Tjenestekonsesjon for å levere brukerstyrt personlig assistanse (BPA) i Grimstad kommune

Grimstad kommune inviterer til konkurranse om tjenestekonsesjonskontrakter for brukerstyrt personlig assistanse (BPA) etter konsesjonskontraktforskriften, med tildeling etter «fritt brukervalg» som eneste tildelingskriterium. Kontrakten gjelder i 5 år fra signering, med individuelle BPA-avtaler (arbeidsleder/kommune/leverandør) bestilt i avtaleperioden. Det er ikke anledning til alternative tilbud eller deltilbud. (Del 1, pkt. 1, 2, 4; Del 2, pkt. 1.6, 2.1, 4.2)

• Tilbyder må oppfylle samtlige kvalifikasjonskrav som er oppgitt i KGV; Tilbyder skal besvare og dokumentere oppfyllelse i KGV. Tilbydere som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene vil bli avvist.

  Dokumentasjon: Besvare og dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskrav i KGV.

  Kilde: Del 1, pkt. 3.1 (KGV – «KVALIFIKASJONSKRAV»)
• Tilbyder kan støtte seg på andre virksomheter for å oppfylle økonomisk/finansiell og/eller teknisk/faglig kvalifikasjoner; må dokumentere rådighet over ressursene og (ved økonomisk/finansiell støtte) solidarisk ansvar for kontraktsutførelsen. Ved støtte til faglige kvalifikasjoner skal støttende virksomheter utføre arbeidene.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring fra aktuelle virksomheter; dokumentasjon på virksomhetenes kvalifikasjoner i henhold til kvalifikasjonskrav (avhengig av hvilket krav de bidrar til).

  Kilde: Del 1, pkt. 3.3
• Dersom to eller flere tilbydere leverer i fellesskap, må de vedlegge «bekreftelse på felles tilbud» og samarbeidsavtale; deltakerne er solidarisk ansvarlige for tilbudet og oppfyllelsen.

  Dokumentasjon: Vedlegg: Oppdragsgivers «bekreftelse på felles tilbud» undertegnet av alle deltakere; kopi av gruppens samarbeidsavtale før kontrakt signeres (samarbeidsavtalen bilegges kontrakten).

  Kilde: Del 1, pkt. 3.4
• Avvisningsregler ved manglende oppfyllelse/ulovligheter etter EU-direktiv 2014/24/EU, inkl. straffedommer, skatt/trygdeavgifter og nærmere oppregnede forhold (miljø-/sosiale/arbeidsforhold, konkurs/insolvens, interessekonflikt, grovt uriktige opplysninger mv.).

  Dokumentasjon: Ingen konkret dokumentasjon angitt i teksten, men avvisning kan skje ved ikke-oppfyllelse av krav/handlet i strid; straffedommer mv. listes som avvisningsgrunner.

  Kilde: Del 1, pkt. 3.2.1–3.2.3

• Tilbudet skal i sin helhet være utformet og innlevert på norsk.Kilde: Del 1, pkt. 2.2
• Tilbudet skal besvares og dokumenteres for alle etterspurte punkter; manglende besvarelse av ett eller flere punkter kan medføre avvisning. Ingen annen dokumentasjon/ besvarelse enn det Tilbyder blir bedt om.Kilde: Del 1, pkt. 6.1
• Avvik fra konkurransegrunnlaget skal fremkomme uttrykkelig og henvises til hvilket punkt; avvik skal innleveres samlet og kun på anvist sted («AVVIK») i KGV.Kilde: Del 1, pkt. 6.2.1
• Tilbud skal innleveres komplett i KGV. Tilbyder skal fylle ut og signere vedlagte Tilbudsbrev. Tilbudet skal være skriftlig og bindende, og undertegnes av person med tilstrekkelig fullmakt (prokura/signaturrett dokumenteres ved behov).Kilde: Del 1, pkt. 6.3
• Tilbyder må sende henvendelser skriftlig til Oppdragsgiver via KGV; spørsmål utenfor KGV vil ikke bli besvart (relevant for innleverings-/avklaringsfasen).Kilde: Del 1, pkt. 2.4
• Tilbud må innleveres elektronisk til Oppdragsgivers konkurranse gjennomføringsverktøy (KGV). Tilbud innlevert på annen måte enn i KGV avvises.Kilde: Del 1, pkt. 1.1; pkt. 6.3
• Tilbyder oppfordres til å innlevere i god tid før tilbudsfristens utløp (anbefaling minimum 2–3 dager før).Kilde: Del 1, pkt. 6.3
• Tilbyder skal fylle ut og signere Tilbudsbrevet uten innholdsmessige endringer; erklæring om fullmakt, kvalifikasjonskrav, aksept av vilkår, og at eventuelle avvik er samlet og beskrevet i «AVVIK».Kilde: Del 1, «Mal Tilbudsbrev»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

