Reservert kontrakt - Rammeavtale for vaskeritjenester og leie av tøy

Surnadal kommune skal inngå rammeavtale om vaskeritjenester og leie av tøy, inkludert vask av arbeidstøy og flatt tøy samt vask og transport (utlevering av rent tøy) og eventuelt vask av privat tøy for beboere. Anskaffelsen er reservert etter LOA § 16-9 og gjennomføres som åpen anbudskonkurranse uten forhandling. Estimert verdi ca. 7 mill. over 3 år inkl. opsjon 1+1 år. Kontraktsperiode 3 år, med automatisk opsjon på forlengelse inntil 1+1 år.

• Anskaffelsen er reservert; leverandøren skal dokumentere at vilkårene for reservert kontrakt er oppfylt (f.eks. vedtekter/årsrapport/redegjørelse for virksomhetens formål).

  Dokumentasjon: Dokumentasjon som viser oppfyllelse av vilkår for reservert kontrakt (eksempler: vedtekter, årsrapport, redegjørelse for virksomhetens formål eller annen egnet dokumentasjon).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.1 Reservert kontrakt (lovhenvisning LOA § 16-9)
• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i staten den er etablert.

  Dokumentasjon: Firmaattest.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.2 Leverandørens registrering, autorisasjon mv.
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten; kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse er tilstrekkelig.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall (hentes av oppdragsgiver fra Bisnode.no). Dersom leverandøren har saklig grunn: annet egnet dokument.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.3 Økonomisk og finansiell kapasitet
• Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 mest relevante oppdrag siste 3 år, med oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Leverandør har ansvar for å dokumentere relevans.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet.

  Dokumentasjon: Opplysninger om kompetanse hos nøkkelpersoner/kontaktpersoner og de som skal håndtere leveransene, med oversikt over CV-er og eventuelle autorisasjoner (der påkrevd) samt beskrivelse av formell utdannelse.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Leverandøren må være sertifisert for miljøledelse: ISO 14001, EMAS eller Miljøfyrtårn; kan ikke støtte seg på andre.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på sertifisering (ISO 14001/EMAS/Miljøfyrtårn) eller dokumentasjon av miljøledelsessystem dersom ikke sertifisert, samt ev. dokumentasjon for likeverdig ordning i andre EØS-stater.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.5 System for kvalitetssikring og miljøstandarder
• Leverandøren skal ha et velfungerende kvalitetssikringssystem; kan ikke støtte seg på andre.

  Dokumentasjon: Sertifisering ISO 9001 eller systemsertifikat tilsvarende ISO 9001 utstedt av akkrediterte organer, eller dokumentasjon av kvalitetssikringssystem dersom ikke sertifisert; dokumentasjon skal vise tilfredsstillende kvalitetssikring av leveransen.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.5 System for kvalitetssikring og miljøstandarder

• Leverandøren skal fylle ut elektronisk egenerklæringsskjema for å bekrefte oppfyllelse av kvalifikasjonskravene.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3 Kvalifikasjonskrav (innledning)
• Dokumentasjon som viser oppfyllelse av kvalifikasjonskravene skal legges ved tilbudet.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3 Kvalifikasjonskrav (innledning)
• Leverandør skal sammen med tilbudet levere skatteattest for merverdiavgift og skatt (gjelder dersom valgte leverandør er norsk), ikke eldre enn 6 måneder fra frist for å levere forespørsel om å delta/levering relevant til konkurransen.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 2.3 Skatteattest
• Leverandøren skal fylle ut tilbudsbrev med «Egenerklæring om taushetspliktige opplysninger» for å angi hvilke deler av tilbudet som ønskes unntatt offentlighet.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 2.4 Offentlighet og taushetsplikt
• Leverandør skal levere en sladdet og offentlig versjon av sitt tilbud ved oversendelse av ordinært tilbud (for innsynshåndtering).Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 2.5 Sladdet tilbud
• Prisskjema (Vedlegg 1) skal innleveres i utfylt stand i elektronisk versjon i Excel-format. Prisene oppgis i NOK ekskl. mva.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 6 Innlevering av tilbud + Vedlegg 1
• Kravspesifikasjon (Vedlegg 2) skal returneres i utfylt stand: A-krav besvares Ja/Nei (mangelfull/nei kan medføre avvisning), B-krav besvares ryddig og oversiktlig og/eller som eget vedlegg.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 6 Innlevering av tilbud + Vedlegg 2

