbeid etter pkt. 2b igangsettes.Kilde: Ytelsesbeskrivelse pkt. 2a) «Kartlegging av avfall»
• Kildesortering: alt avfall fra ryddetjenesten skal kildesorteres med sorteringsgrad minimum 90 % målt i vekt (i henhold til NS 9431:2011).Kilde: Ytelsesbeskrivelse pkt. 2b) «Rydding og sikring»
• Farlig avfall/HMS: det skal utarbeides SJA for alt arbeid som innebærer håndtering av farlig avfall; SJA skal deles med Statsbygg før arbeid.Kilde: Ytelsesbeskrivelse pkt. 2b) (SJA for farlig avfall)
• Utstyr for flytting/håndtering innendørs (gaffeltruck/palletrucker) skal være 100 % utslippsfrie (elektriske); fossilt drevne maskiner ikke tillatt inne i byggene.Kilde: Ytelsesbeskrivelse pkt. 2b)
• Responstid for ferdigstillelse/varsling: ved ferdigstillelse av det enkelte oppdrag skal leverandør varsle skriftlig; oppdragsgiver kan be om bildedokumentasjon.Kilde: Kontraktsvilkår pkt. 7.2 «Ferdigstillelse»
• Forsikring: leverandør skal ha ansvarsforsikring (ansvar innen beløpsgrenser; ellers dekke i forhold til kontraktens omfang/art).Kilde: Kontraktsvilkår pkt. 6.10 «Forsikring»
• HMS-kort og ID: alle arbeidstakere skal ha gyldig HMS-kort, bæres synlig; legitimasjon må kunne fremvises; manglende kan gi bortvisning.Kilde: Kontraktsvilkår pkt. 6.12 «HMS-kort og ID»
• Lønns- og arbeidsvilkår/sosial dumping: leverandør ansvarlig for at egne og underleverandørers ansatte har vilkår iht. allmenngjort tariff og/eller relevante forskrifter; oppdragsgiver har dokumentasjons- og sanksjonsmuligheter (tilbakeholdsrett, stans, heving, evt. skifte av underleverandør).Kilde: Kontraktsvilkår pkt. 6.9 «Krav til lønns- og arbeidsvilkår - sosial dumping»
• Kvalitetssikring: leverandøren skal ha styringssystem som oppfyller NS-EN-ISO 9001:2015 eller tilsvarende; ved oppdrag > 1 år internrevisjon minst 1 gang per år (med mindre annet avtalt).Kilde: Kontraktsvilkår pkt. 6. «Kvalitetssikring» (under «Leverandørens plikter»)
• Innsynsrett: oppdragsgiver har rett til innsyn i relevante deler av styringssystem og regnskap, revisjon/inspeksjon/intervjuer; begrenset til tre år etter siste betaling; dokumentasjon skal være på norsk for arbeid utført i Norge.Kilde: Kontraktsvilkår pkt. 6.13 «Innsynsrett»
• Ytre miljø: forbud mot tropisk tømmer/fredet skog; krav om unngåelse av kjemikalier på prioriterings-/kandidatlisten over 0,1 vekt% uten godkjenning; leverandøren skal føre oversikt og kvartalsvis rapportere (første rapport innen 14 dager etter kontraktsinngåelse).Kilde: Kontraktsvilkår pkt. 6.14 «Ytre miljø»
• Dagmulkt ved brudd på miljøkrav knyttet til ytre miljø (mulkten løper fra fristens utløp til forholdet opphører; 1 promille av kontraktssummen per hverdag, min. NOK 1.500).Kilde: Kontraktsvilkår pkt. 6.14 «Ytre miljø» (del om dagmulkt)
• Sanksjonsloven: leverandøren plikter å etterleve sanksjonsloven; brudd anses som vesentlig kontraktsbrudd; kan kreve skifte av kontraktsmedhjelpere og kreve dokumentasjon innen 14 dager.Kilde: Kontraktsvilkår pkt. 6.15 «Sanksjonsloven med tilhørende forskrifter»
• Pris og betaling (regningsarbeid/medgått tid): timelister og liste over forbrukt materiell skal ligge vedlagt faktura; fakturering etter medgått tid, betaling innen 30 dager etter mottatt faktura; EHF-krav for faktura/kreditnota elektronisk.Kilde: Avtaledokument «PRIS» + «BETALING»; Kontraktsvilkår pkt. 12.7 «Betaling etter medgått tid» og pkt. 12.4/12.8/12.12 «Fakturering/Betalingsfrist/Faktura»