23.06.2026

Språk

norsk, English

• Kontrakten gjelder i 5 år fra tidspunkt kontrakten ble signert.Kilde: Del 2, pkt. 1.6
• Oppdragsgiver har ingen plikt til å tildele oppdrag eller kjøpe minstevolum; forventede oppdrag i avtaleperioden er uten plikt.Kilde: Del 2, pkt. 1.9
• Oppdragsgiver kan tildele individuelle kontrakter om BPA basert på fritt brukervalg (bestilling via Bilag 8/NS 8435:2025).Kilde: Del 2, pkt. 2.1.1; pkt. 4.2 (fritt brukervalg i kontraktgrunnlaget) / Del 1, pkt. 4.2
• Vederlag: 507 kr pr time for faktisk utført assistanse; pris inkluderer alle Leverandørens kostnader iht. Bilag 8, NS 8435:2025 pkt. 9.1. Lik pris for alle kontrakter om BPA, med unntak for ev. tilleggsavtaler i Bilag 8 pkt. 6.2.Kilde: Del 2, pkt. 7.1
• Faktureringskrav: elektronisk faktura i EHF-format. Merking med bestillers enhet, bestillers navn, ressursnummer og evt. prosjekt. Faktura sendes senest 20. i påfølgende måned etter utført oppdrag; betalingsbetingelser netto 30 dager; krav ikke fakturert innen 6 måneder anses frafalt.Kilde: Del 2, pkt. 7.2.1
• Prisendring: timepris fast til prisregulering; reguleres årlig første gang med virkning fra 1. april 2027 iht. angitt KPI-indeks (KPI-JAE).Kilde: Del 2, pkt. 7.5
• Taushetsplikt: Leverandøren og personell underlagt taushetsplikt etter forvaltningsloven m.fl.; taushetsplikt gjelder også etter avsluttet tjeneste/arbeid; brudd kan medføre straffeansvar (jf. tekst).Kilde: Del 2, pkt. 4.2.1
• Møte-/oppfølgingsplikt: oppstartsmøte ved kontraktsinngåelse/forlengelse, oppfølgingsmøter minimum 1 gang pr år, samt evalueringsmøte; Leverandør må stille på alle innkallelser og dekke egne kostnader.Kilde: Del 2, pkt. 4.2.2
• Personell: Leverandør skal påse at personell har gyldige arbeidstillatelser og at arbeidstid/hviletid/overtid overholdes; skal sørge for øyeblikkelig utskifting ved klanderverdig opptreden/ugnethet.Kilde: Del 2, pkt. 4.2.3
• Underleverandør: maksimalt to ledd i leverandørkjeden; underleverandøravtaler skal inneholde samme bestemmelser som kontrakten.Kilde: Del 2, pkt. 4.2.4
• Betalinger: lønn og oppgjør skal utbetales til den enkeltes konto i bank; betaling/transaksjoner skal skje med elektronisk betalingsmiddel (kontantbetaling ikke tillatt).Kilde: Del 2, pkt. 4.2.5
• Skatt og avgifter: Leverandør skal oppfylle skatte- og avgiftsforpliktelser; attester for skatt/mva uten vesentlige restanser, ikke eldre enn 6 måneder; utenlandske leverandører skal fremlegge tilsvarende attester.Kilde: Del 2, pkt. 4.2.6
• Styringssystem informasjonssikkerhet og personvern: Leverandøren skal ha dokumentert styringssystem; Oppdragsgiver kan be om dokumentasjon på risikovurderinger, sikkerhetstiltak, opplæring og avvik.Kilde: Del 2, pkt. 5.5
• Revisjon: Oppdragsgiver har eksklusiv rett til revisjon hos Leverandøren i kontraktsperioden og inntil 3 år etter sluttfaktura betalt; gjelder også underliggende leverandørledd. Manglende samarbeid gir heving med umiddelbar virkning.Kilde: Del 2, pkt. 5.6
• Varsling ved mislighold: ved manglende oppfyllelse skal part skriftlig varsle snarest, årsak og når ytelsen kan leveres (og ved antatte ytterligere forsinkelser).Kilde: Del 2, pkt. 8.2
• Misligholdssanksjoner: tilbakehold av betaling (innenfor nødvendighet), prisavslag ved mangel etter mislykket avhjelping, heving ved vesentlig mislighold etter vilkår i Bilag 8/NS 8435:2025; erstatning for direkte tap.Kilde: Del 2, pkt. 8.3.1–8.3.4
• BPA-kravspesifikke leveransekrav: Leverandøren skal minimum kunne levere 200 timeverk pr uke gjennom hele avtaleperioden.Kilde: Bilag 1, pkt. 1.2.13
• Arbeidsleder/arbeidsgiveransvar og HMS: Leverandør er arbeidsgiveransvarlig for assistentene og skal ha rutiner for arbeidsforhold, systematisk HMS/ internkontroll, bedriftshelsetjeneste, verneombudsordning og arbeidsmiljøutvalg, samt følge arbeidsmiljølovens regler om arbeidstid.Kilde: Bilag 1, pkt. 1.2.2; samt Bilag 1 øvrige underpunkter
• Rekvisita/journalplikt (der helsehjelp inngår): Leverandøren skal ha forsvarlige rutiner for journalplikt og oversende journalutskrift ved avtalt hyppighet, minst årlig leverandørkontroll.Kilde: Bilag 1, pkt. 1.2.9
• Rapportering i BPA: Leverandøren skal rapportere månedlig om forbruk av assistansetimer; innen 31. desember årlig rapportere om antall arbeidsledere/assistenter som har gjennomført opplæring og status/plan for oppfølging av sosiale hensyn i leveransekjeden.Kilde: Bilag 1, pkt. 1.2.8
• Databehandleravtale: ved personopplysninger skal Bilag 11 databehandleravtale inngås som del av kontrakten.Kilde: Del 2, pkt. 5.4; Bilag 11

