VVS-forbruksmateriell til helseforetakene i Norge

Sykehusinnkjøp HF skal inngå rammeavtale (én leverandør) for VVS-forbruksmateriell til helseforetakene i Norge. Avtalen gjelder 01.12.26–30.11.28 (med prøvetid første 6 måneder og opsjoner/forlengelse inntil maks 4 år). Et sentralt vedlegg er kontraktskrav til etisk handel (menneskerettigheter i leverandørkjeden) samt krav til oppfølging, dokumentasjon og sanksjoner ved brudd. Andre vedlegg omhandler innlevering av tilbud, sladding/innsyn og tekniske/operative systemkrav (netthandelsløsning, elektronisk samhandling).

• Tilbyder skal være registrert i foretaksregister eller handelsregister i staten der tilbyder er etablert.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: attest for lovbestemt registrering i etableringslandet. (Konkurransebestemmelser pkt. 5.1)

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.1 Registreringer, autorisasjoner mv.
• Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene; krav om årlig minimumsomsetning tilsvarende kontraktens estimerte årlige verdi.

  Dokumentasjon: Siste avlagte årsregnskap med noter inkludert revisorerklæring, samt resultatregnskap og balanse siste halvår hvis mer enn seks måneder siden siste årsregnskap. Alternativt kan kapasitet dokumenteres med annet dokument, f.eks. morselskapsgaranti/bankgaranti mv., og oppdragsgiver vektlegger bl.a. lønnsom drift, positiv kontantstrøm siste år og positiv egenkapital. (Konkurransebestemmelser pkt. 5.2)

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.2 Økonomisk og finansiell kapasitet
• Tilbyder skal ha tilstrekkelig evne og kapasitet til å gjennomføre kontrakten.

  Dokumentasjon: Utfylt erfaringsskjema (Vedlegg 04 – Svarskjema erfaring) med oversikt over viktigste leveranser siste 3 år, verdi, tidspunkt og navn på mottaker. (Konkurransebestemmelser pkt. 5.3)

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Tilbyder skal ha et kvalitetssikringssystem relevant for gjennomføring av kontrakten.

  Dokumentasjon: Tredjepartsattestert kvalitetssikringssystem sertifisert etter ISO 9001. Alternativt likeverdig dokumentasjon med minimum overordnet beskrivelse av systemet relevant for kontrakten. (Konkurransebestemmelser pkt. 5.4)

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.4 Kvalitetssikringsstandarder
• Tilbyder skal ha miljøledelsessystem sertifisert etter ISO14001, EMAS, FR2000 eller Miljøfyrtårn.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på miljøledelsessystem (ISO14001/EMAS/FR2000/Miljøfyrtårn). (Konkurransebestemmelser pkt. 5.5)

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.5 Miljøledelsesstandarder
• Tilbyder kan støtte seg på andre virksomheters kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskrav.

  Dokumentasjon: ESPD-erklæring elektronisk for både tilbyder og virksomheten(e). Forpliktelseserklæring som viser at tilbyder råder over nødvendige ressurser. Ved støtte til økonomisk/finansiell kapasitet: solidarisk ansvar dokumenteres med forpliktelseserklæring. (Konkurransebestemmelser pkt. 5.6; støttedokument Vedlegg 11)

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.6 Støtte fra andre virksomheter

• Tilbud skal leveres via oppdragsgivers KGV (konkurranseverktøy); systemet tillater ikke levering etter tilbudsfrist.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.1 Innlevering av tilbud
• Tilbudet skal leveres med filnavn i angitt struktur for vedlegg (bl.a. Vedlegg 01 Tilbudsbrev, Vedlegg 02 Kravspesifikasjon, Vedlegg 03 Prisskjema, Vedlegg 04 Svarskjema erfaring, Vedlegg 05 Bruksanvisning og begrunnelse for sladding, Vedlegg 06 Sladdet versjon av tilbudet, Vedlegg 07 Forpliktelseserklæring, Vedlegg 08 Morselskapsgaranti, samt øvrig dokumentasjon).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.2 Tilbudets utforming
• Alternative tilbud aksepteres ikke (kun standardinnhold).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.3 Alternative tilbud
• Tilbyder skal levere utfylt ESPD i KGV som foreløpig dokumentasjon for at avvisningsgrunner ikke foreligger og at kvalifikasjonskrav er oppfylt.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 4.1 og pkt. 5 Krav til kvalifikasjonskrav
• Tilbyder skal levere Egenerklæring om russisk involvering med tilbudet.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 2.5 Internasjonale sanksjoner – Russisk involvering
• Tilbyder skal fylle ut Vedlegg 06 (Bruksanvisning og begrunnelse for sladding av tilbud) og levere sladdet versjon av tilbudet i tråd med taushetspliktvurdering.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.9 Offentlighet
• Tilbudets forbehold skal oppgis i Vedlegg 01 Tilbudsbrev (presise og entydige).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.6 Forbehold
• Netthandelsløsning: Tilbyder skal levere skriftlig dokumentasjon (Word/PDF e.l.) som beskriver hvordan kravene til netthandelsløsningen oppfylles.Kilde: Vedlegg 13 Krav til elektronisk bestillingssystem
• Aktsomhetsvurderinger/policys (etisk handel): Leverandøren skal ved kontraktsstart ha policys og rutiner for aktsomhetsvurdering på plass; krav til hva rutinene/policys skal omfatte fremgår av kontraktsvilkårene (dokumentasjons-/oppfølgingskrav håndteres i kontraktsoppfølging).Kilde: Vedlegg 08 Kontraktskrav etisk handel punkt 2 (Policys og rutiner)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

