Service nødstrøm Sykehuset Østfold

Anskaffelsen gjelder rammeavtale for kjøp av defibrillatorer og rammeavtale for utstyrsavhengig forbruksmateriell (PADS) til helseforetakene i Helse Sør-Øst. Prosedyren er konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring. Tilbud kan gis for delkontrakt 1 (manuelle/avanserte defibrillatorer) og/eller delkontrakt 2 (halvautomatiske/AED). Avtale for defibrillatorer er rammeavtale varekjøp med 1 leverandør per delkontrakt; egen serviceavtale følger som opsjon. [Konkurransebestemmelser, pkt. 1.1-1.5]

• Tilbyder skal være registrert i foretaksregister eller handelsregister i etableringsstaten.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: attest for lovbestemt registrering i etableringslandet. [Konkurransebestemmelser, pkt. 5.1]

  Kilde: 5.1 Registreringer, autorisasjoner mv.
• Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet for å utføre avtalen.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering (ikke eldre enn 6 måneder) basert på siste kjente regnskapstall, vurdert av kredittvurderingsinstitusjon. Krav til kredittrating lik A eller bedre iht. AAA Soliditets skala eller tilsvarende score. Alternativer: f.eks. morselskapsgaranti/bankgaranti ved saklig grunn til ikke å levere kredittvurdering. [Konkurransebestemmelser, pkt. 5.2]

  Kilde: 5.2 Økonomisk og finansiell kapasitet
• Tilbyder skal være tredjepartssertifisert for miljøledelse (EMAS, ISO 14001, Miljøfyrtårn eller tilsvarende).

  Dokumentasjon: Dokumenteres. Dersom sertifisering ikke kan oppnås innen tilbudsfrist og ikke skyldes leverandøren selv: tilsvarende miljøledelsestiltak. Tilbyder har ansvar for å dokumentere likeverdighet. [Konkurransebestemmelser, pkt. 5.3]

  Kilde: 5.3 Miljø og bærekraft
• Tilbyder kan støtte seg på kapasiteten til andre virksomheter for å oppfylle kvalifikasjonskrav.

  Dokumentasjon: ESPD-erklæring for både tilbyder og støttende virksomhet, og ved støtte til økonomisk/finansiell kapasitet: solidarisk ansvar dokumenteres ved fremleggelse av dokumentasjon. [Konkurransebestemmelser, pkt. 5.4]

  Kilde: 5.4 Støtte fra andre virksomheter
• Ved støtte på leverandørkapasitet kan støttende virksomhet bli solidarisk ansvarlig for kontraktsutførelsen.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring skal bekrefte solidarisk ansvar ved undertegning. [Forpliktelseserklæring (bilag) – solidarisk ansvar jf. § 16-10 (4)]

  Kilde: Bilag: Forpliktelseserklæring

• Søknad om deltakelse skal leveres elektronisk via Ivalua innen fristen.Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 3.1 og 3.2
• Forespørselen skal være en søknad som inkluderer minst: Søknadsbrev, firma-/kvalifikasjonsvedlegg (kredittvurdering, attest for skatt og mva, egenerklæring om russisk involvering, bruksanvisning/ begrunnelse for sladding), og evt. Forpliktelseserklæring og Morselskapsgaranti ved behov (filstruktur framgår).Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 3.2 (filnavn/vedleggsliste)
• ESPD (egenerklæring) skal fylles ut i oppdragsgivers KGV for gjeldende delkontrakt som foreløpig dokumentasjon på at kvalifikasjonskrav oppfylles.Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 4.1 og 5
• Tilbud (for utvalgte kvalifiserte tilbydere) skal leveres via oppdragsgivers KGV for gjeldende delkontrakt, innen tilbudsfrist (systemet tillater ikke levering etter frist).Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 6.1
• Tilbudsbrev skal angi eventuelle forbehold presist og entydig.Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 6.6
• Tilbudet skal leveres med riktig vedleggsmassasje og merkes slik at oppdragsgiver kan se hvem som har levert og hva vedlegget inneholder.Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 6.2 og 6.9 (sladding)
• Sladding/offentlighet: Tilbyder skal fylle ut ‘Begrunnelse for sladding’ og legge ved ‘Sladdet versjon av tilbudet’ (i redigerbart format), dersom det finnes taushetsbelagt informasjon. Hvis ikke, skal dette bekreftes i Tilbudsbrev.Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 6.9
• Det skal ikke leveres vareprøver ved tilbudsfrist, men oppdragsgiver kan etterspørre vareprøver/demonstrasjon/utprøving (mulig utprøving med kort varsel).Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 6.10

