Rammeavtale service og vedlikehold av heiser, samt modernisering og utskifting

Rammeavtale om service, vedlikehold og modernisering/utskifting av heiser og løfteinnretninger for Drammen Eiendom KF. Formålet er driftsstabilitet og minst mulig nedetid/heisstans. Arbeid skal planlegges og prioriteres etter kategori (nødevakuering, driftsstans, HMS/haste, reparasjoner, kontroller), med krav til døgnbemannet vakt, responstider, HMS/SJA, dokumentasjon/logg og fast struktur for avrop (direkte avrop og minikonkurranse ved modernisering/utskifting).

• Leverandøren skal ha tilstrekkelig ledelse/overholdelse av gjeldende HMS- og SHA-krav, samt ha plan for verne- og sikkerhetsarbeid.

  Dokumentasjon: Ikke angitt eksplisitt i utdraget.

  Kilde: Vedlegg 1 kap. 3 (HMS og SHA)
• Servicepersonell skal gjennomføre minimum 1 ukes etterutdanning/kurs årlig i relevant heisfag.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon skal lastes opp i det systemet Oppdragsgiver benytter (i henhold til mannskapsliste).

  Kilde: Vedlegg 1 kap. 3 (Kompetanse servicepersonell og foretaket)
• Servicepersonell skal årlig gjennomføre og dokumentere yrkesrettet FSE-kurs.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon via opplasting i Oppdragsgivers system.

  Kilde: Vedlegg 1 kap. 3 (Kompetanse servicepersonell og foretaket)
• Leverandøren skal ha dedikerte faste kontaktpersoner med tilstrekkelig kompetanse og kapasitet (taktisk og operativt).

  Dokumentasjon: Ikke angitt eksplisitt i utdraget.

  Kilde: Vedlegg 1 kap. 2 (Kontaktperson)
• Leverandøren skal kunne gjennomføre arbeid i henhold til relevante lover/ forskrifter/ standarder for heiser (inkl. CE-krav for elektrisk utstyr og sikkerhetskomponenter).

  Dokumentasjon: Ikke angitt eksplisitt som leverandør-dokumentasjon.

  Kilde: Vedlegg 1 kap. 4 (Lover, forskrifter, krav og standarder)

• Dokumentere hvem som har fått opplæring av Oppdragsgivers personell, og hva opplæringen omfattet.Kilde: Vedlegg 1 kap. 2 (Opplæring Oppdragsgiver)
• SJA (Sikker Jobb Analyse) skal utarbeides for alle arbeider, og dokumentasjon på at SJA er utarbeidet skal finnes på anleggsadresse der det er nødvendig.Kilde: Vedlegg 1 kap. 3 (HMS og SHA)
• Leverandøren skal innhente/ta imot arbeidsordre i Facilit FDVU og legge inn nødvendig dokumentasjon ved behov, samt kvittere arbeidsordre når avsluttet.Kilde: Vedlegg 1 kap. 4 (Dokumentasjon og logg)
• Føre arbeider inn i unik logg for hvert anlegg; arbeid som ikke føres inn anses ikke utført og kan ikke faktureres.Kilde: Vedlegg 1 kap. 4 (Dokumentasjon og logg)
• Logg skal inneholde (bl.a.) separate loggbøker for periodisk kontroll/service/ettersyn og for reparasjoner, samt spesifikke skjemaer (batteriskift/nødlys/alarm, oljeskift, heiskontrollskjema, osv.).Kilde: Vedlegg 1 kap. 4 (Dokumentasjon og logg)
• FDV-dokumentasjon skal utarbeides og leveres for alle leveranser; slutts/faktura betales ikke før dokumentasjon er på plass.Kilde: Vedlegg 1 kap. 4 (FDV-dokumentasjon)
• Ved avvik/mangler eller i forbindelse med tilbud/utførelse kan Oppdragsgiver be om fotodokumentasjon uten tilleggskost.Kilde: Vedlegg 1 kap. 4 (Fotodokumentasjon)
• Ved oppfølgning av heiskontrollrapporter: Leverandøren skal melde skriftlig tilbake til Heiskontrollen og Oppdragsgiver når avvik er lukket (senest 7 dager), og punkt for punkt bekreftelse før faktura.Kilde: Vedlegg 1 kap. 5.8.1 (Oppfølgning av heiskontrollrapporter)
• Ved oppfølgning av heiskontrollrapporter og/eller rapportering: bekreftelse skal vedlegges faktura eller lastes opp i Oppdragsgivers system.Kilde: Vedlegg 1 kap. 5.8.1
• Tilstandsanalyse: tilstandsrapport per anlegg skal oversendes snarest og senest innen 30 dager (med mindre annen frist oppgis).Kilde: Vedlegg 1 kap. 5.8.2.1 (Bestilling og responstid for tilstandsanalyse og -rapport)
• Servicebesøk/ettersynskontroller: ettersynsrapport/sjekkliste skal oversendes uoppfordret til driftsleder etter hvert besøk, før faktura.Kilde: Vedlegg 1 kap. 5.8.3.1 (Bestilling og responstid ved servicebesøk og ettersynskontroller)
• Ved alarm: ved oppstart/ første besøk skal montør rapportere type toveiskommunikasjon, alarmmottak, alarm-ID og GSM/SIM-kortnummer, ta bilde av SIM-kort og sende bilde til Oppdragsgivers postmottak, samt rapportere avvik.Kilde: Vedlegg 1 kap. 5.8.4.3/ (Alarm)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

