Osmometer til Sørlandet Sykehus HF

Rammeavtale(r) for kjøp av defibrillatorer og tilhørende utstyrsavhengig forbruksmateriell til helseforetakene i Helse Sør-Øst (Saksnr. 2024/35950). Anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandlinger etter kvalifiseringsfase, med én leverandør per delkontrakt. Delkontrakt 1: manuelle/avanserte defibrillatorer; delkontrakt 2: halvautomatiske defibrillatorer (AED). Tildeling baseres på totalkostnad, produkt og leverandørtjenester.

• Tilbyder skal være registrert i foretaksregister eller handelsregister i etableringsstaten.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: attest for lovbestemt registrering i etableringslandet.

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.1 (Registreringer, autorisasjoner mv.)
• Leverandør skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å utføre avtalen.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering ikke eldre enn 6 måneder basert på siste kjente regnskapstall, utført av kredittvurderingsinstitusjon. Krav om kredittrating lik A eller bedre (AAA Soliditet el. tilsvarende), eller alternativ dokumentasjon (f.eks. morselskapsgaranti/bankgaranti) ved saklig grunn.

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.2 (Økonomisk og finansiell kapasitet)
• Leverandøren skal være tredjepartssertifisert for miljøledelse (EMAS, ISO 14001, Miljøfyrtårn eller tilsvarende).

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på sertifisering. Dersom sertifisering ikke kan skaffes innen fristen (ikke skyld leverandøren): dokumentere likeverdige miljøledelsestiltak.

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.3 (Miljø og bærekraft)
• Tilbyder kan støtte seg på andre virksomheters kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskrav (med tilsvarende ESPD-erklæringer).

  Dokumentasjon: ESPD-erklæring for både tilbyder og støttende virksomhet(er). Ved støtte for økonomisk/finansiell kapasitet: dokumentasjon på solidarisk ansvar for utførelse av kontrakten, og ESPD for støttende virksomhet(er).

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.4 (Støtte fra andre virksomheter)

• Søknad om deltakelse i konkurransen skal leveres elektronisk via Ivalua innen fristen.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.1 (Generelt) / pkt. 3 (Forespørsel om deltakelse i konkurranse)
• Søknaden må leveres med filnavnstruktur (maks 40 tegn) og korrekt merking av vedlegg i Ivalua.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.2 (Forespørselens utforming)
• Søknadsbrev (Vedlegg 1) skal inngis i kvalifikasjonsfasen.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.2 (Forespørselens utforming), filstruktur; samt dokument «Søknadsbrev.docx»
• Forpliktelseserklæring skal leveres ved behov (for støtte fra underleverandør/samarbeidspartner).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.2 (Forespørselens utforming), «Vedlegg 6 Forpliktelseserklæring (evt)»; og «Bilag_-_Forpliktelseserklæring.docx»
• Egenerklæring om russisk involvering skal leveres med søknaden/tilbudet (tilbyder skal levere utfylt versjon).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 2.5 (Internasjonale sanksjoner – Russisk involvering) + pkt. 3.2 (Vedlegg 4) + «Søknadsbrev» og øvrige bilag omtalt
• Forpliktelseserklæring bekrefter solidarisk ansvar ved støtte på relevante kapasiteter (jf. §16-10 (4) i bilaget).Kilde: Bilag_-_Forpliktelseserklæring.docx (solidarisk ansvar ved undertegning)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

