Transport av brevpost- Henting og levering av utgående brevpost for Helse Stavanger HF og Helse Bergen HF

Oppdraget gjelder etablering av rammeavtale(r) for kjøp av VVS-forbruksmateriell til helseforetakene i Norge. Det er rammeavtale med én leverandør, avtaleperiode 2 år med opsjon/forlengelse inntil 1 år om gangen (maks 4 år samlet). Tildeling skjer etter lavest pris, vurdert etter størrelsen på handlekurvene, basert på utfylt prisskjema og håndtering av avvik/ikke-oppgitte varelinjer. I tillegg stilles kontraktskrav til etisk handel og et sett krav til netthandelsløsning (bestillings-/katalogfunksjonalitet) i vedleggene.

• Tilbyder skal være registrert i foretaksregister eller handelsregister i staten der tilbyder er etablert.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: attest for lovbestemt registrering i etableringslandet. (ESPD fylles ut som foreløpig dokumentasjon i KGV.)

  Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 5.1
• Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene.

  Dokumentasjon: Siste avlagte årsregnskap med noter inkludert revisorerklæring. Resultatregnskap og balanse siste halvår dersom det er mer enn seks måneder siden siste årsregnskap. Alternativt kan annet dokument fremlegges (f.eks. morselskapsgaranti, bankgaranti). Oppdragsgiver vektlegger bl.a. lønnsom drift, positiv kontantstrøm siste år, og positiv egenkapital.

  Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 5.2
• Tilbyder skal ha tilstrekkelig evne og kapasitet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene.

  Dokumentasjon: Utfylt erfaringsskjema (Vedlegg 04 – Svarskjema erfaring) med oversikt over viktigste leveranser siste tre år, inkl. verdi, tidspunkt og mottaker.

  Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 5.3
• Tilbyder skal ha et kvalitetssikringssystem relevant for gjennomføring av kontrakten (sertifisert).

  Dokumentasjon: Tredjepartsattestert kvalitetssikringssystem sertifisert etter ISO 9001. Alternativt annen dokumentasjon som viser likeverdige kvalitetssikringstiltak (minst overordnet beskrivelse).

  Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 5.4
• Tilbyder skal ha et miljøledelsessystem sertifisert etter ISO 14001, EMAS, FR2000 eller Miljøfyrtårn.

  Dokumentasjon: Dokumentere miljøledelsessystem ved ISO14001/EMAS/FR2000 eller Miljøfyrtårn.

  Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 5.5
• Tilbyder kan støtte seg på kapasiteten til andre virksomheter for å oppfylle kvalifikasjonskrav.

  Dokumentasjon: ESPD-erklæring for både tilbyder og støttevirksomhet(e) leveres elektronisk. Forpliktelseserklæring som dokumenterer at tilbyder rår over nødvendige ressurser. Dersom støtte gjelder økonomisk/finansiell kapasitet: støttevirksomhet(e) må være solidarisk ansvarlige, dokumentert ved forpliktelseserklæring.

  Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 5.6

• Tilbud skal leveres via oppdragsgivers KGV innen tilbudsfrist (systemet tillater ikke levering etter frist).Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 3.1
• Tilbudets vedlegg skal leveres med korrekt merking av hvem som har levert og hva vedlegget inneholder.Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 3.2
• Tilbudet skal ha filnavn/vedleggsrekkefølge i henhold til angitt struktur (Vedlegg 01–08 m.fl.).Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 3.2
• Tilbyder skal levere utfylt Vedlegg 01 – Tilbudsbrev (inkl. opplysninger om eventuelle avvik/forbehold og taushetsbelagte opplysninger).Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 3.2 og pkt. 3.6; Vedlegg 01 - Tilbudsbrev
• Tilbyder skal levere utfylt elektronisk ESPD i KGV som foreløpig dokumentasjon for at kvalifikasjonskrav er oppfylt.Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 4 og 5
• Tilbyder skal levere skriftlig dokumentasjon for netthandelsløsning (hvordan kravene til netthandelsløsningen oppfylles) i tilbudet.Kilde: Vedlegg_13_-_Krav_til_elektronisk_bestillingssystem, krav til dokumentasjon
• Tilbyder skal levere utfylt erfaringsskjema (Vedlegg 04 - Svarskjema erfaring).Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 5.3; Vedlegg 04
• Tilbyder skal levere sladdet versjon av tilbudet samt Bruksanvisning/begrunnelse for sladding hvis det finnes taushetsbelagte opplysninger (alternativt bekrefte at ingen opplysninger er taushetsbelagt i Vedlegg 01).Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 3.9; Vedlegg 06 - Bruksanvisning og begrunnelse for sladding av tilbud; Vedlegg 01 - Tilbudsbrev
• Tilbyder skal levere utfylt versjon av Egenerklæring om russisk involvering med tilbudet.Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 2.5; Vedlegg_10_-_Egenerklæring_om_russisk_involvering
• Ved bruk av underleverandør/samarbeidspartner som støtter seg på kapasitet (økonomi/finans og/eller teknisk/faglig), skal forpliktelseserklæring leveres for den/de (Vedlegg 11 - mal).Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 5.6; Vedlegg_11_-_Forpliktelseserklæring

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

08.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Leverandøren skal under hele kontraktsperioden overholde punkt 1-4 i Kontraktskrav etisk handel.Kilde: Vedlegg_08_-_Kontraktskrav_etisk_handel, innledning
• Varene skal være fremstilt under forhold i samsvar med angitte konvensjoner og arbeidsmiljølovgivning i produksjonsland; kravene gjelder i egen virksomhet og i leverandørkjeden (inkl. ILO kjernekonvensjoner, FNs barnekonvensjon art. 32, og arbeidsmiljølovgivning, samt høyeste standard ved overlapp).Kilde: Vedlegg_08_-_Kontraktskrav_etisk_handel, pkt. 1
• Leverandøren skal ved kontraktsstart ha policys og rutiner på plass for aktsomhetsvurdering.Kilde: Vedlegg_08_-_Kontraktskrav_etisk_handel, pkt. 2
• Aktsomhetsvurdering skal omfatte bl.a.: styrevedtatte offentlige policys (inkl. forpliktelse til punkt 1 og ansvar/rapportering), rutiner for regelmessige risikoanalyser, tiltak for å stanse/forebygge/redusere og overvåkingsrutiner, offentlig tilgjengelig redegjørelse, og håndtering/kompensasjon ved forårsaket/medvirket skade.Kilde: Vedlegg_08_-_Kontraktskrav_etisk_handel, pkt. 2.1-2.6
• Hvis leverandøren bruker underleverandører for å oppfylle kontrakten, skal leverandøren videreføre og bidra til etterlevelse av kravene i leverandørkjeden.Kilde: Vedlegg_08_-_Kontraktskrav_etisk_handel, innledning
• Leverandøren skal sikre at kravene i punkt 1 og 2 etterleves i egen virksomhet og i leverandørkjeden.Kilde: Vedlegg_08_-_Kontraktskrav_etisk_handel, pkt. 3
• Hvis leverandøren blir klar over forhold i strid med punkt 1 og 2 i leverandørkjeden, skal leverandøren rapportere dette til oppdragsgiver uten ugrunnet opphold.Kilde: Vedlegg_08_-_Kontraktskrav_etisk_handel, pkt. 3
• Oppdragsgiver kan kreve dokumentasjon/etterlevelse dokumentert gjennom angitte tiltak (fremvise policys/rutiner, oversikt produksjonsenheter, besvare egenrapportering innen 6 uker, fremvise risikoanalyse, delta i oppfølgingssamtaler, fremvise rapporter, samt kontroll og revisjon hos leverandør/leverandørkjede).Kilde: Vedlegg_08_-_Kontraktskrav_etisk_handel, pkt. 3.1-3.8
• Ved brudd på punkt 1-3 eller mangler i dokumentasjon gjelder sanksjoner: retting (tiltaksplan innen 4 uker, oppdragsgiver godkjenner), midlertidig stans ved manglende/ikke-overholdt tiltaksplan, krav om bytte av underleverandør ved vesentlige/gjentakende alvorlige brudd eller ikke-overholdt tiltaksplan (uten kostnad), og heving av kontrakt ved vesentlige/gjentakende alvorlige brudd eller ikke-overholdt tiltaksplan.Kilde: Vedlegg_08_-_Kontraktskrav_etisk_handel, pkt. 4

