Anskaffelse av rekrutteringssystem

Oppdraget gjelder anskaffelse av et rekrutteringssystem (løpende tjenester over internett/as a service) for Riksrevisjonen, til bruk i hele rekrutteringsprosessen. Det forventes integrasjon mot arkiv (automatisk samhandling) og øvrige integrasjoner etter krav i kontrakt/bilag. Komplett leveransebeskrives i kontrakt/bilag.

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i den staten leverandøren er etablert.

  Dokumentasjon: Firmaattest for norske selskaper. For utenlandske selskaper: godtgjørelse på registrering i tilsvarende registre.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.3.1 Leverandørens registrering, autorisasjon mv.
• Leverandøren skal ha kredittverdighet tilsvarende god eller bedre.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall, utført av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon til slik virksomhet. Oppdragsgiver kan innhente ytterligere økonomisk informasjon. Eventuelt annet egnet dokumentasjon ved saklig grunn.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.3.2 Krav til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet
• For tilbudsevaluering må leverandøren fylle ut elektronisk egenerklæringsskjema (ESPD) om oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og fravær av avvisningsgrunner.

  Dokumentasjon: ESPD-skjema levert sammen med tilbudet. Innstilte leverandører må dokumentere oppfyllelse før kontraktinngåelse. Oppdragsgiver kan be om dokumentasjonsbevis ved behov.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.1 Det Europeiske Egenerklæringsskjemaet (ESPD) og pkt. 3.3 Oppfyllelse av kvalifikasjonskrav
• Eventuelle avvisningsgrunner etter nasjonale regler (inkl. anskaffelsesforskriften § 24-2) gjelder.

  Dokumentasjon: Oppgis/erklæres i ESPD (del III, seksjon D) som del av egenerklæringen; konkrete nasjonale avvisningsgrunner nevnes.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.1.2 Nasjonale avvisningsgrunner
• Tilbud/leverandør omfattet av sanksjoner etter lov om internasjonale sanksjoner vil bli avvist.

  Dokumentasjon: Oppdragsgiver legger til grunn sanksjonshjemmel; sanksjonsavvisning omtales som egen avvisningsregel.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.2 Sanksjoner
• Dersom leverandøren støtter seg på kapasitet fra andre virksomheter for økonomisk/finansiell kapasitet og/eller tekniske og faglige kvalifikasjoner, må leverandøren kunne dokumentere at ressursene disponeres.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring/tilsvarende. Egne ESPD-skjemaer for aktuelle leverandører.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.3.3 Støtte fra andre virksomheter

• Tilbud skal leveres via oppdragsgivers KGV. Tilbud per e-post eller lignende medfører avvisning.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1 Utforming av tilbudet
• Tilbudet skal være utarbeidet på norsk og være bindende.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1 Utforming av tilbudet
• Tilbudsbrev: signert; skal inneholde (i) referanse til saksnummer, (ii) fullt juridisk navn, adresse og foretaksnummer, (iii) bekreftelse på vedståelsesfrist, (iv) erklæring om aksept av vilkår i vedlagte dokumenter og innbydelsen. Ved forbehold/avvik: oversikt med referanse til hvor avviket er beskrevet.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1 Utforming av tilbudet – Tilbudsbrev
• Kontrakten/bilag 2-9 skal leveres i Docx eller annet redigerbart format (eventuelt i tillegg til PDF).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1 Utforming av tilbudet
• ESPD-skjema skal leveres sammen med tilbudet som foreløpig dokumentasjon på kvalifikasjonskrav og fravær av avvisningsgrunner.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.1.1 Generelt om ESPD
• Ved deltaker i felleskap: separate egenerklæringer (ESPD) for hver deltakende leverandør.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.1.1 Generelt om ESPD
• Etter innlevering i KGV: fullmakt/samtykke til bruk av eBevis må besvares i Altinn; ellers må dokumentasjon sendes manuelt dersom oppdragsgiver ber om det.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.4 eBevis

