2026/3026 Avtale om service og vedlikehold av SD-anlegg fra EM-systemer

Statsbygg skal inngå en åpen ramme-/serviceavtale om service og vedlikehold av SD-anlegg fra EM-systemer (felles avtale for anlegg i Norge). Planlagt oppstart tidlig august 2026. Tjenestene omfatter bl.a. service/vedlikehold bestilt ved behov og/eller faste serviceintervaller, utført i hovedsak via fjernaksess, med timepriser og medgått materiell (tidsbasert fakturering).

• Tilbyder må ha lovlig etablert foretak (organisatorisk og juridisk stilling).

  Dokumentasjon: Firmaattest (for utenlandske firma: tilsvarende attest) eller StartBANK ID. (ESPD skal fylles ut i Mercellportalen, øvrig dokumentasjon kreves ikke ved innsending).

  Kilde: [4.2 Kvalifikasjonskrav] – Organisatorisk og juridisk stilling
• Tilbyder må ha tilfredsstillende økonomisk gjennomføringsevne (økonomisk og finansiell kapasitet), herunder at omsetning kan vektlegges sett i forhold til kontraktens verdi.

  Dokumentasjon: Det skal fylles ut ESPD. Statsbygg gjennomfører kredittvurdering. Kan eventuelt bes om revisorbekreftede årsregnskaper eller StartBANK ID.

  Kilde: [4.2 Kvalifikasjonskrav] – Økonomisk og finansiell kapasitet
• Tilbyder skal ha tilstrekkelig og egnet personell/kapasitet til å utføre service og vedlikehold av SD-anlegg fra EM-systemer (tekniske og faglige kvalifikasjoner).

  Dokumentasjon: Oversikt over personell med kompetanse og erfaring (leverandør disponerer over), og som er relevant for kontraktsarbeidet.

  Kilde: [4.2 Kvalifikasjonskrav] – Tekniske og faglige kvalifikasjoner (personell)
• Tilbyder skal ha tilstrekkelig erfaring med relevante leveranser med overføringsverdi (tekniske og faglige kvalifikasjoner).

  Dokumentasjon: Oversikt over de tre (3) viktigste leveransene med service/vedlikehold av SD-anlegg fra EM-systemer de siste 3 årene, med kontraktens verdi, tidspunkt for utførelse, navn og kontaktinformasjon på mottaker. Statsbygg kan kontakte referanser.

  Kilde: [4.2 Kvalifikasjonskrav] – Tekniske og faglige kvalifikasjoner (erfaring)
• Dersom tilbyder støtter seg på andre virksomheters kapasitet: økonomisk og/eller teknisk/faglig kapasitet må dokumenteres ved solidaransvarserklæring eller tilsvarende dokumentasjon for reell disposisjon over ressurser.

  Dokumentasjon: Solidaransvarserklæring (økonomisk kapasitet) eller dokumentasjon for reell disposisjon (f.eks. signert avtale for teknisk/faglig kapasitet eller egenerklæring fra underleverandør om samarbeid).

  Kilde: [4.2 Kvalifikasjonskrav] – støtte på andre virksomheters kapasitet
• Skatte- og merverdiattest: norsk leverandør (som får kontrakt) må kunne levere felles attest for skatt og merverdiavgift; attest ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist.

  Dokumentasjon: Skatteattest (bestilles i Altinn). For utenlandske EØS-tilbydere: tilsvarende attester etter anskaffelsesforskriften. (Dokumentasjon leveres før kontrakt inngås).

  Kilde: [4.3 Attest for skatt og merverdiavgift]
• Personellkompetanse/ressurskrav (krav til utførende personell): personell som skal utføre service skal ha fagbrev eller høyere utdanning innen automasjon.

  Dokumentasjon: Kravet gjelder for utførende personell; dokumentasjon kreves gjennom innlevert/utfylt ESPD-delen om personell (nærmere spesifisert som oversikt over personell og kompetanse).

