Eventtjenester til Eksportkonferansen

Innovasjon Norge skal inngå rammeavtale med ett eventbyrå for helhetlig planlegging, koordinering og gjennomføring av Eksportkonferansen i perioden 2027–2030. Oppdraget omfatter komplette eventtjenester (konseptutvikling, prosjektledelse, praktisk/teknisk gjennomføring, produksjon, logistikk, leverandørkoordinering og støtte til program/deltakeropplevelse), samt leie av lokaler i Oslo, servering av mat og drikke, konferansier, streaming og produksjon av korte presentasjonsfilmer til fire kandidater. Cirka 400 gjester.

• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: dokumentasjon på registrering i bransjeregister/foretaksregister etter nasjonale krav i etableringslandet. Dokumenteres ved besvarelse av ESPD.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav – punkt 7.2 (Krav – organisatoriske og juridiske stilling)
• Leverandøren skal ha relevant kompetanse og erfaring fra tilsvarende oppdrag/leveranser.

  Dokumentasjon: Oversikt over inntil 3 oppdrag utført i løpet av de siste 3 årene (kort beskrivelse, varighet og verdi). I tillegg skal referanseprosjekter dokumenteres i Vedlegg 1 (Referanseprosjekter).

  Kilde: Kvalifikasjonskrav – punkt 7.2 (Krav – faglige kvalifikasjoner)
• Ved deltakelse i fellesskap: separate egenerklæringer skal leveres.

  Dokumentasjon: Separate egenerklæringsskjema (ESPD) for de deltakende leverandørene.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav – punkt 7.3 (Krav ved deltakelse i fellesskap)
• Ved bruk av underleverandører: opplysningsplikt og eventuelle forpliktelseserklæringer/ESPD for underleverandør.

  Dokumentasjon: Oppgi om underleverandører skal brukes. Hvis underleverandør skal støtte leverandøren for å oppfylle kvalifikasjonskrav: forpliktelseserklæring fra underleverandør (tilstrekkelig kapasitet ved kontrakt) og eget, separat ESPD-skjema for underleverandør.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav – punkt 7.4 (Krav ved bruk av underleverandører)
• Foreløpig dokumentasjon og senere dokumentasjon ved innstilling til kontraktsinngåelse.

  Dokumentasjon: ESPD skjema skal fylles ut som foreløpig dokumentasjon sammen med tilbudet. Innstilte leverandører skal før kontrakt inngås dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskravene i henhold til dokumentasjonskravene.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav – punkt 7.1 (Dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav)

• Tilbudsbrev, med eventuelle forbehold.Kilde: Gjennomføring av konkurransen – punkt 5.2 (Innlevering og utforming av tilbud)
• Vedlegg 1: Referanseprosjekter.Kilde: Gjennomføring av konkurransen – punkt 5.2 (Innlevering og utforming av tilbud)
• Besvarelse av tildelingskriterier og dokumentasjon (jf. punkt 8.1), levert som etterspurt.Kilde: Gjennomføring av konkurransen – punkt 5.2
• Prisskjema.Kilde: Gjennomføring av konkurransen – punkt 5.2
• Sladdet utgave av tilbud.Kilde: Gjennomføring av konkurransen – punkt 5.2
• ESPD som foreløpig dokumentasjon for kvalifikasjonskrav (med samlet erklæring om oppfyllelse i ESPD del IV seksjon a).Kilde: Kvalifikasjonskrav – punkt 7.1
• Ved flere leverandører i fellesskap: separate egenerklæringer (ESPD).Kilde: Kvalifikasjonskrav – punkt 7.3
• Ved bruk av underleverandører: opplysninger om underleverandører (og ved støtte til kvalifikasjonskrav: forpliktelseserklæring samt separat ESPD fra underleverandør).Kilde: Kvalifikasjonskrav – punkt 7.4
• Tilbud skal leveres elektronisk via Mercell innen tilbudsfrist og på norsk.Kilde: Gjennomføring av konkurransen – punkt 5.2 (Innlevering og utforming av tilbud)
• Skatteattest: kan kreves av valgt leverandør på forespørsel; skal normalt leveres når innhentet (gjelder mva. og skatt; ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist).Kilde: Gjennomføring av konkurransen – punkt 5.3 (Skatteattest)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

