Rammeavtale bilvedlikehold - ny utlysning

Lindesnes kommune skal inngå rammeavtale for bilvedlikehold (reparasjoner, servicer og periodisk kjøretøykontroll/PKK). Det inngås rammeavtale med inntil to leverandører, rangert 1 og 2, hvor avrop hovedsakelig tildeles leverandør nr. 1. Opsjon for forlengelse: +1 +1 år. Anslått årlig omfang 0,6–2 mill. kr (gyldig for ca. 2 mill. kr/år; totalt ca. 8 mill. kr). Rammeavtalen har ingen forpliktelse/rettighet for omfang, og årlige avrop kan ha betydelig usikkerhet. Underleverandører er tillatt; ikke deltilbud og ikke parallelle/alternative tilbud. Kommunen tar forbehold om å bruke merkeforhandler i garantiperioden og kan benytte annen verksted ved akutte behov, geografiske hensyn mv. (Konkurransegrunnlag del III: «Beskrivelse av anskaffelsen», «Avtaletype», «Avtalens varighet», «Avtalens omfang», «Underleverandører», «Deltilbud», «Parallelle og alternative tilbud»).

• Skatteattest for skatt og MVA (for norske leverandører) – attest ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist; restanser/misligheter skal begrunnes. Ved bruk av underleverandører skal tilsvarende skatteattest leveres for disse.

  Dokumentasjon: Skatteattest for skatt og MVA. Dersom underleverandører benyttes: skatteattest også for disse.

  Kilde: Konkurransegrunnlag del III, punkt 3.3.1 Skatteattest
• Gyldig godkjenning for å gjennomføre periodisk kjøretøykontroll (PKK), til enhver tid godkjent i avtaleperioden.

  Dokumentasjon: Kopi av godkjenningsbevis for daglig leder og stedfortreder.

  Kilde: Konkurransegrunnlag del III, punkt 3.3.2 Øvrige kvalifikasjonskrav
• Tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet.

  Dokumentasjon: Redegjørelse for teknisk personell og enheter som leverandøren råder over til å utføre og oppfylle kontrakten.

  Kilde: Konkurransegrunnlag del III, punkt 3.3.2 Øvrige kvalifikasjonskrav
• Råderett over underleverandør(er) dersom slike skal benyttes.

  Dokumentasjon: Signert forpliktelseserklæring fra aktuell(e) underleverandør, Vedlegg 5 – Forpliktelseserklæring.

  Kilde: Konkurransegrunnlag del III, punkt 3.3.2 Øvrige kvalifikasjonskrav
• Godt og velfungerende kvalitetssikringssystem/kvalitetsstyringssystem.

  Dokumentasjon: Redegjørelse for kvalitetssikrings-/kvalitetsstyringssystem eller kopi av systemsertifikat (akkreditert) eller tilsvarende dokumentasjon.

  Kilde: Konkurransegrunnlag del III, punkt 3.3.2 Øvrige kvalifikasjonskrav
• Godt og velfungerende miljøledelsessystem.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av miljøledelsestiltak, og/eller kopi av miljøsertifikater/miljøstandarder (f.eks. ISO 14001, EMAS, Miljøfyrtårn) eller tilsvarende, eller egen beskrivelse av system og rutiner.

  Kilde: Konkurransegrunnlag del III, punkt 3.3.2 Øvrige kvalifikasjonskrav

• Fylle ut og levere Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) ved innlevering av tilbud.Kilde: Konkurransegrunnlag del III, punkt 3.1 ESPD
• Ved støtte på andre foretaks kapasitet: disse foretaksene skal levere egne ESPD-skjema. Ved felles deltakelse: separate egenerklæringer for hver deltaker.Kilde: Konkurransegrunnlag del III, punkt 3.1 ESPD
• Inngi fullstendig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav ved innlevering av tilbud.Kilde: Konkurransegrunnlag del III, punkt 3.3 Kvalifikasjonskrav
• Signere tilbud elektronisk av person med fullmakt til å binde leverandøren.Kilde: Konkurransegrunnlag del III, punkt 6.1 Krav til tilbudets utforming
• Tilbud leveres på norsk, dansk, svensk eller engelsk. Tilbud på annet språk forkastes. All korrespondanse vedrørende tilbudet skal være på samme språk (norsk/dansk/svensk/engelsk).Kilde: Konkurransegrunnlag del III, punkt 6.1 Krav til tilbudets utforming
• Elektronisk dokumentasjon skal lastes opp som enkeltfiler (ikke zip).Kilde: Konkurransegrunnlag del III, punkt 6.1 Krav til tilbudets utforming
• Levering av tilbud elektronisk via EU-Supply innen tilbudsfrist; leveringer etter frist eller på annen måte enn EU-Supply avvises. Kan leveres ubegrenset antall ganger før frist – kun siste versjon er gyldig.Kilde: Konkurransegrunnlag del III, punkt 6.2 Innlevering av tilbud
• Ved tilbud som omfatter bruk av underleverandører: innlevere underskrevet forpliktelseserklæring (Vedlegg 5 Forpliktelseserklæring).Kilde: Konkurransegrunnlag del III, «Underleverandører»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

