Anskaffelse av Gebyrhåndteringssystem

Oppdraget gjelder anskaffelse og implementering av et nytt gebyrhåndteringssystem for Tønsberg kommune. Systemet skal være skybasert (fortrinnsvis SaaS/multitenant), understøtte automatisering og integrasjoner (særlig matrikkel og flere fagsystemer som WebSak/Acose, Visma fakturering og Gemini Privat), samt gi kvalitetssikring, rapportering og sikkerhet/rollebasert tilgang via IAM (Life Cycle Server) og Microsoft Entra ID (SSO). Det finnes en opsjon for håndtering av festeavgifter/leiekontrakter med tilhørende fakturering og regulering.

• Teksten angir ikke hvilke konkrete kontrakt-/tilbudselementer som gir tildeling (ingen eksplisitte tildelingskriterier utover kravtype/evaluering, og ingen vekt i prosent).
• Sentrale kontraktsvilkår for drift/SLA (responstid, nedetid, prisavslag) er ikke trukket ut fullt ut; Bilag 4 er kun delvis gjengitt (definisjoner starter, men konkrete SLA-krav er ikke presentert i utdraget).
• Milepælsdatoer og garantitid fremgår kun i Bilag 3 (fremdriftsplanforslag) og kan endres i fellesskap etter avtalesignering; endelig omfang/migrering fra dag 1 beskrives som krav/ønske uten bekreftelse i utdraget.

• Fylle ut SSA-L - Bilag 3 - Plan for etableringsfasen (Tilbyders prosjektorganisasjon, Tilbyders forslag til fremdriftsplan, kurs og opplæring inkludert/ikke inkludert i tilbudet, arbeidsmøter inkludert i tilbudet).SSA-L - Bilag 1 - Kundens kravspesifikasjon GEBYR.docx, kapittel «ORGANISERING OG GJENNOMFØRING»
• Beskriv hvilke personer som skal benyttes i prosjektleveransen fra tilbyder og hvilke roller disse skal ha.SSA-L - Bilag 1 - Kundens kravspesifikasjon GEBYR.docx, kapittel «ORGANISERING OG GJENNOMFØRING»
• Innen avtaleinngåelse: utarbeide løsningsdesign (kundens godkjenning ifm. kontraktsinngåelse).SSA-L - Bilag 1 - Kundens kravspesifikasjon GEBYR.docx, kapittel «ORGANISERING OG GJENNOMFØRING»
• Levere beskrivelse (maks 1 A4 side) av relevant løsning for gebyrhåndtering og hvordan tilbyderen vil bidra til å oppfylle behovene.SSA-L - Bilag 1 - Kundens kravspesifikasjon GEBYR.docx, kapittel «GENERELLE KRAV / MÅLBILDE /» (krav V/K)
• Levere forslag til opplæringsplan.SSA-L - Bilag 1 - Kundens kravspesifikasjon GEBYR.docx, kapittel «OPPLÆRING» (V, B)

• Kravkategorier/vektgrunnlag for evaluering

  Hvert krav er markert som Viktig (V) eller Ønskelig (Ø), og som Basiskrav (B) eller Komplekst krav (K). Evalueringen beskriver Ja/Nei for Basiskrav og beskrivelse/evaluering for Komplekse krav samt mulig score 3–5 ved merverdi utover minimum.

  SSA-L - Bilag 1 - Kundens kravspesifikasjon GEBYR.docx, avsnitt «KRAVTYPE OG EVALUERING»

• Løsningen skal leveres og implementeres som et gebyrhåndteringssystem.SSA-L - Bilag 1 - Kundens kravspesifikasjon GEBYR.docx, «GENERELLE KRAV / MÅLBILDE» (V, K)
• Systemet skal integreres mot matrikkelen og speile matrikkeldata til enhver tid (regelmessig innhenting av oppdatert informasjon for eiendom og hjemmelshaver).SSA-L - Bilag 1 - Kundens kravspesifikasjon GEBYR.docx, «FUNKSJONELLE KRAV – GEBYRHÅNDTERING» (V, B)
• Systemet skal støtte automatisering/kvalitetssikring: avvikskontroll (innebygd), samt manuell korrigering av gebyrberegninger ved feil/mangler.SSA-L - Bilag 1 - Kundens kravspesifikasjon GEBYR.docx, «KVALITETSSIKRING OG AVVIKSKONTROLL» (flere V, K)
• Løsningen skal være SaaS-skybasert (multitenant, alltid tilgjengelig; multitenant og redundant iht. standard/beste praksis).SSA-L - Bilag 1 - Kundens kravspesifikasjon GEBYR.docx, «TEKNISKE KRAV» / «KRAV TIL TEKNISK MILJØ»
• Sikkerhet/personvern: tilfredsstille GDPR og personopplysningsloven, samt lagrede data krypteres i systemet.SSA-L - Bilag 1 - Kundens kravspesifikasjon GEBYR.docx, «SIKKERHET» (V, K) og «KRAV TIL TEKNISK MILJØ» (V, B)
• Tilgangsstyring via IAM: integrasjon mot Microsoft Entra ID for SSO (SAML/OIDC) og støtte SCIM 2.0 for provisjonering/deprovisjonering.SSA-L - Bilag 1 - Kundens kravspesifikasjon GEBYR.docx, «ROLLER OG TILGANGSSTYRING»
• Integrasjoner via åpne API-standarder og OAuth2/OpenID Connect/OBO-flyt; samt integrasjon mot WebSak (Acos), Visma fakturering og Gemini Privat.SSA-L - Bilag 1 - Kundens kravspesifikasjon GEBYR.docx, «INTEGRASJONSKRAV» (flere V, K)
• Vedlikeholds-/oppgraderingskrav: varsle minst 6 måneder i forkant ved større endringer som kan påvirke omliggende integrasjoner.SSA-L - Bilag 1 - Kundens kravspesifikasjon GEBYR.docx, «VEDLIKEHOLDSKRAV» (V, B)