2704 Sondeernæring og andre medisinske næringsmidler

Dokumentene beskriver rammevilkår og tilhørende bilag for elektronisk samhandling, logistikk/leveranser, samt kontraktskrav (bl.a. etisk handel og personvern) knyttet til anskaffelsen «2704 Sondeernæring og andre medisinske næringsmidler» i Helse Sør-Øst / helseregionene. Det framgår krav til elektroniske meldinger (EHF 3.0 via PEPPOL), varekatalog/masterdata, ordre-/ordrebekreftelse-/pakkseddel-/fakturaformat, oppstart/testing, og omfattende krav til fysisk leveranse (emballering, merking, holdbarhet, dokumentasjon) samt kvalitets- og oppfølgingsrutiner (leveringspresisjon, reklamasjonsgrad).

• (Sannsynlig) Informasjon om tilstedeværelse på okkupert område / aktsomhetsvurderinger ved risiko for brudd på folkeretten må gis i tilbud/søknad dersom leverandør eller produsent/underleverandør har slik tilstedeværelse.

  Dokumentasjon: Beskriv de faktiske forhold og hvordan skjerpede aktsomhetsvurderinger knyttet til leveransen er gjennomført (innsendes ved tilbud/søknad som vedlegg).

  Kilde: 2704_Bilag_11_Krav_ved_risiko_for_brudd_på_folkeretten.docx

• Egenerklæring om russisk involvering i offentlige anskaffelser skal være utfylt og undertegnet av fullmaktshaver (dato/sted, navn og signatur, selskapsnavn og org.nr.).Kilde: 2704_Bilag_10_Egenerklæring_om_russisk_involvering_i_offentlige_anskaffelser.docx
• Forpliktelseserklæring (dersom underleverandør/samarbeidspartner brukes) som bekrefter at hovedleverandør har rådighet over nødvendige ressurser hos underleverandør/samarbeidspartner til å oppfylle kontraktsforpliktelser (inkl. utfylling av hvilke kvalifikasjonskrav det støttes på).Kilde: 2704_Forpliktelseserklæring.docx
• Personvernerklæring: signering/forvaltning innebærer behandling av personopplysninger om leverandørens representant(er)/ansatt(e) knyttet til avtalesignering og kontakt, samt innsyn/sletting/retting etter erklæringens vilkår.Kilde: 2704_Bilag_7_Personvernerklæring.pdf
• Sladdetilbud: Ved innsynsbegjæringer kreves sladdet versjon av tilbudet i tråd med bruksanvisningen (ikke fjerne linjer/overskrifter; kun gjøre opplysninger utilgjengelige; begrunnelse for hvorfor opplysninger unntas offentlighet).Kilde: 2704_Bruksanvisning_og_begrunnelse_for_sladding_av_tilbud.docx