22.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Før oppstart av reparasjon skal leverandøren gi oppdragsgiver estimat/tilbud, og reparasjon kan først påbegynnes når dette er akseptert.Kilde: Vedlegg 6 – Oppdragsgivers kravspesifikasjon, kravpunkt (A): «Ved reparasjoner... estimat/tilbud... akseptert»
• Varslingsplikt ved vesentlig forsinkelse og/eller vesentlig høyere endelig pris enn antatt.Kilde: Vedlegg 6 – Oppdragsgivers kravspesifikasjon, kravpunkt (A): «Leverandøren skal varsle...»
• Leverandøren må kunne hente bil på oppdragsgivers lokasjon.Kilde: Vedlegg 6 – Oppdragsgivers kravspesifikasjon, kravpunkt (A): «hente bil...»
• Leverandøren må stille lånebil tilgjengelig så lenge bilen er på verksted.Kilde: Vedlegg 6 – Oppdragsgivers kravspesifikasjon, kravpunkt (A): «stille lånebil...»
• Reservedeler skal være originaldeler eller av tilsvarende kvalitet som originaldeler.Kilde: Vedlegg 6 – Oppdragsgivers kravspesifikasjon, kravpunkt (A): «Reservedeler...»
• Leverandøren skal være tilknyttet en lærlingeordning, og lærlinger skal delta i kontraktsarbeidet der dette er hensiktsmessig.Kilde: Vedlegg 6 – Oppdragsgivers kravspesifikasjon, kravpunkt (A): «lærlingeordning...»
• Fast kontaktperson overfor oppdragsgiver.Kilde: Vedlegg 6 – Oppdragsgivers kravspesifikasjon, kravpunkt (A): «fast kontaktperson...»
• Henvendelser forventes besvart innen 24 timer med løsningsbeskrivelse (ikke absolutt – ønsket krav, men gjelder som minimumskvalitetsforventning i leverandørens besvarelse).Kilde: Vedlegg 6 – Oppdragsgivers kravspesifikasjon, kravpunkt (B): «besvart i løpet av 24 timer...»
• Miljøkrav ved bilvedlikehold: bruke miljøvennlige rengjøringsmidler/kjemikalier; fri for miljø-/helseskadelige stoffer iht. produktforskriften; oppfylle relevante miljøstandarder eller være merket med Svanemerket/EU Ecolabel eller tilsvarende.Kilde: Vedlegg 6 – Oppdragsgivers kravspesifikasjon, kravpunkt (A): «miljøvennlige rengjøringsmidler...»
• Avfallshåndtering: sortere og håndtere avfall i henhold til avfallsforskriften; brukt deler/olje/batterier til godkjent mottak; farlig avfall håndteres/oppbevares i tråd med forskrifter og med egnede beholdere/oppsamling.Kilde: Vedlegg 6 – Oppdragsgivers kravspesifikasjon, kravpunkt (A): «sortere og håndtere avfall...»
• Kvalitets- og miljøkrav som gjelder gjennom hele kontraktsperioden: kvalitetssystem og miljøledelsessystem (som kvalifikasjonskrav for utvelgelse; videre også kontraktsplikt).Kilde: Konkurransegrunnlag del III, punkt 3.3 Kvalifikasjonskrav og Vedlegg 6 (overordnede krav)
• Rammeavtaletildeling: oppdrag tildeles hovedsakelig rangert leverandør nr. 1; rangert nr. 2 ved kapasitet/tidsrammer. Oppdragsgiver kan i avgrensede tilfeller bruke andre verksteder (akutte behov, geografisk hensiktsmessig, andre saklige objektive grunner).Kilde: Konkurransegrunnlag del III, «Avtaletype»
• Leveringstid/ikke-overholdelse: ved manglende overholdelse av avtalt leveringstid skal mottaker informeres uten opphold.Kilde: Vedlegg 1 – Generelle kontraktsvilkår, punkt 2.4 Levering
• Betaling: betalingsbetingelser «fri fakturamåned + 30 dager»; faktura skal være korrekt og det aksepteres kun én faktura pr. bestilling (generelle vilkår).Kilde: Vedlegg 1 – Generelle kontraktsvilkår, punkt 2.6 Fakturering og betaling; samt Vedlegg 2 for avtalespesifikke detaljer
• Avrops-/fakturafrekvens: faktura sendes 1 gang pr. måned for utførte tjenester (avtaledokument).Kilde: Vedlegg 2 – Avtaledokument for levering av bilvedlikehold, avsnitt «Fakturering»
• Kontraktsperiode og opsjoner: 2 år fra avtaleinngåelse, med opsjon for forlengelse +1 +1 år (opsjon rettighet for oppdragsgiver).Kilde: Konkurransegrunnlag del III, «Avtalens varighet»; Vedlegg 2 «Avtalens varighet»