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

09.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Avtaleperiode: 3 år fra leveringsdag, med automatisk forlengelse 1 år av gangen. Opsjon på integrasjoner og utvidelser (moduler/funksjoner) knyttet til systemet.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 1.4.1 og pkt. 1.4.2 samt SSA-L (varighet/fornyelse): 'Avtalen trer i kraft...' og '3 år regnet fra leveringsdag'
• Leverandørens ansvar for å levere tjenesten i henhold til bilag 1 (kundens kravspesifikasjon) og bilag 2 (leverandørens beskrivelse), innen frister i bilag 3; skal oppfylle krav til tjenestenivå (bilag 4).Kilde: SSA-L punkt 2.1 Leverandørens ansvar for tjenesten
• Godkjenningsprøve: som standard 10 virkedager fra første virkedag etter leveransemelding (dersom ikke annet i bilag 3). Leveringsdag fastsettes etter kundens godkjenning/underkjenning.Kilde: SSA-L punkt 3.3 Godkjenningsprøve og Leveringsdag
• Leverandøren skal levere dokumentasjon og sikre opplæring dersom avtalt (og dokumentasjonen skal være på norsk hvis ikke annet er avtalt i bilag 1/2).Kilde: SSA-L punkt 3.4 Dokumentasjon og opplæring
• Standardoppgraderinger og alminnelig vedlikehold inngår i vederlaget, med mindre særskilt angitt. Leverandøren ansvarlig for testing av standardoppgraderinger i avtaleperioden (inkl. etter endringer fra tredjepart).Kilde: SSA-L punkt 3.5 Oppgradering/vedlikehold av tjenesten etter Leveringsdag
• Informasjonssikkerhet: leverandøren skal iverksette forholdsmessige tiltak for konfidensialitet, integritet, tilgjengelighet/robusthet, og tiltak mot utilsiktet endring/sletting og skadelig programvare. Data skal holdes atskilt fra tredjepartsdata.Kilde: SSA-L punkt 6.1 Informasjonssikkerhet
• Personopplysninger: beskrevet i bilag 2; leverandøren skal sikre behandling i tråd med regelverket, dokumentere sikkerhetstiltak, og ikke overlate til andre databehandlere uten nødvendige tillatelser.Kilde: SSA-L punkt 6.2 Personopplysninger
• Ved opphør: leverandøren skal tilgjengeliggjøre kundens data (maskinlesbart format, intakt strukturer/metadata), slette egne kopier (med mindre annet avtales), og kunden skal ikke utsettes for tilbakeholdsrett i data.Kilde: SSA-L punkt 'rettigheter til data' (tilgang ved opphør) – 'Leverandøren har ikke under noen omstendighet rett til å utøve tilbakeholdsrett i Kundens data'
• Betaling og fakturering: elektronisk faktura i godkjent standardformat kreves. Løpende vederlag forfaller etter 30 kalenderdager etter leveringsdag (første gang ikke tidligere enn 30 dager etter leveringsdag).Kilde: SSA-L punkt 4.2 Faktureringstidspunkt og betalingsbetingelser
• Prisendring: kan skje årlig ved årsskifte etter SSB KPI (hovedindeksen), første gang med utgangspunkt i indeks for måneden avtalen ble signert, med mindre annet i bilag 6. Endringer i offentlige avgifter kan gi prisjustering (varselsplikt).Kilde: SSA-L punkt 4.5 Prisendringer
• Misligholdssanksjoner: leverandøren skal avhjelpe feil; kunden kan kreve forholdsmessig prisavslag ved mangelfull avhjelping. Ved brudd på tjenestenivå kan kunden kreve økonomisk kompensasjon iht. bilag 4. Ved vesentlig mislighold kan kunden heve. Dagbot ved forsinkelse: 0,15 % av avtalt vederlag per kalenderdag i inntil 6 måneder, begrenset til maks 100 dager.Kilde: SSA-L punkt 9.2 Misligholdssanksjoner (inkl. dagbot)
• Kundens oppsigelse/avbestilling: kunden kan avbestille helt/delvis med 3 måneders skriftlig varsel. Ved avbestilling skal betaling omfatte gjennomført del, dokumenterte direkte kostnader og avbestillingsgebyr (med mindre annet i bilag 6).Kilde: SSA-L punkt 5.2 Avbestilling

• Konkurransegrunnlaget viser til at fullstendig leveransebeskrivelse følger av kontrakt med bilag, men bilagene (1-9) er ikke inkludert i dokumentteksten du ga. Derfor er konkrete funksjons-/sikkerhets-/miljøkrav som ligger i bilagene ikke tilgjengelige for uttrekk.
• Presentasjon av tilbud: tidspunkt 'Uke 25' er angitt, men detaljer for gjennomføring/krav til innhold i presentasjonen står ikke i den gitte teksten utover at presentasjonen kan være del av tilbudet.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Bilag 1 (Kundens kravspesifikasjon) inneholder flere «bør»-krav og «må»-krav (kategori A/B), men det er uklart for oss hvilke konkrete funksjoner som vil bli vurdert som avvik som kan gi avvisning. Kan dere bekrefte at kun krav merket kategori A (minstekrav) er avvisningsrelevant, og at krav merket kategori B i utgangspunktet ikke medfører avvisning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå avvikshåndtering for å unngå uforutsette avvisninger og for å kunne prise/utforme tilbudet korrekt.

   Kilde: Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon (avsnitt om kategorisering A/B samt kap. 1.1–1.4)

2. Krav 2.3.1: Integrasjon mot Public 360 via webservices. Kan dere angi hvilke konkrete dataobjekter som skal overføres (annonsen, søknader, CV, offentlig og utvidet søkerliste), forventet datavolum per år og om det er krav til synkronisering (realtid/periodisk), feilhåndtering og historikk/gjenlevering ved feil?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise og planlegge integrasjonen trengs omfang (datamengder), integrasjonsmønster og krav til robusthet/historikk.

