IK-EØS 003-2026 Kjøtt og kjøttprodukter til produksjonskjøkken i Bergen kommune og samarbeidsparter

Bilagene beskriver krav til matsikkerhet (lov-/forskriftsoppfyllelse, emballasje, merking, transport-/kjølekjede, sporings-/tilbakekallingssystem, rapportering og kontroll) og krav til transport av varer/tjenester (utslippskrav til kjøretøy, kjørestil, seriøsitet, dokumentasjonskrav og mulighet for unntak/utsatt iverksettelse ved forsinkelse).

• Sende rutiner for varsling ved tilbakekalling av varer til oppdragsgiver innen én måned etter kontraktsoppstart. (Rutinen skal være tilpasset kontrakten.)Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, Frister
• Levere årlig rapport på leverandørens interne revisjon av system for IK-mat (første gang ett år etter kontraktsoppstart). Rapporten skal bl.a. inneholde type/antall avvik og avvik knyttet til bl.a. mikroorganismer (inkl. listeria), temperaturkontroll, merking og transport, samt tiltak for å lukke avvik og forebygge uønskede hendelser.Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, Rapportering og Frister
• Informere om eventuelle eksterne revisjoner/kontroller av IK-mat i kontraktsperioden, og resultatet av disse.Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, Rapportering
• Innen tre måneder etter kontraktsoppstart: levere dokumentasjon for alle kjøretøy tenkt brukt på kontrakten (oversikt i Excelformat). Minimum innhold: alle kjøretøy med registreringsnummer, drivstofftype og Euroklasse.Kilde: Bilag 7 – Krav til transport av varer og tjenester, 7 Dokumentasjonskrav
• Senere i kontraktsperioden: levere dokumentasjon for alle kjøretøy som faktisk er brukt på kontrakten dersom oppdragsgiver ber om det.Kilde: Bilag 7 – Krav til transport av varer og tjenester, 7 Dokumentasjonskrav