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

17.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Etisk handel: Leverandør skal overholde kontraktsvilkår 1–4; varer skal produseres i tråd med ILO-kjernekonvensjoner, FNs barnekonvensjon art. 32 og arbeidsmiljølovgivning i produksjonsland; leverandøren skal ha policys og rutiner for aktsomhetsvurderinger ved kontraktsstart og gjennom hele perioden.Kilde: 2704_Bilag_6_Kontraktskrav_etisk_handel.pdf (Kontraktsvilkår pkt. 1–4)
• Dersom leverandør blir kjent med forhold i strid med punkt 1–2 i leverandørkjeden, skal leverandør rapportere til oppdragsgiver uten ugrunnet opphold.Kilde: 2704_Bilag_6_Kontraktskrav_etisk_handel.pdf (Kontraktsoppfølging pkt. 3)
• Sanksjoner ved brudd på etiske kontraktskrav: oppdragsgiver kan kreve tiltaksplan, midlertidig stans, kreve bytte av underleverandør og/eller heve kontrakten.Kilde: 2704_Bilag_6_Kontraktskrav_etisk_handel.pdf (Sanksjoner pkt. 4)
• Leverandør skal kunne gjennomføre elektronisk samhandling til avtalestart og gjennom hele avtaleperioden; manglende samhandling kan ikke vare lenger enn 30 kalenderdager (med mindre avtalt særskilt pga. forhold kjøper bærer risikoen for/force majeure).Kilde: 2704_Bilag_13_Elektronisk_samhandlingsavtale_Helse_Sør-Øst.pdf (avsnitt om aktiv opplysningsplikt og leverandørens sikring av samhandling)
• Oppstart av elektronisk samhandling: senest 14 kalenderdager etter at karensperioden for første forretningsavtale er over (eller avtalt tidspunkt). Tidligere samhandlingsavtaler opphører fra samme dato.Kilde: 2704_Bilag_13_Elektronisk_samhandlingsavtale_Helse_Sør-Øst.pdf (punkt 1)
• EHF 3.0/PEPPOL: All utveksling av elektroniske meldinger skal gjøres i henhold til EHF 3.0 og formidles over PEPPOL (PEPPOL transportinfrastruktur/ELMA).Kilde: 2704_Bilag_13_Elektronisk_samhandlingsavtale_Helse_Sør-Øst.pdf (punkt 2)
• Leverandør plikter å etablere avtale med aksesspunkt og sørge for at innmelding til ELMA er utført som forutsetning for testordre.Kilde: 2704_Bilag_13_Elektronisk_samhandlingsavtale_Helse_Sør-Øst.pdf (Rutine for oppstart verifisering/test EHF)
• Ordrebekreftelse: leverandør skal sende ordrebekreftelse innen 4 timer etter at ordre er mottatt innen ordinær åpningstid; ved endring «Akseptert med endring» skal dette sendes på linjenivå, og kjøpers håndtering følger prinsipp om stilltiende aksept dersom tilbakemelding ikke gis innen 1 dag.Kilde: 2704_Bilag_13_Elektronisk_samhandlingsavtale_Helse_Sør-Øst.pdf (punkt 5 og 5.1–5.2)
• Varekatalog/masterdata: produktkatalog per avtale skal være lastet opp via leverandørens aksesspunkt; varekatalogene for HF-er listet i avtalen skal sendes til aksesspunkt for HSØ (org.nr. 991 324 968 iht. ELMA).Kilde: 2704_Bilag_13_Elektronisk_samhandlingsavtale_Helse_Sør-Øst.pdf (punkt 3) + Vedlegg A (Krav til korrekt masterdata og varekatalog)
• Masterdata-kvalitet: leverandørens artikkelnummer skal være gjennomgående likt i all elektronisk og fysisk dokumentasjon (katalog/ordre/ordrebekreftelse/pakkseddel/faktura), med krav til format/feilfri masterdata (f.eks. maks feltlengder, språk/skriveregler, ingen spesialtegn i artikkelnavn).Kilde: Vedlegg A «Krav til korrekt masterdata og varekatalog» (pkt. 2.1)
• Enheter: salgsenhet og primærenhet skal være konsistent gjennom verdikjeden og oppgis i gyldig ISO UoM; liste over tillatte ISO-standarder fremgår (EA=STK, PR=PAR, mv.).Kilde: Vedlegg A «Krav til korrekt masterdata og varekatalog» (pkt. 2.2)
• Pris-/Incoterms-krav i elektronisk samhandling: pris skal være i NOK ekskl. mva og inkl. frakt etter DDP (Incoterms® 2020) til relevant mottaker-salgsenhet; pris skal samsvare med avtalepris og angis med inntil 2 desimaler.Kilde: Vedlegg A «Krav til korrekt masterdata og varekatalog» (pkt. 2.3)
• Fysisk leveranse: leverandør skal levere som angitt på ordre/bestilling, være i tråd med avtalt masterdata/varekatalog og gjennomgående artikkelnummer; for medisinsk utstyr skal MDR/IVDR etterleves (dokumentasjon fremlegges på forespørsel).Kilde: 2704_Bilag_12_Logistikkbetingelser_for_helseregionene.pdf (Vedlegg 2, pkt. 1 Generelle krav)
• Leveringsevne/ledetid (HSØ): ordinære bestillinger til helseforetak i Helse Sør-Øst skal ha generell ledetid maks 3 virkedager (med mindre annet avtales). Ordre sendt innen ordrefrist skal behandles samme dag.Kilde: 2704_Bilag_12_Logistikkbetingelser_for_helseregionene.pdf (Vedlegg 1: Ledetid-pkt.)
• Ordre-/leveringsoppfyllelse: leverandør skal varsle om forsinkelser umiddelbart og beskrive årsak, tiltak, forventet leveringstidspunkt og kvantum pr. artikkel; rest- og erstatningsskjema benyttes ved forventet svikt.Kilde: 2704_Bilag_12_Logistikkbetingelser_for_helseregionene.pdf (Vedlegg 4, pkt. 1 Forsinkelser i vareordre)
• Pakking/palleleveranse: EUR-pall (80x120 cm) etter NS-EN 13698-1; merking/ synlighet av scanningskoder og artikkelnummer; spesifikke krav til helpall-/samlepall-høyder og ISPM-nr. ved import på trepall; lot/batch på paller med samme artikler.Kilde: 2704_Bilag_12_Logistikkbetingelser_for_helseregionene.pdf (Vedlegg 2, pkt. 2 Krav til palleleveranse)
• Emballering og varehåndtering: robuste pakninger, ingen skadedyr; ikke sampakk ulike vareegenskaper som farlig gods/sterile/ikke-sterile osv.; sterile varer skal ikke ha brudd i produsentens minste enhet før bruk på pasient og skal leveres iht. særskilt emballeringslogikk (3-lags originalforpakning eller godkjent avvik).Kilde: 2704_Bilag_12_Logistikkbetingelser_for_helseregionene.pdf (Vedlegg 2, pkt. 3 Krav til emballering)
• Merking: avtalte produkter skal merkes godt synlig med artikkelnummer og antall på alle pakningsnivåer; ASN-merking ved elektroniske pakksedler; LOT/batch-merking og krav til CE/MDR/IVDR-/steril-merking; temperaturregulert gods skal merkes og leverandør skal loggføre temperaturmålinger.Kilde: 2704_Bilag_12_Logistikkbetingelser_for_helseregionene.pdf (Vedlegg 2, pkt. 4 Krav til merking)
• Dokumentasjon ved leveranse: pakkseddel skal inneholde oppgitte felter (bl.a. avsender/mottaker, PO/ordre, artikkelnummer, lot/batch/utløpsdato, særkrav); fysisk pakkseddel skal som hovedregel ligge i konvolutt/plastlomme på utsiden av pallen; norsk manual/dokumentasjon skal vedlegges ved relevans.Kilde: 2704_Bilag_12_Logistikkbetingelser_for_helseregionene.pdf (Vedlegg 2, pkt. 5 Krav til dokumentasjon)
• Holdbarhet: normalt 12 måneders gjenværende holdbarhet; kunden kan akseptere kortere ved høyfrekvent vare eller mangelsituasjon, og særskilte krav fastsettes i konkurransegrunnlag/innkjøpsavtale.Kilde: 2704_Bilag_12_Logistikkbetingelser_for_helseregionene.pdf (Vedlegg 2, pkt. 6 Produkter med krav til holdbarhet)
• Implementering: leverandøren skal være leveringsdyktig senest fire uker før avtalestart (og senest ni uker før oppstart for varer som skal leveres til Kontrollstasjon). Leverandør skal oppdatere nøkkelpersonell/roller i Sykehusinnkjøp HF leverandørportal.Kilde: 2704_Bilag_12_Logistikkbetingelser_for_helseregionene.pdf (Vedlegg 3, pkt. 1 og 2)
• Kvalitetsmål: leveringspresisjon skal være minst 96 % fulle (i tide) ordrelinjer levert per måned; reklamasjonsgrad skal ikke overstige 0,5 % per måned (måles per helseforetak og per regionalt forsyningssenter).Kilde: 2704_Bilag_12_Logistikkbetingelser_for_helseregionene.pdf (Vedlegg 5, pkt. 1 og 2)
• Reklamasjoner: leverandøren skal bekrefte mottatte reklamasjoner innen 2 virkedager; omgående erstatte og sende nye varer vederlagsfritt, og håndtere retur/destruksjon; retur hentes normalt senest innen 10 virkedager (om ikke annet avtales).Kilde: 2704_Bilag_12_Logistikkbetingelser_for_helseregionene.pdf (Vedlegg 4, pkt. 3.1 Reklamasjon)
• Tilbakekalling/salgstopp: leverandøren skal følge lovpålagte varslingstiltak og skriftlig varsle avtaleansvarlig, helseforetak og forsyningssenter iht. sjekkliste; leverandør organiserer retur og dekker merkostnader og ekstraarbeid, inkl. levering av nye varer.Kilde: 2704_Bilag_12_Logistikkbetingelser_for_helseregionene.pdf (Vedlegg 4, pkt. 3.2)

