Rammeavtale IT-lisenser

Rammeavtale «IT – LISENSER» (ID 26-2) for kjøp og/eller leie av IT-lisenser (bl.a. Microsoft, Adobe, Oracle m.m.) med tilhørende teknisk og rådgivende konsulentbistand. Oppdragsgiver Norske tog AS ønsker å inngå rammeavtale med én leverandør. Estimert verdi av avrop: 30 MNOK over varighet inkl. opsjoner. Varighet 3 år med opsjon på forlengelse 1+1+1 år (maks 6 år).

• Nøyaktig innhold i kvalifikasjonskrav i kapittel 7.2 (skatteattest) og 7.4-7.5 er relativt detaljert, men dokumentet mangler eventuelle øvrige kvalifikasjonskrav som kan ligge i deler av teksten ikke inkludert her (kun de som er synlige i utdraget er med).
• Kontrakts-/utførelseskrav utover varighet, taushetsplikt, avrop/tilbudsplikt og betalings-/prisbestemmelser fremgår ikke i detalj i SSA-R/SSA-K-utdraget som er gitt (f.eks. leveransekrav, garantier, godkjenningsprøver) for SSA-K (2024) er bare innledende/indekserte seksjoner inkludert uten selve kravteksten.

• Skatteattest (ikke eldre enn 6 måneder fra frist for å levere forespørsel om å delta). Skal dokumentere betalt skatt/arbeidsavgift/mva. For norske tilbydere via Altinn. For utenlandske: tilsvarende attest; ev. erklæring signert av økonomidirektør/økonomiansvarlig dersom attest ikke utstedes.

  Skatteattest, med krav til gyldighet og innhold (Altinn for norske; tilsvarende/erklæring for utenlandske).

  Del I, pkt. 7.2 Obligatorisk krav (Skatteattest)
• Firmaattest / registrering i foretaks-/bransjeregister (lovlig etablert foretak).

  Firmaattest (norske) eller bekreftelse på registrering i bransjeregister/foretaksregister (utenlandske).

  Del I, pkt. 7.3 Krav til organisatorisk og juridisk stilling (Firmaattest)
• Tilfredsstillende økonomisk og finansiell styrke til å oppfylle kontrakten.

  Kredittvurdering ikke eldre enn 12 måneder fra kvalifikasjonsfrist (fra kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon). Oppdragsgiver kan innhente kredittvurdering selv. Vurdering baseres bl.a. på omsetning, resultatgrad, soliditet og likviditet.

  Del I, pkt. 7.4 Krav til økonomisk og finansiell stilling
• Nødvendig kapasitet og faglige kvalifikasjoner. Leverandøren skal gi kort presentasjon av historie/kjernekompetanse/organisasjon/eierskap og bemanning relevant for kontrakten.

  Kort presentasjon (organisasjonskart kan vedlegges) + oversikt over total bemanning inkludert seksjon/stillingsnivå relevant for kunden/utførelsen (bemanningsplan med antall konsulenter og kompetanse). Maks 5 sider.

  Del I, pkt. 7.5 Krav til kapasitet og faglige kvalifikasjoner
• Dokumentert erfaring gjennom relevante leveranser og referanser.

  Liste med minimum 3 og maksimum 5 referanser fra lignende oppdrag utført siste fem år. For hver referanse: kort beskrivelse, kunden/oppdragsgiver, tidsperiode, økonomisk verdi, og kontaktinfo til referanseperson. Norske tog kan kontakte referanser. Maks én side per referanse.

  Del I, pkt. 7.5 (Relevante leveranser og referanser)
• Dersom tilbyder støtter seg på andre foretak: oppgi hvilke krav det støttes på, levere ESPD utfylt av støttende foretak, og bekrefte rådighet over nødvendige ressurser via forpliktelseserklæring.

  ESPD for støttende foretak + Vedlegg 2 del I Forpliktelseserklæring samarbeidende selskaper.

  Del I, pkt. 7.6 Støtte fra andre foretak
• Oppfyllelse av kvalifikasjonskrav dokumenteres via ESPD i KGV.

  European Single Procurement Document (ESPD) fylt ut i KGV-systemet (EU Supply).

