Anbudskonkurranse «Snelandia kundesenter og ruteopplysning»

Finnmark fylkeskommune (Avdeling Kollektiv Finnmark) skal inngå avtale om ruteopplysningstjenester og kundesentertjenester (telefon, epost og chat) for «Snelandia» i Finnmark. Avtalen er en tjenestekontrakt som skal leveres i henhold til Vedlegg A «Oppdragsbeskrivelse» og avtaleutkast Vedlegg B. Varighet 1.8.2026–31.7.2030. Total tilbudssum oppgis i prisskjema (Vedlegg C).

• Tilbyder (gjelder norske tilbydere) skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteinnbetaling.

  Dokumentasjon: Skatteattest, ikke eldre enn 6 måneder fra søknads-/innleveringsfrist. Restanser/misligheter må begrunnes. Hvis underleverandører brukes, skal skatteattest også leveres for disse.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 8 «Kvalifikasjonskrav – Lovpålagte krav»
• Tilbyder (gjelder norske tilbydere) skal ha ordnede forhold med hensyn til merverdiavgiftinnbetaling.

  Dokumentasjon: Skatteattest for merverdiavgift, ikke eldre enn 6 måneder fra søknads-/innleveringsfrist. Restanser/misligheter må begrunnes. Hvis underleverandører brukes, skal skatteattest for mva også leveres for disse.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 8 «Kvalifikasjonskrav – Lovpålagte krav»
• Tilbyder skal ha et fungerende HMS-system.

  Dokumentasjon: Signert HMS-egenerklæring (vedlagt konkurransegrunnlaget).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 8 «Kvalifikasjonskrav – Lovpålagte krav»
• Tilbyder skal inneha en arbeidstids- og lønnsordning i henhold til norske tariffavtaler og ha innordnede forhold i henhold til norsk arbeidsmiljølov.

  Dokumentasjon: Bekreftelse via eget vedlegg til tilbudet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 8 «Kvalifikasjonskrav – Lovpålagte krav»
• Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Firmaattest eller tilsvarende fra søkers hjemstat.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 8 «Organisatorisk og juridisk stilling»
• Tilbyder skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne.

  Dokumentasjon: Dokumentere at tilbyder kan levere antall ansatte/vikarer i forhold til tilbudt åpningstid.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 8 «Tekniske og faglige kvalifikasjonskrav»
• Tilbyder skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag med hensyn til volum og kompleksitet.

  Dokumentasjon: Referanser fra liknende oppdrag.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 8 «Tekniske og faglige kvalifikasjonskrav»
• Tilbyder skal ha erfaring og/eller inngående kunnskap om geografi, demografi og oppdragsgivers rutenett i Finnmark.

  Dokumentasjon: Referanser fra liknende oppdrag.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 8 «Tekniske og faglige kvalifikasjonskrav»
• Tilbyder skal ha ansatte som besitter samisk språkkompetanse.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på gjennomgått opplæring, eller egenbekreftelse på kompetanse.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 8 «Tekniske og faglige kvalifikasjonskrav»

• Tilbudsbrev skal være signert av bemyndiget person.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 7 «Tilbudets format og innhold» (Dokumentrekkefølge punkt 1)
• Oppdragsbeskrivelse: Tilbyder skal sette inn sitt svar på kravene og spørsmålene i Vedlegg A.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 7 (Dokumentrekkefølge punkt 2)
• Pris: Utfylt prisskjema (priser oppgitt eks. mva).Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 7 (Dokumentrekkefølge punkt 3) / Vedlegg C «Prisskjema»
• Lovpålagte krav: Skatteattest, mva-attest og HMS-egenerklæring.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 7 (Dokumentrekkefølge punkt 4)
• Dokumentasjon av juridisk stilling: Firmaattest.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 7 (Dokumentrekkefølge punkt 5)
• Dokumentasjon av finansiell og økonomisk stilling: Revisorgodkjente regnskaper for de tre siste år og/eller ratingrapport.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 7 (Dokumentrekkefølge punkt 6)
• Dokumentasjon av tekniske kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon på type PC og linjetilkopling.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 7 (Dokumentrekkefølge punkt 7)
• Sladdet leveransebeskrivelse og prisskjema: Sladdet utgave som kan offentliggjøres, leveres elektronisk (Bilag 1 for mer informasjon).Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 7 (Dokumentrekkefølge punkt 8) / Bilag 1 «Sladding av tilbud»
• Tilleggsinformasjon: Bekreftelse på arbeids- og lønnsforhold i henhold til norske tariffer og arbeidsmiljølov.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 7 (Dokumentrekkefølge punkt 9)
• HMS-egenerklæring (Bilag 2) skal være signert og inneholde bekreftelse på systematisk HMS-arbeid og lovlighet.Kilde: Bilag 2 «HMS-egenerklæring»
• Tilbud skal leveres elektronisk i Mercell innen tilbudsfrist; tilbud levert på feil måte eller for sent vil bli avvist.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 5 «Levering av tilbud» / punkt 7 «Format»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

