Abonnementshåndtering av tidsskrifter og aviser

OsloMet skal inngå rammeavtale for abonnementshåndtering av tidsskrifter og tilhørende tilleggstjenester. Tidsskrifter skal leveres både trykt og elektronisk (med hovedvekt på elektronisk) og kunne leveres til alle OsloMets adresser. Avtale: 2 år med opsjon 1+1 år (maks 4 år). Det er ikke adgang til deltilbud, alternative tilbud aksepteres ikke.

• Leverandøren må ha oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og arbeidsgiveravgift.

  Dokumentasjon: Attest fra skatteoppkrever (RF-1316), ikke eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av tilbud. Utenlandske firmaer: tilsvarende attester. Oppdragsgiver kan også innhente via e-bevis.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.1 Skatteattester
• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister/faglig register/handelsregister i staten der leverandøren er etablert.

  Dokumentasjon: Norske leverandører: firmaattest. Utenlandske selskaper: dokumentasjon på registrering i tilsvarende register.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.2 Leverandørens registrering, autorisasjon mv.
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell styrke til å kunne oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Soliditets-/kredittvurdering fra offentlig godkjent kredittvurderingsselskap basert på siste regnskapstall. Kredittverdighet vurdert mot definert skala (avvisning ved rating dårligere enn «B/Kredittverdig»). Oppdragsgiver kan innhente ytterligere informasjon. Alternativt annet egnet dokument dersom saklig grunn til ikke å fremlegge krevd dokumentasjon.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.3 Økonomiske og finansielle kapasitet
• Leverandøren skal ha erfaring fra lignende leveranser som viser at leverandøren kan oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Oversikt over relevante oppdrag de 3 siste årene (rammeavtaleleveranser sammenlignbare i innhold/omfang), minst: kort beskrivelse, tidspunkt, omfang i beløp, referanseperson (navn og telefon). Referanseperson må kunne kontaktes. Utfylt Vedlegg 5 Referanseskjema Leveranse.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Leverandøren skal ha et miljøledelsessystem som sikrer kontinuerlig begrensning av miljøpåvirkning for å være egnet til å gjennomføre kontrakten.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av miljøledelsessystem. Ved EMAS/ISO 14001/Miljøfyrtårn eller tilsvarende: kopi av gyldig sertifisering.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner (miljøledelse)
• Leverandører kan støtte seg på andre virksomheters kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskrav (gjelder økonomi/finans og teknisk/faglig).

  Dokumentasjon: Ved støtte: dokumentere at det rådes over nødvendige ressurser (f.eks. forpliktelseserklæring for teknisk/faglig). Egne ESPD-skjemaer for relevante underleverandører.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.5 Støtte fra andre virksomheter/underleverandør
• ESPD må leveres som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og at det ikke foreligger avvisningsgrunner.

  Dokumentasjon: Utfylt ESPD-skjema i leverandørportalen (ved flere leverandører i fellesskap: separate egenerklæringer). Innstilt leverandør må før kontrakt dokumentere oppfyllelse iht. dokumentasjonskrav.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.1 Generelt om ESPD

• Tilbudsbrev: utfylt og signert iht. Vedlegg 1 inkl. forbehold/avvik og taushetsbelagt informasjon.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.2 Tilbudsstruktur (Dokument 1), Vedlegg 1 Tilbudsbrev
• Forpliktelseserklæring: eventuelt utfylt og signert Vedlegg 2. Skal også fylles ut og signeres av underleverandører dersom leverandøren støtter seg på underleverandører for å oppfylle kvalifikasjonskrav.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.2 Tilbudsstruktur (Dokument 2), Vedlegg 2 Forpliktelseserklæring
• Svar på kvalifikasjonskrav: fylle ut ESPD-skjema i leverandørportalen. Legge ved ev. dokumentasjon dersom dette er etterspurt.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.2 Tilbudsstruktur (Dokument 3) og pkt. 4 ESPD
• Svar på tildelingskriterier: dokumentasjon og besvarelse på tildelingskriteriene.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.2 Tilbudsstruktur (Dokument 4). Under dette: Vedlegg 3 Kravspesifikasjon, Vedlegg 4 Referanseskjema Kundeservice, Vedlegg 6 Prisskjema (PDF og Excel)
• Sladdet versjon av tilbudet: PDF (dersom tilbudet inneholder taushetsbelagte opplysninger).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.2 Tilbudsstruktur (Dokument 5)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