• Årlig omfang/bruk: oppgitte anslag (0,6–2 mill. kr/år; gyldig for ca. 2 mill. kr/år; samlet ca. 8 mill. kr) gir ingen forpliktelser/rettigheter; leverandøren må legge til grunn betydelig usikkerhet i årlige avrop (Konkurransegrunnlag del III, «Avtalens omfang»).
• Det fremgår ikke konkret hvordan responstider måles/kravfestes utover at dette ligger i prisskjema (responstid- og utrykningsfelter) og enkelte lovede funksjonskrav; eksakt nivå for responstid er ikke oppgitt i utdraget (Vedlegg 7 Prisskjema inneholder felter, men nivåkrav er ikke tekstfestet her).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Hvilke konkrete leveranser/avrop vil faktisk være omfattet av rammeavtalen i perioden, når oppdragsgiver tar forbehold om å benytte merkeforhandler i kjøretøyets garantiperiode og å utføre PKK/service/vedlikehold samt oppdateringer og garantijobber der? Vennligst avklar om (i) PKK i garantiperioden, (ii) ordinær serviceplanlagt arbeid og (iii) garantijobb i garantiperioden faller helt ut av avtalen, eller kun gjelder enkelte typer jobber/merker.

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne prise riktige kostnader og planlegge kapasitet må leverandøren vite hvilke jobbtyper som reelt vil bli avropet fra rammeavtalen versus holdt utenfor hos merkeforhandler.

   Kilde: Konkurransegrunnlag del III – «Beskrivelse av anskaffelsen» (forbehold om merkeforhandler i garantiperiode)

2. Oppdragsgiver skriver at årlig omfang er «stipulert» og «ikke bindende» og at rammeavtalen kan anses oppbrukt dersom kommunen innen mindre enn fire år benytter avtalen for kr. 8 millioner. Kan oppdragsgiver bekrefte at selv om avtalen blir «oppbrukt» før 4 år, bortfaller ikke kontraktens øvrige vilkår (pris, responstid, garanti/reklamasjonsplikt) for avrop som eventuelt rekker å starte/ordrettes før oppbrukksdato?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå kommersiell risiko og hvordan oppbrukksbestemmelsen påvirker kontraktshendelser, spesielt oppfølging, ettersending og reklamasjoner etter leveranse.

   Kilde: Konkurransegrunnlag del III – «Avtalens omfang».

3. I konkurransegrunnlaget fremgår det at oppdragsgiver har egen rammeavtale på karosseriskader. Kan oppdragsgiver avklare grensedragningen mellom «karosseriskader» (som ligger i egen avtale) og øvrig bilvedlikehold i denne avtalen, herunder omfanget av mekanisk reparasjon som følger av/er nødvendig for å utbedre karosserirelatert skade?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å unngå feilprising og avvisning av avrop må leverandøren vite hvor skillet går mellom rammeavtalene.

   Kilde: Konkurransegrunnlag del III – «Beskrivelse av anskaffelsen» (karosseriskader).

