Procurement of information security and data protection consultancy services

DFØ (Norwegian agency for public and financial management) anskaffer konsulenttjenester innen informasjonssikkerhet og personvern. Formålet er å sikre tilgang til senior kompetanse innen cybersecurity, herunder strategisk utvikling, risikovurderinger, verktøy/strategier for ledelse, strategisk styring av cybersikkerhet i skylkontrakter, samt bidrag til ISMS-aktiviteter og krav til skyløsninger. Det skal leveres én (1) senior cybersecurity-konsulent. Kontraktsformen er SSA-B (Assistance Agreement, simple) med ramme-/avrop over 4 år.

• Leverandør skal være registrert i foretaksregister/profesjonsregister/handelsregister i staten der leverandøren er etablert. (QR1)

  Dokumentasjon: Norwegian companies: Firmaattest. Foreign companies: dokumentasjon på registrering i relevant register (foretaks-/profesjons-/handelsregister i etableringsstaten).

  Kilde: ITT kap. 4.4.1 (QR1)
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet. Kredittverdighet uten krav om sikkerhet er tilstrekkelig. (QR2)

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskap/finansielle rapporter, utført av et lisensiert kredittopplysningsforetak. DFØ kan innhente ytterligere kreditt-/finansopplysninger. Nyetablerte kan dokumentere på annen måte som DFØ anser hensiktsmessig.

  Kilde: ITT kap. 4.4.2 (QR2)
• Leverandøren skal ha relevant erfaring fra tilsvarende oppdrag, bl.a. konsulentoppdrag innen offentlig sektor for utvikling av strategier for cyber security og krav til anskaffelse av cloud-verktøy/tjenester. (QR3)

  Dokumentasjon: Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag siste 3 år, inkludert: oppdragsbeskrivelse, verdi, leveringstidspunkt, og mottaker (organisasjon). Maks 1 side per referanse.

  Kilde: ITT kap. 4.4.3 (QR3)
• Ved bruk av støttende enheter (third parties) for økonomi/finans eller teknisk/profesjonell kapasitet skal dette dokumenteres, og støttende enheter må oppfylle relevante krav. (kap. 4.3/4.4.1)

  Dokumentasjon: ESPD for relevante enheter (jf. 4.2) samt dokumentasjon/attester som kreves for registrering og skatt for disse. Dokumentasjon/erklæring om at ressurser stilles til disposisjon via Attachment 4. Samt dokumentasjon om at kravene oppfylles for de relevante områdene.

  Kilde: ITT kap. 4.3 Reliance on the Capacities of Other Entities
• Ved tilbud fra gruppe (joint venture/consortium) skal Attachment 2 fylles ut, og gruppen skal levere nødvendige dokumenter for hvert medlem, samt underlegge seg felles ansvar. (gruppekrav)

  Dokumentasjon: Attachment 2 (Partners/registrering) + ESPD for hvert medlem, firmaattest/registreringsbevis (QR1) og skattemelding/skatttsertifikat (skatteattest) iht. henvisningene i ITT. Samt erklæring om forpliktelse (Declaration of Commitment) og eventuelt samarbeidsavtale (signed cooperation agreement) ved innsending av tilbud.

