Gastrostomiprodukter til helseforetakene i Norge

Dokumentene beskriver avtaler om elektronisk samhandling mellom regionale helseforetak (Helse Vest RHF, Helse Midt-Norge RHF og Helse Sør-Øst RHF) og leverandør(er). Avtalene regulerer hvordan partene skal gjennomføre elektronisk handel med EHF/PEPPOL (ordre, ordrebekreftelse, produktkatalog, pakkseddel der relevant, og fakturering), samt krav til masterdata/katalogkvalitet og rutiner for testing/oppstart.

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

19.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Tilslutning/bruk av EHF transportinfrastruktur (PEPPOL): elektroniske meldinger skal formidles via PEPPOL, forutsatt registrering i ELMA/PEPPOL SMP og adressering i PEPPOL SML. (Gjelder der EHF ikke er eksplisitt fraveket.)Kilde: Helse Vest: Punkt 2 (Meldingsutveksling), punkt 2.1-2.2. Helse Midt: Punkt 2, punkt 2.1-2.2. Helse Sør-Øst: Punkt 2.
• EHF-formatene skal følges for respektive meldinger (ordre, ordrebekreftelse, pakkseddel, faktura) i henhold til EHF/EHF 3.0 spesifikasjoner og partenes registrering i ELMA. (Pakkseddel kan være «ikke obligatorisk» for Helse Sør-Øst.)Kilde: Helse Vest: punkt 1 (faser) og punkt 5-7. Helse Midt: punkt 3-7 (katalog/pakker/faktura). Helse Sør-Øst: punkt 1-7.
• Produktkatalog: Leverandør skal gjøre produktkatalog tilgjengelig og oppdatere etter avtale og/eller ved endringer i sortiment (Helse Vest). Oppdatering minst 1 gang pr år (Helse Midt).Kilde: Helse Vest: punkt 3. Helse Midt: punkt 3.
• Krav til kvalitet i enkelte katalogfelt (matrise A-G) for katalog leverandør gjør tilgjengelig for kjøper; felter inkluderer produktnavn, produktbeskrivelse, bilder, kategorisering (UNSPSC), synonymer/nøkkelord, produktidentitet og vedlegg (HMS/datablad mv. for risikoprodukter).Kilde: Helse Vest: punkt 3.1 og kapittel 8. Helse Midt: punkt 3.1 og kapittel 8.
• Krav til katalogfelter/masterdata (utdrag): leverandørens artikkelnummer skal være gjennomgående lik i avtale, katalog, ordre, ordrebekreftelse, pakkseddel og faktura; produktnavn og UNSPSC/UNSPSC-nivå; HMS-datablad lenke skal peke til siste versjon og ikke være bak innlogging; bildelenker må ligge på leverandørens domene, ikke passordbeskyttet/ekstern skylagring; ikke motta bildevedlegg på e-post. (Flere felt spesifiseres i Helse Vest.)Kilde: Helse Vest: punkt 3.2 (katalogfelt).
• Punch Out: Helse Midt angir at Punch Out ikke er i bruk, men blir en del av fremtidig løsning. (Helse Vest beskriver kvalitetspålagt punch out når den brukes.)Kilde: Helse Midt: punkt 4. Helse Vest: punkt 4 og 4.1.
• Ordre/ordrebekreftelse: Ordrebekreftelse skal sendes av leverandør innen angitt frist etter mottatt bestilling (Helse Vest: innen 4 timer innen ordinær arbeidstid i virkedager; Helse Midt: innen 1 virkedag; Helse Sør-Øst: innen 4 timer innen ordinær åpningstid).Kilde: Helse Vest: punkt 5. Helse Midt: punkt 5. Helse Sør-Øst: punkt 5.
• Ved alternative kanaler enn EHF/PEPPOL: ordrebekreftelse skal meddeles per e-post til oppgitt e-postreferanse i bestillingen (Helse Vest og Helse Midt; Helse Sør-Øst ved overgang til EHF).Kilde: Helse Vest: punkt 5. Helse Midt: punkt 5. Helse Sør-Øst: punkt 5.
• Bekreftelser med status «Akseptert med endring»: leverandør kan bruke i gitte situasjoner (endret leveringsdato, reduksjon i kvantum, erstatningsprodukt, endret pris innen visse vilkår, splitting/restordre).Kilde: Helse Vest: punkt 5.1. Helse Midt: punkt 5.1. Helse Sør-Øst: punkt 5.1.
• Kjøpers håndtering av «Akseptert med endring»: stilltiende aksept hvis ikke kjøper svarer innen 1 dag (Helse Vest og Helse Midt), eller spesifikk endringsordre-/kanselleringslogikk (Helse Vest).Kilde: Helse Vest: punkt 5.3. Helse Midt: punkt 5.3. Helse Sør-Øst: punkt 5.2/5.3 (stilltiende aksept angitt).
• Forsendelse/pakkseddel: EHF Pakkseddel skal brukes for forsendelse/varemottak dersom det inngår (Helse Vest: punkt 6; Helse Midt: punkt 6; Helse Sør-Øst: punkt 6 med oppstart avtales og testes).Kilde: Helse Vest: punkt 6. Helse Midt: punkt 6. Helse Sør-Øst: punkt 6.
• Fakturering: EHF faktura skal sendes med krav til ordrereferanse/ordrenummer. Faktura skal ikke behandles uten korrekt ordrereferanse/ordrenummer (Helse Vest: «uten denne referanse vil faktura ikke behandles»).Kilde: Helse Vest: punkt 7. Helse Sør-Øst: punkt 7 og 7.1. Helse Midt: punkt 7.
• Fakturainnhold: all fakturainformasjon skal inkluderes i EHF faktura XML (ikke vedlegg som hovedbærer). Personsensitiv informasjon skal ikke legges i faktura eller vedlegg (Helse Sør-Øst).Kilde: Helse Vest: punkt 7 (vedlegg/feil). Helse Sør-Øst: punkt 7. Helse Midt: punkt 7.
• Fakturadisiplin: delbetaling vil ikke bli gjort; feil i faktura kan medføre retur og krav om kreditering og ny faktura (Helse Vest).Kilde: Helse Vest: punkt 7 (Delbetaling/kreditering).
• Oppstart/testing og verifisering (EHF): Leverandør skal sørge for etablering av avtale med aksesspunkt og oppfølging av innmelding til ELMA, og levere testordre (Helse Sør-Øst). Helse Vest angir frister for katalog-oppdatering og tilgjengelighet (10 virkedager før/etter). Helse Midt beskriver oppstartdato knyttet til avtaletidspunkt/implementeringsplan.Kilde: Helse Sør-Øst: punkt 2 (Rutine for oppstart av EHF og testing). Helse Vest: punkt 3 (prosesser for katalog). Helse Midt: punkt 1 (aktiv oppstartdato/implementering).