   Kilde: Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon, punkt 2.3 Integrasjon (2.3.1)

3. Krav 2.2.1 og Bilag 4: «Tjenestenivåavtale» skal inneholde oppetid/tilgjengelighet, frister for håndtering av hendelser (kategori A/B/C), kompensasjonstabell, svartid og tilgjengelighet for brukerstøtte. Kan dere oversende deres forventede format/eksempel eller minimumsverdier (f.eks. mål for oppetid, maks svartid, og hvordan hendelseskategoriene defineres) slik at vi kan prise riktig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten konkrete SLA-nivå eller minstekrav blir det vanskelig å prise og å levere sammenlignbare tilbud som faktisk møter forventet nivå.

   Kilde: Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon (2.2.1) og Bilag 4: Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner (pkt. 2.1)

4. Presentasjon av tilbud er oppgitt til «Uke 25», men konkurransegrunnlaget mangler krav til innhold/format og om presentasjonen vektes i kvalitet. Kan dere avklare: (1) om presentasjon er obligatorisk, (2) varighet, (3) antall deltakere, (4) hva dere konkret ønsker demonstrert (for eksempel utvalgte bilag 1-krav), og (5) hvordan dere eventuelt dokumenterer/registrerer presentasjonen for evaluering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Presentasjonen kan bli en del av tilbudet og påvirke evalueringen; vi må vite omfang og hva som må demonstreres for å unngå å lide evalueringsmessig ulempe.

   Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 2.1 (Presentasjoner av tilbud) og punkt 4.1 (Kvalitet inkluderer presentasjon av tilbud)

5. Prisvurderingen (pkt. 4.2) inkluderer blant annet «kostnader til etablering», «løpende kostnader», «obligatoriske integrasjoner», «målrettet annonsering (5 stk. årlig)» samt at SLA/brukerstøtte prises dersom timepris basert (20 timer/år). Kan dere klargjøre: (1) hvordan «5 stk. årlig» skal forstås (antall kampanjer/annonser/utlysninger), (2) om annonseringskostnaden er egenkost (pass-through) eller inkluderes i vår pris, og (3) hva som menes med «obligatoriske integrasjoner» i prisberegningen (er det kun Vitnemålsportalen og P360, eller også andre)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisgrunnlaget har flere uklarheter som påvirker totalpris og sammenlignbarhet mellom leverandører.

   Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 4.2 Evalueringsmetode (Pris)

6. Vi ser at prispoeng skal baseres på utfylt bilag 6, og at det også beregnes inn opsjoner «så langt som alle tilbydere tilbyr dette». Kan dere beskrive hvordan opsjoner skal fylles ut i bilag 6 og hvordan evalueringen håndterer leverandører som tilbyr opsjoner på ulikt nivå (modulnavn/omfang), siden «Opsjoner er ikke obligatoriske»? Hvilke konkrete opsjoner forventer dere evaluert som del av totalpris?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det må være tydelig hvilke opsjoner som faktisk inngår i evaluert totalpris, og hvordan vi skal prise/utfylle bilag 6 for å unngå feil evalueringsgrunnlag.

   Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 1.4.2 Opsjoner og punkt 4.2 Evalueringsmetode (Pris) samt Bilag 6: Samlet pris og prisbestemmelser

7. Krav 3.4.2: «tilstrekkelig opplæring av administratorer» er merket kategori A, men antall timer/innhold og opplæringsformat er ikke angitt. Kan dere opplyse forventet opplæringsomfang (timer per rolle), antall opplæringsrunder og om det skal være både webbasert og/eller fysisk, slik at vi kan prise implementeringskostnaden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Opplæring er i implementeringskostnaden, og et konkret omfang trengs for korrekt kostnadsestimater og tilbudsavklaring.

   Kilde: Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon (3.4.2)

8. Miljøkrav 2.5.3–2.5.5 ber om PUE og andel fornybar energi på «primær-datasenter». Kan dere angi om Riksrevisjonen godtar at vi oppgir PUE/andel fra datasenteret vår underliggende leverandør bruker, og om dere krever dokumentert kilde/rapport vedlagt tilbud? Videre: skal PUE/andel være fra spesifikke år (f.eks. siste kalenderår)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Miljøparameterne påvirker leverandørens dokumentasjon og kostnader (eventuelle avtaler/leverandørkilder), og vi må vite hva som er akseptabel dokumentasjon.

   Kilde: Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon (2.5.3–2.5.5)

9. Sikkerhet/personvern: Krav 6.2.2 sier at personopplysninger ikke skal overføres utenfor EU/EØS med mindre det uttrykkelig er avtalt. Kan dere avklare om dere krever at hele drift og all personopplysningsbehandling (inkl. support, logging og back-up) skjer i EU/EØS, eller om dere aksepterer konkrete unntak (f.eks. enkelte supporttilgang fra tredjeland) så lenge GDPR kap. V ivaretas?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker arkitektur, valg av underleverandører og hvilke personvern-/overføringsmekanismer som må etableres før oppstart.

   Kilde: Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon (6.2.2)