  Kilde: ITT kap. 3.6 (Groups of Economic Operators) og Attachment 2

• ESPD-skjema: leverandør skal levere ESPD som erklærer oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og fravær av utelukkelsesgrunner.Kilde: ITT kap. 4.2 (European Single Procurement Document) + kap. 4.4 (Qualification of Tenderers)
• Ved gruppe: Attachment 2 (Groups of economic operators submitting a joint request to participate) skal leveres sammen med tilbudet.Kilde: Attachment 2: scope og ITT kap. 3.6
• Sammen med tilbudet skal leverandøren levere skattemelding/skatttsertifikat (tax certificate), ikke eldre enn 6 måneder fra frist, (for norske).Kilde: ITT kap. 5 Submission / Tax Certificate-krav (omtalt i ITT under avvisnings-/kvalifikasjonsdokumentasjon)
• Leverandøren skal levere kredittvurdering og dokumentasjon for tidligere oppdrag som del av kvalifikasjonsdokumentasjonen.Kilde: ITT kap. 5.1 og tabell over dokumenter/format (Doc. No. 12 og 13)
• Ved innlevering skal avvik/forbehold meldes i Attachment 1 (Tender Letter), og Deviations and reservations skal leveres.Kilde: ITT kap. 5.3 + tabell i kap. 5.1 Tender Format
• Leverandøren skal sende med et redigert bud (Redacted Version of the Bid) som én PDF-fil for hele tilbudet.Kilde: ITT kap. 5.2 (Redacted Version of the Tender)
• Ved støtte fra andre enheter: Declaration of Commitment (Attachment 5) skal leveres.Kilde: ITT kap. 3.6 / 4.3 og tabell i kap. 5.1 (Declaration of Commitment (if relevant), Doc. No. 07)
• SSA-B - Assistance Agreement, simple: skal inkluderes med udfylte deler (section 1.4, 1.5 og 4.1).Kilde: ITT kap. 5.1 Tender Format (Doc. No. 08)
• Konsulentinnhold: SSA-B - Appendix 1 (Requirements and specifications) skal fylles ut i hvite felt; én A) konsulent tilbys.Kilde: ITT kap. 5.1 Tender Format (Doc. No. 09) + SSA-B Appendix 1 (General Instructions)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

19.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Obligatorisk

• Kontraktsvarighet: 4 år eller til maksimal verdi nås.Kilde: ITT kap. 2.4 Duration of the Agreement; SSA-B (Duration)
• Kontrakt/tilbudsperiode og signering: Oppstart i september 2026 (planlagt).Kilde: ITT kap. Time schedule
• Plass/tid for arbeid: DFØ kan kreve noe arbeid fra kundens lokasjon Økern Portal, Lørenfaret 1, 0580 Oslo, og fysisk deltakelse i møter; ellers reguleres ikke sted og tid.Kilde: ITT kap. 9.2 Time and place of work; SSA-B (General)
• Betalings-/fakturakrav: elektronisk faktura i godkjent standardformat iht. norske regler; betaling innen 30 dager; rammevilkår om EHF og mulighet for tilbakehold ved manglende e-faktura.Kilde: ITT kap. 9.4 Electronic invoices; SSA-B Invoicing / EHF-omtale i ITT
• Reisekostnader: dekkes kun i den utstrekning spesifisert i avtalen; reise til kundens kontor dekkes ikke (etter ITT).Kilde: ITT kap. 9.5 Travel expenses
• Lønn og arbeidsvilkår: leverandør (og underleverandører) skal sikre at ansatte som direkte bidrar oppfyller krav etter forskrift/kollektivavtaler; dokumentasjonsplikt ved forespørsel; rett for kunde til å holde tilbake beløp ved brudd; brudd kan gi grunnlag for kansellering/krav om utskifting av underleverandører.Kilde: SSA-B kap. 3.2 Wages and working conditions; SSA-B Appendix 2
• Nøkkelpersonell: bytte krever kundens godkjenning; konsulent koordinerer eventuelle tilleggsressurser og forblir ansvarlig for kvalitet/framdrift.Kilde: SSA-B (Key personnel; bruk av other resources)
• Konfidensialitet: både ITT og SSA-B/vedlegg omhandler konfidensialitet; gjelder også etter avtalens utløp (konfidensialitetsplikt fortsetter, og utløper etter 5 år etter leveringsdato med mindre annet følger av lov/regler).Kilde: ITT Duty of Confidentiality; SSA-B clause 3.6 + Appendix 3 template
• Sanksjoner: kontrakt kan ikke tildeles leverandører med russisk involvering etter Ukraina-sanksjonsregler (avvisning/avslag kan skje).Kilde: ITT kap. 6.2 Compliance with sanction laws