• Kvalifikasjonskravene er omtalt som «oppgitt i KGV», men selve listen i KGV er ikke vedlagt i dokumentteksten, så konkrete kvalifikasjonskrav (f.eks. økonomi/erfaring/kapasitet utover timeverk-kravet i bilag) kan ikke trekkes ut.
• Tilbuds-/avviksfelt: det henvises til at avvik skal innleveres på anvist sted «AVVIK» i KGV, men hvilke felter/krav som ligger der er ikke inkludert i vedlegg.
• Flere detaljer i kontraktens Bilag 8 (NS 8435:2025) og Bilag 4/7/12 er ikke inkludert i teksten, så spesifikke kontraktsplikt-krav utover det som er sitert kan ikke utledes fullt ut.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransen fremgår det at kvalifikasjonskravene er «oppgitt i KGV», men kravlisten er ikke synlig i konkurransedokumentene vi har tilgang til. Kan dere bekrefte at KGV inneholder alle kvalifikasjonskrav (inkl. økonomisk/finansiell og teknisk/faglig) og oversende/peke til hvilke konkrete punkter vi skal svare på i KGV for å unngå avvisning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite nøyaktig hvilke kvalifikasjonskrav som skal besvares og dokumenteres for å kunne levere et tilbud uten risiko for avvisning.

   Kilde: Konkurransedokument, punkt 3.1 KVALIFIKASJONSKRAV

2. Kontrakten er en tjenestekonsesjon med «fritt brukervalg» som eneste tildelingskriterium. Kan dere beskrive hvordan dere forventer at brukervalget utløser tildeling/avrop/oppstart hos en valgte leverandør (dvs. prosess fra vedtak/bestilling til leveranse), og hvilke leveringsplaner eller responstider leverandøren skal kunne dokumentere i tilbudet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise og bemanne riktig må leverandøren forstå prosessen og hvor raskt leverandøren må kunne levere etter at en bruker velger dem.

   Kilde: Konkurransedokument, punkt 4.2 FRITT BRUKERVALG

3. I kravspesifikasjonen fremgår rettigheter/avgrensninger, bl.a. «Rettigheten omfatter ikke tjenester som krever flere enn én tjenesteyter til stede eller nattjenester». Kan dere bekrefte hvordan dette håndteres praktisk når et BPA-vedtak i realiteten forutsetter samtidig tilstedeværelse eller natt (f.eks. om dette avslås, deles opp, eller om leverandøren kan tilby deler av vedtaket)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklaring av kontraktsmessige rammer er nødvendig for å vurdere om leverandøren kan ta alle typer vedtak og for å redusere risiko for brudd på kontraktsvilkår.

   Kilde: Kravspesifikasjon (Bilag 1), punkt 1.2 LEVERANSEN (avsnitt om rettigheter/avgrensninger)

4. I kravspesifikasjonen står at leverandøren «plikter å lese enkeltvedtak om BPA» og at leverandøren «er ansvarlig for å sikre at ordningen med BPA ikke misbrukes av arbeidsleder». Hva innebærer denne plikten konkret: hvilke kontroller forventes, hvilken dokumentasjon må leverandøren føre, og hvilken prosedyre skal følges dersom leverandøren mener at arbeidsleder foreslår oppgaver som ikke faller inn under ordningens formål?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette kan medføre betydelig operasjonell og juridisk risiko. Leverandøren må vite omfanget av forventet kontroll og eskalering.

