2025/5556 - Drift og vedlikehold av heisanlegg – Troms og Svalbard

Statsbygg inviterer til åpen anbudskonkurranse om rammeavtale med én leverandør for drift og vedlikehold av heisanlegg for eiendommer i Troms og Svalbard (saksnr. 2025/5556). Formålet er å sikre driftsstabilitet gjennom forebyggende vedlikehold og utbedringer etter avviksrapport/utski(f)tinger samt hasteoppdrag ved heisstans. Rammeavtalens anslåtte verdi er 4,5 MNOK over 4 år (maks 6,0 MNOK for tildelte oppdrag). Det er rammeavtaleperiode på 2 år med opsjon for forlengelse 2 år (ett år av gangen).

• Tilbyder skal ha lovlig firmaattest (for utenlandske foretak: tilsvarende attest etter hjemlandets regler).

  Dokumentasjon: Fremgår som kvalifikasjonskrav; dokumentasjon leveres ikke nå, kun ESPD ved tilbud. Innstilt tilbyder skal før kontrakt dokumentere oppfyllelse iht. dokumentasjonskrav.

  Kilde: Pkt. 4.2 Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen (Organisatorisk og juridisk)
• Økonomisk og finansiell kapasitet: tilfredsstillende økonomisk gjennomføringsevne; kredittvurdering gjennomføres av Statsbygg. Omsetning kan vektlegges ift. kontraktens verdi.

  Dokumentasjon: ESPD leveres nå (ingen øvrige dokumenter nå). Innstilt tilbyder må dokumentere etter opplyste dokumentasjonskrav. Det står også at tilbyder kan bli bedt om revisorbekreftede årsregnskaper.

  Kilde: Pkt. 4.2 Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen (Økonomisk og finansiell kapasitet)
• Tekniske og faglige kvalifikasjoner: sikker gjennomføringsevne/kapasitet; tilstrekkelig erfaring fra periodisk drift og vedlikehold av heis ved flere eiendommer med varierte heistyper (heisfabrikater).

  Dokumentasjon: ESPD leveres nå. Innstilt tilbyder skal dokumentere: oversikt over antall ansatte (administrasjon/produksjon) og inntil 3 relevante referanseoppdrag siste 3 år, med kontraktsverdi, tidspunkt, kort beskrivelse inkl. ulike heisfabrikater, og oppdragsgiver.

  Kilde: Pkt. 4.2 Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen (Tekniske og faglige kvalifikasjoner)
• Ved støtte på andre virksomheters kapasitet (økonomisk/finansiell og/eller teknisk/faglig): tilbyder må godtgjøre at den reelt disponerer relevante ressurser (inkl. solidaransvarserklæring ved økonomisk/finansiell kapasitet og dokumentasjon for teknisk/faglig kapasitet).

  Dokumentasjon: Krav om solidaransvarserklæring (anskaffelsesforskriften § 16-10) og at støttende foretak leverer egen ESPD samt fullmakt til Statsbygg for skatteopplysninger; ved teknisk/faglig kapasitet: dokumentasjon som signert avtale-/forside eller egenerklæring fra underleverandør (anskaffelsesforskriften § 16-10).

  Kilde: Pkt. 4.2 Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen (avsnitt om støtte på andre)
• Skatt og merverdiavgift: norsk leverandør som får kontrakten skal levere felles skatteattest (skatt/forskuddstrekk/påleggstrekk/arbeidsgiveravgift) og merverdiavgiftsattest. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist.

  Dokumentasjon: Skatteattest bestilles i Altinn. Innstilt/kontraktstildelt leverandør skal levere attest; forbeholdes at attester for utenlandske tilbydere skal tilsvarende fremlegges etter anskaffelsesforskriften.

  Kilde: Pkt. 4.3 Attest for skatt og merverdiavgift og fullmakt til Statsbygg
• Fullmakt til Statsbygg for innhenting av skatte- og avgiftsopplysninger (utvidet rett til ubegrenset antall ganger). Gjelder også for underleverandører som støtter kvalifiseringen.

  Dokumentasjon: Signert fullmakt fra innstilt tilbyder før kontraktsinngåelse. Ved bruk av underleverandører for å oppfylle kvalifikasjonskrav: signert fullmakt fra både tilbyder og underleverandører (øvrige underleverandører må ha levert og godkjent fullmakt før de kan benyttes).