30.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Etisk handel: Leverandøren skal under hele kontraktsperioden overholde kontraktsvilkår for ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden (punkt 1-4 i kontraktsvilkårene), inkludert aktsomhetsvurderinger etter UNGP/OECD og krav til policys/rutiner og oppfølging.Kilde: Bilag_-_Kontraktskrav_etisk_handel.docx (Kontraktskrav til etisk handel)
• Kontraktsoppfølging: Leverandør plikter å sikre etterlevelse i egen virksomhet og i leverandørkjeden, og rapportere ved funn i strid. Oppdragsgiver kan kreve dokumentasjon (policys/rutiner, oversikt produksjonsenheter, egenrapportering innen frist, risikoanalyse, oppfølgingssamtaler, rapporter, revisjoner).Kilde: Bilag_-_Kontraktskrav_etisk_handel.docx (Kontraktsoppfølging)
• Sanksjoner ved brudd: Leverandør kan bli pålagt tiltaksplan, mulig midlertidig stans, krav om bytte av underleverandør ved vesentlige/gjentakende alvorlige brudd eller manglende overholdelse av tiltaksplan, og kan føre til heving.Kilde: Bilag_-_Kontraktskrav_etisk_handel.docx (Sanksjoner)
• Databehandling/Databehandler (hvis relevant): Databehandler skal behandle helse- og personopplysninger kun på vegne av dataansvarlig og iht. regelverk og instrukser; skal ha tekniske/organisatoriske sikkerhetstiltak, avvikshåndtering, logging, samt bistå ved rettigheter og risikovurderinger.Kilde: Bilag_-_Standard_databehandleravtale.docx (pkt. 8.1-8.2)
• Databehandler: Bruk av underleverandører tillates, men skal fremgå (vedlegg 4) og databehandler er fullt ansvarlig. Skal holde oppdatert liste og fremlegge avtaler på forespørsel. Underleverandør må oppfylle tilsvarende forpliktelser.Kilde: Bilag_-_Standard_databehandleravtale.docx (pkt. 9 Bruk av underleverandør)
• Databehandler: Overføring til utlandet ikke tillatt med mindre særskilt avtalt; arkivverdige dokumenter skal plasseres på servere i Norge (med eksplisitte godkjenninger/avtale).Kilde: Bilag_-_Standard_databehandleravtale.docx (pkt. 10 Overføring av personopplysninger til utlandet)
• Etterlevelse av saks-/tilleggskrav ved folkerettsrisiko (ved behov): Leverandør skal svare om tilstedeværelse på okkupert område, og hvis ja, vedlegge redegjørelse om faktiske forhold og skjerpede aktsomhetsvurderinger knyttet til leveransen.Kilde: Bilag_-_Krav_ved_risiko_for_brudd_på_folkeretten.docx
• Kompatibilitet ift. IKT/systemkrav (hvis løsningen berører dette): Leverandør skal beskrive støtte for ny PID 2032 (inntasting/lesing) innen frist/tidsplan/tiltaksplan, og hvordan system håndterer at kjønn/alder/fødselsdato ikke lenger kan utledes samt MOD 11/gyldig fødselsdato-kontroll.Kilde: PID_2032.PDF (1. Håndtere Ny Personidentifikator (PID) 2032)
• Syntetiske fødselsnummer i testmiljø: Dersom fødselsnummer benyttes, må system håndtere syntetiske fødselsnummer i testmiljøet og ikke utføre kontroll av gyldig måned (siffer 3-4), samt hente fødselsdato/alder fra eget felt. Alternativt forklare hvorfor støtte ikke er relevant.Kilde: PID_2032.PDF (2. Håndtere syntetiske fødselsnummer)

• Dokumentteksten inneholder ikke selve «Kravspesifikasjon» for defibrillatorene, så konkrete tekniske/medisinske minimumskrav og evalueringskrav til produkt/leverandørtjenester er ikke trukket ut her.
• Innleveringskravene er hentet fra konkurransebestemmelsene og synlige bilag. Tekniske innsendingskrav knyttet til selve tilbudets innhold (ut over oppstilling av bilag/vedlegg) er ikke spesifisert i den medfølgende teksten.
• Kontrakts-/utførelseskrav knyttet til levering, installasjon, opplæring, service/garanti og prøvedrift framgår delvis av overtakelsesprotokollmalen, men konkrete frister/kravsnivåer er ikke angitt i teksten utover skjemaelementer.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransen står det at tilbud vil bli avvist dersom Tilbyder ikke tilbyr produkter på alle anbudslinjer innenfor hver delkontrakt. For å sikre korrekt prising: Bekreft at vi kan levere tilbud på delkontrakt 1–9 hver for seg (rammeavtale per delkontrakt), og at kravet om «alle anbudslinjer innenfor hver delkontrakt» kun gjelder linjene som inngår i den delkontrakten vi leverer på (ikke alle linjene i hele konkurransen).

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er avgjørende å forstå om avvisningsrisikoen knytter seg til delkontraktens egne linjer eller hele pakka, slik at dere ikke priser feil scope.

   Kilde: Konkurransebestemmelser_Anestesi_og_Intensiv_del_1_Ny_utlysning.docx – «Tildelingskriterier… Pris»

2. Pris evalueres etter «totalpris per delkontrakt» basert på referanseartiklene i Prisskjema (Prisinformasjon, kolonne D) og det skal gis én pris for levering til FS, direkte til helseforetakene og FMA. Kan dere presisere hvordan vi skal beregne/oppgi denne «én prisen» per referanseartikkel: Skal samme enhetspris gjelde uavhengig av leveringsmottaker, og skal frakt/leveringskostnader/tilpasninger til FS vs. direktelevering være inkludert i samme pris (uten egne tillegg)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart prissignal kan gi feil innregning av logistikk-/leveransekostnader og dermed uriktig tilbudspris.

   Kilde: Konkurransebestemmelser_Anestesi_og_Intensiv_del_1_Ny_utlysning.docx – «Utdyping av tildelingskriterier… Pris»

3. Konkurransen oppgir oppstart av avtale 25.02.2027, men i utdraget fremgår det krav om leveringstid/leveringsdyktighet «senest fire uker før» for regionale forsyningssenter og «senest ni uker før» for Kontrollstasjon. Kan dere bekrefte eksakte datoer vi skal legge til grunn for (i) leveringsdyktighet til regionalt felleslager/FS og (ii) leveringsdyktighet til Kontrollstasjon, regnet fra 25.02.2027?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Nøyaktige datoer er nødvendig for å vurdere leveranseevne, lagersituasjon og mulig innkjøps-/produksjonsplan.

