Rammeavtale IKT-Utstyr

Oppdragsgiver skal inngå rammeavtale med én leverandør for levering av nytt IKT-utstyr (klienter, skjermer, nettbrett, samt kantsortiment som prosjektorer, dataromsløsninger, servere, møteromsutstyr og annet periferiutstyr). Rammeavtalen har estimert verdi 155 000 000 NOK eks. mva., ingen kjøpsforpliktelse, og varighet 01.08.26–31.07.28 med opsjon 1+1 år og oppdragsgivers ensidige forlengelse inntil 2 år. Tildeling skjer etter pris 50 % og kvalitet 50 % (kravoppfyllelse/besvarelse og produktkvalitet), og tilbud skal leveres elektronisk via Mercell innen 29.06.2026 kl. 12:00, signert med elektronisk signatur.

• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk kapasitet til å oppfylle kontrakten (vurderes mot avtalens verdi, ytelser, risiko og varighet).

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall (rating fra kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon). Oppdragsgiver kan innhente ytterligere økonomisk informasjon. Alternativ dokumentasjon kan benyttes ved saklig grunn til å ikke fremlegge krevd dokumentasjon.

  Kilde: Kap. 4.2 (Krav knyttet til leverandørens økonomiske/finansielle kapasitet)
• Skatteattest for merverdiavgift og skatt (kun dersom valgt leverandør er norsk).

  Dokumentasjon: Skatteattest(er) ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Skal ikke ha restanser av betydning.

  Kilde: Kap. 4.2 (Skatteattest)
• Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag (innenfor relevant tid).

  Dokumentasjon: Beskrivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker. Beskreivelsen skal leveres med tilbud og omfatte oppdrag inntil 3 år tilbake. Leverandør må dokumentere relevans gjennom beskrivelsen.

  Kilde: Kap. 4.3 (Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner)
• Leverandøren skal være godkjent lærebedrift og ha lærlinger ansatt under hele avtaleperioden.

  Dokumentasjon: Attest for at tilbyder er tilknyttet godkjent lærlingeordning.

  Kilde: Kap. 4.4 (Krav til leverandør)

• Tilbud må leveres elektronisk via Mercell, og leverandøren må sikre at lagret profil i Mercell inneholder korrekte opplysninger.Kilde: Kap. 6 (Innlevering av tilbud, kap. 6.1/6.2) og oppsummering i teksten under 6
• Tilbudet skal leveres innen tidsfristen og i den utforming det elektroniske systemet angir; alle dokumenter skal ha dokumentnavn og leverandørens navn.Kilde: Kap. 6.1 (Tilbudets utforming)
• De som leverer elektronisk tilbud skal ha myndighet til å inngå tilbud på vegne av leverandøren.Kilde: Kap. 6.2 (Elektronisk tilbud)
• Tilbudet krever elektronisk signatur ved levering.Kilde: Kap. 6.3 (Elektronisk signatur)
• Leverandøren skal fylle ut og levere komplett SSA-K/SSA-R bilag og vedlegg som del av tilbudsdisposisjonen, samt relevante vedlegg til pris og produkt.Kilde: Kap. 6.4.1.1.1 (Tilbudets utforming/disposisjon) – punktene om SSA-R/SSA-K, Vedlegg 1, Vedlegg 2 og Vedlegg 3
• Leverandøren skal levere dokumentasjon på krav i Mercell, til kvalifikasjonskrav.Kilde: Kap. 6.4.1.1.1 (Tilbudets utforming/disposisjon)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