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

26.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Fastpris første avtaleår: avtalte priser skal være faste i 1 år fra avtaleinngåelse, deretter mulighet for prisregulering én gang per år.Kilde: Kravspesifikasjon (Vedlegg 2), pkt. 1.1 Pris
• Faste leverings- og logistikkkrav: punktlig henting og levering til tjenestesteder; emballasje (traller/vogner/sekk/trekk) holdes av leverandør; teknisk vedlikehold av vogner følges opp av leverandør; pris for traller/vogner/sekk/inkl. frakt og tralleleie skal være inkludert.Kilde: Kravspesifikasjon (Vedlegg 2), pkt. 1.2-1.3 (samt prisskjema-vedlegg om frakt/tralleleie)
• Leveringsfrekvens: ønskelig levering 2 dager per uke, og pris for ekstralevering ved behov.Kilde: Kravspesifikasjon (Vedlegg 2), pkt. 3.1
• Helligdager: hvis avtalt levering faller på helligdag, skal nytt leveringstidspunkt avtales minimum 14 dager i forkant.Kilde: Kravspesifikasjon (Vedlegg 2), pkt. 3.2
• Hasteleveranser: leverandøren skal ha løsning for hasteleveranser (f.eks. smitteutbrudd/hendelser med økt behov).Kilde: Kravspesifikasjon (Vedlegg 2), pkt. 3.3
• Rent tøy: leveres i separate traller for hver avdeling; oppbevaring på egne traller (plasskrav) og angivelse av mål på traller.Kilde: Kravspesifikasjon (Vedlegg 2), pkt. 3.4
• Distribusjon: leverandøren skal beskrive om intern distribusjon tilbys eller om det leveres til ett mottakspunkt; pris skal oppgis ved intern distribusjon.Kilde: Kravspesifikasjon (Vedlegg 2), pkt. 3.5
• Privattøy: krav til merking av privattøy (beskrives), rutiner for umerket tøy vedlegges, krav til sporbarhet per avdeling og per beboer; privattøy skal kunne leveres direkte til avdeling.Kilde: Kravspesifikasjon (Vedlegg 2), pkt. 4.1
• Privattøy som skades/ødelegges/bortkommer skal erstattes.Kilde: Kravspesifikasjon (Vedlegg 2), pkt. 4.2
• Rutiner for skittent tøy: mottak, sortering, smittehåndtering, vaskestandard, kvalitetskontroll og sporbarhet (skal beskrives).Kilde: Kravspesifikasjon (Vedlegg 2), pkt. 5.1
• Krav til arbeidstøy og tekstiler: kvalitet og funksjonalitet, tilpasning til arbeid, egnet for vask, tilgjengelig i størrelser; samt at tøy skal være rent/brettet/”pent” slik at det kan tas i bruk uten videre behandling.Kilde: Kravspesifikasjon (Vedlegg 2), pkt. 6.1, 6.3 (og øvrige 6.0-6.2)
• RFID-merking (eller tilsvarende): dersom leverandør ved kontraktsinngåelse ikke kan tilby RFID/tilsvarende, skal leverandøren innen 12 måneder dokumentere at slikt kan tilbys og hva dette eventuelt medfører prismessig.Kilde: Kravspesifikasjon (Vedlegg 2), pkt. 6.4
• Smittevern/vask: vask av tekstiler til helseinstitusjoner/hjemmetjeneste skal utføres etter oppgitte bransjestandarder; leverandøren skal uten tillegg kunne motta smittetøy og behandle forsvarlig iht. retningslinjer.Kilde: Kravspesifikasjon (Vedlegg 2), pkt. 7.1
• Desinfisering av transportutstyr: traller/vogner/biler/sekk/tilsvarende skal rengjøres og desinfiseres iht. bransjestandard.Kilde: Kravspesifikasjon (Vedlegg 2), pkt. 7.2
• Miljøkrav i leveransen: leverandør skal levere en tjeneste Svanemerket eller tilsvarende; dersom ikke godkjent ved kontraktsinngåelse, skal leverandøren innen 12 måneder dokumentere at godkjenning er oppnådd.Kilde: Kravspesifikasjon (Vedlegg 2), pkt. 8.1
• Fakturering: leverandøren skal levere e-faktura i EHF-format; faktura skal inneholde beskrivelse av vare/tjeneste, leveringssted, leveringsdato og kontaktperson; ved bruk av underleverandører er det leverandøren som utsteder faktura.Kilde: Kravspesifikasjon (Vedlegg 2), pkt. 9.1