• Dokumentet inneholder flere varianter av samhandlingsavtaler (Helse Vest, Helse Midt-Norge, Helse Sør-Øst, samt andre del-dokumenter uten innhold). Teksten gir ikke en samlet liste over konkurranse-/tildelingsmekanisme; derfor er det ikke mulig å utlede kvalifikasjonskrav eller tildelingskriterier fra «Konkurransegrunnlag»-delen av teksten som er levert.
• For Helse Vest er det delvis uttrykt ‘EHF Pakkseddel planlagt’ og samtidig ‘EHF Pakkseddel: Nei’; det er dermed uklart om pakkseddel skal inngå i alle leveranser.
• Flere krav er formulert som ‘skal’ men uten målbare sanksjoner/score i teksten (katalogkvalitet er beskrevet som poengsum/kravmatrise, men ikke direkte knyttet til avvisning eller kontraktsbrudd i utdraget).
• Helse Nord-RHF-dokumentet er ikke inkludert med tekstinnhold; dermed kan ikke krav spesifikt for Helse Nord utledes.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Vedlegg 04 (MAL Rammeavtale) er gjengitt uten at hele kontraktsmalen er vedlagt i konkurransen. Kan Oppdrager bekrefte at det er Vedlegg 04 som er gjeldende rammeavtalemal for alle delkontrakter, og oversende/lenke til fullstendig kontraktsmal (inkl. alle bilag og eventuelle særbestemmelser) som vil bli signert?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Siden kontraktskrav/mal ikke er fullt ut gjengitt i utdraget, trenger vi hele grunnlaget for å prise og vurdere avvik/risiko riktig.

   Kilde: Vedlegg 04 MAL Rammeavtale Gynekologiske og obstetriske produkter

2. I Vedlegg 06a/06b «Kontraktskrav etisk handel» vises det til «clauses 1-4», men strukturen og eventuelle presise underkrav fremgår ikke fullstendig i utdraget. Kan Oppdrager bekrefte at alle konkrete krav, kontroll-/oppfølgingsmekanismer, sanksjoner og terskler som skal gjelde for leverandør og underleverandører, er tilgjengelige i vedlegg 06a/06b – og eventuelt gi en punktvis oversikt over hva som særskilt er relevant å prise/etterleve i denne kontrakten?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå nøyaktig omfang av etisk handel-forpliktelser (oppfølging, dokumentasjon og sanksjoner) for å sikre compliance og riktig kostnadsbilde.