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

29.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Etiske handel/leverandørkjede: Leverandøren skal under hele kontraktsperioden overholde kontraktsvilkår for ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden (jf. UNGP og OECD).Kilde: Bilag: Kontraktskrav etisk handel
• Hvis leverandør bruker underleverandører: Leverandøren skal videreføre og bidra til etterlevelse av etiske handel-krav i leverandørkjeden.Kilde: Bilag: Kontraktskrav etisk handel
• Policys og rutiner ved kontraktsstart: leverandøren skal ha policys og rutiner for aktsomhetsvurdering (kartlegge, forebygge, begrense, gjøre rede for og rette opp). Inkluderer krav til styrevedtatt policy, ansvarlig på ledelsesnivå, rutiner for risikoanalyser, tiltak, overvåking av effekt og dokumenterbarhet.Kilde: Bilag: Kontraktskrav etisk handel (punkt om policys og rutiner)
• Kontraktsoppfølging: Leverandøren skal sikre etterlevelse, rapportere ved brudd uten ugrunnet opphold, og kan bli pålagt dokumentasjon (policys/rutiner, oversikt over produksjonsenheter, egenrapportering innen 6 uker, risikoanalyse, deltakelse i oppfølgingssamtaler, rapporter m.m.).Kilde: Bilag: Kontraktskrav etisk handel (Kontraktsoppfølging)
• Sanksjoner ved brudd/manglende dokumentasjon: oppdragsgiver kan kreve retting med tiltaksplan (innen 4 uker med mindre annen frist), iverksette midlertidig stans, kreve bytte av underleverandør, og i alvorlige tilfeller heve kontrakten.Kilde: Bilag: Kontraktskrav etisk handel (Sanksjoner)
• Databehandler-/personvernhensyn (hvis relevant for oppdrag): Databehandler skal behandle helse- og personopplysninger i samsvar med regelverk og instrukser, etablere tekniske/organisatoriske sikkerhetstiltak, varsle om avvik og støtte dataansvarlig med etterlevelse (inkl. revisjon og underleverandørkrav).Kilde: Bilag: Standard databehandleravtale (avtalens punkt 8-12 m.m.)
• Ved brudd på avtale/personvernregelverk kan dataansvarlig kreve stopp/endringer i behandlingsmåte.Kilde: Bilag: Standard databehandleravtale (punkt 8.2 siste avsnitt)
• Etter opphør: databehandler skal tilbakeføre/medvirke til tilbakeføring og deretter slette/forsvarlig destruere helse- og personopplysninger (inkl. sikkerhetskopier), med mindre annet regelverk krever lagring.Kilde: Bilag: Standard databehandleravtale (punkt 13)
• Overføring av personopplysninger til utlandet: ingen ut av Norge med mindre særskilt avtalt; underleverandører skal ikke overføre til utlandet med mindre angitt i vedlegg; ved tredjelandsoverføring kreves skriftlig avtale og godkjente overføringsmekanismer; dataansvarlig kan nekte basert på risiko.Kilde: Bilag: Standard databehandleravtale (punkt 10)
• Kontrakts-/leveransekontekst for integrasjonssystemer (hvis dette omfattes av leveransen): Håndtere ny PID 2032 fra tidspunkt det blir aktuelt, inkl. tidsplan/tiltaksplan for å få dette på plass innen fristen, og beskrive støtte til inntasting/lesing av ny PID samt håndtering av at kjønn/alder/fødselsdato ikke kan utledes, og sikre at systemet ikke hindres av MOD 11/gyldig fødselsdato-kontroll.Kilde: ‘Krav til systemer – Håndtere ny PID 2032 og syntetiske fødselsnummer’ (side 1)
• Håndtere syntetiske fødselsnummer i testmiljø: beskrive hvordan systemet imøtekommer syntetiske fødselsnummer, inkl. ikke kontrollere gyldig måned på siffer 3-4, og hente fødselsdato/alder fra eget felt (f.eks. fra folkeregisteret); alternativt begrunne manglende relevans hvis ikke bruker fødselsnummer.Kilde: ‘Krav til systemer – Håndtere ny PID 2032 og syntetiske fødselsnummer’ (side 2)

