Rammeavtale - Bistand utvikling og bruk av skole-, barnehage-, og andre formålsbygg (2. utlysning)

Rammeavtale om kjøp av varer og/eller tjenester innen IKT og konsulenttjenester (Statens standardavtale SSA-R). Teksten viser også at det er inngått rammeavtale for konsulentbistand/oppdrag (SSA-B/SSA-O) knyttet til bistand utvikling og bruk av skole-, barnehage-, og andre formålsbygg. Kunden er Kristiansand kommune, og avtalen skal brukes til avrop (tildeling av kontrakter innen rammeavtalen) etter prosedyrer i bilag 2 og vilkår i bilag 3.

• Timesats: oppgi timespris i prisskjemaet (Vedlegg 07 – Prisskjema).Kilde: Vedlegg 07 - Prisskjema.xlsx (ark: Ark1) / «TIMESATSER»
• Timeprisen skal oppgis ekskl. mva., men inkl. alle avgifter og utgifter, og skal omfatte alle kostnader for oppdragsgiver (administrasjon/ledelse, fortjeneste, avgifter, skatter og overhead).Kilde: Vedlegg 07 - Prisskjema.xlsx / «Utfyllende informasjon»
• Det er ikke adgang til å fakturere tillegg (f.eks. avvikende arbeidstid/helligdagstillegg/reisetid/ventetid/reise og opphold mv.) utover timesatsen; avvik kan medføre avvisning.Kilde: Vedlegg 07 - Prisskjema.xlsx / «Utfyllende informasjon»
• Underleverandører: lever inn forpliktelseserklæring dersom man støtter seg til underleverandør for å bidra med ytelser til gjennomføring av (eventuell) avtale.Kilde: Vedlegg 08 - Forpliktelseserklæring.docx
• CV for nøkkelpersonell skal leveres i CV-malen (omfattende felter: utdanning, kurs/sertifisering, erfaring).Kilde: Vedlegg 09 - CV Mal.docx
• Referanseprosjekter: skjema for relevante referanser pr. tilbudt personell (referanse for firma/enkeltperson, oppdragsnavn, oppdragsgiver/kontakt, beskrivelse, årstall og kontraktverdi).Kilde: Vedlegg 10 - Referanseprosjekter.docx