   Kilde: Vedlegg_04_MAL_Rammeavtale_Anestesi_og_intensivprodukter.docx – «Implementering»

4. Vilkårene beskriver at Leverandøren må utarbeide og distribuere masterdata og at ved forsinkelse av utarbeidelse av katalog kan Kunden kreve dagmulkt uten dokumentasjon av tap. Kan dere oppgi (1) konkret frist for innlevering/ferdigstilling av elektronisk varekatalog/masterdata i denne konkurransen, (2) om fristen er felles for alle delkontrakter eller avhenger av hvilken delkontrakt som tilbys, og (3) hvorvidt det er en «grace»-periode ved mindre avvik/feil i masterdata?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dagmulkt-risiko gjør det særlig viktig å vite nøyaktig tidslinje og toleransenivå for masterdata/katalog.

   Kilde: Vedlegg_04_MAL_Rammeavtale_Anestesi_og_intensivprodukter.docx – «Elektronisk varekatalog»

5. Logistikkbetingelsene sier leveringstid 3 dager for leveranser til Helse Sør-Øst og FMA, og levering skal skje DDP Incoterms 2020. For å prise korrekt og håndtere operasjonell risiko: Kan dere bekrefte (i) hvilken leveringsadresse/leveringssted som avgjør «startpunktet» for 3-dagerskravet (FS/helseforetak/kontrollstasjon), og (ii) hvilke scenarier som gir avvik fra 3 dager (f.eks. manglende mottaksberedskap, endring i ordre-/bestillingskanal)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringstid og logistikkbetingelser styrer operasjonell risiko og kostnadsbudsjett, og må være entydig før tilbudsprising.

   Kilde: Vedlegg_04_MAL_Rammeavtale_Anestesi_og_intensivprodukter.docx – «Krav til den fysiske leveransen» og «Generelle leveringsbetingelser»

6. Vilkår om vareprøver: Det skal leveres vareprøver «på de anbudslinjer og i det antall som er oppgitt» i Prisskjema (Prisinformasjon, kolonne D). Vi ser ikke selve vareprøveantallet/linjene i utdraget. Kan dere dele en oversikt over (a) hvilke linjer som krever vareprøve per delkontrakt og (b) eksakt antall per linje (kolonne D), slik at vi kan sikre at vareprøvene blir levert i riktig omfang innen 15.06.2026?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil vareprøveomfang kan gi avvisning og unødvendige kostnader; antall/linjer må være 100 % korrekt.

   Kilde: Konkurransebestemmelser_Anestesi_og_Intensiv_del_1_Ny_utlysning.docx – «Vareprøver, demonstrasjon og utprøving»

7. Det fremgår at noen vareprøver «kan» utprøves klinisk, og at dette i praksis avhenger av hvilke produkter som kan vinne konkurransen og oppdragsgivers kjennskap. Kan dere presisere (i) hva som menes med «innen hver delkontrakt» når dere vurderer klinisk utprøving (gjelder vurderingen på delkontrakt-nivå eller linjenivå), og (ii) om vi i tilbudet skal oppgi/foreslå mulige alternativer ved klinisk utprøving (f.eks. plan for erstatningsenheter), eller om dette kun styres av forespørsel etter tildeling?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klart skille mellom evalueringsprøver vs. kliniske prøver og forventet rolle for leverandør reduserer usikkerhet og kostnadsrisiko.

   Kilde: Konkurransebestemmelser_Anestesi_og_Intensiv_del_1_Ny_utlysning.docx – «Vareprøver… klinisk»

8. I rammen/kontrakten er det flere forhold knyttet til statistikkinnlevering (kvartalsvis, frister 20.04/05.08/20.10/20.01) og mulighet for dagmulkt ved forsinket statistikk «uten dokumentasjon av tap». Kan dere bekrefte (i) om dagmulkten også gjelder dersom feil/mangelfull rapportering skyldes manglende tilgang til portal eller forsinket utlevering av mal/bruker, og (ii) hvilken «tallmessig» konsekvens det får for feil artikkelnummer/mapping mot Bilag 1/Prisskjema?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Statistikkrutinene og sanksjonsregimet kan ha betydelig indirekte risiko; leverandøren trenger å forstå hva som gir ansvar og hva som er «kunde-/systemforhold».

   Kilde: Vedlegg_04_MAL_Rammeavtale_Anestesi_og_intensivprodukter.docx – «Statistikk»

9. Det fremgår at avtalen har prøvetid de første 6 måneder av avtaleperioden, og at Kunden kan si opp med 30 dagers varsel ved «tilfredsstillende» vurdering. Kan dere presisere om oppsigelse i prøvetiden kan gjøres delvis (kun for enkelte delkontrakter/avtaler innenfor denne rammeavtalen), eller om oppsigelsen gjelder hele avtalegrunnlaget for alle delkontrakter kunden har tiltrådt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prøvetidsoppgjør påvirker kommersiell planlegging, bemannings-/lagerbinding og investeringsvilje.

   Kilde: Vedlegg_04_MAL_Rammeavtale_Anestesi_og_intensivprodukter.docx – «Avtaleperiode, forlengelse og oppsigelse»