  Kilde: Pkt. 4.3.1 Samarbeid med Skatteetaten – fullmakt til Statsbygg

• Tilbud skal leveres elektronisk via Mercellportalen (www.mercell.com). Tilbud levert på annen måte vil avvises.Kilde: Pkt. 6.1 Elektronisk tilbudsavgivelse
• ESPD (egenerklæringsskjema) skal fylles inn i Mercellportalen. Bekrefter oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og at avvisningsgrunner ikke foreligger.Kilde: Pkt. 4.1 Kvalifisering - Tildeling (ESPD) og pkt. 6.4 (ESPD skal fylles inn)
• Tilbudsskjema: alle gule felter fylles ut og leveres i Word-format. (Leveres som del av tilbudet.)Kilde: Pkt. 6.4 Hva skal leveres – hvilken filstruktur skal benyttes? (1. Tilbudsskjema)
• Heisoversikter Troms og Svalbard: alle gule celler fylles ut og leveres i Excel-format.Kilde: Pkt. 6.4 Hva skal leveres – hvilken filstruktur skal benyttes? (2. Heisoversikter)
• Tilbudets språk: tilbud og tilhørende dokumenter skal avgis på norsk.Kilde: Pkt. 6.3 Tilbudets språk
• Filformater: angitte formater aksepteres (PDF/A, XML, TIFF, Word, Excel, JPEG/TIFF, TIFF for kart, MPEG2 for video, MP3/PCM for lyd) og filene skal være frie for virus og ikke kryptert.Kilde: Pkt. 6.1 Elektronisk tilbudsavgivelse
• Vedståelsesfrist: tilbudet er bindende i 3 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp.Kilde: Pkt. 6.2 Vedståelsesfrist
• Frist for innlevering: 22.06.2026 kl. 10:00. For sent innkomne tilbud avvises.Kilde: Pkt. 6.5 Innleveringssted og tilbudsfrist

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

22.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtalen skal omfatte drift og vedlikehold (periodiske driftsbesøk/service med fastpris fordelt per besøk), samt rapportering/tilstandsvurdering; utbedringer/reparasjoner håndteres ved forespørsel og kostnadsoverslag før igangsetting.Kilde: Pkt. 2.1 og 2.2 (Generelt om oppdraget / Om oppdragene under rammeavtalen) samt Generell kravspesifikasjon (pkt. 1 og 2)
• Tilbyder har leveringsplikt. Responstid skal oppfylles; manglende oppfyllelse gir bøter/mulkt.Kilde: Pkt. 2.2 (Responstid)
• Fast oppdragsleder/kontaktperson skal tilbys, og oppdragslederens arbeid skal være inkludert i timesatsene (kan ikke faktureres). Forventes deltakelse i oppstartsmøte og øvrige kontraktsoppfølgingsmøter.Kilde: Pkt. 2.3 Oppdragsansvarlig
• Krav til utførende personell: fast ansatte og faglærte håndverkere skal delta i kontraktarbeidet; leverandøren skal være godkjent lærebedrift og ha minst en lærling ansatt, og lærlinger skal delta i kontraktarbeidet (gjelder Troms/ikke Svalbard).Kilde: Pkt. 1.4 Kontraktsbestemmelser (seriøsitetskrav; pkt. 6.15, 6.16 og pkt. 20 i standard kontraktsvilkår)
• Krav om utslippsfrie kjøretøy i Troms: alle firmabiler brukt i oppdrag under kontrakten (oppmøte på Statsbyggs eiendommer) skal ha utslippsfri drivstoffteknologi (elektrisitet/hydrogen) i hele kontraktsperioden; stikkprøver kan gjennomføres; manglende lojalitet kan gi oppsigelse.Kilde: Pkt. 2.7 Klima- og miljøhensyn
• For Svalbard benyttes unntaksregel i FOA § 7-9 fjerde ledd (krav/vekting om utslippsfrie kjøretøy anses ikke egnet); miljø ivaretas i stedet gjennom krav i kravspesifikasjonen om avfallshåndtering/sirkulærøkonomi.Kilde: Pkt. 2.7 Klima- og miljøhensyn + pkt. 4.5
• Avtalen omfatter forutsatt rapportering: periodiske/servicerapporter og rapportering etter besøk; samt tilstandsrapport innen utløpet av august hvert år med 1- og 5-årsperspektiv.Kilde: Pkt. 2.8 Rapportering + Generell kravspesifikasjon (pkt. 2.6 og 2.7)
• Miljøkrav til avfallshåndtering: sorteringsgrad 90% (angitt i konkurransegrunnlaget).Kilde: Pkt. 4.5 Anskaffelsens oppfølging av anskaffelsesforskriften § 7-9
• Elektronisk fakturering: faktura/kreditnota skal sendes elektronisk til Statsbyggs fakturamottak (EHF via DFØ).Kilde: Pkt. 1.4 Kontraktsbestemmelser
• Sikkerhets-/adgangskrav kan gjelde (f.eks. fengsel/politieiendom): uttømmende politiattest og godkjenning for utførende personell; leverandøren bærer risikoen for klarering og kostnad skal inngå i pris for periodisk vedlikehold.Kilde: Pkt. 2.5 Krav til utførende personell
• Underleverandører: bruk skal godkjennes av Statsbygg; Statsbygg forholder seg til tilbyderen som har ansvar for underleverandørers ytelser; generelle kontraktsvilkår begrenser kjede til maks to ledd underleverandører uten samtykke.Kilde: Pkt. 2.6 Underleverandører + Standard kontraktsvilkår (avsnitt om bruk av underleverandører)