22.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Kontraktsperiode: fra signaturdato og 2 år, med opsjon på forlengelse 1 + 1 år (maks total mulig kontraktlengde 4 år).Kilde: Kontrakt og varighet – punkt 3
• Eventuell forlengelse skjer automatisk med mindre oppdragsgiver sier opp; oppsigelse må varsles skriftlig senest 1 måned før utløp.Kilde: Kontrakt og varighet – punkt 3
• Kontrakten kan sies opp med 3 måneders skriftlig varsel av begge parter.Kilde: Kontrakt og varighet – punkt 3
• Leverandøren skal ved levering av tilbud ha lest og akseptert kontraktsvilkårene (SSA-R) som gjelder for anskaffelsen.Kilde: Kontrakt og varighet – punkt 3
• Kontraktsvilkår/bilag: SSA-R og SSA-B (nevnt som gjeldende kontraktsvilkår med bilag).Kilde: Kontrakt og varighet – punkt 3

• Dokumentteksten oppgir ikke konkrete detaljer i Kontraktsvilkår/SSA-R og SSA-B (kun at de gjelder), så eventuelle detaljerte leveranse-/rapporteringskrav utover oppdragsbeskrivelsen er ikke trukket ut her.
• Det er oppgitt at 'Ved Oppdragsgivers behov kan det benyttes en annen leverandør', men vilkår/rammer for dette (kontraktspålagte mekanismer) fremgår ikke av den gitte teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget oppgis det at avtalen er en rammeavtale med én leverandør (ref. Bilag 2), men i teksten står også at «Ved Oppdrivers behov kan det benyttes en annen leverandør». Kan dere bekrefte hvordan dette praktiseres i denne konkurransen: Er det kun én rammeavtalepart, eller kan dere bruke andre leverandører/leverandører utenom rammeavtalen, og i så fall under hvilke konkrete vilkår og prosedyrer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig rammeavtalestruktur og eventuelle unntak kan påvirke både tildelingsgrunnlaget og leverandørens risiko/prising.

   Kilde: Bilag 2: Prosedyrer for tildeling av kontrakter innenfor rammeavtalen; «Ved Oppdrivers behov kan det benyttes en annen leverandør» (innledning/omfang).

2. Kan dere spesifisere hvilke avrop som kan utløses under rammeavtalen (f.eks. hver enkelt Eksportkonferanse 2027–2030, eventuelle tillegg, planleggingsarbeid før konferansedato, etterarbeid, og eventuelle ekstra leveranser som filming/streaming ut over de fire kandidatfilmene)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger avklaringer om avropenes omfang for å kunne prise korrekt og unngå underprising.

   Kilde: 2.3 Anskaffelsens omfang / Bilag 1: Overordnet beskrivelse av de ytelser rammeavtalen gjelder.

3. Tildelingskriteriet «Pris» skal vurderes som «Totalpris per konferanse/år». Hvordan skal prisskjemaet i Bilag 5 i SSA-R fylles ut for å dekke hele leveransen: Hvilke priselementer skal inngå (og hvilke er eksplisitt inkludert/ekskludert), og er det én totalpris per år uavhengig av antall avropte konferanser i det året?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil utfylling eller uklare priselementer kan gi avvisning eller feil tilbudspris.

   Kilde: 8.1 Tildelingskriterier; Bilag 5: Pris og prisbestemmelser (Totalpris pr. konferanse/år); «Bilag 5 i SSA-R».

4. Kan dere beskrive hva som forventes i leverandørens separate dokumenter under tildelingskriteriene «Oppdragsløsning» (30 %) og «Kompetanse og erfaring» (40 %): Hvordan vil dere vekte/score typisk innhold, og hvilke konkrete forhold ønsker dere eksempler på (f.eks. konkret gjennomføringsmodell, styring av underleverandører, kvalitetssikring, milepæler, og hvordan teamets erfaring dokumenteres)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne skrive målrettede beskrivelser må leverandøren vite hva som faktisk gir uttelling i evalueringen.

