R01978 Vintervedlikehold Region Nord - Bjerkvik

Vintervedlikehold (brøyting, sandstrøing, ansvar for brøytestikker, feiing/oppkosting) for Region Nord, Bjerkvik (primært Elvegårdsmoen leir). Avtalen er flerårig med oppstart 01.09.2026 (eller senere signeringsdato), varighet 2 år, og kan forlenges 1+1+1 år (maks 5 år totalt).

• Leverandøren skal være et lovlig registrert firma.

  Dokumentasjon: For utenlandske leverandører: dokumentasjon på lovlig registrering i hjemlandet. Norske leverandører trenger ikke dokumentere registreringen utover fremleggelse av skatte- og mva.-attest.

  Kilde: Del I – Kvalifikasjonskrav / Generelle krav
• Leverandøren skal ha ryddig forhold til innbetaling av skatter og avgifter.

  Dokumentasjon: Attest for skatt og merverdiavgift (RF-1316), bestilles via Altinn. Ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist.

  Kilde: Del I – Kvalifikasjonskrav / Generelle krav
• Krav til økonomisk/finansiell stilling: god finansiell og økonomisk stilling og nødvendig økonomisk kapasitet.

  Dokumentasjon: Minimum kredittrating A (kredittvurdering ikke eldre enn 6 mnd. fra tilbudsfristen). Kredittvurderingens vurdering av betalingshistorikk/-pålitelighet skal fremgå. Ved støtte/garantier fra andre foretak: tilsvarende kredittvurdering + rettslig bindende bekreftelse om solidarisk heftelse. Regnskapstall fra siste tilgjengelige årsregnskap som viser omsetning (ikke nødvendig dersom nøkkeltall fremgår av kredittvurdering).

  Kilde: Del I – Kvalifikasjonskrav / Økonomisk/finansiell stilling
• Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner: god erfaring med arbeider omfattet av avtalen.

  Dokumentasjon: Opplyst inntil 3 relevante oppdrag utført i løpet av de 5 siste årene, med kort beskrivelse og oppgitt størrelse. Skal fylles ut i Tilbudsbrevets punkt «Referanseprosjekter».

  Kilde: Del I – Kvalifikasjonskrav / Tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner: tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre kontrakten i henhold til ytelsesbeskrivelsen.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av leverandørens tilgjengelige personell og utstyr/maskiner mv. knyttet til oppdraget (oversikten fylles ut).

  Kilde: Del I – Kvalifikasjonskrav / Tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Krav ved bruk av underleverandører som støtter kvalifikasjonskrav: ESPD og forpliktelsesdokumentasjon for underleverandører.

  Dokumentasjon: ESPD-skjema for underleverandør (utfylling i Mercell: svare Ja på støtte til kvalifikasjonskrav). Forpliktelseserklæring (vedlegg 3) dersom underleverandør støtter kvalifikasjonskrav. Separate ESPD fra underleverandør.

  Kilde: Del I – Kvalifikasjonskrav / Bruk av underleverandører
• Krav ved leverandørgruppe/konsortium: ESPD for samtlige gruppedeltakere og dokumentasjon for solidaransvar.

  Dokumentasjon: ESPD-skjema fra samtlige gruppedeltakere. Bekreftelse fra samtlige deltakere om forpliktende samarbeid og solidarisk ansvar, samt hvem som representerer gruppen.

  Kilde: Del I – Kvalifikasjonskrav / Tilbud fra leverandørgruppe/konsortium

• Tilbudsbrevet skal være signert. Avvik/forbehold skal fremgå klart, utvetydig og uttømmende, med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet fremkommer.Kilde: Del I – Tilbudets innhold
• Etisk egenerklæring skal leveres som del av tilbudet (vedlagt mal) og skal være undertegnet.Kilde: Del I – Kvalifikasjons-/tilbudets innhold / Etisk egenerklæring
• Egenerklæring om forbud mot russisk involvering (vedlagt skjema) skal leveres som del av tilbudet (underskrift/dato ikke nødvendig ved elektronisk signatur).Kilde: Vedlegg 2 – Egenerklæring om russisk involvering
• ESPD (integrert i Mercell) fylles ut ved tilbudsinnlevering og leveres gjennom Mercell-funksjonalitet.Kilde: Del I – Tilbudets innhold / ESPD
• Ved bruk av samarbeid/underleverandører som støtter kvalifikasjonskrav: underleverandører skal avgi separate ESPD, og leverandør må svare «Ja» i Mercell om støtte.Kilde: Del I – Bruk av underleverandører / ESPD-prosess
• Tilbudte referanseprosjekter skal fylles ut i Tilbudsbrevet (punkt «Referanseprosjekter»).Kilde: Tilbudsbrev (mal) – Referanseprosjekter
• Elektronisk innlevering av tilbud i Mercell innen tilbudsfrist (med elektronisk signatur).Kilde: Del I – Innlevering av tilbudet