• Dokumentteksten viser ikke konkrete kvalifikasjonskrav utover de som er hentet fra «Konkurransebestemmelser»-utdraget (pkt. 5.1-5.6). Eventuelle øvrige kvalifikasjonskrav i «Vedlegg 02/Kravspesifikasjon» eller andre deler av konkurransegrunnlaget er ikke med i teksten.
• «Vedlegg_13_-_Krav til elektronisk bestillingssystem» inneholder flere krav, men disse er ikke skilt ut i et eget kontrakts-/utførelseskrav i teksten. Kun noen deler av kravet er tilgjengelig (ikke hele vedlegget).
• I etisk handel-vedlegget fremgår ikke eksakte rapporterings-/revisjonsintervaller utover at oppdragsgiver kan kreve tiltak og at egenrapportering skal besvares senest seks uker etter utsendelse (med mindre annen frist).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg 03 – Prisskjema skal det angis veiledende pris, rabattprosent og rabattgruppe for alle produkter i hovedsortimentet. Kan dere bekrefte om dere forventer at rabattgruppene kun brukes for å gruppere flere varelinjer som har lik rabattprosent, eller om det også kan være ulike veiledende priser innen samme rabattgruppe (dvs. at rabattgruppen ikke må matche produsentpris/innkjøpspris)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvordan rabattgrupper påvirker nettoprisberegningen for å sikre korrekt utfylling og riktig handlekurvpris.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.11.1 og Vedlegg 03 – Prisskjema (pris-/rabattmatrise)

2. I Konkurransebestemmelsene pkt. 6.2 punkt 1–3 står det at handlekurven kan beregnes med «høyeste tilbudt pris fra øvrige tilbydere + 10 %» dersom dere ikke mottar tilbud på varelinjer eller dersom tilbudet ikke samsvarer med etterspurt produkt. Kan dere presisere hva som menes med «ikke samsvarer» i praksis (f.eks. annet merke/produsent, annen spesifikasjon/egenskaper, manglende dokumentasjon), og hvor streng dere er på at varelinjen må være identisk med etterspurt produkt for at den skal telles som «oppfylt»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker både prissetting, risiko for avvik og utfylling av varelinjer (hvilke produkter som faktisk bør leveres inn/aksepteres).

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 6.2 (hovedregler for evalueringen)

3. I Konkurransebestemmelsene pkt. 6.2 punkt 3 fremgår det at varelinjer der ingen av tilbyderne oppfyller kravene til etterspurt produkt fjernes fra handlekurven. Kan dere bekrefte hvordan dette håndteres dersom flere varelinjer har avvik, men avviket er «delvis oppfylt» – regnes varelinjen da som oppfylt eller fjernes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvordan dere tolker grader av oppfyllelse for å vurdere risiko og omfang av tilbudte produkter.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 6.2

4. I Konkurransebestemmelsene pkt. 6.2 står det at dere kan gjøre vurdering av merkostnad og eventuelt avvise tilbud dersom omfanget av varer med avvik er vesentlig. Kan dere opplyse hva dere legger i «ubetydelig» og «vesentlig» (f.eks. terskel i antall linjer, andel av handlekurvverdi, eller en absolutt NOK-grense), eller hvordan dere dokumenterer/ begrunner denne vurderingen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelige avvisningsgrenser påvirker leverandørens avvikshåndtering og beslutning om å levere produkt som ikke er 100 % lik spesifikasjonen.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 6.2 (avvisningsvurdering ved avvik/merkostnad)