  Kilde: [2.3 Krav til utførende personell]

• Fylle inn elektronisk egenerklæringsskjema (ESPD) i Mercellportalen om at tilbyder oppfyller samtlige kvalifikasjonskrav og at det ikke foreligger angitte avvisningsgrunner (kvalifisering).Kilde: [4.1 Kvalifisering - Tildeling]
• Fylle inn ESPD/egenerklæringer også for eventuelle foretak tilbyder støtter seg på (dersom relevant).Kilde: [4.2 Kvalifikasjonskrav] – støtte på andre foretaks kapasitet
• Innsending av tilbud (filstruktur) via Mercellportalen: Tilbudsbrev (vedlagt mal), Tilbudsskjema i utfylt stand, Statsbyggs egenerklæringsskjema om sanksjonslovgivning. ESPD fylles inn i Mercellportalen.Kilde: [6.4 Hva skal leveres – hvilken filstruktur skal benyttes?]
• Sanksjonserklæring: Statsbygg krever utfylt «Egenerklæring om forholdet til gjeldende sanksjonslovgivning» (på Statsbyggs mal) for tilbyder som innstilles til kontrakt; manglende utfylling anses som vesentlig forbehold og kan medføre avvisning.Kilde: [4.1 Kvalifisering - Tildeling]

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

01.07.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtalen reguleres av Statens standardavtale for vedlikehold og service på utstyr og programvare (SSA-V).Kilde: [1.4 Kontraktsbestemmelser] / Vedlegget SSA-V
• Start og binding/varighet: planlagt oppstart tidlig august 2026; SSA-V: avtalen trer i kraft ved signering og gjelder normalt 3 år fra oppstartsdato (hvis ikke annet avtales i bilag). Avtalen kan fornyes automatisk 1 år om gangen med 3 mnd varsel før fornyelse (Kunden) og 12 mnd varsel (Leverandør).Kilde: [1.1 Invitasjon og orientering] og [SSA-V Varighet/kap. 4.1]
• Service utføres ved behov og/eller med faste serviceintervaller; honorering etter avtalte timepriser og medgått materiell (jf. priser i tilbudsskjema/bilag). Tilbyder må ha nødvendig programvare/lisenser og kvalifisert personell; dokumentasjon leveres til Statsbygg på forespørsel.Kilde: [2.2 Om oppdragene under avtalen]
• Fjernservice/tilgjengelighet: tjenestene utføres i all hovedsak fra leverandørens hovedkontor via fjernaksess/ekstern tilgang, med fysisk oppmøte/transport i sjeldne tilfeller.Kilde: [2.5 Klima- og miljøhensyn]
• Vedlikeholdsoppgaver (eksempler i bilag): sikkerhetskopiering/backup (minst 1 gang pr år og ved endringer/oppdrag), fjernservice, feilretting (innenfor nærmere rammer), installasjon av nye versjoner m.m. (tjenestene utføres på forespørsel).Kilde: [Bilag 5/SSA-V bilag] – Bilag 1: Leverandørens tjenester (nr. 1-8)
• Kompetanse-/nøkkelpersonell: nøkkelpersonell skal normalt ikke skiftes ut uten Kundens godkjenning (ikke nektet uten saklig grunn).Kilde: [SSA-V] – 5.2.2 Nøkkelpersonell
• Underleverandører: bruk av underleverandører skal godkjennes av Statsbygg (i konkurransen). I SSA-V: leverandøren kan ikke skifte ut underleverandører medvirkende direkte uten skriftlig forhåndssamtykke; programvareprodusent til standardprogramvare anses ikke som underleverandør hvis standardvilkår er inntatt i bilag 10.Kilde: [2.4 Underleverandører] og [SSA-V] – 5.3.1 Leverandørens bruk av underleverandører
• Rapportering av utført vedlikehold: leverandøren skal regelmessig gi oversiktlig rapport; hvis ikke annet avtales, månedlig. Innhold omfatter feil (antall, responstid og løsningstid), oppgraderinger/endringer og ev. brukerstøtte (hvis del av avtalen).Kilde: [SSA-V] – 2.4.2 Rapportering om utført vedlikehold / rapporteringsbestemmelser
• Håndtering av feil: Kunden melder feil uten ugrunnet opphold; leverandøren bistår feilsøking og retter innen rammer i avtalen. Ved fristoverskridelser kan Kunden kreve kompensasjon/timebot etter bilag 5.Kilde: [SSA-V] – Håndtering av feil (2.4.5) og sanksjoner via bilag 5
• Ytelses-/betalingsregler: løpende vederlag forfaller etter faktura per 30 dager; elektronisk faktura/EHF kreves. Faktura skal spesifiseres og vedlegges timelister for løpende timer.Kilde: [SSA-V] – 6.2 Fakturering (samt EHF omtale i tilbudsskjema/bilag)
• Vedlikeholdstjenesten skal forbli fullverdig også i avslutningsperiode; oppfølgende bistand i inntil 60 dager etter at vedlikehold er etablert hos ny leverandør (også hvis avtalen opphører).Kilde: [SSA-V] – 2.6 Avslutning av hele eller deler av Leveransen
• Avbestilling: Kunden kan avbestille helt/delvis med 3 mnd varsel; avbestillingsgebyr (4%) kan komme i tillegg, samt betaling for gjennomført del og dokumenterte kostnader (se detaljene i SSA-V).Kilde: [SSA-V] – 4.2 Avbestilling
• Endringer etter avtaleinngåelse: endringer skal avtales skriftlig og føres inn i bilag 9.Kilde: [SSA-V] – 3 Endringer etter avtaleinngåelsen
• Informasjonssikkerhet og taushetsplikt: leverandøren skal iverksette forholdsmessige informasjonssikkerhetstiltak; taushetsplikt gjelder og opphører etter 5 år etter avtalens opphør (med forbehold for bilag 6/lov).Kilde: [SSA-V] – 7.2 Informasjonssikkerhet og [SSA-V] – 5.6 Taushetsplikt

