Rammeavtale oppretting karosseriskader

Rammeavtale for oppretting av karosseriskader og glasskader på Lindesnes kommunes biler. Omfatter både leasede og ikke-leasede biler, med fokus på PDR (lakkeringsfri bulkoppretting) og reparasjon fremfor utskifting av deler. Rammeavtale med inntil to leverandører, rangering via evaluering av pris og kvalitet (klima/miljø og kvalitet/service). Årlig omfang anslått 500 000–1 000 000 NOK ekskl. mva., samlet ramme inntil 6 millioner NOK ekskl. mva. Avtalen gjelder 2 år fra avtaleinngåelse med opsjon om forlengelse 1+1 år. Planlagt befaring av 8 skademonterte biler 3. juni (kl. 14:45) på Lars O. Røllands gate 7, Mandal Sykehjem.

• Leverandøren må ha levert sine oppgaver og betalt skatt, merverdiavgift og arbeidsgiveravgift.

  Dokumentasjon: Skatteattest for skatt og MVA, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Ved underleverandører kreves skatteattest for skatt og MVA også for disse. Kravet gjelder kun for norske leverandører.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 3.3.1 Skatteattest
• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Firmaattest eller tilsvarende fra søkers hjemstat.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 3.3.2 Øvrige kvalifikasjonskrav
• Leverandøren må ha råderett over underleverandør(er) hvis slike benyttes.

  Dokumentasjon: Signert forpliktelseserklæring fra aktuell(e) underleverandør(er) (Vedlegg 5 – Forpliktelseserklæring).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 3.3.2 Øvrige kvalifikasjonskrav
• Leverandøren skal ha offentlig godkjenning iht. forskrift om kjøretøyverksteder innen kategorien bilskadeverksted.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på at verkstedet er godkjent av Statens vegvesen innenfor angitte kategorier.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 3.3.2 Øvrige kvalifikasjonskrav
• Leverandøren skal ha meget god gjennomføringsevne og nødvendig kapasitet/organisasjon for å gjennomføre kontrakten.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av leverandørens tekniske personell eller tekniske enheter disponert til oppfyllelse av kontrakten, enten de tilhører foretaket eller ikke.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 3.3.2 Øvrige kvalifikasjonskrav
• Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag for andre større kunder.

  Dokumentasjon: Liste over de viktigste leveranser/utførte tjenester siste tre år: verdi, tidspunkt og mottaker (offentlig/privat) med kontaktinformasjon (navn, e-post, mobil) for bekreftelse.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 3.3.2 Øvrige kvalifikasjonskrav
• Leverandøren skal ha et godt og velfungerende kvalitetssikrings-/kvalitetsstyringssystem.

  Dokumentasjon: Redegjørelse om kvalitetssikrings-/kvalitetsstyringssystem (eller kopi av systemsertifikat fra akkrediterte sertifiseringsorganer eller tilsvarende).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 3.3.2 Øvrige kvalifikasjonskrav
• Leverandøren skal ha et godt og velfungerende miljøledelsessystem.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av miljøledelsestiltak, eller kopi av relevante miljøsertifikater/miljøstandarder (f.eks. ISO 14001, EMAS, Miljøfyrtårn) eller beskrivelse av eget system og rutiner.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 3.3.2 Øvrige kvalifikasjonskrav

• Tilbudet skal signeres elektronisk av person med fullmakt til å binde leverandøren.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 6.1 Krav til tilbudets utforming
• Tilbudet skal leveres på norsk, dansk, svensk eller engelsk (andre språk forkastes). All korrespondanse vedrørende tilbudet skal være på samme språk.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 6.1 Krav til tilbudets utforming
• All elektronisk dokumentasjon skal lastes opp som enkeltfiler, ikke i zip-format.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 6.1 Krav til tilbudets utforming
• Tilbudet skal leveres elektronisk via EU-Supply innen tilbudsfristens utløp. Tilbud levert etter fristen eller på annen måte enn via EU-Supply avvises.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 6.2 Innlevering av tilbud
• Innen tilbudsfrist kan leverandøren levere tilbud et ubegrenset antall ganger; kun siste versjon er gyldig.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 6.2 Innlevering av tilbud
• Følgende dokumenter skal følge med tilbudet: (1) Signert tilbudsbrev (2) Gyldig skatteattest (3) Firmaattest (4) Gyldig kredittvurdering/-rating (evt. annen egnet dokumentasjon) (5) Eventuelt signert forpliktelseserklæring (6) Offentlig godkjenning fra Statens vegvesen (7) Beskrivelse av teknisk personell/tekniske enheter (8) Redegjørelse for kvalitetssikringssystem eller kopi av systemsertifikat (9) Beskrivelse av miljøledelsestiltak eller kopi av miljøsertifikat (10) Ferdig utfylt Vedlegg 6 – Prisskjema (11) Ferdig utfylt Vedlegg 7 – Leverandørens løsningsbeskrivelse.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 6.3 Dokumenter
• Ved støtte på andre foretaks kapasitet: forpliktelseserklæring for rådighet over nødvendige ressurser samt at disse foretakene leverer egne ESPD-skjema.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt ESPD
• Ved underleverandør: signert forpliktelseserklæring skal vedlegges tilbudet (Vedlegg 5).Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt Underleverandører / ESPD-kapittel