25.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Rammeavtalens varighet: 2 år, med opsjon forlengelse 1+1 år (maks 4 år).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.5 Avtaleperiode
• Kontraktsvilkår reguleres av vedlagte kontraktsvilkår med bilag.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.6 Kontraktsvilkår
• Absolutte krav (A-krav) i Vedlegg 3 Kravspesifikasjon må oppfylles; manglende oppfyllelse gir avvisning.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7 Krav til tjenesten
• Overføring fra tidligere agent: eksisterende abonnementer og oppstart nye skal være fullført innen utgangen av 2026.Kilde: Vedlegg 3 Kravspesifikasjon pkt. 2.2 Leveranse (A-krav 2.2.1)
• Fornyelser: håndteres med fornyelsesfrist i 4. kvartal, og etter fornyelser mottas bekreftelse på endringer i porteføljen.Kilde: Vedlegg 3 Kravspesifikasjon pkt. 2.2 Leveranse (A-krav 2.2.3)
• Purringer ved manglende tilgang til e-tidsskrift eller manglende levering av trykte enkelthefter innen 2 virkedager.Kilde: Vedlegg 3 Kravspesifikasjon pkt. 2.2 Leveranse (A-krav 2.2.5)
• Behandle håndtering av all kontakt med utgivere (adresseendringer, dublettvarsler, manglende levering, fakturering, bibliografiske endringer osv.), samt hele livsløpet (bestilling, aktivering, avslutning og arkivtilgang).Kilde: Vedlegg 3 Kravspesifikasjon pkt. 2.1 Bestillingsrutiner (A-krav 2.1.3)
• Hovedfaktura (samlefaktura) skal mottas i første kvartal; fakturering i originalvaluta og norsk mva; maks tre ganger p.a. (totalt 16 fakturaer per 12 måneder i den beskrevne valutastrukturen). Faktura/ kreditnota i EDIFACT standard via EDI til Alma; faktura må inneholde angitte dataelementer per produktlinje/post.Kilde: Vedlegg 3 Kravspesifikasjon pkt. 2.3 Pris og fakturering (A-krav 2.3.2)
• Prisendringer på listepris utover 5 % skal varsles senest 1 måned i forkant.Kilde: Vedlegg 3 Kravspesifikasjon pkt. 2.3 Pris og fakturering (A-krav 2.3.5)
• Kundeservice: minst to kundeservice-representanter med relevant erfaring; én fast kontakt og én back-up; OsloMet kan kreve bytte ved utilfredsstillende service (OsloMet skal godkjenne bytter).Kilde: Vedlegg 3 Kravspesifikasjon pkt. 2.4 Kundeservice og kommunikasjon (A-krav 2.4.1 og 2.4.2)
• Tilgjengelighet: kontaktperson(er) må være tilgjengelige i universitetets kontortid 09-15 norsk tid.Kilde: Vedlegg 3 Kravspesifikasjon pkt. 2.4 (A-krav 2.4.4)
• Responstid på henvendelser: tilbakemelding innen 2 virkedager.Kilde: Vedlegg 3 Kravspesifikasjon pkt. 2.4 (A-krav 2.4.5)
• Kundemøter: leverandøren skal tilby kundemøter minst én gang i året.Kilde: Vedlegg 3 Kravspesifikasjon pkt. 2.4 (A-krav 2.4.8)
• Opplæring og brukerstøtte i egne produkter skal ivaretas kostnadsfritt av leverandør.Kilde: Vedlegg 3 Kravspesifikasjon pkt. 2.5 Brukerstøtte og tilrettelegging (A-krav 2.5.1)