   Kilde: Vedlegg 06a Kontraktskrav etisk handel NO / Vedlegg 06b Kontraktskrav etisk handel EN

3. Krav til tilbudet sier at «Manglende informasjon kan medføre avvising». Kan Oppdrager spesifisere hvilke konkrete faner/kolonner i Vedlegg 02 (Kravspesifikasjon) og Vedlegg 03 (Prisskjema/Prisinformasjon) som må være utfylt for å unngå avvising – og om det er særskilte krav per delkontrakt (f.eks. generelle krav alltid, spesifikke krav kun for delkontrakter som leveres på)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingsbeskrivelsen understreker utfyllingsplikt, men vi trenger å vite nøyaktig hva som vurderes som «manglende informasjon» i praksis for å redusere avvisningsrisiko før frist.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 6.2 Kvalitet / avsnitt om utfylling av kravspesifikasjonen

4. Prisevaluering bygger på totalpris per delkontrakt «basert på tilbudte priser på de oppstilte referanseartiklene» og at det må leveres priser på alle anbudslinjer innen hver delkontrakt. Kan Oppdrager bekrefte at (i) referanseartiklene er de linjene som fremgår i Prisskjema (Prisinformasjon/kolonner) og (ii) hvordan priser skal håndteres dersom et produkt ikke kan leveres/erstattes, siden «mangler produkter» medfører avvisning for gjeldende delkontrakt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi må vite hvilke linjer som teller som «anbudslinjer» for avvisningsvurdering og hvordan substitusjon/alternativ løsning eventuelt skal håndteres før vi setter priser.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 6.2.1 Pris (pris evalueres av referanseartikler og krav om alle anbudslinjer) / pkt. «Manglende informasjon kan medføre avvising»

5. Vareprøver: Frist for levering av vareprøver er 15.06.2026, men antall per linje er oppgitt «i Prisskjema, arkfane Prisinformasjon, kolonne D». Kan Oppdrager bekrefte at antallet i kolonne D er absolutt krav for alle delkontrakter vi tilbyr på, og om det er egne krav til merking (delkontraktnummer og linjenummer) som vil bli lagt til grunn ved evaluering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil antall/merking kan gi forsinkelse eller avvisnings-/evalueringsproblemer. Vi må sikre at vi leverer riktig vareprøveomfang per linje/delkontrakt.

   Kilde: Konkurransebestemmelser «Vareprøver, demonstrasjon og utprøving» samt Vedlegg 15 (Utprøving av medisinsk forbruksmateriell...)

6. Levering og logistikk: Avtalen legger opp til DDP (Incoterms® 2020) og viser til «Logistikkbetingelser for helseregionene» vedlegg 2 (krav til den fysiske leveransen) og vedlegg 5 (måling/sanksjoner). Kan Oppdrager oversende/gi tilgang til hele «Logistikkbetingelser for helseregionene»-dokumentet og spesifisere hvilke deler som er mest kostnadsdrivende for leverandøren (f.eks. krav til leveringstid, reklamasjonsgradmåling, gebyr/dagmulktsatser, samt eventuelle krav til beredskapslager som fremgår av Bilag 2 Kravspesifikasjon)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Logistikk-/sanksjonsnivå og eventuelle lagerkrav kan ha stor økonomisk effekt, og det fremgår ikke i utdraget hvilke satser/krav som faktisk gjelder.

   Kilde: Konkurransebestemmelser / Vedlegg 04 MAL Rammeavtale, bl.a. punkt 3.6-3.8 og Logistikkbetingelser (implementering, leveringstid, måling og sanksjoner)

7. Avtaleperiode og oppstart: Det står at oppstart av avtale er 25.02.2027 og at det foreligger «prøveperiode» i avtalen første 6 måneder. Kan Oppdrager klargjøre (i) om prøvetiden påvirker oppsigelsesadgang/konsekvenser for leverandøren i form av misligholdssanksjoner, og (ii) når vi kan forvente første avrop på tildelt sortiment (pilot/overgang fra implementering)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppstartstid og prøveperiode kan påvirke om leverandør må planlegge beredskap og kostnader tidlig, samt hvordan mislighold håndteres tidlig i avtalen.

   Kilde: Vedlegg 04 MAL Rammeavtale, punkt «Avtaleperiode, forlengelse og oppsigelse» (prøvetid 6 måneder) samt «Implementering»

8. Elektronisk samhandling/masterdata: Leverandøren skal være leveringsdyktig på avtalesortimentet senest fra avtaleperiodens oppstart, og det stilles krav til utarbeidelse av masterdata/katalog. Kan Oppdrager spesifisere hvilke konkrete frister (kalender) som gjelder for masterdataleveranse og eventuelle test/valideringsrunder for både HSØ og HMN, og om det finnes et standard kommunikasjons-/testopplegg eller mal for masterdata (Bilag X Avtale om elektronisk samhandling vedlegg A/B)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Frister for masterdata/test kan påvirke implementeringskost og risiko for at leveranser ikke kan starte ved oppstartdato.

   Kilde: Vedlegg 04 MAL Rammeavtale «Implementering» samt «Logistikk og avtale om elektronisk samhandling» (Bilag X Avtale om elektronisk samhandling med vedlegg)