• Konkret avtale-/rammeperiode: konkurransedokumentet oppgir planlagt oppstart tidlig august 2026, men selve avtalevarighet (år og startdato) bestemmes videre av SSA-V og eventuelle bilag (bilag 4/oppstartsdato).
• Detaljer om time-/reise-/overtidspriser: tilbudsskjemaet inneholder enkelte konkrete satser/rammer (f.eks. overtidspremier og reisetid/prisstruktur), men fullstendig beløpsgrunnlag for alle kategorier og regioner fremgår ikke fullt ut av utdraget.
• Tjenestenivå (kompensasjoner/timebot, responstider) henvises til bilag 5 og øvrige SSA-V-bilag, men innholdet i disse bilagene er ikke vedlagt i dokumentteksten.
• Krav til eventuell klarering med utvidet politiattest omtales for noen eiendommer, men hvilke eiendommer og praktiske krav/dokumentasjon er ikke spesifisert i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget fremgår det at avtalen er planlagt med oppstart tidlig august 2026, men varighet/avtaleperiode og eventuelle konkrete tjenestenivåer (SLA/standardiserte kompensasjoner) fremgår ikke av den mottatte teksten. Kan dere angi: (1) eksakt avtaleperiode (start–slutt) og eventuelle opsjoner/forlengelser, og (2) hvilke SLA-mål og kompensasjonsmekanismer som gjelder i bilag 5 (tjenestenivå)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette må avklares for å kunne prise riktig og vurdere leveranserisiko (SLA-kompensasjon, responstider og varighet påvirker time- og bemanningsbehov).

   Kilde: Tilbudsinvitasjon punkt 1.1 og SSA-V kapittel 4 samt SSA-V bilag 5 (Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner) som ikke er vedlagt i utdraget.

2. Tilbudsevalueringen i tilbudsskjemaet oppgir et beregningsuttrykk med timesatsene og reisefastpriser multiplisert med anslag (f.eks. 200/400/50 timer og 5/5/5/5/4/3 reiser). Kan dere bekrefte at evalueringssummen beregnes nøyaktig etter dette utdraget, og angi full evalueringsformel (inkl. eventuelle avrundinger, evt. indeksering/justeringer og om materialer/påslag og overtid inngår i evalueringsgrunnlaget)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hele evalueringsmetoden for å optimalisere prising og sikre at tilbudet blir korrekt sammenlignet.

   Kilde: Tilbudsskjema «Tilbudsevalueringen».

3. I tilbudsskjemaet står det at det gis et unntak for Bastøy fengsel der timer kan føres fra oppmøte ved kai i Horten. Kan dere presisere hva som gjelder for øvrige eiendommer under avtalen: (1) skal kjøretid og spisepause alltid være null-fakturerbart, og (2) hvor presist defineres fakturerbart oppmøte/arbeidstid for eiendommene (gjelder det også reisetid mellom oppdrag samme dag)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Presis definisjon av fakturerbar tid påvirker timepriser og risiko ved kostnadsestimering.

   Kilde: Tilbudsskjema «Oppdraget skal honoreres etter medgått tid… Kjøretid og spisepause skal ikke faktureres…» og «Unntak for Bastøy fengsel…».

4. Tilbudsskjemaet fastsetter at reiser dekkes som faste enhetspriser per reise tur/retur per dag per underområde, og samtidig står det at enhetsprisen inkluderer transportkostnader, reisetid og diett. Kan dere avklare: (1) hva som menes med «reise tur/retur per dag per underområde» (er det én tur uansett antall oppdrag/dager, eller per hent-/leveringsdagslogg), og (2) hvordan skal leverandøren håndtere tilfeller med flere underområder samme dag (faktureres flere enhetspriser da)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Reiseprisingslogikken må være entydig for å unngå feilprising og tvist om faktureringsgrunnlag.

