Renholdstjenester til Mattilsynets kontorsteder

Mattilsynet skal inngå avtaler for renholdstjenester til kontorsteder i Norge, levert i henhold til NS-INSTA 800. Oppdraget inkluderer regelmessig renhold (inkl. renholdsartikler/sanitærartikler/matter) og periodisk renhold (bestillingsrenhold) med kvalitetsmål og kontrollkrav. Avtalen er løpende med gjensidig oppsigelse på 6 måneder, og maksimal varighet 7 år.

• Kravspesifikasjonens «preferanser» (evalueringspoeng) er oppgitt i Bilag 1, men kildeteksten viser ikke vekting/poengformel for hvert punkt; det vises kun til at preferanser evalueres som del av tildelingskriteriet «Kvalitet».
• I Bilag 1 vises mange krav (avvisnings-/oppfylt/ikke oppfylt), men dokumentteksten oppgir ikke eksplisitt at alle disse er «Del-1 krav»; sammenhengen antas fra konkurransegrunnlagets omtale av punkt 4 (del-1) og punkt 5 (del-2), men eksakt mapping til Bilag 1 kapitler fremgår ikke av teksten du ga.
• Leveransekrav til «renhold av kaffemaskiner hvor relevant» er nevnt i konkurransegrunnlaget, men konkrete utførelseskrav/frekvens for dette finnes ikke i den medsendte tekstdelen.

• Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak.

  Gyldig firmaattest fra Brønnøysundregisteret.

  Konkurransegrunnlag del III, pkt. 4.1.
• Tilbyder skal ikke ha restanser på betaling av skatt og merverdiavgift.

  Oppdragsgiver innhenter via eBevis. Dersom ikke samtykke: skatteattest for betalt merverdiavgift og skatt, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist.

  Konkurransegrunnlag del III, pkt. 4.2.
• Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet (kredittrating minimum A).

  Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall fra kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon til å drive slik virksomhet; rating minimum A (Dun & Bradstreet) eller tilsvarende. Alternativt annet egnet dokument dersom saklig grunn.

  Konkurransegrunnlag del III, pkt. 4.3.
• Tilbyder skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag.

  Beskrivelse av inntil 3 relevante oppdrag siste 3 år. Skal inkludere verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon, e-post). Tilbyder må dokumentere relevans; kan også dokumentere ved kompetanse/personell han råder over.

  Konkurransegrunnlag del III, pkt. 4.4.
• Opplyse om eventuell bruk av underleverandører; hovedleverandør er ansvarlig for gjennomføring, rapporter og fakturering.

  Oppgi navn på underleverandører og hvilke oppgaver de skal brukes til. Hovedleverandørens ansvar; underleverandør skal også tilfredsstille samme krav (dokumenteres på forespørsel). Egne ESPD-skjema for underleverandører. Ved støtte på kapasitet fra andre: forpliktelseserklæring.

  Konkurransegrunnlag del III, pkt. 4.5.