• Dokumentteksten inneholder ikke avsnitt/krav til klargjøring av alle bilag til standardkontrakt for tjenestekjøp utover henvisninger, så enkelte konkrete kontraktsvilkår utover ramme/varighet fremgår ikke.
• Tidsplanen for tilbuds-/kontraktsinngåelse inneholder tentative tidspunkt (etter tilbudsfrist), men eksakte datoer for senere hendelser er ikke nærmere presisert i teksten utover det som står.
• Prisregulering og faktureringsdetaljer er beskrevet i Vedlegg 3 og konkurransegrunnlaget, men selve «Vedlegg 3 Kravspesifikasjon» sitt komplette innhold (alle A/E-krav) er ikke gjengitt fullt ut; kun deler er inkludert i dokumentteksten du ga.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg 3 Kravspesifikasjon er det oppgitt at alle absolutte krav (A-krav) må oppfylles for at tilbudet skal vurderes. Kan dere oversende/tydeliggjøre fullstendig liste over hvilke konkrete A-krav som er absolutte (og eventuelle tilhørende dokumentasjonskrav), slik at vi kan verifisere oppfyllelse før tilbud leveres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelighet om nøyaktig hvilke krav som er avvisningsutløsende er avgjørende for å prise og utarbeide et tilbud uten vesentlige avvik.

   Kilde: Pkt. 7 Krav til tjenesten (henvisning til Vedlegg 3) / Vedlegg 3 Kravspesifikasjon

2. I Vedlegg 6 Prisskjema fremgår det at vi må tilby minst 80 % av produktlinjene, og at evalueringsprisen baseres på «tidsskriftene som alle leverandørene har tilbudt». Hvordan håndterer dere situasjoner der enkelte produktlinjer ikke kan leveres (f.eks. oppgitt «Kan leveres = Nei»): Skal vi likevel fylle ut alle gule felt for disse linjene, og hvordan vil «ikke tilbudt» påvirke evalueringen (inkl. om det trekkes ut før sammenligning)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå presis konsekvens av «Kan leveres = Nei» for både tilbudets formelle krav og evaluering av pris.

   Kilde: Pkt. 8.4 Pris og økonomiske forhold / Vedlegg 6 Prisskjema (minst 80 % og gule felt)

3. Ved pris skal «totalprisen» være inkludert alle kostnader som kan påløpe OsloMet (inkl. porto, servicecharge, fakturagebyr og transport), og prisregulering skal følge utgivers listepris med varsel minst 1 måned før ikrafttredelse dersom prisøkning er over 5 %. Kan dere bekrefte om alle slike kostnadskomponenter skal være bakt inn i Påslag (%) og/eller Tilbudspris per produktlinje (uten egne tillegg), og hvordan vi eventuelt skal prise og spesifisere porto/levering/administrative kostnader dersom leverandøren fakturerer per bestilling eller per tittel?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å unngå feilprising/avvik må leverandøren vite hvordan kostnadene skal modelleres i prisskjemaet og hvilken frihetsgrad som finnes.

   Kilde: Pkt. 8.4 Pris og økonomiske forhold / Vedlegg 6 Prisskjema (kolonner og «inkludert alle kostnader») / Vedlegg 3 (henvisning til prisregulering og faktura)

4. I Vedlegg 6 Prisskjema står det at det ikke er lov med taktisk prising og at det ikke er lov å bevisst unnlate å tilby produkter som står i prisskjemaet. Samtidig skal vi tilby minst 80 %. Kan dere presisere hva dere legger i «bevisst unnlate»: Er det tillatt å krysse «Kan leveres = Nei» for enkelte linjer, og i så fall hva slags begrunnelse/dokumentasjon forventes for at dette ikke skal bli ansett som et avvik?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite om «Nei» er en akseptabel opsjon innenfor evalueringsrammen, og hvilke krav til begrunnelse som eventuelt følger.