  Del I, pkt. 7.1 Om kvalifikasjonskravene; pkt. 6.1 Struktur i kvalifisering

• Søknad om kvalifisering skal omfatte dokumentene: Vedlegg 1 (Forespørselsskjema), Vedlegg 2 del I (Forpliktelseserklæring samarbeidende selskaper, dersom relevant), Vedlegg 3 del I (Egenerklæring etiske retningslinjer), utfylt ESPD, samt dokumentasjon for kvalifikasjonskrav i kapittel 7.Del I, pkt. 6.1 Struktur i kvalifisering
• Forespørsel om å delta må være ferdig opplastet og levert i KGV-systemet innen kvalifisering/forespørselsfrist angitt i KGV. Forespørsler etter fristen avvises.Del I, pkt. 6.2 Frist for levering av forespørsel
• Formatkrav til kvalifiseringsdokumenter: filnavn skal vise innhold; leveres i PDF.Del I, pkt. 6.3 Format
• Tilbudet skal inneholde: utfylt tilbudsskjema (Vedlegg 4 Del I), utfylt utkast til kontrakt SSA-R/SSA-K/SSA-B med tilhørende bilag/vedlegg, utfylt Vedlegg A (Kravspesifikasjon), utfylt Vedlegg B (Prisskjema) og evt. Vedlegg E (Forbehold og avvik).Del II, pkt. 9.1 Tilbudsstruktur
• Tilbyder skal vedstå seg tilbudet i 3 måneder etter tilbudsfrist.Del II, pkt. 9.2 Vedståelsesfrist
• Tilbud skal leveres ferdig opplastet i KGV-systemet senest innen tilbudsfristen angitt i KGV (absolutt frist); for sent innleverte tilbud avvises.Del I, pkt. 10.1 Tilbudsfrist
• Leveringsmåte: tilbud leveres i KGV-systemet EU Supply.Del I, pkt. 10.2 Leveringsmåte
• Tilbudsformat: PDF-fil; hvis prisskjema er Excel skal utfylt pristilbud lastes opp både som Excel og PDF; filer navngis som indikerer innhold; sladdet versjon av tilbudet inngis.Del I, pkt. 10.3 Tilbudsformat

• Pris

  Tilbyder fyller ut prismatrisen/prisskjema i Vedlegg B. Avvik i forhold til prismatrisen kan medføre avvisning. Alle priser oppgis i NOK eks. mva.

  Del I, pkt. 11.1 Tildelingskriterier
• Kompetanse

  Kompetanse og erfaring hos leverandørens tilbudte team. Relevant utdannelse, erfaring og referanseprosjekter legges til grunn. Besvares i SSA-B Bilag 2 pkt. 2.1 (CV-er som vedlegg: maks 5 CV og maks 3 sider per CV).

  Del I, pkt. 11.1 Tildelingskriterier
• Samhandling/oppfølging

  Basert på forslag til oppfølgings-/samhandlingsprosess, jf. SSA-B bilag 2. Besvares i SSA-B Bilag 2 pkt. 2.2. Maks 4 sider.

  Del I, pkt. 11.1 Tildelingskriterier
• Web lisensportal

  Presentere lisensportal med funksjonalitet. Evaluering på brukervennlighet og funksjonalitet. Besvares i SSA-K Bilag 2 pkt. 2.2.2 «Web Lisensportal». Maks 3 sider.

  Del I, pkt. 11.1 Tildelingskriterier

• Rammeavtalen skal ha varighet 3 år fra signering, med opsjon på forlengelse 1+1+1 år; maksimal varighet 6 år. Avtalen kan sies opp med varsel (oppdragsgiver 3 mnd ved saklig grunn; maks ellers iht. bilag).Del I, pkt. 2.3.1 Kontrakt (varighet/opsjoner) + Del I (eller Bilag 4.1) varighet/opsjon
• Rammeavtalen tildeles med én leverandør; avrop skjer når kunden sender forespørsel til leverandør og avropet må være skriftlig og bekreftet av leverandør for å være gyldig.Del I, pkt. 2.3 (én leverandør) + Del II SSA-R bilag 2 pkt. 2.1 (avrop) / pkt. 2.2 (tilbudsplikt)
• Tilbyders plikt til å svare på kundens henvendelser så raskt som mulig; konkrete frister kan avtales i bilag 4.SSA-R generell avtaletekst (Del II) – «Plikt til å svare på henvendelser»
• Tilbudsplikt i rammeavtalens periode ved avrop (med mindre saklig grunn utenfor leverandørens kontroll). Gjentatte brudd gir kunden adgang til å heve rammeavtalen.SSA-R generell avtaletekst (Del II) pkt. 3.2 + SSA-R bilag 2 pkt. 2.2
• Taushetsplikt: informasjon skal behandles konfidensielt; opphører etter 5 år etter at rammeavtalen er avsluttet (med mindre lov/forskrift).SSA-R generell avtaletekst (Del II) – «Taushetsplikt»
• Priser og betalingsbetingelser: priser oppgis ekskl. mva men inkl. andre avgifter; betaling innen 30 dager etter at leveransen og korrekt faktura er mottatt; EHF skal benyttes. Faktura som ikke er oversendt innen 3 måneder anses frafalt; faktura som ikke er markert korrekt returneres.SSA-R (Del II) / SSA-R bilag 5.3 Faktureringstidspunkt og betalingsbetingelser
• Prisendringer: årlige justeringer for timespriser ved KPI (SSB konsumprisindeks); varsling av prisendring minimum 30 dager før ikrafttredelse. Påslagsprosent på lisenser fast i avtaleperioden (ikke gjenstand for justering). Tredjepartsleveranser kan gi prisendring basert på dokumenterte endringer; valutakursendringer kan gi tilsvarende endringer.SSA-R bilag 5 (5.2 Prisendringer)
• Opplysningsplikt om særskilte økonomiske besparelser/rabatter fra distributør/rettighetshaver; 50 % til kunden og 50 % til leverandør dersom kunden ellers får lavere pris ved å benytte rabatten. Dokumentasjon på innkjøpspris kan kreves.SSA-R bilag 5 (5.4 Deling av ytterligere besparelser)