30.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Etisk handel: Leverandøren skal under hele kontraktsperioden overholde kontraktsvilkårene (punkt 1-4). Varer skal fremstilles under forhold i tråd med ILOs kjernekonvensjoner (tvangsarbeid, barnearbeid, diskriminering, fagforeningsrettigheter/kollektive forhandlinger), FNs barnekonvensjon art. 32 og arbeidsmiljølovgivning i produksjonsland (inkl. lønn- og arbeidstid, HMS, regulære ansettelsesforhold, lovfestede forsikringer/sosiale ordninger). Høyeste standard gjelder ved overlapp.Kilde: Vedlegg 08 Kontraktskrav etisk handel punkt 1
• Ved bruk av underleverandører: Leverandøren skal videreføre og bidra til etterlevelse av kravene i leverandørkjeden.Kilde: Vedlegg 08 Kontraktskrav etisk handel (innledning) + punkt 4.2.9.1 i rammeavtale (Samfunnsansvar)
• Policys og rutiner ved kontraktsstart: Leverandøren skal ha policys og rutiner for aktsomhetsvurdering ved kontraktsstart, herunder styrevedtatt policy (med forpliktelse til å etterleve punkt 1), ledelsesansvar og rutiner for formidling/oppfølgning. Aktsomhetsvurderinger skal omfatte regelmessige risikoanalyser, tiltak for å stanse/forebygge/redusere skade, overvåking av effekt, offentlig tilgjengelig informasjon om arbeidet, samt håndtering/retting/erstatning ved forårsaket eller medvirket skade.Kilde: Vedlegg 08 punkt 2.1-2.6
• Kontraktsoppfølging: Leverandøren skal sikre at kravene i punkt 1 og 2 etterleves i egen virksomhet og i leverandørkjeden. Ved forhold i strid skal leverandøren rapportere til oppdragsgiver uten ugrunnet opphold.Kilde: Vedlegg 08 punkt 3
• Dokumentasjon ved oppfølging (valgfritt/kreves av oppdragsgiver): Leverandøren kan måtte fremvise policys/rutiner, oversikt over produksjonsenheter (kontaktopplysninger), svare på egenrapportering innen 6 uker etter utsendelse (med mindre annen frist), fremvise risikoanalyse og rapportere håndtering av funn, delta i oppfølgingssamtale(r), fremvise relevante rapporter, kontroll/revisjon hos leverandør og i leverandørkjeden.Kilde: Vedlegg 08 punkt 3.1-3.8
• Sanksjoner ved brudd på punkt 1-3 eller mangler i dokumentasjon: (i) Kreve retting med tiltaksplan innen 4 uker (godkjenning av oppdragsgiver), (ii) midlertidig stans ved manglende tiltaksplan eller manglende overholdelse, (iii) krav om bytte av underleverandør ved vesentlige/gjentakende alvorlige brudd eller manglende tiltaksplan (uten kostnad for oppdragsgiver), (iv) heving av kontrakt ved vesentlige/gjentagende alvorlige brudd eller manglende tiltaksplan.Kilde: Vedlegg 08 punkt 4.1-4.4
• Lønns- og arbeidsvilkår (samfunnsansvar): Ansatte hos leverandør og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle avtalen skal ha lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter; på forespørsel skal dokumentasjon fremlegges; mislighold kan være vesentlig mislighold.Kilde: Rammeavtale varekjøp punkt 4.2.9.2
• Varsling og tiltak ved forsinkelser: Ved forståelse eller grunn til å anta forsinkelse skal leverandøren uten ugrunnet opphold varsle og oppgi begrunnelse/antatt varighet; leverandøren skal treffe rimelige tiltak for å begrense forsinkelsen.Kilde: Rammeavtale varekjøp punkt 9.2.2
• Leveringstid og presisjon (logistikk): Lagerførte varer bestilt før kl. 15:00 skal leveres innen 2 dager for Helse Sør-Øst/Vest/Midt, innen 3-5 dager for Helse Nord. Leveringsgrad og leveringspresisjon (full-leverte varelinjer uten vesentlige avvik/uten forsinkelser) skal ikke være under 96 %. Minsteordregebyr ved ordre under NOK 1 000: NOK 250.Kilde: Rammeavtale varekjøp punkt 3.4.1-3.4.2
• Elektronisk varekatalog: Leverandøren plikter å levere elektronisk varekatalog; ved forsinkelse kan kunden kreve dagmulkt NOK 500 per arbeidsdag etter avtalt frist (uten dokumentasjon av tap).Kilde: Rammeavtale varekjøp punkt 4.2.11
• Internasjonale sanksjoner: Leverandøren skal påse at leverandøren og underleverandører/kontraktsmedhjelpere ikke omfattes av vedtatte internasjonale sanksjoner; leverandør skal varsle oppdragsgiver uten ugrunnet opphold og kunne dokumentere rutiner ved forespørsel. Manglende oppfyllelse kan være vesentlig mislighold.Kilde: Rammeavtale varekjøp punkt 4.2.12