• Besvare ESPD-skjema i Mercell som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og avvisningsgrunner.Konkurransegrunnlag del III, pkt. 3.1.
• Leverandør må sende inn dokumentasjon på kvalifikasjonskrav i punktene 4.1–4.5 sammen med tilbudet.Konkurransegrunnlag del III, pkt. 4 (innledende tekst).
• Tilbudsbrevet skal: angi hvilke deler/områder tilbudet gjelder for; spesifisere eventuelle forbehold; dokumentere/beskrive oppfyllelse av kvalifikasjonskrav; dokumentere/beskrive oppfyllelse av alle krav i Bilag 1 – Kravspesifikasjon; fylle ut Vedlegg 2 – Prisskjema; fylle ut felter merket grønt i Vedlegg 3 – Avtaledokument.Konkurransegrunnlag del III, pkt. 6.2.
• Tilbudet skal leveres elektronisk i Mercell innen tilbudsfrist; siste innlevering innen fristen gjelder som endelig tilbud.Konkurransegrunnlag del III, pkt. 6.1.
• Tilbyder bes om å besvare Vedlegg 5 – Erklæring fra referansekunder for tre renholdsoppdrag.Konkurransegrunnlag del III, pkt. 5 (etter tildelingskriterier).
• Kravspesifikasjonen (Bilag 1) skal fylles ut og sendes inn; besvarelsene skal gis i tabeller under hvert punkt (løsningsbeskrivelse). Utdypende kommentarer gis i vedlegg med tydelig henvisning. Generelle brosjyrer/oversikter ønskes ikke.Bilag 1 – Oppdragsgivers kravspesifikasjon (innledning: «NB! TILBYDER SKAL FYLLE UT OG SENDE INN DETTE DOKUMENTET»).
• Krav i Bilag 1 punkt 3 skal besvares med: oppfyllelse (ja/nei) og beskrivelse/dokumentasjon som sannsynliggjør oppfyllelse når påkrevd; ved plassmangel gi info i nummererte vedlegg med referanse til kravnummer.Bilag 1 – Oppdragsgivers kravspesifikasjon, avsnitt «Krav» (metode for besvarelse).
• Preferanser (Bilag 1 punkt 4/«Preferanser») skal besvares med beskrivelse/dokumentasjon; maks 2 A4-sider per preferanse, i nummererte vedlegg med henvisning til preferansenummer.Bilag 1 – Oppdragsgivers kravspesifikasjon, avsnitt «Preferanser».

• Kvalitet

  Kvalitet per tilbudte område for levering av renhold; vurdering av leverandørens besvarelse og dokumentasjon i tråd med kravspesifikasjonen.

  Konkurransegrunnlag del III, pkt. 5 / tildelingskriterier-tabell.
• Pris

  Evalueres basert på priser oppgitt i prisskjema for kontorsteder; ett pristilbud per område.

  Konkurransegrunnlag del III, pkt. 5 / tildelingskriterier-tabell (samt avsnitt «Pris»).
• Miljø

  Vurderes ut fra leverandørens besvarelse og dokumentasjon på punktene etterspurt i oppdragsgivers spesifikasjon (Miljø i kravspesifikasjonen).

  Konkurransegrunnlag del III, pkt. 5 / tildelingskriterier-tabell.

• Renhold skal utføres i henhold til NS-INSTA 800 (kvalitetsmål).Bilag 1 – Kravspesifikasjon (innledning) og pkt. 1.2/«Renholdstjenesten skal utføres…».
• Leverandøren skal melde fra om nødvendige utbedringer/uregelmessigheter snarest mulig.Bilag 1, krav 3.1.1.
• Leverandøren plikter å delta på brann- eller andre beredskapsøvelser og følge rutiner ved evakuering, uten ekstra vederlag utover fast månedspris.Bilag 1, krav 3.1.2.
• Leverandøren skal tilby navngitt fast kontaktperson og stedfortreder for merkantile og operasjonelle henvendelser.Bilag 1, krav 3.1.4.
• Leverandøren dekker alle kostnader til og leveranse av sanitærartikler (toalettpapir, håndklepapir, såpe etc.).Bilag 1, krav 3.1.5.
• Leverandøren skal holde renholdsartikler, renholdsutstyr, renholdsmaskiner og annet nødvendig utstyr; ved nye husleieavtaler skal vedlegg 7.a og 7.b følges for teppegulv (design/vedlikehold).Bilag 1, krav 3.2.1 (inkl. henvisning til vedlegg 7.a/7.b).
• Sikkerhets-/HMS-krav: taushetsplikt og ev. sikkerhetsklarering; informere om renholdsarbeid som kan medføre skader; slukke lys/lukke vinduer/låse dører; forsvarlig oppbevaring og merking av kjemikalier; HMS-kort som skal bæres; nøkler/adgangskort skal håndteres iht lokale retningslinjer.Bilag 1, krav 3.3.1–3.3.6.
• Personellkrav: arbeidsbeskrivelse i samsvar med kvalitetsmål; serviceinnstilling og etisk forsvarlig opptreden; nødvendig kompetanse og opplæring; meget god kunnskap om NS-INSTA 800; snakke/forstå norsk (og nødvendig skriftlig materiell); bruk av arbeidstøy merket med leverandørens logo/firmnavn; vikarer skal følge tilsvarende krav.Bilag 1, krav 3.4.1–3.4.8.