• Dokumentteksten gir ikke den faktiske utfyllingen/verdiene i prisskjemaet (enhetspriser og summer står som 0). Det er dermed uklart hva som utgjør økonomisk sammenligningsgrunnlag utover at pris evalueres etter vedlegg 1.
• Evalueringsforklaring nevner “kvalitet, oppfølging og leveransesikkerhet samt miljø” men selve tildelingsmatrisen viser kun «Pris (60%)» og «Tjenestekvalitet (40%)». Det er uklart hvordan miljø vektes innenfor 40%.
• Konkurransegrunnlaget sier at det ikke er forhandling, men det gis også en oppfordring om å beskrive gjenbruksløsninger. Mangler presisering av om dette påvirker tildeling utover B-krav i kravspesifikasjonen.
• “Opsjonen utløses automatisk” og “oppsigelse 3 måneder før” er omtalt, men detaljer om varslingsprosess og endringer ellers i avtalen fremgår ikke av teksten som er gitt.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kravspesifikasjonen (Vedlegg 2) bes dere svare på alle A-krav (Ja/Nei). Kan oppdragsgiver oversende/tydeliggjøre nøyaktig hvilke konkrete punkter som er A-krav (obligatoriske) og hvilke punkter som er B-krav (evalueringspunkter), slik at vi kan sikre korrekt utfylling og unngå avvisning pga. mangelfull besvarelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentteksten sier at det finnes A-/B-krav, men viser ikke konkret liste. Uten korrekt kartlegging av A- og B-krav er det høy risiko for avvisning.

   Kilde: 4 Tildelingskriterier / Vedlegg 2 – Oppdragsgivers kravspesifikasjoner (A-krav/B-krav)

2. Ved evaluering oppgis at kvalitet, oppfølging og leveransesikkerhet (samt miljø) vurderes ved poengsetting av hvert enkelt B-krav (0–10), og at poengene summeres. Kan oppdragsgiver beskrive nærmere hvordan poeng gis per B-krav (f.eks. minimumskrav vs. forbedringsnivå), og om det finnes en poengmatrise/veiledende nivåbeskrivelser vi skal legge oss på?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppdragsgiver beskriver metode, men ikke hvordan score faktisk fastsettes per B-krav. Leverandøren trenger grunnlag for å prise og besvare riktig nivå.

   Kilde: 5 Evalueringsmetode / 4 Tildelingskriterier

3. I tildelingskriteriene står det at pris (60 %) og kvalitet (40 %) vektlegges. Kan oppdragsgiver presisere hvilke deler av «Tjenestekvalitet», «Oppfølging» og «Leveransesikkerhet» som inngår i 40%-pakken, og hvordan dette vektes/operasjonaliseres mot hverandre (f.eks. dersom noen B-krav er viktigere enn andre)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingskriteriene er nevnt, men dokumentasjonen sier ikke hvordan underkomponentene vektes internt innen 40 %—dette påvirker prioritering i tilbudet.