   Kilde: Tilbudsskjema «Reiser» (faste enhetspriser) og «Tilbudsevalueringen» (anslag for antall reiser per område).

5. Tilbudsskjemaet for materialer sier at det kan faktureres en påslagsprosent (oppgitt til 22 %) av netto inntakskost og at det kreves dokumentasjon, samt at Statsbygg kan kreve fullt innsyn i rabattavtaler. Kan dere bekrefte: (1) om 22 % er et fast krav eller et tilbudspunkt som skal være likt for alle, og (2) hvilke materialkategorier som faktisk kan faktureres med påslag i denne avtalen (og om forbruksmateriell som inngår i timeprisen noen gang kan faktureres særskilt)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklaring av prisstruktur og faktureringsmuligheter er nødvendig for korrekt kalkyle og risikovurdering ved innsynskrav.

   Kilde: Tilbudsskjema «Materialer» (påslagsprosent 22 %, dokumentasjon, innsyn) samt setningen «Forbruksmateriell inngår i de oppgitte timeprisene».

6. Arbeidstid og overtid: Tilbudsskjemaet sier at arbeid normalt skal foregå kl. 0700–1700 mandag–fredag, og at det ikke skal oppgis beløp for overtid. Overtid beregnes ved å legge til 50 %/100 % på timesats. Kan dere angi: (1) hvordan beregningen håndteres for arbeid som starter før/etter ordinær tid og varer inn i overtid, og (2) om overtid også gjelder i helger/lørdager i henhold til angitte satser, eller om det kun er når det på forhånd er avtalt forskjøvet arbeidstid/overtid?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tidsregnskapslogikken for overtid påvirker kalkyle ved avvik og feilhåndteringssituasjoner.

   Kilde: Tilbudsskjema «Om overtid…» og teksten om arbeidstid kl. 0700–1700.

7. Personellkrav: Tilbudsinvitasjonen sier at personell skal ha fagbrev eller høyere utdanning innen automasjon, og at noen eiendommer kan kreve klarering via utvidet politiattest. Kan dere spesifisere: (1) hvilket omfang av stillinger/nøkkelpersonell som faktisk krever slik klarering, (2) hvilke eiendommer som typisk krever klarering (eller hvordan leverandør får liste/varsel), og (3) om manglende klarering gir rett til å prise bort tjenesten/om det er leverandørens risiko å få klarering innen oppstart?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klareringskrav kan påvirke bemanning, oppstart og leveringsevne og dermed kostnad og risiko.

   Kilde: Tilbudsinvitasjon punkt 2.3 «Krav til utførende personell» (inkl. klarering).

8. SSA-V sier at avtalens faser omfatter etableringsfasen, og at leverandøren skal utarbeide plan og samhandlingsplan i samarbeid med kunden. Kan dere oversende/konkretisere de relevante deler av «bilag 4 Prosjekt- og fremdriftsplan for etableringsfasen» og «bilag 6 Administrative bestemmelser» (i hvert fall: leverandørens plikter/leveranser i etableringsfasen, varighet, milepæler og eventuelle frister for første rapport/oppstart av ordinært vedlikehold)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten detaljer om etableringsfasen og administrative prosedyrer er det vanskelig å prise og risikovurdere ressursbruk før ordinært vedlikehold.

   Kilde: SSA-V kapittel 2.3 (etablering) samt bilag 4 og bilag 6 (nevnes i SSA-V bilagsoversikt, men ikke vedlagt i utdraget).

9. Tildeling skjer utelukkende på laveste pris. Samtidig inkluderer SSA-V kapittel 9 (mislighold) og standardkompensasjoner iht. tjenestenivåbilag 5. Kan dere bekrefte hvilke pris-/økonomiske elementer som faktisk kan utløses i mislighold (f.eks. standardisert kompensasjon/timebot) og hvor disse er beskrevet (bilag 5/kapittel 9)? Vi ber spesielt om å få oppgitt kompensasjonsnivåer og hvordan de beregnes.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Selv om pris vektlegges fullt ut, må leverandøren forstå «tail risk» for kompensasjon og kostnader ved SLA-brudd.

   Kilde: SSA-V kapittel 9 (mislighold/sanksjoner) og SSA-V bilag 5 (Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner).