Anestesi- og Intensivprodukter (del 1) til helseforetakene i Helse Sør-Øst og FMA

Rammeavtale varekjøp for anestesi- og intensivprodukter (del 1 – respirasjon) for Helse Sør-Øst og Forsvarsmateriell. Avtalen omfatter flere delkontrakter (MTM-masker, ulike endotrachealtuber/tracheostomiprodukter, maskinfilter/HEPA, mellomstykke, slangesett og cufftrykksmåler). Avropsmekanisme og logistikk/elektronisk samhandling er regulert, samt leverings-, misligholds- og sanksjonsbestemmelser. (Rammeavtale, forside/innholdsfortegnelse og punkt 1-12/9-10)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

21.05.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtalen gjelder som rammeavtale mellom Kunde og Leverandør for rett til kjøp av varer iht. bilag 1 (Prisskjema) og bilag 2 (Kravspesifikasjon). Hver delkontrakt regnes som selvstendig avtale med egne bestemmelser. (Punkt «Avtalens formål og omfang» og delkontrakter)Kilde: Avtalens formål og omfang
• Leverandør skal følge gjeldende bestemmelser for vareforsyningen i «Logistikkbetingelser for helseregionene» og avtale om elektronisk samhandling. (Punkt 3 – Logistikk og avtale om elektronisk samhandling)Kilde: Punkt 3.0 / 3.1
• Leveringsdyktighet: Leverandør må være leveringsdyktig på avtalesortimentet senest fra avtaleperiodens oppstart. Varer til regionale forsyningssenter: senest 4 uker før oppstart. Varer til kontrollstasjon: senest 9 uker før oppstart. (Punkt 3.2 Implementering)Kilde: Punkt 3.2
• Masterdata/elektronisk varekatalog: Leverandøren skal utarbeide og distribuere definerte masterdata og levere elektronisk varekatalog i henhold til avtale om elektronisk samhandling og logistikkbetingelser. (Punkt 3.2 / «Elektronisk varekatalog»)Kilde: Punkt 3.2 og krav til elektronisk varekatalog
• Bestilling/ordre skal gjennomføres i henhold til krav i avtale om elektronisk samhandling og logistikkbetingelser. (Punkt 3.3 Bestilling/ordre)Kilde: Punkt 3.3
• Krav til fysisk leveranse: Leveringstid 3 dager ved levering til helseforetak i Helse Sør-Øst og Forsvarsmateriell. Emballering/merking/dokumentasjon/holdbarhet mv. iht. logistikkbetingelser (med forbehold om bilag 2). (Punkt 3.4 Krav til den fysiske leveransen)Kilde: Punkt 3.4
• Levering skjer DDP (Incoterms® 2020) til Kunden. Risiko går over når Varen er levert som avtalt. Leverandør skal varsle ved forsinkelse. Endret leveringstid kun etter skriftlig forhåndsgodkjenning. (Punkt «Generelle leveringsbetingelser»)Kilde: Punkt «Generelle leveringsbetingelser»
• Leverandør skal ha kvalitetssikringssystem som sikrer at avvik oppdages tidlig. (Punkt 4.2.1 Kvalitetssikring)Kilde: Punkt 4.2.1
• Leverandøren skal ha vareforsyningsløsninger som sikrer robust kontinuitet, samt beredskaps- og kontinuitetsplaner. Kunden kan be om fremlegg. (Punkt 4.2.2 Forsyningssikkerhet)Kilde: Punkt 4.2.2
• Underleverandørbruk/utskifting: skal godkjennes skriftlig av Kunden; godkjenning kan ikke nektes uten saklig grunn. Leverandørens kontraktsansvar endres ikke. (Punkt 4.2.3 Bruk av underleverandør)Kilde: Punkt 4.2.3
• Produktansvar: Leverandør er ansvarlig etter produktansvarsloven for skade på Kunden m.m., og skal holde Kunden skadesløs for tredjemanns krav ved feil/mangler eller mislighold/ skadevoldende atferd. (Punkt 4.2.4 Produktansvar)Kilde: Punkt 4.2.4
• Statistikk: Leverandør skal oversende salgsstatistikk på forespørsel uten ekstra kostnad, kvartalsvis (datoer oppgitt) og via avtaleforvalters portal/krav til innhold (inkl. artikkelnummer). Dagmulkt ved forsinket oversendelse etter vilkår. (Punkt 4.2.5 Statistikk)Kilde: Punkt 4.2.5
• Returordning for emballasje: Leverandør skal være medlem i godkjent returordning eller oppfylle forpliktelse gjennom egen ordning; dokumentasjon på forespørsel. (Punkt 4.2.6)Kilde: Punkt 4.2.6
• Forsikring: Leverandør skal tegne og opprettholde tilstrekkelige forsikringer i hele avtaleperioden; attest på forlangende. (Punkt 4.2.7 Forsikring)Kilde: Punkt 4.2.7
• Opplæring: Leverandør har ansvar for at Kunden får nødvendig opplæring/veiledning. (Punkt 4.2.8 Opplæringsansvar)Kilde: Punkt 4.2.8
• Samfunnsansvar/etikk: Varene skal være fremstilt under forhold som følger bilag om etisk handel; lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter (og dokumentasjonsplikt ved forespørsel). Mislighold kan gi vesentlig mislighold. (Punkt 4.2.9 Samfunnsansvar – flere underpunkter)Kilde: Punkt 4.2.9 (inkl. lønns- og arbeidsvilkår) / Kontraktskrav etisk handel
• Personopplysninger: Leverandør som data-/behandlingsansvarlig må ha tilfredsstillende informasjonssikkerhetstiltak (dokumentasjonsplikt og mulig stans/sletting ved tvil). Manglende tiltak anses som vesentlig mislighold; retting på egen regning. (Punkt 4.2.10 Behandling av personopplysninger)Kilde: Punkt 4.2.10
• Internasjonale sanksjoner: Leverandør skal sikre at den ikke omfattes av sanksjoner; har varslings- og dokumentasjonsplikt ved forespørsel. Brudd kan utgjøre vesentlig mislighold. (Punkt 4.2.12 Internasjonale sanksjoner)Kilde: Punkt 4.2.12
• Kommunikasjon/møter: Henvendelser til kontaktpunkter, svar uten ugrunnet opphold; minst ett årlig status- og evalueringsmøte der det anses hensiktsmessig; varsel minst 5 virkedager før ekstra møter. (Punkt 4.3.2 Kommunikasjon og møter)Kilde: Punkt 4.3.2
• Pris/vederlag: Priser iht. bilag 1. Priser faste i 12 måneder (med unntak om myndighetsvedtak/valuta/indeks). Ingen fraktpåslag/ubegrunnede gebyrer mv. Medregnet emballasje/fakturering/toll/skatter/avgifter hvis ikke annet angitt. (Punkt 5.1 og 5.2 samt «Vederlag»)Kilde: Punkt 5.1 og 5.2; «Vederlag»
• Fakturering: Betalingsfrist 30 dager etter mottatt korrekt faktura. Faktura skal ha kundens innkjøps-/bestillingsreferanse og samsvare med avtalte priser/enheter. Ingen gebyr ved fakturering. Gebyr NOK 500 ved feilsendte fakturaer eller fakturerte priser høyere enn avtalepris. (Punkt 5.3 + tillegg om gebyr)Kilde: Punkt 5.3
• Mislighold – leverandørens mislighold: Mangler/reklamasjon/utbedring/omlevering/prisavslag/erstatning; dekningskjøp; heving av avrop og/eller avtale ved vesentlig mislighold. (Kapittel 9)Kilde: Kapittel 9 (særlig 9.1 og 9.2)
• Forsinkelse: Leverandøren må varsle ved antatt forsinkelse og begrense forsinkelsen for egen regning. Kunden kan fastholde avtale/kreve dagmulkt. Dagmulkt 0,5 % av avtalt pris av ikke-takbare deler per virkedag, max 100 virkedager; kan kreves uten dokumentasjon av tap. (Punkt 9.2)Kilde: Punkt 9.2.6 / «Dagmulkt»
• Tilbakekalling: Leverandør skal varsle avtaleforvalter og Kunden uten ugrunnet opphold ved feil og om hele/deler må tilbakekalles; ansvar for organisering/merkostnader og destruksjon. (Punkt «Tilbakekalling av varer»)Kilde: Punkt «Tilbakekalling av varer»
• Garantier: Varen skal ikke leveres med garanti. (Punkt 7 Garantier)Kilde: Punkt 7