• Tilbudsinvitasjonen viser ikke eksplisitt en egen liste over 'bøter/mulkt' (kun at manglende responstid vil gi bøter/mulkt). Presist nivå/utløsere fremgår ikke av utdraget.
• Kostnads- og beregningsdetaljer for evaluering av laveste pris (f.eks. nøyaktig evalueringsmetode utover tilbudsskjemaets eksempel) er ikke fullt gjengitt i invitasjonsteksten.
• Krav til 'FDVU-dokumentasjon' og konkrete leveranseformat/frist for dette fremgår delvis (overleveres til rett tid/ riktig måte), men detalj i utdraget er begrenset.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Hvilke konkrete krav til seriøsitet/HMS/FDVU og dokumentasjon gjelder i denne konkurransen utover det som fremgår i utdraget, og hvilke vedlegg (inkl. hvilke punkter/kapitler i «Generell kravspesifikasjon pkt. 2 og 4» og «Standard kontraktsvilkår») må leverandøren legge til grunn ved prising og oppstart?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren kan ikke verifisere alle krav som det vises til i vedlegg, og må vite hvilke forpliktelser som faktisk gjelder før tilbud.

   Kilde: 02 - Tilbudsskjema (henviser til «Generell kravspesifikasjon pkt. 2 og 4»); 07 - Standard kontraktsvilkår (Del I/II oversikt).

2. For «heisanlegg / periodisk vedlikehold»: Kan oppdragsgiver oversende/fastsette «heisoversikt» med fullstendig omfang (antall heiser, enheter/årganger, lokasjoner, planlagt kontroll/vedlikeholdsvolum og eventuelle ekstra ytelser) slik at timepriser og fastpriser kan prises riktig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tilbudssummen skal baseres på priser i heisoversikten, men denne oversikten er ikke inkludert i utdraget.

   Kilde: 02 - Tilbudsskjema, punkt 1 Periodisk vedlikehold av heisanlegg.

3. Timepriser inkluderer «alle nødvendige utgifter» og det presiseres at kjøretid og spisepause ikke skal faktureres. Hvordan skal vi behandle (for Tromsø): reise- og oppmøtekostnader internt i Tromsø-området, og eventuelle parkering/bompenger – regnes disse som «utgifter» som inngår i timeprisen eller kan de kreves etter regning/ettersyn?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utdraget sier at Tromsø-reiser ikke dekkes og er del av timepris, men det er uklart hvordan konkrete kostnadstyper håndteres i praksis.

   Kilde: 02 - Tilbudsskjema, Timepriser (kategorier for reisetid, kjøretid/spisepause, Tromsø dekkes ikke).

