IK-EØS 002-2026 Fisk og fiskeprodukter til produksjonskjøkken i Bergen kommune og samarbeidsparter

Bilagene beskriver krav til matsikkerhet (IK-mat, emballasje, merking, transport, kjølekjede, sporbarhet, tilbakekalling, rapportering) og krav til transport av varer og tjenester (utslippskrav til kjøretøy etter område, kjørestil, seriøsitet, dokumentasjon, og prosedyre for unntak/utsatt iverksettelse).

• Sende rutiner for varsling ved tilbakekalling av varer innen én måned etter kontraktsoppstart.Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, «Frister»
• Sende årlig rapport om intern revisjon av system for IK-mat; første gang ett år etter kontraktsoppstart.Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, «Frister» og «Rapportering»
• Innen tre måneder etter kontraktsoppstart: levere dokumentasjon for alle kjøretøy tenkt brukt på kontrakten (Excelformat; minst registreringsnummer, drivstofftype og Euroklasse).Kilde: Bilag 7 – Krav til transport av varer og tjenester, «7 Dokumentasjonskrav»
• Senere i kontraktsperioden: levere dokumentasjon for alle kjøretøy som faktisk er brukt på kontrakten dersom oppdragsgiver ber om det.Kilde: Bilag 7 – Krav til transport av varer og tjenester, «7 Dokumentasjonskrav»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

29.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Obligatorisk

• Etterleve til enhver tid gjeldende lov om matproduksjon og mattrygghet med tilhørende forskrifter for all håndtering av næringsmidler som leveres på avtalen.Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, «Regelverk for matsikkerhet»
• Forsvarlig og hygienisk emballering som beskytter varens kvalitet mot forringelse.Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, «Emballasje»
• Merking av alle mat- og drikkevarer i henhold til matinformasjonsforskriften og tilhørende regelverk.Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, «Merking»
• Lagring og transport skal beskytte mot forurensning og sikre at varer er helsemessig trygge.Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, «Krav til transport»
• Ikke bryte kjølekjeden ved transport og levering av kjøle-/frysevarer. Omlasting krever transportør med utstyr som ivaretar temperaturkrav.Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, «Kjølekjede»
• Ha systemer for sporing: oversikt over hvilket produkt som er levert til de enkelte kommunale enheter/bestillere, slik at leverandør kan vite hvem som har fått produktet ved tilbakekalling.Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, «Sporing og tilbakekalling»
• Ha rutiner for varsling til enheter som har bestilt produkter som tilbakekalles; rutinen skal sendes oppdragsgiver innen én måned etter kontraktsoppstart og være tilpasset kontrakten.Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, «Sporing og tilbakekalling»
• Varsle oppdragsgiver umiddelbart ved tilfeller hvor produkter trekkes tilbake, og varslingen skal gå til oppdragsgivers kontaktperson og alle enheter som har bestilt produktet.Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, «Sporing og tilbakekalling»
• Årlig intern revisjon av system for IK-mat i henhold til Internkontrollforskriften for næringsmidler § 5, inkl. oversikt over avvik og tiltak; rapporteres i tråd med fastsatte frister.Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, «Rapportering»
• Oppdragsgiver kan gjennomføre kontroller for å sikre at kravene i bilaget etterleves.Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, «Kontroller»
• Kjøretøy innenfor Bergens kommunegrense: små/mellomstore kjøretøy skal ha nullutslippsteknologi (elektrisk/hydrogen) eller biogass; store kjøretøy skal minst tilfredsstille Euro VI.Kilde: Bilag 7 – Krav til transport av varer og tjenester, «1 Kjøretøy innenfor Bergen kommunens grenser»
• Kjøretøy utenfor Bergens kommunegrense: benytte kjøretøy som minst tilfredsstiller Euro 6.Kilde: Bilag 7 – Krav til transport av varer og tjenester, «2 Kjøretøy utenfor Bergen kommunes grenser»
• Unntak kan gis for enkeltleveranser dersom oppdragsgiver godkjenner det på forhånd.Kilde: Bilag 7 – Krav til transport av varer og tjenester, «3 Generelle unntaksbestemmelser for kjøretøy»
• Kjørestil: trafikksikker og miljøvennlig gjennomføring; sjåfører skal gis hensiktsmessig opplæring; ikke-utslippsfrie kjøretøy skal ikke gå unødvendig på tomgang.Kilde: Bilag 7 – Krav til transport av varer og tjenester, «5 Kjørestil»
• Seriøsitetskrav: lover og regler for transportoppdragene skal følges; ved bruk av underleverandører skal transportør følges opp for sikkerhet, seriøsitet og arbeidsforhold.Kilde: Bilag 7 – Krav til transport av varer og tjenester, «6 Seriøsitetskrav»
• Informasjons- og påseplikt skal ivaretas i tråd med angitte forskrifter for allmenngjøring for godstransport og persontransport med turbil.Kilde: Bilag 7 – Krav til transport av varer og tjenester, «6.1 Allmenngjøring, informasjons- og påseplikt»
• Kjøre- og hviletid samt fartsskriver skal ivaretas og planlegges i samarbeid med transportør; etterpå evalueres oppdraget opp mot bestemmelsene.Kilde: Bilag 7 – Krav til transport av varer og tjenester, «6.2 Fartsskriver og kjøre- og hviletid»
• Ved bruk av enkeltpersonforetak: leverandør skal på anmodning gi begrunnelse; omgåelse av regelverk for (fast) ansettelse skal ikke forekomme, og skal følges opp internt og med underleverandører.Kilde: Bilag 7 – Krav til transport av varer og tjenester, «6.3 Bruk av enkeltpersonforetak»
• Kabotasje skal til enhver tid overholde gjeldende kabotasjeregler (norsk og europeisk regelverk).Kilde: Bilag 7 – Krav til transport av varer og tjenester, «6.4 Kabotasje»
• Lønn og annen godtgjørelse (egne ansatte, ansatte hos underleverandører og innleide) skal utbetales til konto i bank.Kilde: Bilag 7 – Krav til transport av varer og tjenester, «6.5 Krav om betaling til bank»
• Miljøkrav og dokumentasjonskrav gjelder også når leverandør bruker underleverandører til transport; leverandør skal inngå avtale som forplikter underleverandør til å oppfylle miljøkrav og sikre at dokumentasjon kan hentes inn.Kilde: Bilag 7 – Krav til transport av varer og tjenester, «7.1 Bruk av underleverandører»
• Mulig å søke om at krav til utslippsfrie kjøretøy kan benyttes annet drivstoff midlertidig eller hele kontraktsperioden dersom leverandøren ikke får tilgang pga. forhold utenfor leverandørens kontroll, samt ved manglende praktisk gjennomførbarhet grunnet teknisk tilpasning eller vektbegrensninger.Kilde: Bilag 7 – Krav til transport av varer og tjenester, «4 Søknad om at krav frafalles etter kontraktsinngåelse på kjøretøy»
• Ved unntak/utsatt iverksettelse skal kjøretøy minimum ha Euroklasse VI.Kilde: Bilag 7 – Krav til transport av varer og tjenester, «4 Søknad…»