   Kilde: 8.1 Tildelingskriterier; kravstekst under «Oppdragsløsning» og «Kompetanse og erfaring».

5. Det er beskrevet programlengde (1,5 time mingling + 4 timer program) og ca. 400 gjester. Kan dere bekrefte om disse tallene er faste forutsetninger for tilbudspris, eller om det forventes variasjon per år (i så fall: hvilket spenn forventes, og hvordan skal leverandøren prise avvik i antall gjester/omfang)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Volumforutsetninger påvirker kost og ressursbruk, og må være kjent før tilbud.

   Kilde: 2.2 Anskaffelsens omfang (beskrivelse av gjester/varighet) og Bilag 1.

6. SSA-R/SSA-B er ikke vedlagt med konkrete krav i teksten vi har fått, og det fremgår at kontraktsvilkår gjelder, men detaljer er ikke trukket ut. Kan dere sende/peke til konkrete bestemmelser i SSA-R/kontraktsvilkår (eller i utfylt bilag) som omhandler: (i) leveranse- og akseptansekriterier, (ii) rapportering/leveranseformat (f.eks. sluttleveranse etter konferanse), og (iii) eventuelle krav til dokumentasjon/underlag i gjennomføringen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren kan ikke prise eller planlegge riktig uten å kjenne detaljerte leveranse-/rapportering- og akseptkrav som følger av kontraktsteksten.

   Kilde: «For anskaffelsen gjelder følgende kontraktsvilkår med bilag: SSA-R / SSA-B» (pkt. 3) samt ssa-b_bilag_2024- (struktur over bilag, men ikke utfylt for denne anskaffelsen).

7. Kan dere avklare hvordan risiko/ansvar håndteres for sentrale underleveranser under eventtjenester, særlig: (a) lokaleleie «sentralt i Oslo», (b) mat og drikke, (c) streaming/produksjon og (d) innhold/levering fra foredragsholdere? Finnes det kontraktsbestemmelser om force majeure/avlysninger fra tredjepart (lokal, foredragsholder) og hvilke tiltak/merkostnader som i så fall belastes hvem?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Eventtjenester har høy tredjepartsrisiko; leverandøren må vite hvilke kostnader og forpliktelser den tar.

   Kilde: 2.2 Anskaffelsens omfang (lokaler, servering, streaming, oppfølging av foredragsholdere); Kontraktsvilkår SSA-R/SSA-B (pkt. 3) – detaljer ikke oppgitt i utdrag.

8. «Oppdragsgiver har opsjon på å forlenge kontrakten … Slik forlengelse skjer automatisk, med mindre Oppdragsgiver sier opp … 1 måned før utløp». Kan dere bekrefte hvordan opsjonsstruktur slår ut i betalings-/prisregime: Skal totalpris per konferanse/år være uendret også for opsjonsperioden, og eventuelt hvilke mekanismer gjelder for prisjustering (indeksregulering/annet) mellom 2027–2030?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisendringer og betalingsbetingelser over flere år er kritiske for økonomisk beregning og tilbudets konkurranseevne.

   Kilde: KONTRAKT OG VARIGHET (opsjon + oppsigelsesfrist); Bilag 5: Pris og prisbestemmelser (prisendringer/indeksregulering).

9. Kan dere gi en konkret tidslinje og minimumsmilepæler for hver konferanse (f.eks. når skal leverandøren være klar med konsepter, endelig program/styringsdokumenter, bestillinger av lokaler/leverandører, produksjon av streaming og kandidatfilmer, samt test/sceneprøver)? Hvilke av disse milepælene er «skal-krav» med sanksjoner/risiko dersom de ikke nås?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende milepælskrav gjør det vanskelig å planlegge bemanning og kost, og uklare sanksjoner øker leverandørens risiko.

   Kilde: 2.2 Anskaffelsens omfang (forkant/oppfølging av foredragsholdere; produksjon/sceneprøver); Kontraktsvilkår/SSA-B bilag 3 (Prosjekt- og fremdriftsplan) – detaljer ikke oppgitt i utdrag.