22.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtalen gjelder ruteopplysningstjenester og kundesentertjenester (telefon, epost og chat) i henhold til Vedlegg A «Oppdragsbeskrivelse».Kilde: Avtale om tjenestekjøp – ruteopplysning, pkt. 3 «Hva avtalen omfatter»
• Varighet: f.o.m. 1.8.2026 t.o.m. 31.7.2030.Kilde: Avtale om tjenestekjøp – ruteopplysning, pkt. 3 «Varighet»
• Underleverandører kan brukes, men bruk krever skriftlig samtykke fra oppdragsgiver; leverandøren er fullt ansvarlig for underleverandørers utførelse.Kilde: Avtale om tjenestekjøp – ruteopplysning, pkt. 3 «Underleverandører»
• Dokumentrang ved motstrid: Avtalen gjelder foran konkurransegrunnlag, som gjelder foran leverandørens tilbud med vedlegg/bilag.Kilde: Avtale om tjenestekjøp – ruteopplysning, pkt. 3 «Dokumentrang»
• Oppstartsmøte: Umiddelbart etter kontraktsinngåelse skal et oppstartsmøte gjennomføres med milepæler.Kilde: Avtale om tjenestekjøp – ruteopplysning, pkt. 7 «Implementering»
• Oppfølgingsmøter: Jevnlige drifts- og kvalitetsmøter som beskrevet i Vedlegg A. Leverandøren skal framlegge/statistikker og levere månedlig elektronisk til oppdragsgivers datavarehus.Kilde: Avtale om tjenestekjøp – ruteopplysning, pkt. 8 «Oppfølgingsmøte»
• Fakturering: Tjenesten faktureres etterskuddsvis månedlig; tilbyder/tilbyder har ansvar for at oppdragsgiver mottar korrekt faktura med nødvendig kontoinfo/mva-koder.Kilde: Avtale om tjenestekjøp – ruteopplysning, pkt. 4 «Betaling»

• Vedlegg A «Oppdragsbeskrivelse» og Vedlegg B «Avtaleutkast» henvises til, men selve innholdet i Vedlegg A (inkl. konkrete skal-krav, spesifikasjoner og evalueringsmodell/vekter) er ikke inkludert i teksten du ga. Derfor er kvalitets-/lokalkunnskapsdeler og eventuelle avvisningsgrunner utover det som er eksplisitt gjengitt ikke mulig å trekke ut.
• Prisskjemaets konkrete prisposter/delpriser er ikke gjengitt (kun skjemaoverskrifter og «Tilbudssum»).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg A «Oppdragsbeskrivelse» bes dere konkretisere hvilke responstider og/eller servicemål som gjelder for: (i) telefon henvendelser, (ii) e-post, og (iii) chat. Er det oppgitt krav til maks ventetid/svartid per kanal, og gjelder kravene hele åpningstiden eller også utenfor (f.eks. kø/overskridelseshåndtering)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig bemanning og drift (køhåndtering, åpningstid, SLA) må kravene til svartid/responstid være entydige.

   Kilde: Vedlegg A – Oppdragsbeskrivelse

2. I Vedlegg A bes dere oppgi detaljert forventet åpningstid/døgnkontinuitet for kundesenter og ruteopplysning (ukedager, helg, helligdager) samt om det er krav til bemanning i «spissbelastninger». Dersom åpningstid kan endres i avtaleperioden: hvordan varsles endringen, og hvordan kompenseres leverandøren (prisregulering/opsjon)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig/variabel åpningstid påvirker bemanningsbehov, kostnader og risiko.