• Tilbudsinnlevering av kvalifikasjonsdokumentasjon: teksten sier at dokumentasjon «skal ikke leveres nå, kun ESPDen», men spesifiserer ikke komplett hvilke øvrige dokumenter som kan bli etterspurt etter innstilling (utover skatteattest og sanksjonserklæring).
• Krav til prisregulering gjelder i avtaledokumentet via KPI; sats/indeksgrunnlag og detaljer er beskrevet, men kontraktens endelige prisoppsett (timepriser og påslag) fremgår av tilbudsskjema—det er uklart hvilke elementer som til slutt inngår i kontraktssum vs evalueringssum (noen summer «vil dog ikke inngå i kontraktssummen»).
• Klarering av personell (fengsels-/politimyndighet) er et sentralt gjennomføringskrav, men hvordan dette operasjonaliseres ved avrop (tidshåndtering/konsekvens) er ikke fullstendig beskrevet i den utdragsmessige teksten.
• Avtaledokumentet har felt for datoer (dd.mm.åååå) som ikke er fylt ut i teksten, så eksakt avtaleperiode er ukjent i materialet.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget står det at tildelingen skjer utelukkende på laveste pris. Kan dere bekrefte hvordan endelig evalueringssum beregnes fra tilbudsskjemaet (hvilke timepriser, estimert timevolum og hvilke material-/påslagskomponenter som inngår i evalueringsgrunnlaget), og om det finnes flere elementer enn det som er oppgitt i tilbudsskjemaets evalueringsoppsett?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå eksakt hvordan poeng/score-pris blir beregnet for å kunne prise riktig og unngå avvik.

   Kilde: Tilbudsskjema – «Tilbudsevalueringen» samt pkt. 4.4 «Tildelingskriterier i denne konkurransen».

2. Timeprisene i tilbudsskjemaet skal være eks. mva., men «inkludert alle nødvendige utgifter, herunder indirekte kostnader». Kan dere presisere hvilke kostnadstyper som etter avtalen absolutt ikke kan legges inn i timeprisene (f.eks. reise/parkering/spisepause som nevnes i tilbudsskjemaet), og hva som eventuelt kan faktureres som «netto inntakskost tillagt påslag» eller «påslag ved innleie av spesialutstyr»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulik forståelse av kostnadsallokering kan gi feilkalkulering og risiko for avvisning eller tvist om fakturering.

   Kilde: Tilbudsskjema – punkt 1A «Timepriser» og del B/C/D («Søppelsekker», «Øvrig materiale», «Spesialutstyr»).

3. I tilbudsskjemaet er «Prosjektlederfunksjonen» oppgitt som kun brukt etter særskilt bestilling. Hvordan skal vi prise timer til prosjektleder i tilfeller der Statsbygg eventuelt ikke bestiller prosjektleder, men stiller krav til koordinering/ledelse i oppdragene? Skal prosjektleder-timenes anslag (30 timer) uansett inngå i evalueringen, og hva skjer kontraktsmessig hvis prosjektleder ikke bestilles?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må avklare økonomisk risiko knyttet til opsjon/ikke-bruk og hvordan dette slår ut i både evaluering og faktisk avregning.

   Kilde: Tilbudsskjema – «Prosjektlederfunksjonen; gjelder ... skal KUN benyttes etter særskilt bestilling» samt «Tilbudsevalueringen».

4. Kravet til «kjemiker» sier at bruk må skriftlig forhåndsgodkjennes av Statsbygg, og at kjemiker kan fakturere medgått tid ved prøvetakning/analyser utenfor eiendom dersom dette på forhånd skriftlig avklares. Kan dere presisere: (1) hvilke typer analyser/prøvetakning som typisk kan bli aktuelle, (2) om kjemiker-kostnader utenfor eiendom påvirker evalueringen på lik linje med øvrige timepriser, og (3) hvem som kan/skal bestille og godkjenne slik utenfor-eiendomsaktivitet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er kritisk å vite hvilke aktiviteter som kvalifiserer for kjemiker utenfor eiendom og hvordan godkjenning/avklaring dokumenteres for korrekt pris og etterlevelse.