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

22.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Henting/levering av biler: valgte leverandør skal hente bilene der de er stasjonert, sette igjen lånebil og levere bilene etter endt reparasjon; henting/levering og bruk av lånebil skal tilbys uten ekstra kostnader.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 4.2 Kravspesifikasjon krav nr. 1
• Leverandøren skal gi estimat/tilbud; reparasjon kan først påbegynnes når estimatet/tilbudet er akseptert av oppdragsgiver.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 4.2 Kravspesifikasjon krav nr. 2
• Varslingsplikt ved vesentlig forsinkelse eller vesentlig høyere endelig pris enn opprinnelig antatt.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 4.2 Kravspesifikasjon krav nr. 3
• Leverandøren skal være tilknyttet lærlingeordning, og lærlinger skal delta i kontraktsarbeidet der dette er hensiktsmessig.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 4.2 Kravspesifikasjon krav nr. 4
• Leverandøren skal utnevne en fast kontaktperson overfor oppdragsgiver.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 4.2 Kravspesifikasjon krav nr. 5
• Lønns- og arbeidsvilkår: kontrakten vil inneholde krav til lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner iht. forskrift om lønns- og arbeidsvilkår.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 4.2 Krav til lønns- og arbeidsvilkår
• Prisstruktur: prisene gitt i tilbudet skal være basert på fast priskalkyle/kalkylen skal ikke endres i kontraktperioden; tilbudsprisene er faste første kontraktsåret, deretter mulighet for prisforhandling etter dokumenterte endringer (med 30 dagers varsel og godkjenning).Kilde: Vedlegg 1 Generelle kontraktsvilkår, punkt 2.1 Priser/prisendringer
• Levering/avrop: leveranser etter skriftlig avrop; levering skjer fritt levert (DDP) til brukerenhetens leveringsadresser; mottaker skal informeres ved manglende overholdelse av leveringstid.Kilde: Vedlegg 1 Generelle kontraktsvilkår, punkt 2.3 Bestilling og punkt 2.4 Levering
• Fakturering: kun én faktura pr. bestilling; betalingsbetingelser “fri fakturamåned + 30 dager”; faktura sendes elektronisk i EHF-format.Kilde: Vedlegg 1 Generelle kontraktsvilkår, punkt 2.6 Fakturering og betaling; Vedlegg 2 Avtaledokument (Fakturering)
• Servicerapportering: leverandør skal delta/arrangere minimum ett årlig møte (evaluering) og minimum hver tredje måned avgi servicerapport med bl.a. servicenivå, feil/mangler, avvikstiltak og oppfølging av tidligere rapporter.Kilde: Vedlegg 1 Generelle kontraktsvilkår, punkt 3.7 Brukeropplæring, service og rapportering
• Reklamasjon/garanti: reklamasjoner omgående; i garantitiden skal leverandøren rette feil og mangler uten utgifter; manglende utbedring innen rimelig frist kan medføre at leverandør må betale utbedring utført av tredje part.Kilde: Vedlegg 1 Generelle kontraktsvilkår, punkt 3.10 Mangler, reklamasjon og garanti
• Mislighold: gjentatte overskridelser av responstid/leveringstid og/eller svikt i logistikk-, service- og oppfølgingsrutiner kan anses som vesentlig mislighold, som kan gi heving etter varsel og frist.Kilde: Vedlegg 1 Generelle kontraktsvilkår, punkt 7.1 Vesentlig mislighold
• Opsjoner/forlengelse: oppdragsgiver har rett, men ikke plikt, til å forlenge avtalen 1+1 år; opsjon må meddeles senest 3 måneder før opsjon skal tre i kraft.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt Avtalens varighet; Vedlegg 2 Avtaledokument (Avtalens varighet)