29.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Kontraktform: én (1) rammeavtale/kontrakt med én leverandør for hver oppdragsgiverpart; avrop gjennom rammeavtalen. SSA-R/SSA-K regulerer avtaleforhold og kjøp/avrop (SSA-K gjelder som alminnelige kjøpsavtalevilkår).Kilde: Kap. 2.6 (Kontrakt)
• Lønns- og arbeidsvilkår: kontrakten vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift 8. februar 2008 nr. 112.Kilde: Kap. 2.6.1 (Krav til lønns- og arbeidsvilkår)
• Leveringstid og leveringssted: leveres innen frister i bilag 4 (Leveringstidspunkt og andre frister) og iht. beskrivelse i Vedlegg 1; innvendinger må fremmes innen 5 virkedager etter fysisk levering eller elektronisk tilgjengeliggjøring (med presiserte unntak) med godkjenningsprøve dersom avtalt.Kilde: SSA-K Generell avtaletekst (pkt. 2.2.5 Tid og sted for Leveransen, samt test/godkjenningsmekanismer) og Bilag 4
• Dokumentasjon og opplæring: leverandøren skal overlevere/gi elektronisk tilgang til standard produktbeskrivelser/brukerveiledninger mv. senest samtidig med leveranse (bilag 4 angir). Opplæring kun i den grad avtalt i bilag 1 og priset i bilag 7.Kilde: SSA-K Generell avtaletekst (Dokumentasjon og opplæring)
• Utstyr/programvarekrav: leverandør har ansvar for at leveransen oppfyller krav og beskrivelser i bilag 1, og at levert løsning virker som avtalt hver for seg og sammen.Kilde: SSA-K Generell avtaletekst (Gjennomføring av Leveransen – Utstyr og programvare)
• Pris-/påslag og prisendring: pris ved avrop beregnes som dokumentert kostpris + avtalt prosentvis påslag; påslaget er fast for hele avtaleperioden. Pris reguleres ikke ved årlig indeksjustering (for produkter).Kilde: SSA-K Bilag (Bilag 7: Pris og prisbestemmelser / avtalens punkt 6.5)

• Detaljene om konkrete leverings-/garanti-/reklamasjonsvilkår, sanksjoner (dagbot/heving/erstatning) og eventuelle godkjenningsprøvekriterier fremgår ikke i den tilgjengelige dokumentteksten (kun overskrifter/fragmenter).
• Krav knyttet til avvisning/forbehold er omtalt generelt, men konkrete kvalifikasjons-/avvisningsbestemmelser utover ESPD og økonomi/teknisk/leverandør-lærling er ikke fullt ut gjengitt.
• Eventuelle minimumskrav til klima-/miljø eller hvordan disse er implementert som minstekrav fremgår ikke i detalj (kun at klima/miljø vurderes ikke som tildelingskriterium i denne anskaffelsen).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg 1 punkt 1.3 (Priser) står det at pris på produkt = kostpris til leverandør + fast påslag, og at oppdragsgiver har innsynsrett i innkjøpsfaktura, kalkyler og regnskaper. Kan dere presisere hvilke konkrete dokumenter/underlag vi må levere/gi innsyn i, og hvordan og hvor ofte innsyn gjennomføres (inkl. tidsfrist for å etterkomme innsynskrav)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten presisering av omfang og praktisk prosess for innsyn kan leverandør ikke prise administrasjons-/etterlevelseskostnader eller sikre korrekt dokumentflyt.

   Kilde: Vedlegg 1 – punkt 1.3 (Priser)

2. I Vedlegg 1 punkt 1.7 (Krav om fakturering) fremgår det at utstyr kan faktureres direkte til et leasingselskap, og at leverandøren ikke kan stille krav som hindrer dette. Kan dere avklare hvordan vi skal håndtere (i) betalingsflyt/krav til betalingsmottaker og (ii) hvem som regnes som «kunde» ved reklamasjon/garanti og eventuell dekning av kostnader når faktura går til leasingselskap?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker både kommersiell risikofordeling og praktisk håndtering av reklamasjoner/garantier, og er sentralt for å unngå uavklarte kontraktsforpliktelser.

   Kilde: Vedlegg 1 – punkt 1.7 (Krav om fakturering)

3. I Vedlegg 1 punkt 1.6 (Inventarsystem) kreves tilgang til API med garanti- og leveringsinformasjon, ordrehistorikk samt modell- og serienummer. Hvilke systemer/IT-løsninger skal API-et integreres mot (navn på bestillingsportal/inventarsystem), og finnes det teknisk API-dokumentasjon eller eksempel på datadeling/format (API-spec, endpoint-liste, datamodell, sikkerhetsmekanisme)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandør må vite integrasjonsomfang (kost/risiko) for å kunne prise og levere riktig funksjonalitet, og for å vurdere omfanget av kravene i praksis.

   Kilde: Vedlegg 1 – punkt 1.6 (Inventarsystem)

4. I Vedlegg 1 punkt 2.1 (Leveringstid) står det at leveringstid «bør» ikke overstige 10 virkedager for hovedsortiment, men at det kan være noe lengre for øvrige produkter. Kan dere konkretisere (i) hvilke produkttyper som typisk ligger i «øvrige produkter» og (ii) om «bør» betyr at vi må oppfylle 10 virkedager som måleparameter ved avvik (og eventuelle sanksjoner/dagbot), eller om det kun er et mål uten konsekvens?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydeliggjøring av om og hvordan leveringstid behandles ved avvik er avgjørende for risikovurdering og prising av beredskap/stock.