5. I Konkurransebestemmelsene pkt. 5.2 stilles krav om at tilbyder har «årlig minimumsomsetning tilsvarende kontraktens estimerte årlige verdi» (15 mill. NOK per år). Kan dere bekrefte om kravet gjelder den enkelte juridiske tilbyder (org.nr.), og om nettoomsetning eller bruttoomsetning skal legges til grunn (og hvilken valuta/periodisering dere forventer)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne dokumentere oppfyllelse av omsetningskravet på korrekt regnskapsgrunnlag.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.2 + pkt. 1.2 (estimert verdi)

6. I Konkurransebestemmelsene pkt. 5.3 skal dere vurdere erfaring basert på utfylt «Vedlegg 4 - Svarskjema erfaring» og at svaret skal inneholde de «viktigste leveransene» de siste tre årene med verdi, tidspunkt for levering/utførelse og navn på mottaker. Kan dere spesifisere hvor mange leveranser dere forventer at vi fyller inn (minimum/maks), og om leveranser til helseforetak/offentlig sektor vektlegges fremfor private/andre bransjer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart forventningsnivå for dokumentasjon gjør det vanskelig å dimensjonere/selekte leveranser og riktig beskrivelse.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.3 (erfaringskrav)

7. I Konkurransebestemmelsene pkt. 5.6 åpnes det for støtte fra andre virksomheter, og det kreves «forpliktelseserklæring». Kan dere avklare hvilke kvalifikasjonskrav det er mulig/akseptabelt å støtte på i denne konkurransen (økonomisk/finansiell, teknisk/faglig, kvalitet, miljø), og om støtte kan gis fra konsernselskap/tilknyttet selskap som dere anser som «annen virksomhet»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hva som kan støttes for å oppfylle kvalifikasjonskrav uten å pådra seg risiko for feil tilbudsdokumentasjon.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.6 (støtte fra andre virksomheter)

8. I Konkurransebestemmelsene pkt. 1.7 oppgis frist for å stille spørsmål som «23.06.1016, kl 12:00». Kan dere bekrefte korrekt dato (det ser ut som en feil i årstallet), og om spørsmålsfristen faktisk er 23.06.2026 (eller annen dato)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil dato kan påvirke leverandørens planlegging for spørsmål/innhenting av nødvendig avklaringer før tilbud.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 1.7 (Viktige datoer)

9. Rammeavtalen angir at «De første 6 måneder av Avtaleperioden er prøvetid» (pkt. 1.4) og at Kunden kan si opp ved tilfredsstillende funksjon/ikke. Kan dere opplyse hva som er «tilfredsstillende» i prøvetiden og hvilke konkrete måleparametere/kriterier som legges til grunn (f.eks. leveringspresisjon, avviksgrad, reklamasjon, system-/samhandlingskrav), og hvordan dette dokumenteres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prøvetidsmekanismer kan gi leverandøren økt kommersiell og driftsmessig risiko; leverandøren trenger å forstå vurderingsgrunnlaget.

   Kilde: Vedlegg 05 – Rammeavtale pkt. 1.4 (Avtaleperiode, forlengelse og oppsigelse)

10. I Vedlegg 05 – Rammeavtale pkt. 3.4.2 omtales «Minsteordregebyr». Kan dere opplyse størrelsen/prisingen av minsteordregebyret (og eventuelle vilkår/terskler), samt hvilke avropskanaler som omfattes? Hvis dette fremgår av «Logistikkbetingelser for helseregionene» eller et annet vedlegg, kan dere vise til eksakt punkt hvor det fremgår?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Minsteordregebyr kan påvirke totaløkonomi og nødvendig kostdekning ved lave avropsvolum; leverandøren må kunne prise/planlegge korrekt.

    Kilde: Vedlegg 05 – Rammeavtale pkt. 3.4.2 (Minsteordregebyr)