   Kilde: Pkt. 8.4 Pris og økonomiske forhold / Vedlegg 6 Prisskjema («Kan leveres (ja/nei)»)

5. Tildelingskriteriet «Kvalitet» vurderes basert på E-krav i Vedlegg 3 Kravspesifikasjon samt vedlegg 4 (Kundeservice) og vedlegg 5 (Leveranse). Kan dere beskrive hvilke punkter/overskrifter i referanseskjemaene som vektlegges (og hvordan dere omsetter leverandørens svar til score), slik at vi kan målrette besvarelsen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Når evalueringsmetoden ikke er fullt spesifisert, bør leverandøren få konkrete føringer for hvordan besvarelsen i vedleggene bedømmes.

   Kilde: Pkt. 8.2 Tildelingskriterier og dokumentasjonskrav (Kvalitet 70 %) / Vedlegg 4 og Vedlegg 5

6. I Vedlegg 6 Prisskjema linjene 167–169 åpner for «Ev. tjenester/tilleggstjenester» med konkret pris (priskonsekvens) og beskrivelse, og at dette skal være et «avvik» for linje 167 (se tilbudsbrev). Kan dere presisere forskjellen dere forventer mellom «avvik» (linje 167) og «ikke avvik» (linje 168–169), samt om og hvordan disse påvirker evalueringen av pris og vurdering av E-krav/A-krav?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvordan eventuelle tillegg/opsjoner påvirker både akseptabilitet (avvik) og prisgrunnlaget i evalueringen.

   Kilde: Pkt. 8.4 Pris og økonomiske forhold / Vedlegg 6 Prisskjema (linje 167–169) / Vedlegg 1 Tilbudsbrev (for avvik)

7. Konkurransegrunnlaget sier at det ikke avholdes befaring. Samtidig skal leveranse kunne gå til alle OsloMets adresser. Kan dere angi hvor mange leveringsadresser og/eller hovedtyper av lokasjoner dette omfatter (f.eks. antall bygg/soner og om det er ulik postgang), og om leveranse håndteres som én samlet leveranse eller flere leveranser per bestilling?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Operasjonelle detaljer påvirker ressursbehov, leveringsrutiner og dermed kostnadsnivået som skal inn i prisskjemaet.

   Kilde: Pkt. 2.1 Anskaffelsens formål og omfang / Vedlegg 3 Kravspesifikasjon (henvisning til leveranse til alle adresser)

8. Avtaleperiode er 2 år, med opsjon 1+1 år (maks 4 år). Kan dere bekrefte om rammens prisregulering og øvrige vilkår gjelder uendret i opsjonsperioden, og hvordan oppdragsgiver typisk utløser opsjon (skriftlig varsel og tidspunkt før utløp av første 2-årsperiode)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren bør forstå kontraktsmessig «forutsigbarhet» og prosedyre for opsjoner for å prise risiko over hele avtaleperioden.

   Kilde: Pkt. 2.5 Avtaleperiode / Rammeavtale/Kontraktsdokument (Varighet + opsjons år) / Vedlegg 8 Kontrakt med bilag

9. Kontrakt med bilag (Vedlegg 8) viser at det finnes «Generelle kontraktsvilkår for tjenester» og «Generelle rammeavtalevilkår», men full tekst for alle bilag/standardvilkår fremgår ikke i utdraget. Kan dere bekrefte at vi i tilbudsarbeidet kan legge til grunn standard vilkår slik de fremgår i Vedlegg 8/kontraktsbilagene, og eventuelt oversende/utdype sentrale punkt dere anser som særlig relevante for leverandøren (f.eks. mislighold/ansvar, SLA/KPI-er hvis relevant, endringsadgang, opphør/avbestilling, og håndtering av prisendringer og fakturering)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende tilgang til fullstendige kontraktvilkår kan gi vesentlig risiko for feilprising eller uforutsette avvik, særlig når det ikke er adgang til forhandling.

   Kilde: Pkt. 2.6 Kontraktsvilkår / Vedlegg 8 Kontrakt med bilag (bilagoversikt og henvisning til generelle vilkår)