• Dokumentteksten inneholder ikke selve detaljerte krav til leverandørens tilbud utover struktur/tabeller og minstestillings-/konsulentkrav i SSA-B Appendix 1 (f.eks. eksakte timeprissettingselementer utover «Hourly rate»/section 4.1 Alt. 2).
• Det fremgår ikke tydelig om det er en rammeavtale med én eller flere leverandører (kontraktsmodell/antall signerte), bare at kontrakten har øvre grense og at det er «agreements» i verdiangivelsen (plural) i ITT.
• QR1–QR3 er angitt, men teksten viser ikke hele referanseseksjonene (ref-lenker) for enkelte dokumentasjonspunkter (f.eks. nøyaktig henvisning til skatt/ESPD-format utover generelle krav).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Vedrørende SSA-B (Assistance Agreement, simple) og «SSA-B - Appendix 1 – Requirements and specifications»: Kan DFØ bekrefte at timepris/priselement i tilbudet (referert til i ITT pkt. «Price» og SSA-B section 4.1 Alt. 2: Hourly rate) skal fylles ut som én fast timepris per timekategori/ressurstype (og i så fall hvilke kategorier), og at det ikke finnes andre pris-/opsjonsmekanismer som ikke fremgår av de publiserte utdragene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå nøyaktig hva som skal prises (timeprisstruktur og evt. timekategorier) for å kunne legge inn riktig pris og unngå avvisning/ufeilbar evaluering.

   Kilde: ITT – «Contract Award / Price» og «Submission of tender – SSA-B included filled out section 1.4, 1.5 and 4.1»; SSA-B – section 4.1 Alt. 2 (Hourly rate) / SSA-B - Appendix 1 (Requirements and specifications)

2. I SSA-B «Duration»: Hvilken varighet skal faktisk velges i avtalen (Alt. 1–5) i kontraktsmalen ved signering—gjelder det automatisk Alt. 5 (4 år fra startdato eller til maksimumverdi nås), eller skal DFØ fylle inn et bestemt alternativ? Hvis DFØ skal fylle inn, hvilke datoer/forutsetninger skal vi legge til grunn i tilbudet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Valg av varighet/varighetsalternativ påvirker leverandørens kalkyle og forståelse av ramme/leveranseforpliktelse.

   Kilde: SSA-B – «Duration» (formsjekk/Alt. 1–5) og ITT – «Duration of the Agreement».

3. I SSA-B «Time and place of work»: Hvordan skal DFØ normalt planlegge og varsle behov for fysisk tilstedeværelse (f.eks. møter på Økern Portal, Lørenfaret 1): er det et antatt omfang i løpet av kontraktsperioden (f.eks. antall dager per måned/kvartal) eller en forventet maksimal reisebelastning som leverandøren kan ta høyde for?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Krav om fysisk oppmøte uten volum-/hyppighetsindikasjon gjør det vanskelig å prise reise-/tidskostnader korrekt, og reiser dekkes kun i avtalegrensene.

   Kilde: ITT – «Travel expenses» og SSA-B – «Time and place of work».

4. SSA-B «Cancellation»: Når DFØ sier opp med 30 dagers varsel, hvordan håndteres «dokumenterte kostnader» knyttet til reassignment av personell og «other direct costs» praktisk (f.eks. hvilke kostnadstyper DFØ vanligvis aksepterer, krav til dokumentasjon, og om det er en kostnadsgrense eller standardprosedyre)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare kanselleringskostnader påvirker risiko og prising, og vilkår kan medføre økonomisk uforutsigbarhet for leverandør.

   Kilde: SSA-B – «Cancellation» (30 days’ written notice) og «In the case of cancellation…».

