Renholdstjenester til Mattilsynets kontorsteder

Mattilsynet skal inngå avtaler for renholdstjenester til kontorsteder i Norge, levert i henhold til NS-INSTA 800. Oppdraget inkluderer regelmessig renhold (inkl. renholdsartikler/sanitærartikler/matter) og periodisk renhold (bestillingsrenhold) med kvalitetsmål og kontrollkrav. Avtalen er løpende med gjensidig oppsigelse på 6 måneder, og maksimal varighet 7 år.

• Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Gyldig firmaattest fra Brønnøysundregisteret.

  Kilde: Konkurransegrunnlag del III, pkt. 4.1.
• Tilbyder skal ikke ha restanser på betaling av skatt og merverdiavgift.

  Dokumentasjon: Oppdragsgiver innhenter via eBevis. Dersom ikke samtykke: skatteattest for betalt merverdiavgift og skatt, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist.

  Kilde: Konkurransegrunnlag del III, pkt. 4.2.
• Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet (kredittrating minimum A).

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall fra kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon til å drive slik virksomhet; rating minimum A (Dun & Bradstreet) eller tilsvarende. Alternativt annet egnet dokument dersom saklig grunn.

  Kilde: Konkurransegrunnlag del III, pkt. 4.3.
• Tilbyder skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 relevante oppdrag siste 3 år. Skal inkludere verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon, e-post). Tilbyder må dokumentere relevans; kan også dokumentere ved kompetanse/personell han råder over.

  Kilde: Konkurransegrunnlag del III, pkt. 4.4.
• Opplyse om eventuell bruk av underleverandører; hovedleverandør er ansvarlig for gjennomføring, rapporter og fakturering.

  Dokumentasjon: Oppgi navn på underleverandører og hvilke oppgaver de skal brukes til. Hovedleverandørens ansvar; underleverandør skal også tilfredsstille samme krav (dokumenteres på forespørsel). Egne ESPD-skjema for underleverandører. Ved støtte på kapasitet fra andre: forpliktelseserklæring.

  Kilde: Konkurransegrunnlag del III, pkt. 4.5.

• Besvare ESPD-skjema i Mercell som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og avvisningsgrunner.Kilde: Konkurransegrunnlag del III, pkt. 3.1.
• Leverandør må sende inn dokumentasjon på kvalifikasjonskrav i punktene 4.1–4.5 sammen med tilbudet.Kilde: Konkurransegrunnlag del III, pkt. 4 (innledende tekst).
• Tilbudsbrevet skal: angi hvilke deler/områder tilbudet gjelder for; spesifisere eventuelle forbehold; dokumentere/beskrive oppfyllelse av kvalifikasjonskrav; dokumentere/beskrive oppfyllelse av alle krav i Bilag 1 – Kravspesifikasjon; fylle ut Vedlegg 2 – Prisskjema; fylle ut felter merket grønt i Vedlegg 3 – Avtaledokument.Kilde: Konkurransegrunnlag del III, pkt. 6.2.
• Tilbudet skal leveres elektronisk i Mercell innen tilbudsfrist; siste innlevering innen fristen gjelder som endelig tilbud.Kilde: Konkurransegrunnlag del III, pkt. 6.1.
• Tilbyder bes om å besvare Vedlegg 5 – Erklæring fra referansekunder for tre renholdsoppdrag.Kilde: Konkurransegrunnlag del III, pkt. 5 (etter tildelingskriterier).
• Kravspesifikasjonen (Bilag 1) skal fylles ut og sendes inn; besvarelsene skal gis i tabeller under hvert punkt (løsningsbeskrivelse). Utdypende kommentarer gis i vedlegg med tydelig henvisning. Generelle brosjyrer/oversikter ønskes ikke.Kilde: Bilag 1 – Oppdragsgivers kravspesifikasjon (innledning: «NB! TILBYDER SKAL FYLLE UT OG SENDE INN DETTE DOKUMENTET»).
• Krav i Bilag 1 punkt 3 skal besvares med: oppfyllelse (ja/nei) og beskrivelse/dokumentasjon som sannsynliggjør oppfyllelse når påkrevd; ved plassmangel gi info i nummererte vedlegg med referanse til kravnummer.Kilde: Bilag 1 – Oppdragsgivers kravspesifikasjon, avsnitt «Krav» (metode for besvarelse).
• Preferanser (Bilag 1 punkt 4/«Preferanser») skal besvares med beskrivelse/dokumentasjon; maks 2 A4-sider per preferanse, i nummererte vedlegg med henvisning til preferansenummer.Kilde: Bilag 1 – Oppdragsgivers kravspesifikasjon, avsnitt «Preferanser».

