26-015 Rammeavtale for kjøp av kontorrekvisita til Vinmonopolet

AS Vinmonopolet skal inngå en landsdekkende rammeavtale for levering av kontorrekvisita til Vinmonopolets 354 butikker og kjedekontor. Leverandøren må kunne levere alle produkter i Bilag 2 Prisskjema tabell 1 (hovedtyngde), samt oppgi påslagsprosent for øvrige produktgrupper i tabell 2. Kontrakten gjelder i 2 år fra signaturdato, med opsjon 1+1 år (total mulig 4 år). Rammeavtalens estimerte årlige verdi er opp mot 3 mill. NOK eks. mva., og maksimal verdi 14 mill. NOK eks. mva. Avtalen skal ha egen nettbasert bestillingsløsning med dedikert område for avtalte produkter til avtalt pris.

• Ordnede forhold for innbetaling av skatt og merverdiavgift.

  Dokumentasjon: Attest for skatt- og merverdiavgift, ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist. Utenlandske leverandører: tilsvarende attester. Dokumenteres ved besvarelse av ESPD.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 8.2 Kvalifikasjonskravene i denne konkurransen (Krav – skatt og mva.)
• Tilstrekkelig økonomisk soliditet.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering utført av offentlig godkjent kredittinstitusjon, ikke eldre enn 3 måneder, basert på siste kjente regnskapstall, skal inneholde kredittrating, delbedømmelse og historisk rating. Dokumentet vedlegges tilbudet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 8.2 Kvalifikasjonskravene i denne konkurransen (Krav – økonomisk og finansiell kapasitet)
• Relevant kompetanse og erfaring fra tilsvarende leveranser.

  Dokumentasjon: Redegjørelse for 3 relevante referanseprosjekter med kort beskrivelse, varighet og verdi. Referansene dokumenteres i Vedlegg 1 til konkurransegrunnlaget.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 8.2 Kvalifikasjonskravene i denne konkurransen (Krav - faglige kvalifikasjoner)
• Dersom flere leverandører deltar i fellesskap: levere separate egenklæringsskjema (ESPD).

  Dokumentasjon: Separate ESPD-skjema for hver deltaker.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 8.3 Krav ved deltakelse i fellesskap
• Dersom underleverandører brukes: opplysning om tiltenkt bruk.

  Dokumentasjon: Opplysninger om hensikt å bruke underleverandører. Ved støtte på kapasitet til andre: forpliktelseserklæring, og underleverandør må levere eget separat ESPD.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 8.4 Krav ved bruk av underleverandører

• Tilbud skal leveres elektronisk via Mercell innen tilbudsfrist.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 5.2 Innlevering og utforming av tilbud
• Tilbudet skal leveres på norsk.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 5.2 Innlevering og utforming av tilbud
• Leverandøren skal levere ESPD-skjema som bekreftelse på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 8.1 Dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav
• Dokumentasjon der det er angitt i konkurransegrunnlaget at kvalifikasjonskrav/utvelgelseskriterier skal dokumenteres (f.eks. referanseprosjekter) skal lastes opp i Mercell i eget vedlegg.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 8.1 Dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav
• Referanseprosjekter (3) skal dokumenteres i Vedlegg 1 til konkurransegrunnlaget og vedlegges ved innlevering av tilbud.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 8.2 Kvalifikasjonskravene i denne konkurransen + Vedlegg 1 – Referanseprosjekter
• Leverandøren må fylle ut Bilag 2 Prisskjema tabell 1 for pris (under pris-kriteriet).Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 9.1 Tildelingskriterier (Pris)
• Leverandøren skal i tilbudet beskrive bestillingsløsningen og vedlegge innlogging til demo-versjon i Bilag 3 (ref. tildelingskriteriet «Løsning for bestilling»).Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 9.1 Tildelingskriterier + Bilag 1 pkt. «Løsning for bestilling» + Bilag 3
• Leverandøren skal oppgi påslagsprosent for produktgrupper i Bilag 2 tabell 2 (dersom behov utover tabell 1).Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 2.2 Anskaffelsens omfang (omtale av tabell 1 og tabell 2) + Bilag 1