   Kilde: 4 Tildelingskriterier

4. Anskaffelsen omfatter både leie og vask av arbeidstøy og flatt tøy, samt vask av privat tøy og transport (utlevering av rent tøy og vaskeritransport). For å prise riktig: Kan oppdragsgiver gi et oppdatert og konkret leveranseomfang/volumanslag per tekstilkategori (flatt tøy, arbeidstøy institusjon, arbeidstøy hjemmetjenester, arbeidstøy kjøkkenpersonell, merket privattøy, samt eventuelle gravide-/tilleggssett hvis aktuelt) inkludert antall enheter/sett og forventet frekvens for vask/leveranse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det fremgår at dagens volum ligger til grunn, men dokumentteksten mangler konkrete tall. Leverandøren kan ellers ikke prise riktig logistikk og kapasitetsbehov.

   Kilde: 1.2 Anskaffelsens formål og omfang / Vedlegg 1 Prisskjema-estimat / kravspesifikasjonen (Vedlegg 2)

5. Det står at leverandør må regne med varierende vaskevolum i kontraktsperioden. Kan oppdragsgiver presisere hvordan avvik håndteres i prisberegning: finnes det toleranseintervaller/avregningsmekanisme (f.eks. minimumsvolum, bestillings-/uttaksprofil, regulering ved store endringer), og gjelder disse også ved eventuelle endringer i sammensetningen av arbeidstøy?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten tydelig mekanisme for volumavvik og endringer kan leverandøren få uforutsigbar risiko som ikke er prissatt.

   Kilde: 1.2 Anskaffelsens formål og omfang (varierende vaskevolum og endringer i arbeidstøy) / 1.4 Kontraktsperiode og opsjoner

6. Opsjonen på forlengelse er oppgitt til «inntil 1 + 1 år» og at den utløses automatisk. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan prisjustering/indeksregulering håndteres i opsjonsperiodene (f.eks. i hvilken grad og etter hvilken indeks/metode), og om prisskjemaene/ enhetsprisene videreføres uendret eller kan reforhandles innenfor rammen av kontrakten?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvordan opsjonsperioden prises. Dokumentteksten gir ikke detaljer om prisregulering.

   Kilde: 1.3 Kontraktsperiode (opsjon 1+1 år)

7. I konkurransegrunnlaget står det at «tidspunktene etter tilbudsfrist er foreløpige og kan bli gjenstand for justeringer», og at forlengelse av vedståelsesfrist kan kun skje med leverandørens samtykke. Kan oppdragsgiver presisere hvilke konkrete datoer/aktiviteter som kan endres (oppstartsdato, kontraktsinngåelse, evalueringsperiode), og hvordan dette normalt kommuniseres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Selv om forlengelse av vedståelse krever samtykke, kan endringer påvirke planlegging, bemanning og prisforutsetninger.

   Kilde: 1.5 Viktige datoer og tidsfrister

8. Det er et krav om ISO 14001, EMAS eller Miljøfyrtårn og at leverandør ikke kan støtte seg på andre. Kan oppdragsgiver bekrefte om kravet gjelder hele virksomheten/konsern, eller om det er tilstrekkelig at sertifisering gjelder den faktiske vaske-/logistikkenheten som leverer tjenesten i praksis? Hvis det er tilknyttede selskaper, hva kreves dokumentasjonsmessig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tjenesten kan utføres av operativ enhet eller underleverandørstruktur. Leverandøren må forstå omfanget av miljøsertifiseringen for å unngå avvisning.

   Kilde: 3.5 System for kvalitetssikring og miljøstandarder

9. Krav til kvalitetssikringssystem (ISO 9001 eller tilsvarende) fremgår, men teksten viser også alternativ dokumentasjon hvis ikke sertifisert. Kan oppdragsgiver spesifisere hvilke elementer i kvalitetssikringssystemet som må dokumenteres for å anses «tilfredsstillende», og om det forventes at vi leverer selve prosedyre-/manualdokumentasjon i tilbudet eller kun utdrag/erklæring?

   Hvorfor det er verdt å spørre: «Tilfredsstillende kvalitetssikring» er skjønnsmessig. Leverandøren trenger klarhet om dokumentasjonsnivå for å sikre evaluering/unngå avvisning.

   Kilde: 3.5 System for kvalitetssikring og miljøstandarder