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

04.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Renhold skal utføres i henhold til NS-INSTA 800 (kvalitetsmål).Kilde: Bilag 1 – Kravspesifikasjon (innledning) og pkt. 1.2/«Renholdstjenesten skal utføres…».
• Leverandøren skal melde fra om nødvendige utbedringer/uregelmessigheter snarest mulig.Kilde: Bilag 1, krav 3.1.1.
• Leverandøren plikter å delta på brann- eller andre beredskapsøvelser og følge rutiner ved evakuering, uten ekstra vederlag utover fast månedspris.Kilde: Bilag 1, krav 3.1.2.
• Leverandøren skal tilby navngitt fast kontaktperson og stedfortreder for merkantile og operasjonelle henvendelser.Kilde: Bilag 1, krav 3.1.4.
• Leverandøren dekker alle kostnader til og leveranse av sanitærartikler (toalettpapir, håndklepapir, såpe etc.).Kilde: Bilag 1, krav 3.1.5.
• Leverandøren skal holde renholdsartikler, renholdsutstyr, renholdsmaskiner og annet nødvendig utstyr; ved nye husleieavtaler skal vedlegg 7.a og 7.b følges for teppegulv (design/vedlikehold).Kilde: Bilag 1, krav 3.2.1 (inkl. henvisning til vedlegg 7.a/7.b).
• Sikkerhets-/HMS-krav: taushetsplikt og ev. sikkerhetsklarering; informere om renholdsarbeid som kan medføre skader; slukke lys/lukke vinduer/låse dører; forsvarlig oppbevaring og merking av kjemikalier; HMS-kort som skal bæres; nøkler/adgangskort skal håndteres iht lokale retningslinjer.Kilde: Bilag 1, krav 3.3.1–3.3.6.
• Personellkrav: arbeidsbeskrivelse i samsvar med kvalitetsmål; serviceinnstilling og etisk forsvarlig opptreden; nødvendig kompetanse og opplæring; meget god kunnskap om NS-INSTA 800; snakke/forstå norsk (og nødvendig skriftlig materiell); bruk av arbeidstøy merket med leverandørens logo/firmnavn; vikarer skal følge tilsvarende krav.Kilde: Bilag 1, krav 3.4.1–3.4.8.
• Miljøkrav: overholde miljølovgivning; bruke miljøvennlige produkter og bidra til godt innemiljø; bruks-/doseringsanvisning på norsk; ikke bruke parfymerte renholdsartikler; systemer for dokumentasjon og oppfølging av kjemikalieforbruk; opplæring i bruk og dosering; ikke bruke aerosol; uønskede kjemikalier/stofftyper er listet (bl.a. PFOS-liknende, klorerte løsemidler, EDTA/eller salter, aktivt klor over 0,1% osv.); system for avfallshåndtering med dokumentasjon; støvsuging etter renholdsplanen; HEPA-filter; støysvake støvsugere; oppdatert brukerinformasjon og HMS-datablader på norsk i stoffkartotek.Kilde: Bilag 1, krav 3.5.1–3.5.13.
• Servicekontroll: renholdsleder og Oppdragsgiver skal utføre servicekontroll 1 gang per måned; servicerapport skal sendes innen 1 uke og inkludere avvik og gjennomført arbeid.Kilde: Bilag 1, krav 3.6.1.
• Regelmessig renhold: møbler på plass og gardiner pent etter utført renhold; utføres iht NS-INSTA 800 (opp til 3m); fullservice sanitærtjenester inkl. etterfylling; avfallssekker leveres; såpe-/papirdispensere byttes vederlagsfritt (inkl. defekt dispensere); toalettpapir 2 lags ny-fiber; håndtørkpapir ny-fiber; alltid tilgjengelig rull(er) og reserve; dispenser for håndsåpe minst 25% full og virkende; avfallsbeholdere tomme uten flekker og stå på plass (luft slås ut av innstikkpose); returpapirbeholder tom og stående; matter bruk, renhold og bytte; renholdpersonale tømmer avfall etter avtalt frekvens; følge kildesortering; avfallsplan tilgjengelig i renholdsrom; tidsrammer for renhold (hverdager 07-17, med lokale variasjoner) og egne frister for møterom/multirom (innen 08) og kantine (innen 10); tilpasse seg bruk og lokale representanter uten merkostnader; renholdsplan foreligge 14 dager før oppstart og godkjennes; renholdsplan tilgjengelig for brukere og identisk med plan renholderne følger; planens minimumsinnhold (adresse, etasje, romnummer, frekvens/ukedag, kvalitetsprofil).Kilde: Bilag 1, krav 3.7.1–3.7.23.
• Periodisk renhold (bestillingsrenhold): starte innen 14 dager etter bestilling eller etter avtale; spesifikke kvalitetskrav til vindsuspuss (maks smussnivå) og støvsanering (støvnivå maks 0,5% og ingen synlig støv); krav ved hovedrengjøring/kontorer etter utflytting (kvalitetsprofil oppfylt og støvnivå/glans/friksjon); krav etter tepperens (støvnivå 5); krav ved skuring/polish; gardiner renses/vaskes i maskin og være slette; ved nullstilling varsle hva som må nullstilles innen 2 uker etter oppstart og utarbeide tilbud basert på periodisk renhold-priser.Kilde: Bilag 1, krav 3.8.1–3.8.9.