01.07.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtaleperiode 01.10.2026–01.10.2028, med opsjon på 1+1 år (maks 4 år).Kilde: Vedlegg 3 (Rammeavtalens varighet)
• Oppdragsgiver har ingen bestillingsplikt; rammeavtalen er ikke-eksklusiv.Kilde: Vedlegg 3 kap. 1 (Virkeområde)
• Leverandør må ha betjent døgnvaktsordning som besvarer telefon og ivaretar gjennomføring av ytelser.Kilde: Vedlegg 1 kap. 2 (Arbeidstid og beredskapsordning)
• Kontakt skal være generisk e-post og telefon (alle dager hele døgnet).Kilde: Vedlegg 1 kap. 2 (Kontaktinformasjon leverandør)
• Dedikert kontaktpersoner (taktisk og operativt), med tett dialog ved ulike roller.Kilde: Vedlegg 1 kap. 2 (Kontaktperson)
• Arbeider skal utføres i henhold til heis/løfteinnretningens FDV og gjeldende regler; CE-godkjent elektrisk utstyr og sikkerhetskomponenter.Kilde: Vedlegg 1 kap. 4 (Krav til utførelse av arbeidet)
• Varsling: stedlig representant skal varsles i god tid før oppstart; samme representant skal varsles når arbeid er ferdig; servicepersonell registrerer inn/ut i bygg etter rutine.Kilde: Vedlegg 1 kap. 4 (Varsling av arbeider)
• HMS: Leverandør skal ivareta HMS/SHA, ha verneplan, bruke verneutstyr, utarbeide SJA før arbeid (særlig på heis).Kilde: Vedlegg 1 kap. 3 (HMS og SHA)
• Arbeidstid: hovedsak hverdager 07:00–15:00; overtid må avtales; leverandør plikter utførelse utover ordinær arbeidstid.Kilde: Vedlegg 1 kap. 2 (Arbeidstid og beredskapsordning) og kap. 5 (Ytelser)
• Prioritering av ytelser: nødevakuering, driftsstans, HMS/haste, reparasjoner/utbedringer, kontroller.Kilde: Vedlegg 1 kap. 5.1 (Prioriteringer av gjennomføring av ytelser)
• Driftsstans: feilsøking inntil maksimalt 4 timer før Oppdragsgiver kontaktes; responstid: samfunnskritisk 2 timer, kritisk 4 timer, øvrige 24 timer (dersom ikke annen frist angitt).Kilde: Vedlegg 1 kap. 5.4 og 5.4.1
• Forsinkelsesrabatt ved manglende responstid: timepris rabatteres med 20 % (med mindre annen akseptabel frist angis).Kilde: Vedlegg 1 kap. 5.4.1.1
• HMS-oppdrag: leverandør skal gi prisestimat innen 24 timer på hverdager; ved helg/helligdag innen utgangen av første arbeidsdag; oppstart senest 4 uker etter skriftlig aksept (med mindre annen frist).Kilde: Vedlegg 1 kap. 5.5.1
• Reparasjoner/utbedringer: tilbud med prisestimat og estimert tid innen 48 timer på hverdager (helg/helligdag innen utgangen av neste arbeidsdag); oppstart senest 4 uker etter aksept (med mindre annen frist).Kilde: Vedlegg 1 kap. 5.6.1
• Minst ett oppstartsmøte kort tid etter avtaleinngåelse; leverandør dekker egne møtekostnader.Kilde: Vedlegg 1 kap. 2 (Møter)
• Dokumentasjon og logg: arbeidsordre håndteres i Facilit FDVU, og alle arbeider føres i logg; arbeid uten loggføring anses ikke utført og kan ikke faktureres; logg inneholder flere spesifikke skjemaer.Kilde: Vedlegg 1 kap. 4 (Dokumentasjon og logg)
• FDV-dokumentasjon: skal følge Drammen kommunes FDV-leveransekrav; sluttfaktura betales ikke før all dokumentasjon er på plass.Kilde: Vedlegg 1 kap. 4 (FDV-dokumentasjon)
• Reservedeler/logistikk: leverandør skal ha tilgang til relevante slitedeler og kunne framskaffe innen 24 timer.Kilde: Vedlegg 1 kap. 4 (Tilgang til reservedeler og lager)
• Skader: skader/oljesøl på eiendeler/bygg skal utbedres/erstattes umiddelbart og leverandør dekker kostnader.Kilde: Vedlegg 1 kap. 4 (Skader i forbindelse med ytelsen)
• Avfallshåndtering: avfall fjernes fortløpende, lagres ikke i sjakt/maskinrom; leverandør bærer kostnader til deponi/miljøstasjon og skal behandle iht. regelverk.Kilde: Vedlegg 1 kap. 3 (Avfall)
• Forbud mot å stenge/restringere rømningsveier; sperrebånd kan ikke benyttes.Kilde: Vedlegg 1 kap. 3 (Skjerming og avsperring)
• Servicebesøk/ettersyn: minst 10 uker mellom hvert servicebesøk/ettersyn; rapport sendes før faktura; besøk/ettersyn nummereres og angis i rapport og på faktura.Kilde: Vedlegg 1 kap. 5.8.3.1
• Heiskontrolloppfølging: leverandør innhenter rapport før servicebesøk, lager tilbud per avvik, og bekrefter lukking punkt for punkt til kontrollmyndigheter med kopi til Oppdragsgiver før faktura.Kilde: Vedlegg 1 kap. 5.8.1
• Heisalarm tekniske krav: krav til overføringsprotokoll, overvåkning, kompatibilitet, min. 4G for tale og data, dokumentasjon i webbasert alarmapplikasjon, og at tilbyder skal prise inninstallering av nye kompatible alarmer/addisjon (arbeid ikke materiell).Kilde: Vedlegg 1 kap. 5.2.1 (Teknisk krav til heisalarm)
• Tilstandsanalyse: rapport per anlegg med rådgivende funksjon, oversikt siste år, kostnadsutvikling og anbefalinger inkl. prioriteringer for neste 4 år; oversendes innen 30 dager hvis ikke annet angitt.Kilde: Vedlegg 1 kap. 5.8.2 og 5.8.2.1

