Statlig fellesavtale om kjøp av hotellovernatting i Norge

Statlig fellesavtale for hotellovernatting i Norge på 81 lokasjoner, med parallelle rammeavtaler per lokasjon (hver lokasjon = egen kontrakt). Fellesavtalene skal gi oppdragsgiverne tilgang til forutsigbare LRA fastpriser for standardrom med frokost, med avrop basert på reisendes behov/valg og lavest pris som oppfyller behovet. Avtalens varighet er 2 år med opsjon 1+1 år, og maksverdi for hele avtalene er oppgitt til 2 MRD NOK (ekskl. mva.). (Informasjonsmøte: «Anskaffelsens formål & omfang»; Konkurransebestemmelser pkt. 2.2, 3.3, 3.5)

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i den staten hvor leverandøren er etablert.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: dokumentasjon på at selskapet er registrert i foretaksregister/faglig register eller handelsregister i den staten leverandøren er etablert.

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 7.1 (tabell: «Leverandørens registrering, autorisasjon mv.»)

• Tilbudet skal leveres elektronisk i EU-Supply (KGV) innen tilbudsfristen. Tilbud levert via e-post/papir/lignende medfører avvisning.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 9.1
• Tilbudet skal være bindende og leverandøren har ansvar for uklarheter og at tilbudet leveres innen fristen.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 9.1
• Tilbudet skal signeres/autentiseres ved elektronisk signatur ved levering (anbefaling).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 9.1.1
• Ved levering skal følgende dokumenter inngå i tilbudet: (i) Tilbudsbrev (Vedlegg 3) signert av bemyndiget person, (ii) dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav (jf. pkt. 7), (iii) fullstendig utfylt prisskjema (Bilag 3B), (iv) Forbehold til konkurransegrunnlaget (Bilag 8) dersom aktuelt, (v) sladdet versjon av tilbudet der forretningshemmeligheter er markert i gult (avhengig av format).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 9.2 og pkt. 9.2.1
• Sladdet versjon av tilbudet skal leveres (forretningshemmeligheter sladdes/markeres) iht. veileder.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 9.2.1 og «Vedlegg 2: Veileder for sladding av tilbud»
• Ved behov: Bilag 8 Forbehold til konkurransegrunnlaget skal fylles ut og leveres dersom leverandøren har forbehold/avvik.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 9.2 og pkt. 3.12
• Etter kontraktsignering skal leverandøren fylle ut/levere Bilag 6B Egenrapportering (sosial bærekraft) og Bilag 7 Administrative bestemmelser.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 9.2 (liste «Dokumenter som skal fylles ut etter kontraktsignering»)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

23.06.2026

Språk

norsk, English

• Leverandørene skal levere overnatting i standardrom med frokost i henhold til krav og vilkår i fellesavtalen og tilhørende bilag.Kilde: Informasjonsmøte: «Anskaffelsens formål & omfang»; Konkurransebestemmelser/overordnet beskrivelse pkt. 2.3 (hovedleveranser)
• Miljøkrav skal ivaretas (krav til miljø fremgår i Bilag 1 Kravspesifikasjon, pkt. 4.7, omtalt i konkurransegrunnlaget).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 2.1 + henvisning «Bilag 1: Kravspesifikasjon pkt. 4.7 Krav til miljø»
• Sosial bærekraft / lønns- og arbeidsvilkår: kontrakten omfatter krav etter forskrift om lønns- og arbeidsvilkår og egne krav/beføyelser (Bilag 6A/standardkontrakt omtalt).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 4 (Lønns- og arbeidsvilkår) + henvisning til Vedlegg 1 standardkontrakt punkt 2.11 og Bilag 6A
• Krav til lærlinger (kontrakten inneholder krav etter forskrift om krav om bruk av lærlinger i offentlige kontrakter).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5
• Skatteattest for merverdiavgift og skatt skal leveres av valgte leverandør dersom norsk leverandør (ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 6
• Avrop skjer etter fordelingsnøkkel basert på den reisendes behov/valg, der reisende velger alternativet med lavest pris som oppfyller behovet innen standardrom, bl.a. beliggenhet i forhold til møtested/formål og universell utforming ved behov.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.4; Informasjonsmøte «Avropsmekanisme»
• Avtalevarighet: 2 år, med opsjon på forlengelse 1+1 år (maksimal varighet 4 år inkludert opsjoner).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.5
• Leverandørens forbehold/avvik må håndteres i Bilag 8; avtaleeier skal kunne vurdere uten å ta kontakt; vesentlige avvik kan medføre avvisning.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.12