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

26.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Rammeavtalen er ikke eksklusiv (kunden kan inngå avtale/enkeltkjøp med andre leverandører).Kilde: Vedlegg 02 – SSA-R Bilag.docx / «Særskilt om eksklusivitet»
• Rammeavtalevarighet: 2 år fra ikrafttredelse, med rett til forlengelse 1 år av gangen inntil 2 ganger (maks 4 år).Kilde: Vedlegg 01 – SSA-R Avtale.docx / «Varighet og oppsigelse – opsjon på forlengelse»
• Varsel om forlengelse: skriftlig senest 3 måneder før utløp.Kilde: Vedlegg 01 – SSA-R Avtale.docx / «Varsel om forlengelse»
• Kunden kan si opp rammeavtalen med 3 måneders skriftlig varsel ved saklig grunn; oppsigelsen påvirker ikke allerede tildelte kontrakter (avrop).Kilde: Vedlegg 01 – SSA-R Avtale.docx / «Kunden kan si opp rammeavtalen…»
• Avrop/tildeling av kontrakter følger prosedyrene i bilag 2; den enkelte tildelte kontrakt baseres på vilkår i bilag 3 (og suppleres ved minikonkurranse).Kilde: Vedlegg 01 – SSA-R Avtale.docx / «Tildeling av kontrakt…» og bilag 3 (SSA-R) / «Den enkelte tildelte kontrakt…»
• Leverandørens plikt til å svare på kundens henvendelser så raskt som mulig; konkrete frister kan avtales i bilag 4.Kilde: Vedlegg 01 – SSA-R Avtale.docx / «Plikt til å svare på henvendelser»
• Leverandørens tilbudsplikt ved avrop: ved én leverandør (eller rangering ved parallelle rammeavtaler) levere i henhold til kundens tildelinger; ved parallelle avtaler og minikonkurranse: levere tilbud i minikonkurransen som fremgår av bilag 2.Kilde: Vedlegg 01 – SSA-R Avtale.docx / «Tilbudsplikt»
• Samarbeid og varsling: partene skal lojalt samarbeide; henvendelser besvares uten ugrunnet opphold; partene skal varsle om forhold som kan få betydning for gjennomføringen.Kilde: Vedlegg 01 – SSA-R Avtale.docx / «Samarbeid»
• Taushetsplikt: konfidensialitet for informasjon kjent gjennom rammeavtalen/avrop; varer også etter opphør, og opphører 5 år etter avslutning (med mindre lov/forskrift/avtale ellers).Kilde: Vedlegg 01 – SSA-R Avtale.docx / «Taushetsplikt» (rammeavtale)
• Pris: priser og betalingsbetingelser fremgår av bilag 5 eller tildelingskontrakt; som utgangspunkt ekskl. mva., men inkludert toll/avgifter; priser i NOK.Kilde: Vedlegg 01 – SSA-R Avtale.docx / «Priser»
• Prisendring (SSA-R): kan endres hvert årsskifte tilsvarende KPI (Konsumprisindeks) med utgangspunkt i måned avtalen ble inngått; ellers regulert i bilag 5.Kilde: Vedlegg 01 – SSA-R Avtale.docx / «Prisendring» og «Prisendring… utgår og erstattes…»
• Mislighold/ansvar: erstatning for indirekte tap kan ikke kreves (rammeavtale).Kilde: Vedlegg 01 – SSA-R Avtale.docx / «Erstatning for indirekte tap…»
• Tvisteløsning: forhandlinger først; deretter mekling; deretter norske domstoler (kundens hjemting) eventuelt voldgift.Kilde: Vedlegg 01 – SSA-R Avtale.docx / «Tvister»
• Oppstart ved avrop for valgt leverandør: oppstart maks 1 måned etter hvert avrop, hvis ikke annet er avtalt.Kilde: Vedlegg 02 – SSA-R Bilag.docx / «Avtalens punkt 3.1 Plikt til å svare…» (avrop-oppstart)
• Nøkkelpersonell (bilag 4-veiledning): leverandøren kan ikke skifte ut personer som ble tilbudt/evaluert uten forhåndsgitt skriftlig samtykke; oppdragsgiver kan nekte kun ved saklig grunn; kostnad for kompetanseoverføring på leverandør.Kilde: Vedlegg 02 – SSA-R Bilag.docx / «Særskilt om nøkkelpersonell» og «Særskilt om utskiftning av nøkkelpersonell»
• Mulktsanksjon ved skifte av nøkkelpersonell uten samtykke: NOK 50 000 per person (kommer i tillegg til eventuell dagmulkt ved forsinkelse i det enkelte oppdrag).Kilde: Vedlegg 02 – SSA-R Bilag.docx / «Mulkten kommer i tillegg…»
• Fast representant hos leverandøren: leverandøren skal ha fast representant over hele avtaleperioden og orientere skriftlig ved utskiftning før endringen.Kilde: Vedlegg 02 – SSA-R Bilag.docx / «Partenes representanter» (Leverandørens representant)
• Elektronisk faktura (EHF): krav til EHF-faktura for Kristiansand kommune; betalingsvilkår fri måned + 30 kalenderdager etter mottatt faktura; fakturaer må merkes med kontraktsnummer.Kilde: Vedlegg 02 – SSA-R Bilag.docx / «Særskilt om elektronisk faktura»
• Avtalens verdi/mengde: maksimalverdi for tildelinger på rammeavtalen 4,5 mill. NOK ekskl. mva.; leverandør skal informere ved 80% mottatt.Kilde: Vedlegg 02 – SSA-R Bilag.docx / «Særskilt om rammeavtalens verdi»
• Seriøsitetskrav: tjenestekontrakt; bokstav A–H i seriøsitetsbestemmelsene (jf. Vedlegg 12) kommer til anvendelse.Kilde: Vedlegg 02 – SSA-R Bilag.docx / «Særskilt om seriøsitetskrav»
• Statistikk/rapportering: leverandør skal levere tertialvis innen 15. jan/15. mai/15. sept; leveres som Excel; dagmulkt 300 kr per hverdag ved for sen levering; leverandør skal også kunne levere kontaktinfo for avropere innen 15 virkedager på forespørsel og oversikt over leveransepunkter senest 6 mnd før kontrakt utløper.Kilde: Vedlegg 02 – SSA-R Bilag.docx / «Særskilt om innrapportering av statistikk i avtaleperioden»
• Bistandsavtale (SSA-B) – avbestilling: Kunden kan avbestille med 30 dagers skriftlig varsel; kunden betaler bl.a. beløp for utført arbeid og dokumenterte kostnader direkte knyttet til omdisponering og avbestilling.Kilde: Vedlegg 03 – SSA-B Avtale.docx / «Avbestilling»
• Bistandsavtale (SSA-B) – midlertidig stans: Kunden kan kreve stans med min. 5 dagers varsel; Kunden erstatter dokumenterte kostnader knyttet til omdisponering og øvrige direkte kostnader.Kilde: Vedlegg 03 – SSA-B Avtale.docx / «Midlertidig stansing av bistanden»
• SSA-B – nøkkelpersonell: skifte krever kundens godkjenning; kostnad for kompetanseoverføring ved bytte på grunn av konsulenten.Kilde: Vedlegg 03 – SSA-B Avtale.docx / «Nøkkelpersonell»
• SSA-B – lønns- og arbeidsvilkår: krav om at ansatte ikke får dårligere vilkår; dokumentasjonsplikt; dagbot ved brudd minst 1500 kr/dag.Kilde: Vedlegg 03 – SSA-B Avtale.docx / «Lønns- og arbeidsvilkår» og «Ved brudd… dagbot…»
• SSA-B – fakturering og betaling: etterskuddsvis pr. måned (med mindre avtalt), spesifiserte fakturaer; betaling etter 30 dager; elektronisk faktura hvis kunde er offentlig; kan holde tilbake betaling ved manglende EHF.Kilde: Vedlegg 03 – SSA-B Avtale.docx / «Fakturering» og «Er Kunden en offentlig virksomhet…»
• SSA-B – prisendring: begrenset oppad til KPI-økning hvert årsskifte (med utgangspunkt i måned avtale inngås), med mindre annet i bilag 5.Kilde: Vedlegg 03 – SSA-B Avtale.docx / «Prisendring»
• SSA-B – opphavs- og eiendomsrett: rettigheter til resultater tilfaller kunden når betaling er skjedd (med begrensninger), konsulenten beholder egne verktøy/metodegrunnlag; kundens data skal stilles til rådighet ved opphør i maskinlesbart format ved behov.Kilde: Vedlegg 03 – SSA-B Avtale.docx / «Opphavs- og eiendomsrett»
• SSA-B – mislighold: sanksjoner som prisavslag, tilbakeholdsrett, hevning ved vesentlig mislighold; indirekte tap kan ikke kreves; samlet erstatning begrenses til avtalt vederlag/øvre estimat.Kilde: Vedlegg 03 – SSA-B Avtale.docx / «Mislighold» og «Erstatningsbegrensning»
• Oppdragsavtale (SSA-O) – oppdragsleveranse: konsulenten leverer selvstendig sluttresultat; utføres etter fremdriftsplan og eventuelle leveringsdager i bilag 3.Kilde: Vedlegg 05 – SSA-O Avtale.docx / «Avtalens omfang» og «Fremdriftsplan og leveringsdag»
• SSA-O – avbestilling: Kunden kan avbestille helt/delvis med 30 dagers varsel; Kunden betaler bl.a. utført arbeid, dokumenterte merkostnader omdisponering, andre direkte kostnader og avbestillingsgebyr på 4% av avtalt vederlag for hele oppdraget (med mindre annet i bilag 5).Kilde: Vedlegg 05 – SSA-O Avtale.docx / «Avbestilling»
• SSA-O – midlertidig stans: Kunden kan kreve stans med min. 5 dagers varsel; Kunden erstatter kostnader knyttet til omdisponering og direkte kostnader; ved stans >120 dager kan konsulenten si opp.Kilde: Vedlegg 05 – SSA-O Avtale.docx / «Midlertidig stans»
• SSA-O – underleverandører: konsulenten ansvarlig for underleverandører; bruk av underleverandører som medvirker direkte krever kundens samtykke for utskiftning.Kilde: Vedlegg 05 – SSA-O Avtale.docx / «Bruk av underleverandører…»
• SSA-O – lønns- og arbeidsvilkår: dokumentasjonsplikt og dagbot min. 1500 kr/dag ved brudd; kunden kan holde tilbake deler av kontraktssummen inntil 2 ganger innsparingen ved manglende oppfyllelse.Kilde: Vedlegg 05 – SSA-O Avtale.docx / «Lønns- og arbeidsvilkår»
• SSA-O – dagbøter ved forsinkelse: dagbot ved forsinket levering hvis ikke skyldes force majeure eller kundens forhold; automatisk per dag, maks 100 dager; sats 0,15% av kontraktssum ekskl. mva. per kalenderdag (med mindre annet i bilag 6).Kilde: Vedlegg 05 – SSA-O Avtale.docx / «Dagbot»
• SSA-O – informasjonssikkerhet og personvern: konsulenten skal iverksette forholdsmessige tiltak; databehandleravtale skal inngås før behandling av personopplysninger.Kilde: Vedlegg 05 – SSA-O Avtale.docx / «Informasjonssikkerhet og personvern»
• SSA-O – tvister: forhandlinger først, deretter mekling; lovvalg norsk rett; verneting ved kundens forretningsadresse.Kilde: Vedlegg 05 – SSA-O Avtale.docx / «Tvister»
• Konkret prisskjema-regel: timesats skal omfatte alle kostnader og det er ikke adgang til å fakturere tillegg som listet i vedlegget (reisetid, utlegg, helligdagstillegg, m.m.).Kilde: Vedlegg 07 - Prisskjema.xlsx / «Utfyllende informasjon»
• Seriøsitetskrav (Utdrag A–H i teksten): krav til lønns- og arbeidsvilkår, elektronisk betaling/oppgjør, elektronisk utbetaling av lønn på bankkonto, yrkesmessig integritet/dokumentasjonsplikt, revisjon/kontrollrett, skatte- og avgiftsforpliktelser, samt begrensning i antall ledd underleverandører (maks 1 ledd).Kilde: Vedlegg 12 - Seriøsitetsbestemmelser.pdf / kapittel 3 A–H (utdrag vist)

• Kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier er ikke eksplisitt oppgitt i den vedlagte dokumentteksten (kan ligge i konkurransegrunnlagets øvrige deler som ikke er inkludert).
• Det fremgår at det skal brukes standardavtalene SSA-R/SSA-B/SSA-O, men detaljer om hvilke avropskontrakter som faktisk skal benyttes for hver type avrop er kun delvis beskrevet (eksempel i veiledningstekst).
• Seriøsitetskravene listes som A–H for tjenestekontrakt, men selve “A–H”-innholdet er delvis gjengitt i teksten; fullstendig anvendelse kan kreve resten av dokumentet.
• For kontrakts-/utførelseskrav utover det som står i SSA-malene og veiledningstekst, kan konkrete frister, dagmulkt/dagbot-satser, og utfyllinger i bilag 4 og bilag 5 være blanke/ikke vist i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Under denne rammeavtalen beskrives avrop som enten «oppdrag» eller «bistand» basert på standardavtalens definisjoner. Kan dere beskrive nærmere hvordan dere praktisk skal gjøre denne klassifiseringen i forbindelse med konkrete avrop (hvilken beslutning/rolle, og eventuelt hvordan dokumenteres klassifiseringen)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig avropskontrakt (SSA-O vs SSA-B/andre) påvirker både leveranseform, ansvar, dagbot/mislighold og prisstruktur. Uavklart klassifisering kan gi feilprising og tvist.