   Kilde: Vedlegg A – Oppdragsbeskrivelse

3. I Vedlegg A bes dere presisere om tjenesten inkluderer (eller kan omfatte) telefonbestilling og organisering av skoleskyss og Fleks-ruter: hva er leverandørens konkrete oppgaver (bestille/koordinere/sende forespørsel videre/gjøre endringer), og hvilke systemer/verktøy må leverandøren bruke? Leveres det opplæring og tilgang i forkant?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveranseinnhold og systemkrav styrer kapasitet, kompetanse og kostnadsnivå.

   Kilde: Vedlegg A – Oppdragsbeskrivelse

4. I Vedlegg A bes dere angi volumanslag og trafikkfordeling som skal legges til grunn for prising/evaluering: ca. antall henvendelser per kanal per måned (telefon/e-post/chat), og evt. fordeling på tema (ruteinfo, skoleskyss, Fleks, avvik/omdirigering). Hvis volumanslag er målt historisk: hvilken periode gjelder det og finnes det statistikk som kan deles?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren kan ikke prise riktig uten tydelige mengde- og trafikkforutsetninger.

   Kilde: Vedlegg A – Oppdragsbeskrivelse

5. I Vedlegg A bes dere spesifisere krav til språkkompetanse: hvilke samiske språk kreves (nordsamisk/andre), og gjelder kravet som (i) fast bemanning med attestert kompetanse, (ii) tilgjengelighet ved behov (f.eks. turnus/backup), eller (iii) kompetanse på ledende/enkeltpersoner?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravet til samisk språkkompetanse er et kvalifikasjonskrav og kan være kostnadsdrivende; presisering reduserer tilbudsrisiko.

   Kilde: Kvalifikasjonskrav – Tekniske og faglige kvalifikasjonskrav (samisk språkkompetanse) / Vedlegg A – Oppdragsbeskrivelse

6. I Vedlegg A og/eller Bilag 1 «Sladding av tilbud» bes dere forklare hvordan evalueringen av «lokalkunnskap»/«kvalitet/erfaring» konkret gjøres i vektingsmodellen (hvilke underkriterier, dokumentasjonskrav og vurderingsmatrise). Dersom dette ligger i Vedlegg A: kan dere vise relevante utdrag/vekter?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingskriteriene er henvist til Vedlegg A, men oppsettet er ikke synlig her; leverandøren må forstå hvordan man faktisk vurderes.

   Kilde: Tildelingskriterier (henvisning til Vedlegg A)

7. I Vedlegg B «Avtaleutkast» bes dere avklare ansvar og håndtering ved avvik/mislighold knyttet til leveranse: Hvordan defineres «avvik fra leveringsbeskrivelsen» i praksis for kundesenter/ruteopplysning, og hvilke konkrete forhold utløser prisavslag vs. heving? Kan dere gi eksempler på mislighold som anses som «vesentlig»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kontraktsvilkår kan gi betydelig kommersiell risiko; leverandøren trenger å forstå terskler og konsekvenser for mislighold.

   Kilde: Vedlegg B – Avtaleutkast (Mislighold, prisavslag, heving)

8. I Vedlegg B bes dere presisere krav til rapportering/statistikk: Hvilke nøkkelrapporteringsdata skal leveres månedlig til Oppdragsgivers datavarehus, i hvilket format (API/fil), og hvem er ansvarlig for datakvalitet? Er dette en del av «drift» uten særskilt vederlag, og finnes det et datagrunnlag/datakravsdokument?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Rapporteringsomfang og tekniske integrasjonskrav påvirker både kostnad og implementeringsrisiko.

   Kilde: Vedlegg B – Avtaleutkast (Oppfølgingsmøte/drifts- og kvalitetsmøter, statistikk månedlig)

9. I Vedlegg B (og eventuelle vedlegg i Vedlegg A) bes dere avklare eventuelle endringer i omfang/tilleggstjenester: Når dere skriver at «andre tjenester kan også bli pålagt, og bli gjenstand for forhandling», hvordan foregår dette konkret (f.eks. tilbudsplikt, prisfastsettelse, tidsfrist for svar)? Er det noen forventet omfangsvekst i avtaleperioden som leverandøren bør hensynta i prisingen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uforutsigbare tilleggstjenester kan gi risiko for marginer; leverandøren trenger prosess og forventninger.

   Kilde: Konkurransegrunnlag – Beskrivelse av anskaffelsen / Vedlegg B – Avtaleutkast (Avvik/endringer, endringsmekanisme)