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

03.07.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Rammeavtalens omfang/leveranse: leverandøren skal tilby alle produkter i Bilag 2 Prisskjema tabell 1 gjennom hele avtaleperioden; også øvrige produkter innen produktgruppene iht. tabell 2.Kilde: Rammeavtale, punkt 1.1 Avtalens omfang samt «Krav til varene»/henvisninger (Bilag 2)
• Distribusjon til alle 354 butikker (hele Norge) samt kjedekontoret.Kilde: Rammeavtale, punkt 1.1 Avtalens omfang; samt Bilag 1 (bekreftelse i Bilag 3)
• Krav til varer: leveranser skal samsvare med art, mengde, kvalitet og øvrige egenskaper/innpakning i avtalen.Kilde: Rammeavtale, punkt 2.1 Krav til varene
• Leveringsbetingelser: som hovedregel fritt levert (DDP Incoterms 2020) til avtalte leveringssteder; levering anses skjedd når mottatt på avtalt sted. Restordre fraktfritt.Kilde: Rammeavtale, punkt 3.1 Leveringsbetingelser
• Kritiske avtaleprodukter skal være tilgjengelig på lager til enhver tid (bisfenolfrie kassaruller; bånd VG-13 bruddstyrke ca. 370 kg 250m).Kilde: Konkurransegrunnlag, under Anskaffelsens omfang/krav til tilgjengelighet (kritiske avtaleprodukter)
• Leverandøren må ha egen nettbutikk/bestillingsløsning med dedikert område kun for avtalte produkter til avtalt pris (bestilling/avrop via leverandørens løsning).Kilde: Rammeavtale, punkt 2.2 Bestilling av varer; og Bilag 1 Løsning for bestilling
• Retur: oppdragsgiver kan returnere ubrukte produkter for kreditt (originalemballasje, salgbar), krediteres med betalt pris.Kilde: Rammeavtale, punkt 3.3 Retur
• Restordre/alternativ vare: leverandøren skal i størst mulig grad unngå restordre; ved manglende avtaleprodukt leveres alternativt produkt med minimum like god kvalitet til samme pris (avtalesortiment).Kilde: Rammeavtale, punkt 3.3 Retur (og avsnitt om restordre)
• Forsikring: leverandøren skal holde varene forsikret til risiko går over på oppdragsgiver.Kilde: Rammeavtale, punkt 5.2 Forsikring
• Etiske og menneskerettighets-/Code of Conduct-krav: leverandøren aksepterer Vinmonopolets etiske retningslinjer (Bilag 4) og omfattes av DFØs kontraktsvilkår (Bilag 5) samt amfori BSCI Code of Conduct (Bilag 6), med rapporteringsplikt ved avvik.Kilde: Rammeavtale, punkt 12 Miljø og samfunnsansvar (12.1-12.7)
• Miljøhensyn: leverandøren skal ha policy/rutiner for å forebygge og håndtere avvik; oppdragsgiver kan etablere samarbeid om redusert miljøbelastning.Kilde: Rammeavtale, punkt 12.6 Miljøhensyn
• Mislighold/avhjelp: varene må være i samsvar med krav/funksjoner/frister; reklamasjon fra oppdragsgiver; varsel og avhjelpplikt.Kilde: Rammeavtale, punkt 14 MISLIGHOLD (14.1-14.4)
• Dagbot ved forsinket levering/mangel som gjør varen ubrukelig: 0,15 % av avtalte pris eks. mva knyttet til del som ikke kan tas i bruk, min. 1.000 kr per kalenderdag, inntil rett levering; maks periode 100 virkedager og samlet dagbotansvar begrenset til 15 % av total kontraktssum (unntak ved forsett/grov uaktsomhet).Kilde: Rammeavtale, punkt 15.4 Dagbot
• Pris og prisjustering: priser etter Bilag 2 eks. mva; inneholder alle kostnadselementer unntatt fraktkostnader; prisendringer kun iht. avtalte mekanismer (inkl. KPI-justering etter 2 år og varsling).Kilde: Rammeavtale, punkt 7.1 Pris + 7.4-7.5
• Betaling og fakturering: betaling 30 dager etter godkjent faktura; EHF faktura/kreditnota i gjeldende EHF-format, merkes med bestillers kostnadssted; leveransen må være levert/i henhold til avtale.Kilde: Rammeavtale, punkt 8 FAKTURERING
• Heving/konsekvenser: vesentlig mislighold kan gi umiddelbar heving; konkrete tilfeller inkluderer gjentatt leveranse ikke i samsvar, gjentatt forsinkelse, fakturering til andre priser, prisendringer i strid, rettsmangler uten avhjelp innen rimelig tid.Kilde: Rammeavtale, punkt 16 HEVING AV KONTRAKT
• Underleverandører: leverandøren kan bare benytte underleverandør oppdragsgiver har samtykket til; samtykke fritar ikke leverandør for ansvar; alle forpliktelser gjelder også underleverandør.Kilde: Rammeavtale, punkt 18 BRUK AV UNDERLEVERANDØRER