• Dokumentutdraget inneholder ikke selve ‘Kravspesifikasjon’ og detaljerte produkt-/leverandørkrav utover tildelingshovedvekter og henvisning, så konkrete tekniske/medisinske krav til defibrillatorene og serviceleveranser kan ikke trekkes ut her.
• ‘Viktige datoer’ for frister i konkurransen er referert til ‘Se Ivalua’/tentative, uten konkrete datoer i utdraget.
• Kontraktskrav om etisk handel og personvern er trukket ut fra bilag, men øvrige kontrakts-/utførelseskrav for selve defibrillator-leveransen (garanti, prøvedrift, leverings-/installasjonsforpliktelser) er kun delvis synliggjort via overtakelsesprotokollmal uten konkrete vilkår.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. For delkontrakt 1 (MTM-masker) og delkontrakt 3-9: Dere skriver at «For å sikre sammenlignbare tilbud ... må Tilbyder tilby produkter på alle anbudslinjer innenfor hver delkontrakt. Hvis ikke, blir tilbudet for gjeldende delkontrakt avvist». Kan dere bekrefte nøyaktig hva som utgjør «anbudslinjer» i Prisskjemaet (arkfane/kolonner/linjenivå), og om tilbud må være priset for 100 % av linjene uansett antall vareprøver vi leverer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er avgjørende for om tilbudet kan kvalifisere til evaluering. Vi må forstå nøyaktig hvilket linjenivå som kan medføre avvisning.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 6.2.1 Pris (avsnitt om krav til produkter på alle anbudslinjer).

2. Vareprøver: I konkurransegrunnlaget står det at vareprøver skal leveres innen «15.06.2026», men i konkurransebestemmelser-teksten er fristen for å levere vareprøver ellers også omtalt. Kan dere avklare (1) hvor mange vareprøver som skal leveres per delkontrakt og per linje (antall fremgår av «Prisskjema, arkfane Prisinformasjon, kolonne D»), og (2) om «15.06.2026» gjelder som endelig mottaksfrist hos Sykehusinnkjøp (må være fysisk i hende), eller post-/avsendelsesfrist?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å unngå avvisning pga. forsinkede eller feil antall vareprøver må vi vite eksakt leveranse-/mottakslogikk.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3 Krav til tilbudet (Vareprøver, demonstrasjon og utprøving).

3. Sladding/offentlighet: Dere ber om at vi leverer «sladdet versjon ... i redigerbart format» og at sladdet tilbud «blir gjort om til et låst dokument i PDF før det blir gitt innsyn». Kan dere bekrefte hvilke typer opplysninger som typisk forventes sladdet for denne typen varetilbud (f.eks. tekniske spesifikasjoner, produktnavn/produktbilder, prising, rabatt/innkjøpsbetingelser), og hvordan vi bør merke/avgrense sladding per dokument for å redusere risiko for at mer enn nødvendig sladdes eller at sladding avslås?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil sladding kan føre til at sensitiv informasjon gis innsyn, eller at oppdragsgiver avviser eller gir avvik/tilleggsvurdering. Vi trenger praktisk veiledning for format og avgrensning.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.9 Offentlighet + krav til «Bruksanvisning og begrunnelse for sladding av tilbud».

4. Tildelingskriterium «Kvalitet»: Kvalitet evalueres ut fra oppfyllelse av kravspesifikasjonen (generelle krav og spesifikke krav) og fagpersonenes vurdering av BF/MK/SB/EL «slik angitt per delkontrakt i kravspesifikasjonen». Siden utdraget vi har ikke viser alle spesifikke evalueringskrav: Kan dere tydeliggjøre hvordan dere vil vekte BF (brukervennlighet/funksjonalitet), MK (materialkvalitet), SB (sortimentsbredde) og EL (emballasjeløsning/lager) i delkontrakt 1 og delkontrakt 6, gitt at disse produktene typisk har ulike egenskaper?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi må sikre at vi dokumenterer/argumenterer på riktig måte i kravspesifikasjonsbesvarelsen for å få best mulig kvalitetsscore.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 6.2 Kvalitet (og pkt. 6.2 Utdyping av tildelingskriterier).