   Kilde: Vedlegg 02 - SSA-R Bilag.docx, Bilag 2, punkt 2.1 Tildeling av kontrakter (prosedyre for avrop).

2. I bilag 3 til SSA-kontraktene (Prosjekt- og fremdriftsplan) skal det angis leveringsdag for den enkelte leveranse. Hvilke leveransetyper/«minste leveranseenheter» forventer dere at avrop typisk består av, og hvilke frister (eller normalvarighet) kan dere legge til grunn som utgangspunkt for prising av tidsbruk og bemanning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger en realistisk forventning til leveranseform og tidslinjer for å prise timebruk, ressursplan og risiko for forsinkelse/dagbot.

   Kilde: Vedlegg 05 - SSA-O Avtale.docx, «Fremdriftsplan og leveringsdag» og «Bilag 3: Prosjekt- og fremdriftsplan»; samt Vedlegg 02, Bilag 2 (avrop/prosedyre).

3. Dere skriver at nøkkelpersonell kan ikke skiftes ut uten forhåndsgitt skriftlig samtykke, og at det ved brudd skal betales mulkt på NOK 50 000 per person. Kan dere bekrefte om (i) «bytte» kun gjelder nøkkelpersoner som faktisk er tildelt et konkret avrop, eller også ved organisatoriske endringer før et avrop er tildelt, og (ii) hvordan samtykkeprosessen skal gjennomføres i praksis (svarfrist, og hva som regnes som «skriftlig forhåndsgitt»)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Mulktsatsen gjør dette til en sentral kostnadsrisiko. Uten klar avgrensning kan leverandøren få uventede kostnader ved ordinær ressursstyring.