   Kilde: Vedlegg 1 – punkt 2.1 (Leveringstid)

5. I Vedlegg 1 punkt 2.2 (Leveringstidspunkt) kreves levering i kjernetid 08:00–15:30, og at avvik kan avtales med bestiller. Hvilken maksimal responstid/frist har bestiller for å avtale avvik (f.eks. senest dagen før/innen x timer), og hvordan skal leverandøren håndtere situasjoner der mottakslokasjon ikke har bemanning i kjernetid?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisen påvirkes av hvordan leverandør kan planlegge leveranser og kostnader ved ombookinger/feillevering; uklare frister skaper leveringsrisiko.

   Kilde: Vedlegg 1 – punkt 2.2 (Leveringstidspunkt)

6. I Vedlegg 1 punkt 2.4 kreves fraktfri levering DDP Incoterms 2020 for samtlige ordrer. Kan dere avklare hvem som anses som importør/ansvarlig for toll/avgifter der dette er relevant, og om DDP gjelder også når produkter leveres direkte til lokasjoner som inngår i ulike avtalestrømmer (f.eks. via leasingselskap)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: DDP påvirker leverandørens kostnadsansvar og forsikrings-/ansvarsforhold, særlig for logistikkflyt til flere kommuner og bestillingsmottakere.

   Kilde: Vedlegg 1 – punkt 2.4 (Fraktfri levering DDP)

7. I Vedlegg 1 punkt 3.1 (E-handel punchout) kreves punchout mot Visma Enterprise. Hvilken løsning/prosedyre skal benyttes (standard punchout-modell/roller/URLer), og har dere konkrete krav til autentisering (f.eks. SSO), katalogsynk eller testopplegg (testmiljø, tidsplan for integrasjon)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten spesifisert integrasjonsoppsett og test-/driftsforutsetninger er det vanskelig å estimere tidsbruk og sikre at kravet kan oppfylles før kontraktsstart.

   Kilde: Vedlegg 1 – punkt 3.1 (E-handel)

8. I Vedlegg 1 punkt 4.3 (Garanti) stilles det krav om minimum 3 års garanti for produkter i hovedsortimentet, inkl. arbeidstid og at garantireparasjoner utføres på stedet i oppdragsgivers lokaler i normal arbeidstid. Kan dere presisere (i) hvilke produktkategorier som faktisk regnes som «hovedsortiment» (innebærer det også skjermer/klienter/annet periferiutstyr), og (ii) hva som skjer dersom reparasjon «på stedet» ikke er teknisk mulig (bytte/innsending/evt. transportkostnader og frist)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er et sentralt praktisk og kostnadsdrivende punkt som påvirker garanti- og logistikkrisiko, og det er ikke fullstendig konkretisert i tilgjengelig tekst.

   Kilde: Vedlegg 1 – punkt 4.3 (Garanti)

9. I Vedlegg 1 punkt 4.5 (Reparasjonstid garanti- og forsikringssaker) står det at reparasjon «bør» settes i gang senest innen 5 virkedager, og at hvis reparasjon ikke kan utføres innen 15 virkedager skal erstatningsenhet leveres uten kostnad. Kan dere avklare om disse fristene er absolutte/tilleggskrav, og definere hva som menes med «utført» og «i gangsatt» (f.eks. feilmelding registrert vs. sendt til reparatør), samt hvordan fravær av reservedeler håndteres innen fristene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandør trenger klarhet i fristdefinisjoner og konsekvenser for å unngå vesentlige uforutsette kostnader.

   Kilde: Vedlegg 1 – punkt 4.5 (Reparasjonstid garanti- og forsikringssaker)

10. I Vedlegg 1 punkt 5.5 (Miljømerke) kreves TCO Certified eller tilsvarende for produkter i hovedsortimentet. Kan dere presisere om kravet gjelder (i) alle enkeltprodukter levert, (ii) kun modelltype/konfigurasjon vi tilbyr i pris- og produktskjemaet, og (iii) hvordan vi dokumenterer «tilsvarende» (aksepterte sertifiseringer, dokumentasjonskrav og eventuelle unntak for ikke-sertifiserte varianter)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Klart dokumentasjonskrav og omfang er nødvendig for å sikre at tilbud ikke blir trukket/avvist pga. dokumentasjonsmangel eller feiltolkning av «tilsvarende».

    Kilde: Vedlegg 1 – punkt 5.5 (Miljømerke)