• Dokumentutdraget inneholder ikke faktiske kvalifikasjonskrav, innleveringskrav eller tildelingskriterier fra konkurransegrunnlaget (kun rammeavtalevilkår og en separat bruksanvisning om sladding som ikke er fullstendig gjengitt).
• Flere detaljer om logistikk, sanksjoner/leveringspresisjon, elektronisk samhandling, masterdata/katalog og konkrete kontraktskrav er henvist til bilag (bilag 2, bilag X/vedlegg) men er ikke gjengitt i teksten.
• Avtaleperiode (DD.MM.ÅÅ - DD.MM.ÅÅ), avtaleforvalter, avtalenummer og leverandøropplisting er ikke fylt ut i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. For delkontrakt 1–9: Dere skriver at tilbydere må tilby produkter på alle anbudslinjer innen hver delkontrakt, ellers avvises tilbudet. Kan dere bekrefte at dette også gjelder selv om vi ikke leverer vareprøver på alle linjer (dersom antallet vareprøver er mindre enn antall linjer i prisskjemaet)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å unngå avvisning må vi forstå forholdet mellom krav om full dekning av linjer og eventuelle egne vareprøvekrav i prisskjema/kolonner.

   Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 6.2 Utdyping av tildelingskriterier – Pris (avvisning ved ikke tilbud på alle anbudslinjer) / punkt Vareprøver til evaluering

2. Vareprøver: Dere oppgir at vareprøver skal leveres innen 15.06.2026 og merkes med «2023/16319 Anestesi- og intensivprodukter del 1» samt delkontraktnummer og linjenummer (kolonne B). Kan dere bekrefte nøyaktig hvor linjenummeret og antall vareprøver per linje fremgår i vedlagt prisskjema (arkfane Prisinformasjon, kolonne B og kolonne D), og om antallet som fremgår der er «absolutt nødvendig antall» også dersom produktet leveres i flere varianter (f.eks. ulike størrelser)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi trenger å sikre korrekt og fullstendig innlevering av vareprøver per linje for å unngå avvisning, samt å tolke hva som regnes som «representative» prøver ved flere varianter.

   Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt Vareprøver, demonstrasjon og utprøving

3. Prisark: Dere skriver at pris evalueres ut fra totalpris per delkontrakt basert på «referanseartiklene» i prisskjema (arkfane Prisinformasjon, kolonne D). Kan dere oversende/peke til hvordan «totalpris per delkontrakt» beregnes (f.eks. om det er enhetspris × oppgitt mengde, og hvilke mengder som brukes), og om totalprisen skal være inkl./ekskl. eventuelle emballasje- og frakt-/DDP-kostnader slik at prisene blir sammenlignbare?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten nøyaktig beregningsgrunnlag kan vi feilprissete og få lavere priskarakter enn nødvendig.

   Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 6.2.1 Pris (evalueringsmetode) / Avtalens punkt om DDP (logistikk)

4. Kvalitetskrav og evaluering: Dere skriver at kvalitet evalueres basert på oppfyllelse av generelle og spesifikke krav i kravspesifikasjonen, og at det «under de spesifikke kravene» evalueres BF/MK/SB/EL når produktets art tilsier det. For hver delkontrakt 1–9: Kan dere liste hvilke konkrete krav i kravspesifikasjonen som er grunnlaget for BF, MK, SB og EL (dvs. hvilke linjer/spesifikke kolonner i Kravspesifikasjon) slik at vi kan sikre at vi besvarer riktig nivå for evalueringen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi må vite hvilke delkrav som gir kvalitetspoeng for å prioritere riktig dokumentasjon/henvisninger og unngå at vi svarer for bredt eller feil.

   Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 6.2.2 Kvalitet (BF/MK/SB/EL) / henvisning til kravspesifikasjonen, kolonner G og F

5. Avtaleperiode og oppstart: I konkurransegrunnlaget står avtaleens oppstart som 25.02.2027, men avtaledokumentet (mal rammeavtale) har «DD.MM.ÅÅ - DD.MM.ÅÅ» som felt. Kan dere bekrefte at avtaleperioden i praksis blir 25.02.2027 i tråd med oppgitt oppstartsdato, og at logistikk/implementeringskrav (leveringsdyktig 4 uker/9 uker før oppstart for ulike mottak) gjelder med denne datoen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi må planlegge produksjon/leveringsberedskap og masterdata/implementering i riktig tid før avtalestart for å levere i henhold til kontrakten.

   Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt Viktige datoer (oppstart 25.02.2027) / Avtalemal punkt 1.4 og Logistikkbetingelser/implementering (fire uker/ni uker før)

6. Elektronisk samhandling og katalog/mamsterdata: Det fremgår at det finnes bilag «Avtale om elektronisk samhandling for HSØ RHF» med vedlegg (masterdata- og varekatalogkrav), samt at vi må levere elektronisk varekatalog og masterdata. Kan dere bekrefte om disse bilagene (Vedlegg 7 og eventuelle vedlegg til logistikk) er endelige tilgjengelige i konkurransen og at vi kan gi tilbud basert på disse, og eventuelt opplyse om tidsplan for gjennomføringstest/validering av masterdata før avtalestart?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Implementering og katalogvalidering kan være kritisk før oppstart; uten test-/tidsplan kan vi ikke prise risiko og ressursbehov riktig.

   Kilde: Rammeavtale/Avtalens punkt 3 Logistikk og elektronisk samhandling / punkt 4.2.11 Elektronisk varekatalog / henvisning til Bilag 7 og vedlegg

7. Leveringspresisjon og sanksjoner: Dere viser til Logistikkbetingelser for helseregionene vedlegg 5 (måling, sanksjoner og merkostnader) og oppgir at dagmulkt kan håndheves ved mangler/forsinkelse og at det finnes gebyr for lav leveringspresisjon. Kan dere opplyse hvilke konkrete terskler og satser som gjelder for leveringspresisjon/reklamasjonsgrad (for eksempel «grenseverdi», «dagmulkt/variasjonsgebyr» og beregningsgrunnlag), slik at vi kan beregne kommersiell risiko i pris?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Sanksjonsnivå og terskler er avgjørende for kalkyle; i utdraget er vedlegg 5 ikke inkludert.

   Kilde: Rammeavtale punkt 3.5 Måling og sanksjoner / Logistikkbetingelser vedlegg 5 (henvisning) / Avtalens punkt 9.2.6 Dagmulkt

8. Forsyningssikkerhet/beredskapslager: I rammeavtalen står at eventuelle krav til sikkerhets-/beredskapslager fremgår av Bilag 2 Kravspesifikasjon. Kan dere bekrefte om det er stilt krav til beredskapslager for noen av delkontraktene (1–9), og i så fall angi: (i) hvilke delkontrakter/varer, (ii) størrelser/omfang (antall/uker dekning), (iii) om kost/prising skal inn i enhetspriser eller håndteres som særskilt vederlag?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Krav til beredskapslager kan påvirke både kapitalbinding og prisnivå; vi trenger konkrete forutsetninger for å prise riktig.

   Kilde: Rammeavtale punkt 4.2.2 Forsyningssikkerhet / Avtalens bilag 2 (Kravspesifikasjon) – henvisning

9. Statistikkinnlevering: Dere oppgir at leverandør skal levere kvartalsvis statistikk pr. 20.04, 05.08, 20.10 og 20.01 uoppfordret, og at dagmulkt ved forsinkelse kan kreves uten dokumentasjon (kr 1 000/virkedag). Kan dere bekrefte (i) nøyaktig fristformat (klokkeslett/virkedager), (ii) hvilket system/mal som skal brukes, og (iii) hva som regnes som «forsinket oversendelse» dersom vi overskrider frist pga. valideringsfeil i portalen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi må forstå praktisk frist og sanksjonsutløsende hendelser for å etablere rutiner og redusere risiko.

   Kilde: Rammeavtale punkt 4.2.8 Statistikk

10. Utprøving og retur av vareprøver: Dere beskriver at vareprøver til evaluering ikke returneres, mens vareprøver til klinisk utprøving skal være fullt brukbare i retur, og at utprøving kan skje for produkter som kan vinne konkurransen. Kan dere bekrefte (i) hvordan dere velger hvilke produkter som evt. skal klinisk utprøves, (ii) om kliniske vareprøver kan leveres som «demovarer» eller må være i samme pakning/innhold som tilbudte produkter, og (iii) hvem som bærer risiko/transportkost ved retur av kliniske prøver?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker logistikk, kostnadsføring og faktisk leveranseoppfyllelse i en mulig klinisk runde.

    Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt Vareprøver, demonstrasjon og utprøving / Vedlegg 14 Utprøving av medisinsk forbruksmateriell og kapitalvarer