• Kvalifikasjonskrav og dokumentasjonskrav er kun delvis synlige i utdraget; kvalifikasjonsmatrise (f.eks. krav til foretak, økonomi/kapasitet, referanser, obligatoriske krav) er ikke med.
• Tildelingskriterienes vekting er ikke angitt i utdraget (kun at de kan brukes i minikonkurranse).
• Flere konkrete kontrakts-/utførelseskrav (særlig under servicekontroller) er omfattende og ikke fullstendig gjengitt i teksten; bare et utvalg av detaljer fremgår.
• Vedlegg 3 (Rammeavtale) utdrag stopper tidlig; betalingsbetingelser, krav til forsikring, krav til respons for avrop og mannskapslister (kap. 7) er ikke med i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Ved minikonkurranser: Hvorledes vil oppdragsgiver vekte tildelingskriteriene (Pris, Kvalitet, Ferdigstillelsestid, Oppstartstidspunkt, Fremdriftsplan, Oppdragsforståelse, Løsningsforslag, Miljø) i den konkrete minikonkurransen vi skal levere tilbud i?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppdragsgiver opplyser at vekting gis i hver minikonkurranse, men vektingen er ikke oppgitt i den teksten vi har. For å prise og prioritere riktig må leverandøren vite vektingen.

   Kilde: Vedlegg 3 Rammeavtale.pdf, punkt 2.1.2 Minikonkurranse (tildelingskriterier)

2. Vedlegg 1 Ytelsesbeskrivelse viser til respons-/oppdragsfrister, men disse punkttekstene er ikke inkludert i utsendt materiale: Kan oppdragsgiver oversende/oppgi de konkrete fristene som gjelder for de ytelsene vi skal prise (inkl. krav til oppstart, varighet, og evt. responstid for prioriterte hendelser)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren kan ikke prise riktig uten de konkrete fristene som responskravene refererer til.

   Kilde: Vedlegg 3 Rammeavtale.pdf, punkt 5 Krav til respons (henvisning til Vedlegg 1 ytelsesbeskrivelse)

3. Krav om lærlinger: For denne anskaffelsen/rammeavtalen, kan oppdragsgiver bekrefte forventet dokumentasjonsgrunnlag og beregningsgrunnlag for «relevante arbeidstimer» (f.eks. hvilke timekategorier som inngår, hvordan håndteres planlegging/administrasjon/HMSREG-tilrettelegging, og hvordan dokumenteres timene)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: I teksten er omfanget omtalt (normalt minimum 10 %), men det er uklart hvordan «relevante arbeidstimer» avgrenses i praksis og hvordan leverandøren skal dokumentere dette i timer.