• Kun utdrag av rammeavtalen er tilgjengelig; detaljer om konkrete kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier er ikke trukket ut fordi de ikke fremgår av den oppgitte dokumentteksten.
• Rammeavtale.pdf innhold er i stor grad en innholdsfortegnelse; kontrakts-/leveringskrav er derfor primært hentet fra bilag (elektronisk samhandling, logistikkbetingelser, etisk handel og personvern).
• Krav til innlevering i tilbud (for eksempel om dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskrav) er ikke fullstendig dokumentert i den gitte tekst, bortsett fra bilag om russisk involvering og forpliktelseserklæring.
• «Krav til informasjon ved risiko for brudd på folkeretten» er formulert som informasjon/vedlegg til tilbud/søknad, men kategoriseringen som kvalifikasjonskrav vs. opplysningsplikt er ikke eksplisitt i teksten; jeg har derfor lagt det som kvalifikasjons-/egenerklæringsnært krav.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. For delkontrakter/produktgrupper der Oppdragsgiver skal vurdere «BØR-krav» etter skala 0–10: Kan dere spesifisere hvilke konkrete krav i Bilag 3 Kravspesifikasjon som er «BØR»-krav (versus «SKAL»/obligatoriske krav), og hvordan disse vektes innenfor tildelingskriteriet «Kvalitet og miljø» per delkontrakt/produktgruppe?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi må vite hvilke krav som er skjønnsmessige (BØR) og hvordan de gir utslag i evalueringen, for å kunne prise riktig og prioritere oppfyllelse.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 6.2.2 og Bilag 3 Kravspesifikasjon (skille BØR/SKAL samt vekting – ikke i utdraget).