5. ITT oppgir at «The Consultant may rely on additional resources… Such assistance from other resources may not constitute a substantial part of the overall assistance… The Consultant will remain responsible for the quality, progress and overall delivery». Kan DFØ avklare hva som menes med «not… a substantial part» (f.eks. en prosentvis/omfangsmessig grense på timer eller et prinsipp for vurdering) og hvordan dette skal forstås i lys av SSA-B «Key personnel» og krav om kundens aksept for bruk av andre ressurser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne planlegge bemanning og timebudsjett uten å pådra seg kontraktsbrudd eller avvisningsrisiko ved evaluering/etterlevelse.

   Kilde: ITT – «Scope» (avsnitt om bruk av additional resources) og SSA-B – «Use of such additional resources… Key personnel…».

6. I ITT står det at «Quality – Personal Suitability» evalueres på intervju og at kandidaten under intervjuet gis oppgaven til å presentere sin respons til section 7 i SSA-B - Appendix 1. Kan DFØ bekrefte nøyaktig hva som står i SSA-B - Appendix 1 section 7 (eller levere teksten), siden det aktuelle innholdet ikke fremgår av dokumentutdraget?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Intervjuoppgaven er knyttet direkte til et spesifikt dokumentavsnitt som leverandøren ikke har fullstendig innsyn i; dette er kritisk for forberedelse.

   Kilde: ITT – «Quality – Personal Suitability… During the interview the candidate will be given the task to present their response to section 7 in document SSA-B - Appendix 1»; SSA-B - Appendix 1 (section 7).

7. De publiserte utdragene indikerer at flere deler av SSA-B og/eller «Attachment 1/3/4/5» er avkortet (f.eks. referanser «REF _Ref…»). Kan DFØ bekrefte at følgende vedlegg/underkrav er inkludert i fullstendig versjon tilgjengelig i EU-Supply, og evt. gi lenke/filnavn: «SSA-B - Appendix 1 – Requirements and specifications», «Attachment 4 - Deviations and reservations», «Attachment 1 - Tender Letter», samt utfyllingsfeltene i SSA-B «section 1.4, 1.5 and 4.1»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende/avkortet innhold kan føre til at tilbud ikke fylles ut korrekt eller at leverandøren ikke forstår avvik/konsekvenser og pris/varighet, som kan gi avvisning.

   Kilde: ITT – «Procurement Documents» og «Submission of tender – SSA-B included filled out section 1.4, 1.5 and 4.1»; ITT – «Deviations and reservations»; samt omtale av avkortede «REF»-henvisninger.

8. Vedrørende kvalifikasjonskrav QR3 (erfaring): ITT krever «Description of the supplier's 3 most relevant assignments in the last 3 years» og at beskrivelsen skal inkludere verdi, leveringstidspunkt og mottaker (organisasjon), max 1 side per referanse. Kan DFØ avklare om «verdi» må oppgis som kontraktssum i NOK eks. mva, omtrent verdi (intervall), eller timeomfang—og hvilken dokumentasjon DFØ forventer at kan gis dersom referansen ikke er offentlig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne strukturere referansene korrekt og gi etterprøvbar informasjon må leverandøren vite hvordan verdi skal oppgis og hva som kreves av dokumentasjon.

   Kilde: ITT – Qualification Requirements «QR3» (3 relevante oppdrag, verdi, tid, mottaker; max én side per referanse).

9. Pris-evaluering: ITT beskriver en lineær modell: «Score = max score - max score x (evaluated price - lowest price) / lowest price» og at tilbud med >100% prisforskjell får 0 poeng. Kan DFØ bekrefte hva som menes med «evaluated price» i praksis (er det totalpris beregnet fra timepris x et fast timeantall, eller kun ren timepris), og hvilke time-/volumforutsetninger (om noen) som ligger til grunn for evaluering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Lineær prising krever at leverandøren forstår beregningsgrunnlaget for «evaluated price» for å kunne vurdere konkurranseevne og risiko.

   Kilde: ITT – «Contract Award / Price» og «Evaluation Model / Price»; SSA-B – section 4.1 Alt. 2 (Hourly rate).