• Dokumenttekst gjengir ikke konkrete detaljer i Bilag 2 Prisskjema (tabell 1/2) og Bilag 1 pkt. 4 (kravspesifikasjon) utover omtale. Disse kan påvirke både krav og vurdering av «Løsning for bestilling» og prisgrunnlaget.
• Avtaledatoer i rammeavtalen er oppgitt som «xx.xx.2026»/«xx.xx.2028» (ikke utfylt), så eksakt start- og sluttdato er ikke lesbar fra teksten.
• Konkurransegrunnlaget oppgir tilbudsfrist og evaluerings-/kontraktsdatoer som veiledende (endelige frister fremgår i Mercell), men de konkrete endelige fristene kan ikke utledes av teksten her.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt. 4 (Løsning for bestilling) ber dere leverandøren beskrive bestillingsportalens brukervennlighet og funksjonalitet, og det skal vedlegges innlogging til demo-versjon. Kan dere presisere hvilke konkrete funksjoner dere vil at vi skal demonstrere i demoen (f.eks. søk, filtrering, godkjenning/roller, sperring av ikke-avtalte produkter, ordrehistorikk, bestillingsmaler, automatiske priser) og hvilke minimumskrav dere legger til grunn for vurdering av “bestillingsportalens brukervennlighet og funksjonalitet tilpasset Oppdragsgivers behov”?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingskriteriet “Løsning for bestilling” vurderes på funksjonalitet/brukervennlighet, men hvilke elementer som vektlegges i praksis er ikke konkrete i utdraget. Leverandøren må vite hva som faktisk evalueres for å kunne levere riktig besvarelse og riktig demo.

   Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon pkt. 4; 9.2 Tildelingskriterier / Løsning for bestilling

2. I Bilag 2 Prisskjema tabell 1 ber dere oppgi “Totalpris i produktkategoriene (blå felt)”, og “Leverandøren må fylle ut Bilag 2 Prisskjema tabell 1”. Kan dere bekrefte at “blå felt” skal summeres slik: (i) linjepriser i tabell 1 multipliseres med oppgitt mengde/volum (dersom dette finnes), og (ii) deretter summeres per produktkategori (Kontorrekvisitter/Kjøkkenprodukter/Toalett/tørkerull/vaskemidler). Hvis tabellen ikke har mengdegrunnlag, ber vi om å få eksakt hvordan totalprisene i de blå feltene skal beregnes for å sikre korrekt utfylling.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utdraget sier at Bilag 2 tabell 1 ikke inneholder konkrete detaljer her, og totalprisene er direkte styrende for evalueringen. Leverandøren må forstå beregningslogikken for å prise riktig og unngå feil som kan gi lav score.

   Kilde: 9.2/9.3 Tildelingskriterier Pris; Bilag 2 Prisskjema tabell 1

3. I Bilag 2 Prisskjema tabell 2 oppgir dere at leverandøren skal oppgi en påslagsprosent for “øvrige produkter” innen produktgruppene. Kan dere beskrive hvilke produkter og prisgrunnlag påslaget skal beregnes mot (f.eks. leverandørens kataloglistepris, nettsidepris, anbefalt utsalgspris, innkjøpspris eller annen prisindeks), og om påslaget skal gjelde både kampanje-/avtalesteder og standardpriser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Påslagsprosenten i tabell 2 kan påvirke total kostnad ved tilleggskjøp, men konkurransegrunnlaget gir ikke konkrete detaljer om prisgrunnlaget i utdraget. Leverandøren må vite dette for å kunne gi korrekt og konkurransedyktig påslagsprosent.

   Kilde: Informasjon om anskaffelsen; “øvrige produkter” og påslagsprosent i Bilag 2 Prisskjema tabell 2

4. Kontrakten/rammeavtalen refererer til avtaleinngåelse “fra signaturdato”, men avtalen gjelder fra dato: “xx.xx.2026” og løper til dato: “xx.xx.2028” i Rammeavtalen. Kan dere bekrefte nøyaktig avtale- og kontraktsstart (dd.mm.åååå) samt planlagt sluttdato/endelig varighetsberegning, slik at vi kan planlegge oppstart av nettbutikk, katalog/produktopsett og eventuelle prisjusteringer innen riktig tid?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uutfylte datoer gjør det uklart når forpliktelser og varighetsperioder starter. Dette påvirker både operasjonell oppstart (bestillingsløsning) og eventuelle pris-/indeksjusteringskrav.

   Kilde: Rammeavtale for kjøp av Kontorrekvisita; “Avtalen gjelder fra dato” / “Avtalen løper til dato”

5. I rammeavtalen pkt. 3.1 står det at levering skal skje DDP Incoterms 2020, og at prisene skal inkludere alle leverandørens kostnader, men “bortsett fra fraktkostnader”. Kan dere presisere om fraktkostnader er inkludert i DDP-forpliktelsen i praksis (og hva som i så fall menes med “bortsett fra fraktkostnader” i pkt. 7.1 Pris)? Vi ber om tydelig avklaring av hva leverandøren faktisk kan/skal belaste som frakt (hvis noe) i avrop.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er mulig motstrid/uklarhet mellom DDP-ansvar og at prisene “bortsett fra fraktkostnader”. Dette er sentralt for prising og risiko, og kan gi grunnlag for avvik hvis det ikke avklares før tilbud.