4. Konkurransegrunnlaget sier at vann- og avløpsavdelingen har 6 biler i vaktordning, forventes påbegynt «samme dag» som overleveres og leverandør «må forvente å stille med lånebil ved alle tilfeller hvor bil er på verksted». Er dette et absolutt krav (A) likt kravene i kravspesifikasjonen om lånebil, eller gjelder det som en forventning/utgangspunkt? Vennligst oppgi hvilket responstids-/igangsettingsmål oppdragsgiver mener med «samme dag», og om det inkluderer tid til diagnostikk og første statusmelding.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kapasitets- og bemanningskostnader, samt logistikk rundt lånebil, avhenger av om kravene er absolutte og hvilke tidsfrister som faktisk gjelder operativt.

   Kilde: Konkurransegrunnlag del III – «Beskrivelse av anskaffelsen» (vaktordning og lånebil) og Vedlegg 6 kravpunkt: «Leverandøren må kunne stille lånebil tilgjengelig…» (A).

5. I kravspesifikasjonen står det at leverandøren skal «varsle oppdragsgiver dersom reparasjonen blir vesentlig forsinket eller endelig pris blir vesentlig høyere enn opprinnelig antatt» (A). Hva er oppdragsgivers terskel for «vesentlig» i praksis (for eksempel antall dager og/eller prosentvis avvik i pris)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilke avvik som utløser varslingsplikt for å oppfylle kontraktskrav og redusere risiko for mislighold.

   Kilde: Vedlegg 6 – Kravspesifikasjon (kravpunkt: «Ved reparasjoner skal leverandøren varsle… vesentlig forsinket… vesentlig høyere enn opprinnelig antatt» (A)).

6. Konkurransegrunnlaget beskriver at «Ved bestilling av tjenester skal oppdrag som hovedregel tildeles leverandør rangert som nummer én», men oppdragsgiver kan bruke andre verksteder ved akutte behov, geografisk beliggenhet eller andre objektive grunner. Kan oppdragsgiver avklare hvordan dette slår ut i praksis for forventet volum og forpliktelse? F.eks.: (i) hvor ofte anslås det at avrop kan gå utenfor rammeavtalen, (ii) kreves det dokumentasjon på «saksaklige og objektive grunner», og (iii) hvordan håndteres dette hvis leverandør nr. 1 faktisk har kapasitet innenfor «nødvendig tidsramme»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelighet rundt bruk av alternativ verksted påvirker leverandørens risikobilde, kapasitetsinvesteringer og prising.

   Kilde: Konkurransegrunnlag del III – «Avtaletype» (bruk av andre verksteder enn de omfattet av rammeavtalen).

7. Vedlegg 1 (Generelle kontraktsvilkår) angir DDP (Incoterms) og at levering skal være «fritt levert» til anvist plass, samt at restleveranse skal leveres kort tid etter hovedleveransen. I bilvedlikehold: hvordan skal «fritt levert» forstås for aktiviteter som ikke er vareleveranse (reparasjoner/PKK/service)? Kan oppdragsgiver beskrive hvilke leveringspunkter som faktisk gjelder (f.eks. innlevering/utlevering av bil til oppdragsgivers lokasjon vs. innenfor verkstedets lokaler)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hva som anses som levering (og dermed risiko, logistikk og eventuelt transportkost) for å prise korrekt.

   Kilde: Vedlegg 1 – Generelle kontraktsvilkår, punkt 2.4 «LEVERING» (DDP, informering ved overskridelse, restleveranse).

8. Konkurransegrunnlaget sier at det ikke er anledning til å gi deltilbud og at avtalen inngås med inntil to leverandører (rangering 1 og 2). Hvordan skal leverandør forstå grensesnittet mellom leverandør nr. 1 og nr. 2 ved «ikke kapasitet / ikke innen nødvendig tidsramme» for samme bil/henvendelse—kan oppdragsgiver splitte oppdrag mellom verksteder, eller må hele oppdraget tildeles ett verksted?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvis det er mulig å splitte oppdrag, påvirker det ressursplanlegging, estimatansvar og prisstruktur (spesielt ved reparasjoner hvor deler/arbeid er sekvensielle).

   Kilde: Konkurransegrunnlag del III – «Avtaletype» (tildeling rangering 1 og 2).