   Kilde: Vedlegg 02 - SSA-R Bilag.docx, Bilag 4 (Administrative bestemmelser), avsnitt «Særskilt om utskiftning av nøkkelpersonell».

4. Oppstart ved avrop skal maksimalt være 1 måned etter hvert enkelt avrop, hvis ikke annet er avtalt. Kan dere opplyse hvordan dere normalt tidsfester avrop (tidspunkt for tildeling/bestilling) og om dere legger opp til «oppstartsklokke» fra dato for bestilling, fra dato for avropets aksept, eller fra annen milepæl?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Fristberegning for oppstart påvirker leverandørens bemanningsplan og risiko for mislighold dersom avrop kommer sent eller med ulik «startdato».

   Kilde: Vedlegg 02 - SSA-R Bilag.docx, Bilag 4 (Administrative bestemmelser), avsnitt «Særskilt om stedlig oppmøte for nøkkelpersonell»/oppstart: «Oppstart maksimalt en mnd. etter hvert enkelt avrop…» samt oppstartforventning.

5. Rammeavtalens maksimalverdi er oppgitt til 4,5 millioner kroner ekskl. mva., og dere skal si opp avtalen erstatningsfritt med én måneds varsel dersom maksimalverdi forventes å bli oversteget. Kan dere bekrefte hva som er konsekvensene for allerede tildelte oppdrag/avtaler ved slik oppsigelse (gjelder oppsigelsen kun fremtidige avrop, eller kan dere også avslutte pågående avtaler)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vurdere risiko knyttet til volum- og kontraktsvarighet samt økonomisk eksponering ved oppsigelse før full utnyttelse.

   Kilde: Vedlegg 02 - SSA-R Bilag.docx, Bilag 4 (Administrative bestemmelser), avsnitt «Særskilt om rammeavtalens verdi».

6. Det skal leveres tertialvis statistikk/rapporter innen 15. januar, 15. mai og 15. september, og ved sen levering kan dere kreve dagmulkt på kr 300 per hverdag. Kan dere spesifisere (i) hvilke konkrete felter/rapporteringsmaler dere ønsker utover det som er beskrevet, og (ii) om dere leverer en Excel-mal eller eksempel som skal brukes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Rapporteringsomfang og malgrunnlag påvirker implementerings-/løpende kostnader og leveringssikkerhet som ellers kan utløse dagmulkter.

   Kilde: Vedlegg 02 - SSA-R Bilag.docx, Bilag 4 (Administrative bestemmelser), avsnitt «Særskilt om innrapportering av statistikk i avtaleperioden».

7. Pris og prisbestemmelser skal fylles ut i bilag 5 i tildelt kontrakt. For rammeavtalen/avropene: kan dere avklare hvilket(e) priselement(er) som faktisk vil benyttes i praksis (f.eks. timepriser for ulike konsulentkategorier, faste priser, eller særskilte satser for reise/utlegg), og hvordan dere forventer at «utlegg» behandles når reise og diett ikke er særskilt avtalt i bilag 5?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er nødvendig for å kalkulere riktige satser og refusjonsrisiko (reise/diett/utlegg). Uten klar forventning kan tilbud bli under/overpriset.

   Kilde: Vedlegg 05 - SSA-O Avtale.docx, punkt «Vederlag og utlegg…» samt «Utlegg… dekkes bare i den grad de er avtalt»; og Vedlegg 02 - SSA-R Bilag.docx, Bilag 5 (Pris og prisbestemmelser) og bilag 5-tømming i SSA-kontrakter.

8. I SSA-O ligger dagboten som hovedregel på 0,15 % av samlet vederlag per kalenderdag, begrenset til maks 100 dager, men «annen løpetid» kan avtales i bilag 6. For denne konkurransen/rammeavtalen: hvilke dagbot-beregninger/terskler forventes brukt i de konkrete avropene (og er bilag 6 standardisert eller vil den variere)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dagbot er direkte økonomisk risiko ved forsinkelse. Leverandøren må vite hvilke parametere som faktisk vil gjelde i avrop for å prise risiko og bemanningsbuffer.

   Kilde: Vedlegg 05 - SSA-O Avtale.docx, punkt 9.5.3 «Dagbot» (0,15 % / maks 100 dager) og henvisning til bilag 6 for annen løpetid/beregningsgrunnlag.