5. Pris/beregning: Pris evalueres «ut fra totalpris per delkontrakt» basert på referanseartiklene i Prisskjema. Kan dere bekrefte (1) om det er én samlet totalsum per delkontrakt som danner grunnlag for priskarakter (ikke per linje), (2) om vi kan gi like priser/like produktvarianter på tvers av kunder/leveringsmåter (dere sier samme pris gjelder til FS, direkte til helseforetakene og FMA), og (3) hvordan dere håndterer eventuelle endringer i evalueringsmetode hvis dere mottar priser som gir «feil bilde» (hva er terskelen/forutsetningen)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Konkurransens prismekanikk påvirker hvordan vi priser riktig og vurderer risiko for at evaluering blir annerledes enn forventet.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 6.2.1 Pris (forholdsmessig metode og forbehold om annen evalueringsmetode).

6. Kontrakt/opsjoner og prisjustering: I rammeavtalen står det at prisjustering gjelder også for «pris på aktuelle opsjoner» (pkt. 5.2.4 og 5.2 samlet). Kan dere spesifisere hvilke opsjoner som er aktuelle i denne rammeavtalen for delkontrakt 1-9 (og eventuelt hvor i bilagene opsjonspris fremgår), samt hvilke prisjusteringsparametere som vil gjelde for disse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi trenger å forstå hvilke økonomiske elementer som kan endre seg i avtaleperioden og hvordan det skal prises i tilbudet.

   Kilde: Vedlegg 04 MAL Rammeavtale pkt. 5.2.4 samt 5.2 Prisjustering (oversikt i dokumentutdraget).

7. Levering/Incoterms: Det står «Levering skal skje DDP ... Incoterms® 2020» og at leveringstid er «3 dager» for helseforetak i Helse Sør-Øst og Forsvarsmateriell. Kan dere avklare hvordan dette praktiseres for (1) leveringsadresse til «Regionalt felleslager (FS)» vs (2) «direkte til helseforetakene og FMA»—er leveringstid lik (3 dager) til alle lokasjoner, og gjelder DDP likt også for levering til felleslager?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringstid og Incoterms påvirker logistikkoppsett og kostnadsnivå. Vi må unngå å prise feil om tidskrav ikke gjelder likt.

   Kilde: Vedlegg 04 MAL Rammeavtale pkt. 3.6 Generelle leveringsbetingelser (DDP) og Avtalens logistikkdel (leveringstid 3 dager).

8. Dagmulkt og sanksjoner: Vi ser at det finnes dagmulkt/gebyrer for forsinkelser og for brudd på leveringspresisjon/reklamasjonsgrad (bl.a. henvisning til Logistikkbetingelser vedlegg 5), samt dagmulkt «uten dokumentasjon av tap» for forsinkelse med elektronisk varekatalog (NOK 500/arbeidsdag). Kan dere gi (1) konkrete satser og utløsningsvilkår for dagmulkt knyttet til levering/sanksjoner for denne avtalen, og (2) om dagmulktberegning følger kalenderdager eller virkedager i alle tilfeller?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er sentralt risiko-/kostnadsgrunnlag. Vi trenger full oversikt over beregningsgrunnlag for dagmulkt for å prise og operasjonalisere leveranse.

   Kilde: Vedlegg 04 MAL Rammeavtale pkt. 3.5 (Måling og sanksjoner) + pkt. 4.2.11/4.2.12 (Elektronisk varekatalog) og henvisning til Logistikkbetingelser Vedlegg 5.

9. Implementering og leveringsdyktighet før avtaleoppstart: Det står at for varere til regionale forsyningssenter må leveringsdyktighet være «senest fire uker før avtaleperiodens oppstartsdato», og til kontrollstasjon «senest ni uker». Kan dere bekrefte (1) hvilke delkontrakter/linjer som typisk omfattes av «regionalt forsyningssenter» vs «kontrollstasjon» i praksis for denne anskaffelsen, og (2) om dette gjelder alle vareprøver/markedsintroduksjoner ved oppstart eller kun nye/omlagt sortiment?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringsdyktighetskrav før oppstart påvirker produksjons-/logistikkplan og kost. Vi må forstå omfanget per delkontrakt og hvilke leveranser som trigger fristene.

   Kilde: Vedlegg 04 MAL Rammeavtale pkt. 3 Logistikk og avtale om elektronisk samhandling (Implementering, leveringsdyktig senest 4/9 uker).