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

29.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Avtalevarighet og forlengelse: 2 år fra 01.09.2026 (eller signeringsdato), med opsjon/forlengelse 1+1+1 år (maks 5 år totalt).Kilde: Del I – Kort om anskaffelsen / Varighet (og Del II – Spesielle kontraktsbestemmelser)
• Beredskap og utførelse: normal sesongberedskap hele døgnet; brøyting uoppfordret ved definerte snødybder; snødybde under brøyting ikke over 10 cm; skader erstattes fortløpende.Kilde: Del III – Ytelsesbeskrivelse (Driftssesong/beredskap, Uoppfordret brøyting)
• Sandstrøing: skal inngå i fastprisen; strøsand og nødvendige sertifikater; utføres etter vurdering/varsling og skal dokumenteres skriftlig.Kilde: Del III – Ytelsesbeskrivelse (Sandstrøing)
• Feiing: innen 15. mai (med varsel minst 1 uke før til kontaktperson). Masser skal deponeres i henhold til offentligrettslig regulering.Kilde: Del III – Ytelsesbeskrivelse (Feiing)
• Krav til kapasitet/utstyr: leverandør må selv stille nødvendig utstyr; minimum 2 stk. traktor eller hjullaster (med snøfres) samt sandstrøer og skjær.Kilde: Del III – Ytelsesbeskrivelse (Rigg og drift / Krav til maskiner og utstyr)
• Krav til maskiner/kjøretøy (klima-/miljø): leverandøren forplikter seg til teknologier/drivstofftyper oppgitt i tilbudet; nye teknologier må forhåndsgodkjennes skriftlig; antall kjøretøy/maskiner kan ikke endres slik at miljøbelastningen påvirkes negativt.Kilde: Del II – Spesielle kontraktsbestemmelser (Krav til kjøretøy og maskiner (klima-/miljøhensyn))
• Sikkerhet/personellsikkerhet: kontrakten legger opp til autorisasjon BEGRENSET / NATO RESTRICTED for aktuelt personell før tilgang til skjermingsverdig informasjon; på forespørsel skal personell underskrive taushetserklæring.Kilde: Del II – Spesielle kontraktsbestemmelser (vedr. sikkerhet, rapportert i Del I/Del II) og Del V/06 Del II Spesielle bestemmelser / sikkerhetstekst
• Taushet/tilgangskontroll: ved behov utleveres nøkler/kort; tap skal meldes umiddelbart; leverandør kan bli hold ansvarlig for kostnader ved bytting av lås.Kilde: Del II – Spesielle kontraktsbestemmelser (Adgangskontroll og nøkler/kort)
• Møter/befaring: før og etter hver brøytesesong; leverandør plikter å delta også ved behov for flere møter; kostnader knyttet til møter/befaringer godtgjøres ikke.Kilde: Del II – Spesielle kontraktsbestemmelser (Møter og oppfølging av avtalen)
• Skatte-/avgiftskontroll: oppstart krever signert fullmakt til OSA; gjelder også underleverandører ved støtte til kvalifikasjonskrav; fullmakt gir Forsvarsbygg rett til ubegrenset antall ganger å innhente taushetsbelagte opplysninger fra skattemyndighetene.Kilde: Del II – Generelle kontraktsbestemmelser (Skatte- og avgiftsforpliktelser) + Del I (Samarbeid med Skatteetaten)

• Dokumentoversikten oppgir at «krav i pkt. 4.1 ikke må dokumenteres ved tilbud» og at pkt. 4.2 skal dokumenteres, men selve struktur-/punktnummeringen i teksten er ikke helt konsistent (noe redaksjonell usikkerhet).
• Flere frister (tilbudsfrist, valg av leverandør, planlagt kontraktsinngåelse) står «i Mercell» og er derfor ikke konkrete i teksten her.
• Kontrakts-/ytelsesdetaljer om brøyting/strøing er omfattende, men eksakte responstider/delfrister for alle situasjoner kan være avhengig av prioritering og «se brøytekart» (kartreferanser er tilgjengelige, men full prioriteringslogikk for alle scenarier fremgår ikke fullt ut i samlet tekst).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Del II pkt. «Avtalen gjelder fra 01.09.2026, eller fra signeringsdato hvis denne inntrer senere» og «Oppstart og varighet»: Kan dere presisere forventet signeringsdato/kontraktsinngåelse, og hvordan dere fastsetter eksakt oppstart og eventuelle justeringer i sesong-/delfrister dersom signering skjer etter 01.09.2026?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilket praktisk starttidspunkt som gjelder for bemanning, beredskap og planlegging, og for å vurdere risiko ved sen signering.

   Kilde: Del II – Spesielle kontraktsbestemmelser, «Avtalen gjelder fra 01.09.2026…» og «Oppstart»

2. I Del II «Oppsigelse»: Det fremgår at Oppdragsgiver kan si opp avtalen med tre måneders skriftlig varsel. Hvordan håndteres dette økonomisk og praktisk for leverandøren (f.eks. oppsigelse før/under vintersesong), herunder hva som gjelder for allerede bestilt materiell, planlagt beredskap og eventuelle sunk costs?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppsigelsesrett med kort varsel kan gi betydelig kostnadsrisiko; leverandøren må forstå hvordan dette kompenseres eller om det ligger fullt risiko hos leverandør.