   Kilde: Vedlegg 5 Generelle kontraktsbestemmelser.pdf, punkt 10.0 Krav om bruk av lærlinger

4. Krav om HMSREG: Hvilken eksakt fremgangsmåte og frister gjelder for (1) innregistrering før oppstart, (2) inn-/ut-punching ved arbeid på byggeplass, og (3) hvordan leverandøren skal håndtere tilfeller der adgangskontroll/inn- og utregistrering ikke fungerer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må sikre at oppstart og arbeid skjer i tråd med HMSREG-kravene, ellers kan det gi risiko for mislighold/dagbot ved feil håndtering av dokumentasjon og registrering.

   Kilde: Vedlegg 5 Generelle kontraktsbestemmelser.pdf, punkt 12.0 Krav til innsending av mannskapslister og innsyn i oversiktslister

5. Timesatser: I rammeavtalen står det at «Det skal ikke faktureres noen tillegg utover timespriser», og at kjøretid til/fra oppdragslokasjon og henting av materialer ikke er fakturerbar tid men skal være med i timeprisen. Kan oppdragsgiver bekrefte at også reisetid/utgifter til fjernere oppdrag, nødvendig ventetid ved oppdragsstedet, samt tid til nødvendige HMS-/FDV-registreringer (inkl. HMSREG) skal inngå i timeprisen og ikke kan faktureres som særskilt tillegg?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne legge inn riktig timepris og unngå tvist om etterfakturering må leverandøren få avklart hvilke tids-/kostnadskomponenter som anses inkludert i timesatsen.

   Kilde: Vedlegg 3 Rammeavtale.pdf, punkt 4.1.1 Timespriser (og tilhørende presisering om fakturerbar tid)

6. Ferdigstillelse og plan: Når oppdragsgiver i minikonkurranser legger til grunn kriterier som «Fremdriftsplan», «Ferdigstillelsestid» og «Oppstartstidspunkt»: Hvilke krav finnes til format/innhold i fremdriftsplanen (f.eks. Gantt, milepælsplan, ressursplan, leveranser) og hvilke leveranser skal være ferdige ved oppgitt ferdigstillelsestid?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Krav til planens detaljeringsgrad og hva som utløser ferdigstillelse påvirker tilbudt fremdrift og prising av bemanning og risiko.

   Kilde: Vedlegg 3 Rammeavtale.pdf, punkt 2.1.2 Minikonkurranse (Ferdigstillelsestid, Oppstartstidspunkt, Fremdriftsplan)

7. Varme arbeider og brannalarm: Dersom arbeidet krever «varme arbeider» eller avstilling av brann- og innbruddsalarm, hvem hos oppdragsgiver skal utføre/koordinere dette (brannansvarlig/andre), og hvilke responstider må leverandøren legge til grunn for at arbeidstillatelse for varme arbeider kan innhentes/aksepteres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prosessene kan påvirke oppstartstid og risiko for stans; leverandøren trenger praktisk avklaring for å kunne prise responstid og planlegge bemanning.

   Kilde: Vedlegg 5 Generelle kontraktsbestemmelser.pdf, punkt 2.3/2.12 (avstille brannalarm og varme arbeider/arbeidstillatelse)

8. Uforholdsmessig dyrt tilbud: Ved direkte avrop/avrop kan oppdragsgiver velge å legge konkurransen ut på offentlige anskaffelser ved «u forholdsmessig dyrt». Kan oppdragsgiver angi hvilke terskler som praktiseres (f.eks. prosent/avvik) og hvilken type dokumentasjon/prisberegning som brukes som sammenligningsgrunnlag?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten en klar terskel og sammenligningsgrunnlag er det vanskelig å vurdere kommersiell risiko og om et estimat/tilbud kan anses «uforholdsmessig dyrt».

   Kilde: Vedlegg 3 Rammeavtale.pdf, punkt 2.1.1 Direkte avrop (og tilsvarende tekst for minikonkurranse)

9. Løsningsforslag/oppdragsforståelse: I minikonkurranser skal det leveres tekst som vurderes. Kan oppdragsgiver bekrefte om det vil bli gitt et maksimalt omfang (ord/antall sider) eller krav til struktur for «Oppdragsforståelse» og «Løsningsforslag» i tilbudsdokumentene for denne konkurransen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvis format/omfang ikke er avklart, kan leverandøren bruke feil ressursnivå eller gi innhold som ikke vektlegges/kan sammenlignes.

   Kilde: Vedlegg 3 Rammeavtale.pdf, punkt 2.1.2 Minikonkurranse (Oppdragsforståelse, Løsningsforslag)