• Dokumentutdraget inneholder ikke konkrete innholdskrav i Bilag 1 (kravspesifikasjon) utover at miljøkrav omtales og at det finnes krav til tjenester/overnatting (f.eks. resepsjon, kontaktperson, energiforbruk, aktivitetsdata til CO2, økologisk mat mv. omtalt i informasjonsmøtet), men selve kvalitative/konkrete kravformuleringer er ikke inkludert.
• Krav om hvilke konkrete statistikk-/aktivitetsdata som skal rapporteres (CO2-beregninger) er omtalt som punkt 4.7.5 i Bilag 1, men selve rapporteringskravene er ikke gjengitt.
• Kontraktskrav i Standardkontrakten (Vedlegg 1) er ikke trukket ut i detalj; kun at standardkontrakten og bilagene regulerer forhold som miljø, sosial bærekraft, kvalitet, pris mv. (innholdet i Vedlegg 1 er ikke fullstendig gjengitt).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 1 Kravspesifikasjon punkt 4.4.1 står det at avtaleprisene skal lastes mot én avtalekode for hver oppdragsgiver (181 avtalekoder) og at de lastes via reisebyråenes systemer. Kan oppdragsgiver bekrefte hvor detaljert reisebyråenes avtalekode-oppsett forventes av leverandør (format på avtalekoder/krav til priskombinasjoner per lokasjon/romtype), og hvem som leverer hvilke masterdata (f.eks. koderegister, kontostrukturer og eventuelle endringslogg)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne kalkulere oppstart- og implementeringsarbeidet (og risiko) ved prising mot mange avtalekoder, samt sikre at prisene blir tilgjengelige før avtaleiverksettelse.

   Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt. 4.4.1

2. I Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt. 4.1.2 er blackout begrenset til maks fem (5) blackout-perioder per år og maks 25 dager totalt. Vi forstår at leverandøren skal oppgi blackout-perioder i Bilag 3B (fane 4. Tilbud), frist 1. desember og at de kan oppdateres én gang per kalenderår. Kan oppdragsgiver presisere: (1) om blackout-dager kan fordeles på enkeltdager eller skal angis som sammenhengende intervaller, (2) hvordan blackout skal håndteres ved overlapp mellom ulike lokasjoner/hoteller, og (3) om endringer etter 1. desember er tillatt ved særlige hendelser/arrangementer utover den ene oppdateringen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Blackout-regimet påvirker leveringskapasitet og kommersielle forutsetninger. Tydelighet om praktisk registrering og unntak er viktig før prising.

   Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt. 4.1.2

3. I Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt. 4.5.1 fremgår fristen for innsendelse av forbruksstatistikk som 20. januar, og at det er sanksjon ved forsinket oversendelse (se Bilag 12 pkt. 2.4). Kan oppdragsgiver utdype (i) hva som utløser sanksjonen (forsinkelse i dager, delvis/ingen innlevering, korrigeringer), (ii) om sanksjonen er lik for alle hoteller/lokasjoner eller beregnes pr. avvik, og (iii) forventet format/leveransekanal (filtype, innsending via hvilket system/epost, samt om det er maler for hvert av datapunktene)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Sanksjonsrisiko og administrasjonskost ved statistikkleveranse påvirker totalprisen og må planlegges i tilbudet.

   Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt. 4.5.1

4. I Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt. 4.7.1 og 4.7.3 er det angitt maksimumsgrenser for henholdsvis energiforbruk (300 kWh/m2/år) og vannforbruk (230 liter per gjestedøgn/år). Kan oppdragsgiver bekrefte (1) hvilken historisk referanseperiode tallene skal baseres på (f.eks. siste hele kalenderår før tilbud/kontraktsstart eller annen periode), (2) hvordan fellesarealer og arealgrunnlag (m2) skal beregnes (målemetode/standard), og (3) om leverandør kan dokumentere avvik/variasjon gjennom tredjepartsrapport (energiberegning, sensoravlesning, sertifikat) eller om det kreves spesifikke måledata?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Grenseverdier må forstås praktisk for å kunne sikre compliance og unngå avvisning/kontraktbrudd. Metode for måling og dokumentasjon påvirker risiko og kost.

   Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt. 4.7.1 og pkt. 4.7.3

5. I Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt. 4.7.5 omtales (i utdraget) rapportering av aktivitetsdata til CO2-utslippsutregninger, og at innhold kan komme til ytterligere avklaringer i avtaleperioden. Kan oppdragsgiver presisere nøyaktig hvilke aktivitetsdata som skal rapporteres i henhold til punkt 4.7.5 (kildeliste og måleenheter), og om det finnes en endelig spesifikasjon i Bilag 13 Mal for innlevering av statistikk (fane 3), inkludert hvilke beregningsforutsetninger/opprettede koder leverandøren må følge?

   Hvorfor det er verdt å spørre: CO2-aktivitetsdata påvirker både systemkost og rapporteringskvalitet. Leverandøren trenger endelig datapunktsliste og enhetlig mal for å prise og implementere rapportering.

   Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt. 4.7.5 samt pkt. 4.7.6 (referert via teksten)

6. I Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt. 4.7.1 fremgår det at leverandør ikke skal benytte fossilt brensel til oppvarming eller produksjon av varmt vann. Kan oppdragsgiver utdype hvordan dette skal dokumenteres og kontrolleres (f.eks. energileveranse-/fyringshistorikk, bytte av anlegg, eller redegjørelse/attest), og hvordan kravets anvendelse vurderes for hoteller med hybridløsninger (delvis elektrisk/biobrensel/varmepumpe) eller der varmtvann delvis leveres via ekstern avtale?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Forbud mot fossilt brensel kan få stor operasjonell betydning. Leverandøren må vite hva som aksepteres og hvordan det dokumenteres for compliance.

   Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt. 4.7.1

7. I Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt. 4.6.1 er det krav om at opptjening av bonuspoeng, gratisnetter og/eller personlige goder ved bruk av denne avtalen skal blokkeres. Kan oppdragsgiver avklare hvordan dette skal forstås i praksis (f.eks. om lojalitetsprogram kan eksistere, men uten opptjening på avtalestay, samt krav til sperring på avtalekoder/bookingkanaler via reisebyrå), og om leverandør kan benytte automatiske sperremekanismer i PMS/reservasjonssystem?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Sperring av bonus kan være teknisk krevende og påvirker avtaleinntektsmodell. Tydelig avklaring reduserer risiko for brudd ved avvik i bestillingsflyt.

   Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt. 4.6.1

8. I Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt. 4.4.2 fremgår det at leverandør skal tilby en fast, navngitt kontaktperson til implementering og oppfølging, og at man må tilby tilsvarende ressurs ved utilgjengelighet. Kan oppdragsgiver presisere (1) forventet tilgjengelighet (i hvilke tidsrom og responstid), (2) om kontaktpersonen skal være lokalisert i Norge (språk/beredskap), og (3) om det stilles krav til deltakelse i statusmøter ved hver oppdragsgiver eller kun med Statens innkjøpssenter?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Bemanning og responstid er kostnadsdrivende, og krav til oppfølging må forstås for å levere riktig ressursoppsett i tilbudet.

   Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt. 4.4.2

9. I Informasjonsmøte for leverandører (opptak) omtales at tildelingskriterie er pris 100% (kun totalpris for standardrom og frokost). I Konkurransebestemmelser pkt. 8.1–8.2 står det at tilbud evalueres per lokasjon. Kan oppdragsgiver bekrefte at eventuelle tillegg/avvik for andre romkategorier, samt tilleggstjenester (f.eks. hund i rom og rom til oppbevaring) ikke påvirker evaluering, og hvordan prisskjemaet skal fylles ut dersom hotell ikke kan levere alle standardrom/spesifiserte forutsetninger innen en lokasjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må sikre riktig utfylling av prisskjema og forstå konsekvensene av begrenset leveranse innen en lokasjon for å unngå feil tilbud som kan bli avvist.

   Kilde: Informasjonsmøte + Konkurransebestemmelser pkt. 8.1–8.2 (omtalt i dokumentutdrag)