   Kilde: Del II – Spesielle kontraktsbestemmelser, «Oppsigelse»

3. I Del II «Forsinket brøyting og strøing»: dere kan rekvirere arbeidet til annen leverandør dersom brøyting/strøing er mer enn tre timer forsinket. Kan dere klargjøre hvordan «tre timer forsinket» måles (fra hva, hvilke tidspunkt/trigger i kontrakten), og om dere har en varslings-/dokumentasjonsprosedyre som dere følger før rekvirering skjer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig må leverandøren forstå målemetode og prosesskrav; ellers blir sanksjonsrisiko vanskelig å kvantifisere.

   Kilde: Del II – Spesielle kontraktsbestemmelser, «Forsinket brøyting og strøing»

4. I Del II «Pris»: Endringer av brøyteareal reguleres prosentvis i forhold til fastpris basert på «beregnet areal i kvadratmeter oppgitt i brøytekart». Kan dere levere/henvise til brøytekartets arealtall som skal legges til grunn for prisregulering, og bekrefte om arealtallene er endelige eller om det kan foretas korrigering ved oppstart/befaring?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Endringsregulering basert på brøytekart er sentralt for totalpris og risiko ved endringer; leverandøren trenger eksakt grunnlag for beregning.

   Kilde: Del II – Spesielle kontraktsbestemmelser, «Endringer»

5. I Del II «Krav til kjøretøy og maskiner (klima-/miljøhensyn)»: dere skriver at leverandøren ikke kan påregne å lade på eiendommene/lokasjonene (betalingsløsning mangler). Kan dere presisere: (1) hvilke lokasjoner som brukes for lading/tilkobling i praksis, (2) om leverandøren kan benytte eksterne ladestasjoner i stedet, og (3) hvilke kostnader som anses inkludert i tilbudspris (f.eks. elbil-lading, transport til lading)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker både ressursplanlegging og kostnadsnivå for maskin-/kjøretøyvalg, og dermed prising.

   Kilde: Del II – Spesielle kontraktsbestemmelser, «Tilgang til ladestasjoner» og «Krav til kjøretøy og maskiner…»

6. I Del II «Sanksjoner ved mislighold» og «Kravene til utslippsteknologi og/eller drivstoff»: dere opererer med beregningsformel og «arbeidsdager»/«oppmøter», men «arbeidsdag»/«oppmøte» er ikke definert i utdraget. Kan dere definere hva som regnes som én «arbeidsdag» og hva som regnes som ett «avvik» for utslippsteknologi/drivstoff i denne kontrakten (inkl. hvordan man håndterer delt oppmøte/korte stopp)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelige definisjoner gjør sanksjonsrisiko og etterlevelsesstyring vanskelig; leverandøren må kunne dokumentere korrekt for å unngå mulkt.

   Kilde: Del II – Spesielle kontraktsbestemmelser, «Sanksjoner ved mislighold» og «Kravene til utslippsteknologi…»

7. I Del II «Rapportering»/«Årlig rapport»: Det fremgår at leverandøren skal benytte «Dokument 10 Mal for rapportering». Kan dere opplyse hvor denne malen ligger i konkurransegrunnlaget/Mercell, og om det finnes tidsfrister eller versjonskrav (f.eks. at ny mal kan komme i sesong) som leverandøren må ta høyde for?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må sikre at rapporteringen kan leveres i riktig format/innhold; manglende tilgang/versjonskrav kan gi avvik og kostnader.

   Kilde: Del II – Spesielle kontraktsbestemmelser, «Rapportering», «Årlig rapport»

8. I Del II «Rapportering»/«Etisk egenerklæring for leverandører til forsvarssektoren» og «Årsrapporten skal inneholde…»: Er kravet om «etisk egenerklæring» ment som vedlegg i årsrapporten, eller er det en attest som allerede leveres ved kontraktsinngåelse/ved tilbud? Hvis det skal leveres på nytt i årsrapport, hvor ofte og i hvilket format?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravets «leveringsfrekvens» og dokumentform påvirker administrasjonskost og etterlevelse.

   Kilde: Del II – Spesielle kontraktsbestemmelser, «Årlig rapport» (punktliste)

9. I Del II «Tidsfrister» i avtalemal/bestemmelser: feltene «Arbeidet skal påbegynnes», «[Delfrist]» og «Arbeidet forutsettes avsluttet» er blanke i avtalemalen. Kan dere presisere de faktiske delfrister som gjelder for denne konkrete avtalen (region Bjerkvik/Elvegårdsmoen), og om disse fremgår av Del III eller «brøytekart/mal»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten eksakte frister kan leverandøren ikke dimensjonere kapasitet og risiko for forsinkelse/dagmulkter korrekt.

   Kilde: Del II – Avtaledokumentmal (SÆRSKILTE BESTEMMELSER / «TIDSFRISTER» i avtalemal)