4. For Svalbard-fastlandet-reiser: Kan oppdragsgiver bekrefte eksakt beregningsgrunnlag for reisetid og refusjon (f.eks. hvilke tidsrom som regnes som reisetid, hvordan dokumentasjon skal leveres, og om refusjon kun gjelder reiseutgifter eller også diett/andre kostnader)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Pris/kompensasjon for reiser til Svalbard påvirker lønns- og kostnadsgrunnlaget, og det mangler praktiske detaljer om dokumentasjon og beregning.

   Kilde: 02 - Tilbudsskjema, avsnitt om «Reisetid for reiser fra fastlandet til Svalbard…» og refusjon/forhåndsgodkjenning.

5. Overtid skal ikke oppgis som beløp i tilbudsskjemaet, men beregnes med 50 % og 100 % tillegg. Kan oppdragsgiver bekrefte at tilleggene gjelder «i forhold til de tilbytte timesatsene» for riktig personalkategori, og at arbeidstid definert i avtalen (0700–1700) gjelder også på lørdag/søndag når oppdrag avtales?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For korrekt prising og bemanningsplanlegging må leverandøren forstå hvordan overtidsberegning slår ut ved reelle arbeidsplaner.

   Kilde: 02 - Tilbudsskjema, avsnitt «Om overtid…» med beregningsmåte.

6. Hasteoppdrag: Utrykning kan faktureres med «et særskilt tillegg» per utrykning, i tillegg til påløpte timer og eventuelle påslag. Kan oppdragsgiver presisere (1) når et oppdrag regnes som «hasteoppdrag», (2) hva som inngår i «utrykning» (tid, reise, oppstartstid), og (3) om haste-tillegget også gjelder ved endring/rekall/omdisponering samme dag?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Begrepet «hastesoppdrag» og avgrensningen mot ordinært regningsarbeid påvirker kommersiell risiko og tilbudspris direkte.

   Kilde: 02 - Tilbudsskjema, «Hasteoppdrag»; henvisning til punkt 6 i vedlagte Generell kravspesifikasjon.

7. Bøter/mulkt/ytelser ved manglende responstid og øvrige SLA-krav: Hvilke konkrete responstider gjelder (timer/døgn) for dette kontraktløpet, hvilke hendelser utløser sanksjon, og hva er eksakt sats og beregningsformel (inkl. tak/varighet) slik at vi kan prissette risiko?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utdraget oppgir kun at det «kan» resultere i bøter/mulkt, uten tall/formel. Dette er sentralt for risikoprising og bemanning.

   Kilde: Utdrag nevner manglende tall/formel; oppdragsdokumentet henviser til sanksjoner (eks. Del I Forsinkelse/Forsinkelse-dagmulkt og evt. «responstid» i øvrige kapitler/vedlegg).

8. Tildelingsmodell: Evalueringen multipliserer timepriser «med en prosentandel» (100 % normal arbeidstid, 90 % faglært, 10 % lærling). Kan oppdragsgiver bekrefte at prosentandelene gjelder (1) kun for evaluering og ikke styrende for faktisk fakturering, og (2) hvordan «120 timer fordelt som angitt over» skal forstås (er fordeling fast uavhengig av reelle behov/ankomne oppdrag)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tolkning av evalueringsformel og timeanslag påvirker hvordan leverandøren skal vekte kostnader mellom fagkategori og hvor presis kalkylen kan gjøres.

   Kilde: 02 - Tilbudsskjema, «Tilbudsevalueringen» (tabell/prosentandeler og «Timer: 120 fordelt som angitt over»).

9. Prosjektorganisering og kommunikasjon: Standardvilkår sier at kommunikasjon mellom nøkkelpersoner skal foregå på norsk. Kan oppdragsgiver angi hvilke roller som anses som «nøkkelpersoner» i denne konkurransen, og om det er krav til prosjektlederkompetanse/sertifiseringer i tillegg til de generelle kravene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må sikre bemanning og språk-/kompetanseoppfyllelse for de personene som faktisk omfattes av kravet.

   Kilde: 07 - Standard kontraktsvilkår, «Internkontroll… Med mindre annet er avtalt, skal all kommunikasjon mellom nøkkelpersoner…».