• Kravspesifikasjonens «preferanser» (evalueringspoeng) er oppgitt i Bilag 1, men kildeteksten viser ikke vekting/poengformel for hvert punkt; det vises kun til at preferanser evalueres som del av tildelingskriteriet «Kvalitet».
• I Bilag 1 vises mange krav (avvisnings-/oppfylt/ikke oppfylt), men dokumentteksten oppgir ikke eksplisitt at alle disse er «Del-1 krav»; sammenhengen antas fra konkurransegrunnlagets omtale av punkt 4 (del-1) og punkt 5 (del-2), men eksakt mapping til Bilag 1 kapitler fremgår ikke av teksten du ga.
• Leveransekrav til «renhold av kaffemaskiner hvor relevant» er nevnt i konkurransegrunnlaget, men konkrete utførelseskrav/frekvens for dette finnes ikke i den medsendte tekstdelen.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg 1/Bilag 1 «Oppdragsgivers kravspesifikasjon» er mange krav listet opp med NR (f.eks. 3.1.1–3.7.23) og preferanser 4.1–4.11. Kan oppdragsgiver bekrefte nøyaktig hvordan disse kravene er inndelt i «Del-1 krav» (oppfylt/ikke oppfylt/avvisning) og «Del-2 krav» (gir poeng under tildelingskriteriet Kvalitet), og vise hvilken del (og eventuelt kravnummer/avsnitt) som hører til hver kategori?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det fremgår at Del-1 ikke gir karakter, men risiko for avvisning; samtidig er mappingen mellom «Del-1/Del-2» og krav i Bilag 1 ikke eksplisitt i teksten. Tilbyder må vite hvilke deler som kan avvises.

   Kilde: Konkurransegrunnlag del III.pdf punkt 5 og Bilag 1 (Krav og Preferanser, særlig punkt 2 Vurdering av krav og preferanser) + Bilag 1 kap. 3 Krav og kap. 4 Preferanser.

2. I konkurransegrunnlaget er det oppgitt at preferanser evalueres som del av tildelingskriteriet «Kvalitet», men uten synlig vekting/poengformel per preferansepunkt. Kan oppdragsgiver beskrive konkret hvilken poeng-/karakterskala eller vekting som brukes for preferansene 4.1–4.11 (f.eks. om alle preferanser vektlegges likt, eller om enkelte preferanser betyr mer)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tilbyder må kunne prioritere og dimensjonere leveransen for de punktene som faktisk gir størst utslag i evalueringen.

   Kilde: Konkurransegrunnlag del III.pdf punkt 5 (Kvalitet) og Bilag 1 punkt 2 Vurdering av krav og preferanser (preferanser evalueres som del av tildelingskriteriene).

3. I Bilag 1 står det under 3.6.1 at «Servicekontroll skal utføres av renholdsleder og Oppdragsgiver 1 gang per måned», og at servicerapport sendes innen 1 uke. Kan oppdragsgiver avklare hva som menes med at Oppdragsgiver skal delta: gjelder dette én felles månedlig kontroll per region/område, per kontorsted, eller per antall kontorsteder? Og skal tilbysedningen beskrive forventet antall kontroller pr. måned per leveringsområde?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart omfang og logistikken i månedlig servicekontroll påvirker bemanning, planlegging og kostnadsberegning.

   Kilde: Bilag 1 kap. 3.6 Krav til kontroll i tillegg til NS-INSTA 800 (krav 3.6.1).

4. Bilag 1 omtaler «Kvalitetsprofil AQL = 4 %» og at det er kvalitetsprofiler (A, B, C) og målbare kvalitetsnivåer. Kan oppdragsgiver presisere hvordan AQL (4 %) skal forstås i praksis for avvik: hva er terskel for oppfylt/ikke oppfylt ved måling (f.eks. antall tillatte avvik per inspeksjonsenhet, og hvilke tiltak ved overskridelse)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tilbyder trenger å forstå hvordan kvalitetsmåling skal tolkes og hvordan avvik håndteres for å prise og organisere kontrollsystemet korrekt.