   Kilde: Kravspesifikasjon (Bilag 1), punkt 1.2 LEVERANSEN (avsnitt om arbeidsleder/misbruk og leverandørens ansvar)

5. Det fremgår at «Brukere med tjenestebehov på minst 25 timer per uke har likevel rett til å få tjenester organisert som BPA, med mindre Oppdragsgiver kan dokumentere at slik organisering vil medføre vesentlig økt kostnad for kommunen». Hvilken dokumentasjonsmetode og terskel legger Oppdragsgiver til grunn for «vesentlig økt kostnad», og hvordan påvirker dette leverandørens kostnadsrisiko/bemanningsplan ved slike vedtak?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å forstå sannsynlig volum/ressursbruk og hvilke forhold som kan medføre avslag eller endrede vilkår.

   Kilde: Kravspesifikasjon (Bilag 1), punkt 1.2 LEVERANSEN (avsnitt om 25 timer/vesentlig økt kostnad)

6. Kravspesifikasjonen oppgir at enkelte BPA-oppgaver kan være «betalingstjenester» og at kommunen kan kreve egenandel. Kan dere presisere hvordan leverandøren skal forholde seg til egenandel/prissetting i praksis (f.eks. skal leverandøren fakturere egenandel til bruker, eller er dette håndtert av kommunen), og hvilke rutiner gjelder for refusjon/oppgjør?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart betalings-/egenandelssystem gir risiko for feil prising og faktureringsbrudd.

   Kilde: Kravspesifikasjon (Bilag 1), punkt 1.2 LEVERANSEN (avsnitt om betalingstjenester/egenandel)

7. I bilag 11 databehandleravtale fremgår det at underdatabehandlere «kunne» benyttes dersom skriftlig godkjent av Behandlingsansvarlig, og at «Godkjente underdatabehandlere ved Avtalens inngåelse er spesifisert i vedlegg». Kan dere bekrefte hvilke underdatabehandlere som er godkjent (navn/roller) og om leverandøren i tilbudet må foreslå ytterligere underdatabehandlere?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite om eksisterende databehandlerstruktur er fastlagt og om de må inkludere forslag til ytterligere databehandlingsleverandører.

   Kilde: Bilag 11 Databehandleravtale, punkt 4 Bruk av underleverandør (samt omtale av vedlegg)

8. Databehandleravtalen sier «Underdatabehandlere ved inngåelse av Avtalen: Kun Norge.» Kan dere presisere om dette også omfatter drifts-/supportoppgaver som kan involvere systemtilgang fra utlandet (f.eks. fjernsupport, backup, loggtilgang), og hvordan leverandøren skal håndtere eventuelle unntak?

   Hvorfor det er verdt å spørre: BPA-tjenester innebærer ofte IKT-systemer. Leverandøren må avklare om «kun Norge» er absolutt og hvordan de skal redusere risiko for brudd på datalagrings- og tilgangskrav.

   Kilde: Bilag 11 Databehandleravtale, punkt 6 Overføring til land utenfor EØS og Vedlegg (Underdatabehandlere ved inngåelse av Avtalen)

9. Oppdragsgiver planlegger tildeling uten dialog utover «eventuelle avklaringer/korrigeringer». Kan dere bekrefte om dere forventer å avklare/rette eventuelle uoverensstemmelser mellom konkurransegrunnlag og kontraktsbilag i spørsmålsrunden, og om slike avklaringer kan medføre at leverandørene må levere oppdaterte tilbud?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvordan avklaringer påvirker tilbudets endelige innhold og om det kan bli nødvendig å revidere tilbud etter spørsmål-/svarrunden.

   Kilde: Konkurransedokument, punkt 2.1 PROSEDYRE

10. Evalueringsskjema (Del 2 Bilag 7) beskriver bl.a. punkter om leveringssikkerhet, kvalitet, kompetanse, samarbeid og samfunnsansvar. Kan dere opplyse hvilke av disse punktene som faktisk brukes som grunnlag for oppfølging/kontraktsstyring (og eventuelle sanksjoner/forbedringskrav), og hvordan leverandøren praktisk skal rapportere/levere nødvendig dokumentasjon til oppdragsgiver i kontraktsperioden?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvilke evalueringspunkter som er «operative» krav i kontrakten, slik at de kan sette opp rutiner og ressursbruk riktig.

    Kilde: Del 2 Bilag 7 - Evaluering av tjenesten.pdf (punkter 3-9 og 10.2 Leverandørens vurdering av kontrakten)