• Dokumentteksten mangler konkrete satser/poengformler utover vekting og at det maksimalt kan oppnås vektet sum 10 (ingen øvrige detaljer om beregningsmetode for pris/score).
• Befaringstidspunkt og sted er oppgitt, men det er ikke eksplisitt angitt om befaring er obligatorisk.
• ‘Responstid’ nevnes i vurdering av bruksrett utenfor rammeavtalen og i mislighold, men konkrete tidskrav for responstid/levering fremgår ikke av den vedlagte teksten.
• Vedlegg 1 (generelle kontraktsvilkår) omfatter generelle krav, men er ikke konkretisert med spesifikke garanti-/responstidsperioder eller konkrete sanksjonsregler i utsnittet.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransen opplyses det at «for detaljert fremdriftsplan, se EU supply», men fremdriftsplanen er ikke vedlagt teksten. Kan oppdragsgiver vedlegge eller gi innsyn i hele fremdriftsplanen (inkl. datoer for befaring, spørsmål/frister, eventuell avklaring, tilbudsfrist og tidspunkt for evaluerings-/tildelingsbeslutning)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne planlegge bemanning, dokumentasjon og intern kvalitetssikring, og vurdere konsekvenser for tilbudssvar. Manglende fremdriftsplan kan gi feil forutsetninger.

   Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 2.2 Fremdriftsplan (se EU-Supply)

2. Evalueringslogikken og vekting er oppgitt, men det vises til Vedlegg 6 og Vedlegg 7 uten konkrete poengskala-/beregningsmetoder per underpunkt. Kan oppdragsgiver beskrive (eller oversende) hvordan poeng gis innenfor hvert tildelingskriterium (Pris 40 %, Klima og miljø 30 %, Kvalitet og service 30 %), herunder hvilken skala (0–X) og terskler som benyttes for de konkrete punktene i Vedlegg 7 (pkt. 1 Klima og miljø og pkt. 2 Kvalitet og service)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne prise og beskrive løsningsforslag på riktig nivå for å sikre maksimal uttelling og redusere risiko for at beskrivelsene ikke matches evalueringspraksis.

   Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 5.2 Tildelingskriterier (henvisning til Vedlegg 6 og Vedlegg 7)

3. I konkurransegrunnlaget står det at pris skal fylles ut i «Vedlegg 6 – Prisskjema», men selve prisformatet/konkrete prislinjer fremgår ikke av teksten. Kan oppdragsgiver bekrefte at Vedlegg 6 inneholder alle nødvendige pris-/enhetsbetingelser for kalkulering (f.eks. timepriser/deler/oppstartsgebyr/avleverings-/hente- og leveringstillegg), og opplyse hvilke kostnadselementer som skal være inkludert i faste priser? Hvis det finnes opsjoner/variasjoner i prisskjemaet, ber vi om at disse presiseres.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten konkret prisskjema og avklarte inkluderinger kan tilbudsprising bli feil og/eller uforenlig med oppdragsgivers prisforutsetninger.

   Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 5.2 (Pris: «Ferdig utfylt Vedlegg 6 – Prisskjema») og punkt 6.3 Dokumenter (Vedlegg 6)

4. Krav 1 sier at valgte leverandør skal «hente bilene der de er stasjonert, sette igjen lånebil og levere bilene etter endt reparasjon», og at dette skal tilbys uten ekstra kostnader. Kan oppdragsgiver presisere hvilket nivå av lånebil som kreves (klasse/avtalt utstyr, automat/manuelt, drivstoff/eldrift, antall dager, tilgjengelighet, og om leverandør kan tilby biler hos et lokalt samarbeid)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kostnadsbildet og operativ risiko avhenger sterkt av lånebil-kravene. Leverandøren trenger konkret minimumsnivå for å prise korrekt og oppfylle absolutt krav.

   Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 4.1 Krav til anskaffelsen (Krav 1)

5. Krav 2 sier at leverandøren skal gi «estim at/tilbud» og at reparasjon først kan påbegynnes når estimatet er akseptert av oppdragsgiver. Kan oppdragsgiver avklare formatet og beslutningsprosessen: Skal leverandøren gi et skriftlig estimat per bil/skade (og på hvilken tid innen varsling), hva regnes som «akseptert» (e-post/EU-Supply/bestilling), og hvordan håndteres avvik når endelig pris blir høyere?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten avklart prosess kan leverandøren enten stoppe arbeid unødvendig (tidskost) eller starte uten korrekt aksept (kontraktsbrudd).

   Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 4.1 Krav til anskaffelsen (Krav 2 og 3) samt Vedlegg 1 punkt 2.4–2.6 (levering/fakturering) og punkt 6.1 (endringsoverslag innen 7 dager)

6. Krav 3 sier at leverandøren skal varsle oppdragsgiver dersom arbeidet blir «vesentlig forsinket» eller «endelig pris blir vesentlig høyere» enn opprinnelig antatt. Hva er oppdragsgivers terskel for «vesentlig» (prosent/kronebeløp/dager), og hvordan skal varsling gis (innen X timer/dager, via EU-Supply melding/telefon/e-post)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kjenne terskler og varslingspraksis for å oppfylle kontraktsforpliktelser og styre risiko for mislighold.

   Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 4.1 Krav til anskaffelsen (Krav 3)

7. Konkurransen etterspør PDR/lakkeringsfri bulkoppretting og oppgir at oppdragsgiver «har en rammeavtale for bilvedlikehold». Kan oppdragsgiver avklare hvilke typer skader som typisk forventes dekket av denne rammeavtalen (f.eks. kun karosseri-/glassskader, eller også andre rep. kategorier), og om det finnes konkrete diagnose-/skadetyper som alltid skal forsøkes reparert (ikke skiftet ut)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne vurdere hvilke metoder som er aktuelle og hvordan dette påvirker bemanning, lager og prislinjer i prisskjemaet.

   Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 1.4 Beskrivelse av anskaffelsen (PDR/lakkeringsfri bulkoppretting, reparere fremfor å skifte ut) og punkt 4.1 Kravspesifikasjon (Metoder i Vedlegg 7/6)

8. I Vedlegg 7 ber oppdragsgiver om at leverandør oppgir «forventet medgått tid fra varsling om skade til henting av bil» og «forventet medgått tid fra ferdigstillelse til levering». Kan oppdragsgiver opplyse om det finnes minimumskrav/forventningsnivåer for disse tidene (mål/servicenivå), og om de brukes direkte i evalueringen (og i så fall hvordan)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite om dette er «beskrivende» eller «måleparameter» og hva som gir høy score, slik at beskrivelsen kan tallfestes.

   Kilde: Vedlegg 7 – Leverandørens løsningsbeskrivelse (Henting og levering) og Konkurransegrunnlag punkt 5.2 (Kvalitet og Service 30 %)

9. Oppdragsgiver skriver at «det vil bli arrangert befaring av bilene 3. juni», og at oppdraget tildeles inntil to leverandører. Kan oppdragsgiver avklare: (1) om befaringen er obligatorisk for å kunne levere tilbud, (2) hvilke biler (skadetypologi) som inngår, (3) om leverandørene får anledning til å stille spørsmål knyttet til befaringen utover ordinær spørsmålskanal, og (4) om eventuelle befaringstall/estimater deles eller skal holdes internt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Befaring kan påvirke metodevalg (PDR vs. skifte), kalkyle og kvalitet i tilbudet. Leverandøren må vite om den må delta og hva som kan brukes videre i tilbudskalkylen.

   Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 1.4 Beskrivelse av anskaffelsen (om befaring 3. juni)

10. Kontrakts- og utførelseskrav utover absolutte punkt 1–5 fremstår som generelle (Vedlegg 1), mens denne anskaffelsen også har spesifikke serviceforventninger i Vedlegg 7. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke konkrete «serviceresponser»/rapporteringskrav som gjelder i praksis for karosseriskader og glasskader (f.eks. minimum responstid, type og innhold på servicerapporter hver tredje måned, og om det kreves dokumentasjon på metodevalg PDR/lakkeringsfri bulkoppretting)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Generelle kontraktsvilkår kan bli urimelig kostnadsdrivende hvis det ikke er avklart hva som gjelder konkret for denne tjenesten og hvordan det må dokumenteres for evaluering og oppfølging.

    Kilde: Vedlegg 1 - Generelle kontraktsvilkår, punkt 3.7 Brukeropplæring, service og rapportering; samt Konkurransegrunnlag punkt 4.1 (krav 1–5) og Vedlegg 7 (Kvalitet og Service)