   Kilde: Bilag 1 kap. 5.1 Målbar kvalitet / AQL = 4 % for kvalitetsprofiler.

5. I Bilag 1 under «Tjenesten inkluderer…»: «Renhold av kaffemaskiner hvor relevant». Kan oppdragsgiver angi hva som konkret menes med «hvor relevant» i denne konkurransen (f.eks. hvilke kontorsteder/romtyper kaffemaskiner inngår for), og hvilke konkrete utførelseskrav/frekvens som gjelder for kaffemaskinrenhold? Hvis dette er del av «regelmessig renhold», ønskes presisering av omfang og hyppighet.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kaffemaskinrenhold er nevnt, men konkrete krav og frekvens er ikke gitt i den medsendte teksten. Dette må avklares for korrekt prising og bemanningsplan.

   Kilde: Konkurransegrunnlag del III.pdf punkt 1.2 (Tjenester inkluderer… Renhold av kaffemaskiner hvor relevant) og Bilag 1 kap. 1.2/«Tjenesten inkluderer» samt kap. 3 (Krav til regelmessig renhold).

6. I Bilag 1 «Leie, levering, rengjøring og utskifting av matter» fremgår at matter skal inngå i pris for regelmessig renhold. Kan oppdragsgiver oppgi hvilke matter som skal leveres per kontorsted (type/materiale, antall/areal der det er relevant) og forventet utskiftings-/rengjøringsfrekvens, eller hvor dette fremgår i Bilag (f.eks. Bilag 1a/1b eller andre maler)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Matter er en kostnadsdriver (leie, rengjøring og utskift). Tilbyder trenger konkret grunnlag per lokasjon for å prise riktig.

   Kilde: Bilag 1 (Tjenesten inkluderer: Matter … Leie, levering, rengjøring og utskifting av matter) og «Renholdsbehov»/mal Renholdsbehov samt henvisninger til Bilag 1a/1b.

7. Bilag 1 angir under 3.7.17–3.7.19 at renholdet som hovedregel skal utføres i bestemte tidsvinduer (07.00–17.00, møterom innen 08.00, kantine innen 10.00) «med lokale variasjoner». Kan oppdragsgiver beskrive hvilke lokale variasjoner som er forventet (f.eks. per område/region eller konkrete kontorsteder), og om leverandør kan foreslå alternative renholdstidspunkter uten å anses som et avvik fra kravet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tidsvinduer påvirker bemanning og kostnad, og en uklarhet kan skape risiko for avvisning hvis endringer anses som avvik.

   Kilde: Bilag 1 kap. 3.7 Krav til regelmessig renhold (krav 3.7.17, 3.7.18, 3.7.19).

8. I Bilag 1 fremgår at «Sanitærartikler… skal estimeres» og faktureres adskilt «per supplering»/forbruk, samt at toalettpapir/håndtørk m.m. skal være spesifiserte kvaliteter (krav 3.7.6–3.7.7) og dispensere byttes vederlagsfritt (krav 3.7.8–3.7.10). Kan oppdragsgiver avklare hvordan prisskjemaet skal fylles ut for sanitærartikler: hvilke enhetspriser/volumanslag skal tilbys (per antall ansatte/enhet per supplering), og hvor i Bilag 2/Prisskjemaet dette er konkretisert?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten tydelig prisskjema-/estimeringsgrunnlag for sanitærartikler kan tilbyder feilprise både materialkost og administrasjons-/logistikkost.

   Kilde: Bilag 1 (Sanitærartikler estimeres basert på ansatte; krav 3.7.3, 3.7.6–3.7.10) og Konkurransegrunnlag del III.pdf punkt 1.2 samt Vedlegg 2/ Bilag 2 Prisskjema (ikke vedlagt i tekst).

9. I konkurransegrunnlaget står det at det er fleksibilitet for Mattilsynet ift reduksjon/økning av frekvens og omfang, og at prisendringer følger kontraktens regler. Kan oppdragsgiver opplyse hvilke konkrete mekanismer som gjelder for prisjustering ved endringer (f.eks. endring i areal, kvalitetsnivå/profil, frekvens), og vise til relevant punkt i Avtaledokumentet/Standardvilkår?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Endringsmekanismen påvirker risiko og dermed prising. Tilbyder må forstå hvordan prisreguleres ved typiske hendelser som flytting, nedlegging/nyopprettelse og endring i renholdskvalitet/frekvens.

   Kilde: Konkurransegrunnlag del III.pdf punkt 1.3 (forbehold om endringer) og punkt 1.2 (frekvens/areal-endringer), samt Vedlegg 3 Avtaledokument / Vedlegg 4 Alminnelige kontraktsvilkår (henvises det til, men punktspesifikk tekst ikke gitt i utdraget).