2. I evalueringen av «Pris» benytter dere forholdsmessig metode og omregner literpris/kg-pris «for det enkelte tilbudte varenummer». Kan dere bekrefte hvilke mengdeenheter som gjelder per delkontrakt/varenummer (liter vs kilogram), og hvilken «historisk forbruk»-tabell i Bilag 2 Prisskjema som skal brukes (inkl. om forbruk er for ett år eller total periode), samt om «varenummer» som rangeres er eksakt det samme som i Bilag 1 Avtalepreparater?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten eksakt forståelse av omregning, evalueringsgrunnlag og kobling mellom varenummer og forbruk kan prisingen bli feil og gi uforutsett risikoutslag.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 6.2.1 og 6.1; Bilag 2 Prisskjema og Bilag 1 Avtalepreparater (ikke tilgjengelig i utdraget).

3. Konkurransebestemmelser pkt. 3.6 sier at vareprøver først leveres «på forespørsel» og at tilbyder har 2 uker fra forespørsel. I tillegg viser pkt. 1.6 en plan for vareprøver i uke 23–24 2026. Kan dere angi forventet leveringsadresse/innleveringsrutine og hvilke frister dere normalt sender forespørsel innen (f.eks. antatt tidspunkt for avrop av vareprøver) slik at vi kan planlegge produksjon/distribusjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker kapasitetsplanlegging og kostnader knyttet til vareprøver, og vi må kunne levere innen faktisk nødvendig tidsvindu.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 1.6 og pkt. 3.3.

4. For tildelingskriteriet «Kvalitet og miljø» opplyses det at evalueringen kan baseres på fagpersonenes erfaring og/eller innleverte vareprøver og eventuelt klinisk utprøving «der Oppdragsgiver mener at det ikke kan foretas en forsvarlig vurdering». Kan dere beskrive hvilken terskel som utløser klinisk utprøving, om dette gjelder alle tilbydere eller kun de som er rangert i toppen, og hvem som dekker kostnader/organisering knyttet til utprøving (medisinsk gjennomføring, logistikk og tilbakeføring av utstyr/forbruksmateriell)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klinisk utprøving kan gi betydelig og vanskelig kalkulerbar leveranserisiko/kostnad; vi trenger å forstå omfang og kostnadsdeling før tilbud.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 6.2.2 (utprøving i klinisk virksomhet).