• Ingen eksplisitte uklarheter identifisert i utdraget; imidlertid mangler full kontekst for 'kilde' utover bilag/overskrifter siden kun deler av dokumentene er gjengitt.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 10 – Matsikkerhet står at leverandør og eventuelle underleverandører skal oppfylle «alle krav som stilles i den til enhver tid gjeldende lov om matproduksjon og mattrygghet mv., samt tilhørende forskrifter». Kan oppdragsgiver presisere hvilke konkrete forskrifter og/eller standarder dere forventer at vi dokumenterer etterlevelse av i praksis for denne kontransen (f.eks. IK-mat/Internkontrollforskriften), og hvilken dokumentasjon som skal foreligge hos leverandør ved kontraktsoppstart?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart hvilke konkrete dokumentasjonskrav som må oppfylles og hva oppdragsgiver faktisk forventer at leverandøren leverer/viser i forbindelse med IK-mat.

   Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, «Regelverk for matsikkerhet» og «Rapportering»

2. Kravet om «Sporing og tilbakekalling» sier at systemet skal gi mulighet til å spore produkter og «føre oversikt over hvilket produkt som er levert til de enkelte kommunale enheter/ bestillere». Hvilket datagrunnlag må sporbarhetssystemet minst kunne dokumentere per leveranse (f.eks. produkt/varenummer, batch/lot, dato/tid, bestiller/enhet, leveringsadresse, mengde og evt. temperatur/transportinfo), og er det et bestemt sporbarhetsformat (Excel/CSV) som oppdragsgiver ønsker ved forespørsel/etterkontroll?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hva som må registreres og eventuelt hvordan det skal dokumenteres/testes for å prise riktig og sikre etterlevelse.

   Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, «Sporing og tilbakekalling»

3. I samme punkt bes det om at leverandør «skal vite hvilken enhet som har fått produktet utlevert» ved tilbakekalling, og at rutinen for varsling til enheter sendes til oppdragsgiver innen én måned etter kontraktsoppstart. Kan oppdragsgiver bekrefte: (1) at det er rutinen (beskrivelse) som skal sendes innen én måned, og (2) at selve test/øvelse av varslingsflyt ikke er et eksplisitt krav innen samme frist? Eventuelt: hva forventes av test/eksempel på varsel som del av dokumentasjonen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Fristen er tydelig, men innhold og om det kreves testing/øvelse innen fristen er uklart, og dette påvirker planlegging og ressursbruk.

   Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, «Sporing og tilbakekalling» og «Frister»

4. Varsling ved tilbakekalling: Det står at varsling skal sendes «umiddelbart» til oppdragsgivers kontaktperson og til alle enheter som har bestilt produktet. Kan oppdragsgiver angi forventet responstid/kommunikasjonsmåte (f.eks. e-post/SMS/telefon) og hvem hos oppdragsgiver som er «kontaktperson» i praksis ved oppstart?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart hva «umiddelbart» betyr operasjonelt og hvilken kanal som skal brukes, som er nødvendig for å etablere korrekt prosess og risikovurdering.

   Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, «Sporing og tilbakekalling»

5. Rapportering: Leverandøren skal årlig legge frem «rapport på deres interne revisjon av system for IK-mat». Kan oppdragsgiver presisere forventet format og minimumsinndeling i rapporten (mal), og om det skal leveres som e-post PDF, elektronisk fil, eller annet? Videre: gjelder rapporteringen «kun avvik» eller skal det også inkludere revisjonsfunn uten avvik (f.eks. forbedringspunkter)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Teksten angir innholdspunkter, men ikke format/leveranseform eller om omfang utover avvik forventes, som påvirker ressursbruk og tilbudets kostnadsestimat.

   Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, «Rapportering»

6. Rapportering: Det står at rapporten skal inneholde «avvik knyttet til mikroorganismer (som listeria), temperaturkontroll (varmebehandling, nedkjøling, lagring), merking og transport». For å gi korrekt tilbud: Anslå antall internrevisjoner som ligger til grunn for «intern revisjon» i kontraktsperioden (f.eks. én årlig revisjon eller flere), og om oppdragsgiver forventer at leverandør gjennomfører revisjon i alle nevnte delområder hvert år, eller kan noe dekkes via andre kontroller (internkontroll/avvikslogg) samme år.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart hvor omfattende revisjonsarbeidet faktisk må være hvert år, og hva som kan gjenbrukes fra eksisterende kontrollsystemer.

   Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, «Rapportering»

7. Eksterne revisjoner/ kontroller: Det står at leverandøren skal «informere om eventuelle eksterne revisjoner eller kontroller» i løpet av kontraktsperioden og resultatet. Hva er forventet detaljeringsnivå (oversende rapport/attest/avviksliste, eller kun oppsummering), og skal dette inngå i den årlige rapporten eller meldes separat?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig må leverandøren vite om det forventes dokumentutlevering og når i tid leveransen skal skje.

   Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, «Rapportering»

8. Kontroller: Oppdragsgiver kan gjennomføre kontroller. Kan oppdragsgiver beskrive typisk kontrollomfang og metode (f.eks. dokumentkontroll, stedlig kontroll på lager/produksjon, stikkprøver på temperatur/logg, sporbarhetsøvelse ved behov) og hvem som skal stille lokalt ved eventuelle kontroller?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kontrollregimet påvirker leverandørens ressursbehov og eventuelle kostnader til tilgjengelighet/tilrettelegging.

   Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, «Kontroller»

9. Kjølekjede og transport: Bilaget sier at transport med omlasting krever at transportør har utstyr på bil som ivaretar temperaturkrav. Kan oppdragsgiver presisere hvilke temperaturkrav som gjelder (intervaller/akseptgrenser per varetype) og om leverandør skal dokumentere temperatur under transport (logger/registrering) for hver leveranse eller kun ved avvik?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Temperaturkrav og dokumentasjonsnivå er sentralt for etterlevelse og kostnadsberegning, men er ikke konkretisert i teksten.

   Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, «Kjølekjede»

10. Emballasje og merking: Det står at produkter skal være «forsvarlig og hygienisk emballert» og merkes i henhold til matinformasjonsforskriften. For å sikre korrekt prising og gjennomføring: Hvilke produktkategorier omfattes av denne avtalen (f.eks. kjøle/fryse, ferdigmat, tørrvarer), og forventes det at leverandør skal gjennomføre merking etter særskilte kommunale bestillerkrav (i tillegg til lovpålagt merking) i denne anskaffelsen?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Dekningsomfang (produktkategorier og eventuelle særkrav til merking) påvirker operasjonelle kostnader og risiko for avvik.

    Kilde: Bilag 10 – Matsikkerhet, «Emballasje», «Merking», «Krav til transport»