Eventtjenester til Eksportkonferansen

Innovasjon Norge skal inngå rammeavtale med ett eventbyrå for helhetlig planlegging, koordinering og gjennomføring av Eksportkonferansen i perioden 2027–2030. Oppdraget omfatter komplette eventtjenester (konseptutvikling, prosjektledelse, praktisk/teknisk gjennomføring, produksjon, logistikk, leverandørkoordinering og støtte til program/deltakeropplevelse), samt leie av lokaler i Oslo, servering av mat og drikke, konferansier, streaming og produksjon av korte presentasjonsfilmer til fire kandidater. Cirka 400 gjester.

• Dokumentteksten oppgir ikke konkrete detaljer i Kontraktsvilkår/SSA-R og SSA-B (kun at de gjelder), så eventuelle detaljerte leveranse-/rapporteringskrav utover oppdragsbeskrivelsen er ikke trukket ut her.
• Det er oppgitt at 'Ved Oppdragsgivers behov kan det benyttes en annen leverandør', men vilkår/rammer for dette (kontraktspålagte mekanismer) fremgår ikke av den gitte teksten.

• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak.

  Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: dokumentasjon på registrering i bransjeregister/foretaksregister etter nasjonale krav i etableringslandet. Dokumenteres ved besvarelse av ESPD.

  Kvalifikasjonskrav – punkt 7.2 (Krav – organisatoriske og juridiske stilling)
• Leverandøren skal ha relevant kompetanse og erfaring fra tilsvarende oppdrag/leveranser.

  Oversikt over inntil 3 oppdrag utført i løpet av de siste 3 årene (kort beskrivelse, varighet og verdi). I tillegg skal referanseprosjekter dokumenteres i Vedlegg 1 (Referanseprosjekter).

  Kvalifikasjonskrav – punkt 7.2 (Krav – faglige kvalifikasjoner)
• Ved deltakelse i fellesskap: separate egenerklæringer skal leveres.

  Separate egenerklæringsskjema (ESPD) for de deltakende leverandørene.

  Kvalifikasjonskrav – punkt 7.3 (Krav ved deltakelse i fellesskap)
• Ved bruk av underleverandører: opplysningsplikt og eventuelle forpliktelseserklæringer/ESPD for underleverandør.

  Oppgi om underleverandører skal brukes. Hvis underleverandør skal støtte leverandøren for å oppfylle kvalifikasjonskrav: forpliktelseserklæring fra underleverandør (tilstrekkelig kapasitet ved kontrakt) og eget, separat ESPD-skjema for underleverandør.

  Kvalifikasjonskrav – punkt 7.4 (Krav ved bruk av underleverandører)
• Foreløpig dokumentasjon og senere dokumentasjon ved innstilling til kontraktsinngåelse.

  ESPD skjema skal fylles ut som foreløpig dokumentasjon sammen med tilbudet. Innstilte leverandører skal før kontrakt inngås dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskravene i henhold til dokumentasjonskravene.

  Kvalifikasjonskrav – punkt 7.1 (Dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav)

• Tilbudsbrev, med eventuelle forbehold.Gjennomføring av konkurransen – punkt 5.2 (Innlevering og utforming av tilbud)
• Vedlegg 1: Referanseprosjekter.Gjennomføring av konkurransen – punkt 5.2 (Innlevering og utforming av tilbud)
• Besvarelse av tildelingskriterier og dokumentasjon (jf. punkt 8.1), levert som etterspurt.Gjennomføring av konkurransen – punkt 5.2
• Prisskjema.Gjennomføring av konkurransen – punkt 5.2
• Sladdet utgave av tilbud.Gjennomføring av konkurransen – punkt 5.2
• ESPD som foreløpig dokumentasjon for kvalifikasjonskrav (med samlet erklæring om oppfyllelse i ESPD del IV seksjon a).Kvalifikasjonskrav – punkt 7.1
• Ved flere leverandører i fellesskap: separate egenerklæringer (ESPD).Kvalifikasjonskrav – punkt 7.3
• Ved bruk av underleverandører: opplysninger om underleverandører (og ved støtte til kvalifikasjonskrav: forpliktelseserklæring samt separat ESPD fra underleverandør).Kvalifikasjonskrav – punkt 7.4

• Pris

  Vurderes ut fra totalpris per konferanse/år. Leverandøren skal fylle ut prisskjema (Bilag 5 i SSA-R).

  Tildelingskriterier – punkt 8.1-8.2 (Pris)
• Oppdragsløsning

  Vurderes ut fra forståelse av Eksportkonferansens rolle og mål, samt kvalitet og relevans i konsept og gjennomføringsmodell. Leverandør skal redegjøre for forståelse og hvordan oppdraget vil løses i et separat dokument.

  Tildelingskriterier – punkt 8.1-8.2 (Oppdragsløsning)
• Kompetanse og erfaring

  Vurderes ut fra tilbudt ressurs(er) og teamets sammensetning. Leverandør skal levere beskrivelse av erfaring, kompetanse og tidligere relevante oppdrag i et separat dokument, og beskrive teamets sammensetning.

  Tildelingskriterier – punkt 8.1-8.2 (Kompetanse og erfaring)

• Kontraktsperiode: fra signaturdato og 2 år, med opsjon på forlengelse 1 + 1 år (maks total mulig kontraktlengde 4 år).Kontrakt og varighet – punkt 3
• Eventuell forlengelse skjer automatisk med mindre oppdragsgiver sier opp; oppsigelse må varsles skriftlig senest 1 måned før utløp.Kontrakt og varighet – punkt 3
• Kontrakten kan sies opp med 3 måneders skriftlig varsel av begge parter.Kontrakt og varighet – punkt 3
• Leverandøren skal ved levering av tilbud ha lest og akseptert kontraktsvilkårene (SSA-R) som gjelder for anskaffelsen.Kontrakt og varighet – punkt 3
• Kontraktsvilkår/bilag: SSA-R og SSA-B (nevnt som gjeldende kontraktsvilkår med bilag).Kontrakt og varighet – punkt 3