   Kilde: Tilbudsskjema – «Kjemiker» og avtalevilkår knyttet til regulering/godkjenning (kontraktsvilkår, bl.a. HMS/miljø og endringer).

5. Rammeavtalen har planlagt oppstart 1. september 2026 og Oslo fengsel stenger i juni 2026. Kan dere konkretisere planlagte avrop/tømmingsbehov knyttet til Oslo fengsel (typiske tidspunkt/sesong, forventet varighet og om det er krav om gjennomføring før eller etter stenging), samt hvordan 2-virkedagers kravet til tilbakemelding og «innen 3–10 virkedager» praktiseres i en slik stengningssituasjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tidskravene påvirker bemanning, klarering, beredskap og pris. Leverandøren må forstå realistiske tidsvinduer for å kunne prise kapasitet og risiko riktig.

   Kilde: Tilbudsinvitasjon – «Om oppdragene under rammeavtalen» (Oslo fengsel stenger i juni 2026) og «Om det enkelte avrop».

6. Flere oppdrag krever at personell er klarert av fengsels- eller politimyndighet og at arbeidet kun utføres av navngitt personell som er gjort kjent med eiendommens bygningsmasse og rutiner (med omvisning/opplæring av Statsbygg). Kan dere avklare hvilke eiendommer som i praksis krever klarering (utover at «i dag gjelder ikke dette Stami og Norsk Musikkhøgskole»), og om Statsbygg kan gjennomføre omvisning/opplæring før vi får endelig avrop, slik at vi kan sikre oppstart innen 3–10 virkedager?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klarerings-/opplæringsløpet kan gjøre avropstidsfristen umulig uten tidlig tilrettelegging. Dette må avklares før tilbud for å unngå manglende leveranseevne.

   Kilde: Tilbudsinvitasjon – «Krav til utførende personell».

7. Det fremgår at underleverandører «skal godkjennes av Statsbygg jf pkt 6.2.1 i kontraktsvilkår», men navn/org.nr. for eventuelle underleverandører i avtaledokumentet er ikke utfylt. Kan dere bekrefte: (1) om tilbydere kan levere tilbud uten å oppgi konkrete underleverandører i avtaledokumentet, og (2) når og hvordan underleverandører må være foreslått/godkjent (før tilbud eller kun ved avrop/kontraktsinngåelse)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklarhet om når underleverandører må identifiseres og godkjennes påvirker kvalifikasjon, ESPD for underleverandører og tilbudets rigging.

   Kilde: Tilbudsinvitasjon – «Underleverandører» samt «Utkast til avtaledokument»/opplysning om forhåndsgodkjent underleverandør (kontraktsvilkår pkt. 6.2 og 6.2.1).

8. Kontraktsvilkårene har bl.a. innsynsrett i kvalitetssystem og deler av styringssystem/regnskap, samt norsk dokumentasjonsplikt «for arbeid utført i Norge». Kan dere presisere om det er spesifikke dokumenttyper/datasett dere vil kreve innlevert ved revisjon (f.eks. for ISO 9001, miljø/HMS og økonomi), og om det er krav til omfang/frekvens utover «tre år etter siste betaling» og «rimelig assistanse»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vurdere administrativ kost og risiko ved innsynsretten for å prise riktig og forberede dokumentasjonssystem.

   Kilde: Kontraktsvilkår – «Innsynsrett».

9. I kontraktsvilkårene er dagmulkt/bot knyttet til miljøskadelige stoffer/kjemikalier og til manglende retting. Kan dere bekrefte hvordan dette praktisk håndteres for «ryddetjenester» (hvilke kjemikalier som typisk vil være aktuelle å bruke, og hvordan dere dokumenterer/avgjør at terskelen «> 0,1 vektprosent» eller REACH Kandidatliste er relevant)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Miljø-/kjemikaliekrav kan gi uforutsigbar risiko. Leverandøren trenger å forstå konkret praksis for å prise og sikre etterlevelse.

   Kilde: Kontraktsvilkår – «Miljøskadelige stoffer og kjemikalier» og «Oppdragets utførelse»/rapporteringskrav.