5. Rammeavtalen beskriver opsjoner på levering før avtalestart og etter avtaleslutt, og at preleveranse forutsetter godkjent markedsføringstillatelse og gyldig varenummer registrert i Farmalogg. Kan dere bekrefte hvilke leveranse-/avregningsmekanismer som gjelder for opsjon på preleveranse (RHF-GIP/GIP, eventuelle prisjusteringer, og om levering i opsjonsperioden påvirker rapportering av leveringsgrad/beredskapslager)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Opsjonsleveranser påvirker økonomi, lager og avregning. Vi trenger presise regler for å kalkulere likviditets- og risikoeffekter.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 1.4; Rammeavtale pkt. 2.4 (opsjoner) samt vederlag/implementering og lageravregning (pkt. 1.4 og pkt. 4 – ikke fullt utdraget).

6. Rammeavtalen pkt. 4.6.1–4.6.2 viser krav til sikkerhetslager/rapportering, men logistikkdetaljer ligger i «Bilag 12 Logistikkbetingelser for helseregionene». Kan dere oversende/avklare: (1) minimum sikkerhetslager (antall dager/volum) per produktgruppe, (2) rapporteringsfrekvens og format for leveringsgrad, og (3) hvilke sanksjoner/konsekvenser som gjelder ved avvik (f.eks. dagmulkt eller prisavslag).

   Hvorfor det er verdt å spørre: Sikkerhetslager og rapportering driver både kostnad og misligholdsrisiko; vi må kjenne eksakte parametere før vi kan prise og prise inn risiko.

   Kilde: Rammeavtale pkt. 4.6 og 4.7; samt Bilag 12 Logistikkbetingelser for helseregionene (ikke inkludert i utdraget).

7. Rammeavtalen beskriver reklamasjonsfrist (kundens reklamasjonsfrist) og utbedring/omlevering/price avslag ved mangler, samt dekningskjøp ved avrop/avtaleheving. Kan dere bekrefte de konkrete praktiske tidsfristene for: (1) kundens reklamasjonsfrist, (2) leverandørens frist for utbedring/omlevering ved mangel, og (3) tidslinje for dekningskjøp/dokumentasjonskrav for at dekningskjøp anses berettiget?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tidsfrister påvirker leverandørens logistikk, kostnadsbilde og sannsynlighet for dagmulkt/erstatning ved avvik.

   Kilde: Rammeavtale pkt. 8.1 (mangler) og pkt. 8.1.2–8.1.6 (ikke fullt utdraget).

8. Tildelingen skjer til «det beste forholdet mellom pris og kvalitet» med karakter 0–10, og Oppdragsgiver opplyser at manglende informasjon kan medføre avvisning og påvirke utfallet. Kan dere spesifisere hvilke konkrete felter/vedlegg i Bilag 3 Kravspesifikasjon som er «avvisningsrelevante» dersom de ikke besvares (f.eks. ved helt manglende utfylling av leveringssikkerhet, pakningskrav eller opplæring/informasjon per delkontrakt)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å sikre at tilbudet ikke blir avvist pga. utfyllingsformalia, må vi forstå hvilke mangler som er kritiske.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 6.1 og 6.2.2; samt Bilag 3 Kravspesifikasjon (ikke tilgjengelig i utdraget).

9. Det står at det kan bli tildelt parallelle rammeavtaler innen enkelte delkontrakter, og at dette er begrunnet i Bilag 3 «Anskaffelsen»-arkfane. Kan dere angi hvilke delkontrakter som forventes å få parallelle avtaler, hvor mange avtaler det maksimalt kan bli per delkontrakt, og hvilken praktisk avrops-/rangering som gjelder når flere avtaler tildeles?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Parallelle avtaler påvirker kommersiell strategi, kapasitet og forventet avsetning; vi trenger detaljene for å kunne vurdere tilbudets lønnsomhet.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 1.2.1 og pkt. 6.3; Bilag 3 Kravspesifikasjon (arkfane «Anskaffelsen» – ikke i utdraget).