   Kilde: Rammeavtale pkt. 3.1 Leveringsbetingelser; pkt. 7.1 Pris

6. Kravspesifikasjonen/rammeavtalen sier at kritiske avtaleprodukter skal være tilgjengelig på lager til enhver tid (bisfenolfrie kassaruller linje 6 og Bånd VG-13 bruddstyrke ca. 370 kg 250m linje 25 i prisskjema). Kan dere opplyse: (i) om det er forventet en konkret servicenivå-/fill-rate, (ii) hvordan dere definerer “tilgjengelig på lager til enhver tid” (maks restordrefrist, min. sikkerhetslager, reell leveransetid), og (iii) om det ved midlertidig manglende leveranse gjelder særskilte konsekvenser utover den generelle restordre-/alternativleveringsbestemmelsen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kritiske produkter “til enhver tid” kan innebære betydelig og kostnadsdrivende lager-/beredskapskrav. Leverandøren trenger konkretisering for å prise riktig og redusere risiko for dagbøter/heving ved mangler.

   Kilde: Rammeavtale; “Krav til varene” (kritiske avtaleprodukter) og “Bestillingsavvik/restordre”

7. Rammeavtalen pkt. 3.3 Retur sier at retur krediteres med “den pris som ble betalt for varen” og at retur forutsetter originalemballasje og salgbarhet. Kan dere presisere prosessen for retur: (i) hvem tar kostnad for returfrakt, (ii) innen hvilken tidsfrist må retur kreves/avklares etter levering, og (iii) hvordan behandles delvise returer og prisavvik hvis varen inngår i kampanje i avropsøyeblikket?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Returkostnader, tidsfrister og håndtering av pris/campaign kan påvirke leverandørens netto. Dette må avklares før tilbud for å prise risiko korrekt.

   Kilde: Rammeavtale pkt. 3.3 Retur

8. I rammeavtalen pkt. 7.4–7.5 om prisendringer fremgår det at prisene kan justeres årlig tilsvarende endringen i SSB KPI, at leverandøren må kreve innen 6 måneder, og at valutakursendringer kan reguleres med mer enn 5% varsel. Kan dere presisere: (i) hvilken KPI-serie/indeks som skal brukes (SSB konsumprisindeks, og eventuelt spesifikk underindeks), (ii) fra hvilket tidspunkt sammenlignes (grunnlagstall), og (iii) om valutakursjustering gjelder alle varer/komponenter eller kun de med dokumentert valutaeksponering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig indeks/implementering kan gi uforutsigbar prisjustering, som påvirker leverandørens priselementer og risiko gjennom hele rammeperioden.

   Kilde: Rammeavtale pkt. 7.4 Endringer i avtalte priser og pkt. 7.5 Gjennomføring av prisendringer

9. I rammeavtalen fremgår dagbotmekanisme: 0,15% av avtalt pris eksklusive mva. per kalenderdag, minimum kr 1.000,-, begrenset til 100 virkedager, samt samlet dagbotansvar begrenset til 15% av total kontraktssum. Kan dere opplyse hvordan “avtalt pris” avgrenses i dagbotsberegningen ved: (i) avvik på enkeltlinjer i et avrop, (ii) restordre/alternativlevering, og (iii) mangler som gjør at varen “ikke kan benyttes etter sitt formål” – hvordan dokumenteres/konstateres dette?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dagbotberegningsgrunnlaget og terskel for “kan ikke benyttes” påvirker økonomisk risiko betydelig. Leverandøren må forstå hvordan dere regner og hvordan mangler avgrenses før tilbud.

   Kilde: Rammeavtale pkt. 15.4 Dagbot og pkt. “Dagboten begynner å løpe automatisk”

10. Kontraktsperioden kan forlenge automatisk med 1+1 år, med oppsigelse senest 1 måned før utløp. Kan dere bekrefte varsel- og ikrafttredelseslogikk for forlengelse: (i) når anses automatisk forlengelse som iverksatt, (ii) om prisjustering etter KPI kan kreves ved forlengelse uavhengig av leverandørens krav innen 6 måneder, og (iii) om det kan gjennomføres sortimentsendringer ved forlengelse utover “endringer i avtaltsortiment” i rammeavtalen?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Automatisk forlengelse påvirker leverandørens langsiktige prising, plan for leveringskapasitet og styring av sortiment. Det bør avklares hvordan forlengelse samspiller med prisjustering og sortimentsendringer.

    Kilde: Rammeavtale pkt. Varighet og forlengelse; pkt. 4 Endringer i avtaltesortiment og pkt. 7.4