• Ingen eksplisitte usikkerheter i tekstutdraget utover at flere detaljer (f.eks. pris-/logistikkoppsett, enkelte dokumentasjonskrav og sanksjonsutløsere) viser til andre vedlegg/deler (f.eks. Logistikkbetingelser vedlegg 5, Vedlegg 2 Kravspesifikasjon, hovedkontrakten i tillegg til Vedlegg 08).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. For delkontrakt [sett inn nr.], ber vi Oppdragsgiver presisere hvilke dokumenterte minimumskrav til kvalitet/egenskaper som faktisk vil danne grunnlaget for kvalitetskarakteren (arkfane Generelle krav vs. Spesifikke krav, kolonne G/F “Besvarelse/henvisning til vedlegg”). Kan Oppdragsgiver bekrefte at dersom vi ikke har dokumentasjon/henvisning på de konkrete relevante feltene i kravspesifikasjonen, vil det medføre avvisning eller kun lavere kvalitetspoeng?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det fremgår at manglende informasjon kan medføre avvisning, men det er uklart i praksis hvor grensen går mellom avvisning og kun reduksjon i kvalitetspoeng.

   Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 6.2 Kvalitet (tildelingskriterier) og avsnitt om at manglende informasjon kan medføre avvising; også pkt. 6.2 og 6.2.2/6.2.3.

2. I evalueringsmetoden for pris står det at pris vurderes per delkontrakt basert på referanseartiktene i Prisskjema (arkfane Prisinformasjon, kolonne D). Kan Oppdragsgiver bekrefte at Prisskjema og kravspesifikasjon for hver delkontrakt må besvares for alle anbudslinjer i den aktuelle delkontrakten, og at det ikke finnes avvik/tilpasninger (f.eks. “valgfri” linje/opsjon) som likevel ikke medfører avvisning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravet om å tilby produkter på alle anbudslinjer innen hver delkontrakt er avgjørende for tilbudets gyldighet, men detaljene i Prisskjema/Kravspesifikasjon er ikke vedlagt i teksten vi har mottatt.

   Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 6.2 Utdyping av tildelingskriterier – Pris (avsnitt om at tilbudet avvises dersom ikke tilbud på alle anbudslinjer innen hver delkontrakt).

3. Kan Oppdragsgiver forklare nærmere hvordan parallelle rammeavtaler håndteres når det leveres parallelle tilbud innen samme delkontrakt (inntil tre leverandører)? Konkrete spørsmål: (1) Hvordan vektes rangering/hovedleverandør ved avrop etter at avtalen er inngått, (2) i hvilke tilfeller kan lavere rangert leverandør faktisk velges (uten at “særskilte medisinskfaglige vurderinger” eller “hovedleverandør ikke kan levere aktuelt produkt” foreligger)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vurdere kommersiell risiko/realistisk omsetningsmulighet ved å levere parallelle tilbud.

   Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 1.3 Avtaletype (parallelle rammeavtaler) og pkt. 1.5/avsnitt om delkontrakter; samt Avtalens punkt 2 (Avropsmekanisme) i MAL.

4. Vareprøver: For hver delkontrakt, kan Oppdragsgiver bekrefte at vareprøver som kun skal brukes til evaluering **ikke** blir klinisk utprøvd, og at leveransen av vareprøver (antall og linjer) er uttømmende styrt av “Prisskjema, arkfane Prisinformasjon, kolonne D”? Dersom vareprøver som leveres er utgått/ikke sterile, hvilke konkrete dokumentasjons-/merknadskrav forventes fra Tilbyder for at evalueringen ikke skal avvises eller nektes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vareprøver er et kritisk leveransepunkt før tilbudsfrist/innen vareprøvefrist, og uklare dokumentasjonskrav kan skape avvisningsrisiko eller kvalitetsavslag.

   Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 3.10 Vareprøver, demonstrasjon og utprøving; samt Vedlegg 15 (Utprøving av medisinsk forbruksmateriell og kapitalvarer) – definisjonene av “Vareprøver til evaluering”.

5. Utprøving/klinisk utprøving: Teksten sier at Oppdragsgiver kan aktivere klinisk utprøving av produkter som kan vinne konkurransen, og at vareprøver til klinisk utprøving ettersendes på forespørsel med DDP. Kan Oppdragsgiver presisere hvilke “trigger” Oppdragsgiver typisk vil bruke for å beslutte klinisk utprøving (f.eks. antatt vinner, delkontrakt, produktkategori/konkrete linjer), og om dere forventer at klinisk utprøving kan bli aktuelt også for leverandører som leverer kun én delkontrakt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å forstå sannsynlighet og omfang av kostnader/ressursbruk knyttet til klinisk utprøving, samt hvilken delkontrakt/linje som kan bli omfattet.

   Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 3.10 Vareprøver, demonstrasjon og utprøving; samt Vedlegg 15 – “Vareprøver til utprøving i klinisk virksomhet”.

6. Leveringstid og forsyningsdyktighet: MAL angir leveringstid “3 dager for ved levering til helseforetak i Helse Sør Øst og Forsvarsmateriell” (og ellers ikke fullstendig listet i utdraget). Kan Oppdragsgiver presisere eksakt leveringstid (antall dager) og Incoterms-/leveringsvilkår pr. relevant leveringsmottaker/kategori for alle delkontrakter (FS vs. helseforetak vs. kontrollstasjon), samt hvordan leveringstid håndheves ved delt leveranse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringstid og logistikkvilkår påvirker planlegging, bemanning, kost og risiko for dagmulkt/merkostnader.

   Kilde: MAL Rammeavtale, kap. 3 Logistikk; avsnitt “Krav til den fysiske leveransen”, samt “Generelle leveringsbetingelser” og punkter om implementering (fire uker/ni uker) i samme dokument.

7. Prisjustering og opsjoner: I MAL kapittel 5.2 fremgår det at prisjustering gjelder også for opsjoner, men ikke hvordan opsjoner i denne konkrete konkurransen er definert. Kan Oppdragsgiver vise til konkrete punkter/bilag der opsjoner/tillegg er angitt (f.eks. hvilke delkontrakter/linjer, hva som er “opsjon”, og hvordan prisjustering beregnes)? Dersom opsjoner ikke er aktuelle i denne konkurransen, ber vi Oppdragsgiver bekrefte dette.

   Hvorfor det er verdt å spørre: For leverandøren er det avgjørende å vite om det finnes prisregulerte opsjoner og hvordan de påvirker totalrisiko og regnskapsføring.

   Kilde: MAL Rammeavtale, punkt 5.2 Prisjustering og 5.2.4 Prisjustering av opsjoner; samt henvisning til bilag 1/2.

8. Etterlevelse/russisk involvering: Vedlegg 13 (Egenerklæring om russisk involvering) er kuttet i materialet vi har mottatt. Kan Oppdragsgiver bekrefte hvilke konkrete avkrysnings-/opplysningspunkter som må besvares i Vedlegg 13, og om mangelfull utfylling av enkelte felter gir avvisning automatisk, eller om Oppdragsgiver vil innhente ettersendt dokumentasjon iht. anskaffelsesforskriften § 17-1(3)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart erklæringsskjema kan gi høy avvisningsrisiko, og leverandøren må sikre korrekt utfylling før innsending.

   Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 2.3 Internasjonale sanksjoner – Russisk involvering; samt Vedlegg 13 Egenerklæring om russisk involvering.

9. Etiske krav/kontraktskrav: Vedlegg 06b (etisk handel EN) og/eller MAL-bilagene er ikke fullstendig gjengitt. Kan Oppdragsgiver presisere hvilke konkrete sanksjons-/misligholdsbetingelser som gjelder dersom leverandør/underleverandør ikke etterlever etisk handel (f.eks. hvilke misligholdskategorier, varslingsplikt og rett til å heve), og om dette er identisk for norske og engelske varianter (06a/06b)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å vurdere kontraktsmessig risiko knyttet til etisk handel og hvilke konsekvenser brudd kan få.

   Kilde: Konkurransebestemmelser: Vedlegg 06a/06b (Kontraktskrav etisk handel); samt MAL Rammeavtale, kapittel om leverandørens mislighold (kap. 9) og samfunnsansvar/bilagshenv.)