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

29.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Obligatorisk

• Leverandør og eventuelle underleverandører skal oppfylle alle krav i til enhver tid gjeldende lov om matproduksjon og mattrygghet mv., samt tilhørende forskrifter, for all håndtering av næringsmidler levert på avtalen.Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, Regelverk for matsikkerhet
• Produktene skal være forsvarlig og hygienisk emballert, og emballasjen skal være egnet til å beskytte varen mot kvalitetsforringelse.Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, Emballasje
• Alle mat- og drikkevarer som leveres på avtalen skal merkes i henhold til matinformasjonsforskriften og tilhørende regelverk.Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, Merking
• Lagring og transport skal beskytte mot forurensning og sikre helsemessig trygghet.Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, Krav til transport
• Kjølekjede skal ikke brytes ved transport og levering av kjøle-/frysevarer. Omlasting krever at transportør har utstyr i bil som ivaretar temperaturkrav.Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, Kjølekjede
• Leverandør skal ha systemer for sporing av produkter, inkludert oversikt over hvilket produkt levert til hvilke kommunale enheter/bestillere, slik at leverandør kan vite hvilken enhet som har fått produktet utlevert ved tilbakekalling.Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, Sporing og tilbakekalling
• Leverandør skal ha rutiner for varsling til enheter ved tilbakekalling, og levere rutinene innen fristen angitt i bilaget.Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, Sporing og tilbakekalling + Frister
• Ved trekk/tilbakekalling skal leverandør varsle oppdragsgiver umiddelbart; varsel skal sendes til oppdragsgivers kontaktperson og til alle enheter som har bestilt produktet.Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, Sporing og tilbakekalling
• Oppdragsgiver kan gjennomføre kontroller for å sikre at kravene i matsikkerhetsbilaget etterleves.Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, Kontroller
• Transportoppdrag innenfor Bergens kommunegrense: små og mellomstore kjøretøy skal ha nullutslippsteknologi (elektrisk/hydrogen) eller biogass. Store kjøretøy skal minst tilfredsstille Euro VI.Kilde: Bilag 7 – Krav til transport av varer og tjenester, 1 Kjøretøy innenfor Bergen kommunens grenser
• Transportoppdrag utenfor Bergen kommunegrense: benytt kjøretøy som minst tilfredsstiller utslippskrav i klasse Euro 6.Kilde: Bilag 7 – Krav til transport av varer og tjenester, 2 Kjøretøy utenfor Bergen kommunes grenser
• Krav om kjørestil: trafikksikker og miljøvennlig gjennomføring; sjåfører skal gis hensiktsmessig opplæring; ikke-utslippsfrie kjøretøy skal ikke gå unødvendig på tomgang.Kilde: Bilag 7 – Krav til transport av varer og tjenester, 5 Kjørestil
• Seriøsitet og regeletterlevelse: lover og regler for transportoppdrag skal følges. Leverandør skal følge opp transportør/underleverandører for sikkerhet, seriøsitet og arbeidsforhold.Kilde: Bilag 7 – Krav til transport av varer og tjenester, 6 Seriøsitetskrav
• Allmenngjøring/informasjons- og påseplikt skal ivaretas for transport som omfattes av relevante forskrifter om delvis allmenngjøring.Kilde: Bilag 7 – Krav til transport av varer og tjenester, 6.1
• Kjøre- og hviletid samt fartsskriver skal ivaretas og planlegges i samarbeid med transportør; oppdraget skal evalueres i etterkant.Kilde: Bilag 7 – Krav til transport av varer og tjenester, 6.2
• Krav ved bruk av enkeltpersonforetak: på anmodning fra oppdragsgiver skal leverandør gi begrunnelse; omgåelse av regelverket for (fast) ansettelse skal ikke forekomme.Kilde: Bilag 7 – Krav til transport av varer og tjenester, 6.3
• Kabotasje skal til enhver tid overholde gjeldende kabotasjeregler (norsk og europeisk regelverk).Kilde: Bilag 7 – Krav til transport av varer og tjenester, 6.4
• Lønns-/godtgjørelseskrav: lønn/annen godtgjørelse til egne ansatte, ansatte hos underleverandører og innleide skal utbetales til konto i bank.Kilde: Bilag 7 – Krav til transport av varer og tjenester, 6.5
• Dokumentasjonskravet gjelder også når leverandør bruker underleverandører til transport, og leverandør skal inngå avtale som forplikter underleverandør til å oppfylle miljøkrav samt sikre at dokumentasjon kan hentes inn.Kilde: Bilag 7 – Krav til transport av varer og tjenester, 7.1
• Enkeltleveranser kan unntas fra kjøretøysutslippskrav dersom oppdragsgiver godkjenner det på forhånd.Kilde: Bilag 7 – Krav til transport av varer og tjenester, 3 Generelle unntaksbestemmelser for kjøretøy
• Leverandør kan søke oppdragsgiver om å benytte annet drivstoff midlertidig/hele kontraktsperioden ved manglende tilgang til utslippsfrie kjøretøy pga. forhold utenfor leverandørens kontroll, og kan også søke om frafall ved manglende praktisk gjennomførbarhet (teknisk tilpasning/vektbegrensninger). Søknad skal være skriftlig og minst inneholde registreringsnummer, forventet periode samt forsøk/beskrivelse og dokumentasjon for fremskaffelse av utslippsfrie kjøretøy.Kilde: Bilag 7 – Krav til transport av varer og tjenester, 4 Søknad om at krav frafalles etter kontraktsinngåelse på kjøretøy
• Ved unntak eller utsatt iverksettelse skal kjøretøy minimum ha Euroklasse VI.Kilde: Bilag 7 – Krav til transport av varer og tjenester, 4 Søknad om at krav frafalles etter kontraktsinngåelse på kjøretøy
• Utsatt iverksettelse ved forsinkelse: dersom leverandøren har bestilt kjøretøy som tilfredsstiller kravene, men leveringen blir forsinket pga. forhold leverandøren ikke kan påvirke, kan oppdragsgiver godkjenne utsatt iverksettelse; leverandør må forklare og dokumentere forsinkelsen.Kilde: Bilag 7 – Krav til transport av varer og tjenester, 8 Utsatt iverksettelse grunnet forsinkelse

• Kilden til tildelingskriterier og kvalifikasjonskrav er ikke inkludert i den oppgitte dokumentasjonen; uttrekket gjelder kun bilagene som er vist (matsikkerhet og transportkrav).
• Det fremgår ikke eksplisitt hvilke sanksjoner/konsekvenser som følger ved brudd på bilag 10 eller bilag 7 (kun at oppdragsgiver kan gjennomføre kontroller).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 10 punkt «Sporing og tilbakekalling» står det at systemet skal gi oversikt over hvilket produkt som er levert til «de enkelte kommunale enheter/bestillere». Kan oppdragsgiver spesifisere hvilke enheter/bestillere som er omfattet ved kontraktsoppstart (navneliste), og om listen kan endres i kontraktsperioden (hvor ofte og hvordan varsles leverandør)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvem som skal sporings- og varslingsrutinen dekker for å kunne etablere system, oppsett og prosesser riktig fra oppstart.

   Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, «Sporing og tilbakekalling»

2. I samme punkt «Sporing og tilbakekalling» fremgår det at leverandøren skal kunne «vite hvilken enhet som har fått produktet utlevert» dersom et produkt tilbakekalles. Hva regnes som «tilbakekalling» i denne konkurransen (for eksempel produsenttilbakekalling, myndighetspålegg, reklamasjon/tilbakehenting etter avvik), og skal rutinen håndtere både tilbakekalling og trekk fra marked?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulike hendelsestyper kan ha forskjellig varslingstid, dokumentasjonskrav og omfang, som påvirker bemanning og kostnader.

   Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, «Sporing og tilbakekalling»

3. Bilag 10 angir at leverandør skal varsle oppdragsgiver «umiddelbart» i tilfeller der produkter trekkes tilbake. Hva er oppdragsgivers praktiske definisjon av «umiddelbart» (f.eks. innen X timer), og via hvilke kanaler skal varsling skje (epost, telefon, elektronisk system), samt hvem er oppdragsgivers kontaktperson(er) som skal mottas?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydeliggjøring av responstid og kommunikasjonskanal er nødvendig for å kunne etterleve kravene uten driftsmessige avvik.

   Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, «Sporing og tilbakekalling»

4. Det står at leverandøren skal ha «gode rutiner for varsling» og at «rutinen skal sendes til oppdragsgiver innen én måned etter kontraktsoppstart». Skal rutinen leveres som et dokument/bilag (og i hvilket format), og må den godkjennes av oppdragsgiver før den tas i bruk?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å avklare leveranseformat og omfanget av involvering/godkjenning for å planlegge oppstart og kvalitetssikring.

   Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, «Sporing og tilbakekalling», «Frister» (etter én mnd.)

5. I «Rapportering» kreves det at leverandøren årlig legger frem rapport på intern revisjon av IK-mat etter Internkontrollforskriften § 5, og at rapporten skal inneholde «type og antall avvik» samt avvik knyttet til blant annet «mikroorganismer (som listeria)», temperaturkontroll, merking og transport. Kan oppdragsgiver bekrefte at det er snakk om avvik fra leverandørens egne IK-system, og at det ikke kreves produksjon/analysedata utover det leverandøren allerede følger opp?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uavklart om rapporten krever spesifikke analyser eller kun avviksrapportering fra eksisterende system kan påvirke ressurs- og kostnadsbehovet.

   Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, «Rapportering»

6. Rapporten etterspørres første gang «et år etter kontraktsoppstart» og deretter «årlig». Kan oppdragsgiver presisere hva som legges til grunn som «kontraktsoppstart» (kontraktsdato, oppstart av leveranser, eller dato for første ordre), og hvordan rapporteringsfrist beregnes ved skifte av oppstartdato?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne planlegge etterlevelse og budsjett må rapporteringstidspunkt være entydig.

   Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, «Frister» (etter ett år, deretter årlig)

7. Bilag 10 «Kjølekjede» sier at transport med omlasting krever at transportør har utstyr på bil som ivaretar temperaturkrav. Er det et krav at leverandør selv dokumenterer temperaturkontroll for alle omlastinger (inkl. temperaturlogger/kalibrering), eller er det tilstrekkelig med transportørens HMS/IK-mat dokumentasjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentasjonskravene kan variere betydelig; leverandøren må vite hvilket nivå av dokumentasjon som forventes for å kunne prise og sikre etterlevelse.

   Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, «Kjølekjede»

8. I «Kontroller» står det at oppdragsgiver «kan gjennomføre kontroller». Hvilke kontrolltyper kan forventes (dokumentkontroll, stikkprøver i mottak, revisjon hos leverandør, sporingsøvelser), og hvor ofte/med hvilket varsel vil kontroller normalt gjennomføres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Omfang og hyppighet av kontroller påvirker leverandørens administrative kostnader og tilgjengelighet av nøkkelpersonell.

   Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, «Kontroller»

9. Bilag 10 stiller krav til «emballasje» og at emballasjen skal være «egnet til å beskytte varen» mot kvalitetsforringelse. Kan oppdragsgiver angi om det er spesifikke emballasjekrav for ulike varegrupper (f.eks. frysevarer, ferskvarer, væsker), eller er kravet generelt og basert på leverandørens standard varepakking?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Skiller kravene seg fra leverandørens eksisterende standard, kan det gi kostnader knyttet til emballasjetype, innkjøp og logistikk.

   Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, «Emballasje»

10. Kravet «Merking» viser til matinformasjonsforskriften. For levering til kommunale enheter: Er det forventet at leverandøren leverer merking på norsk og med sporbarhetsinformasjon per leveranse/parti (f.eks. batch/lot, bestillingsnummer), og i så fall hvilke merkedata må være med?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Tydeliggjøring av forventet merkedata (særlig sporbarhetsfelter) er nødvendig for å unngå avvik og for å kunne prise korrekt merking/produksjonsflyt.

    Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, «Merking»