Konsulentbistand til implementering av ny organisasjonsstruktur i Vann og avløp

Konsulentbistand for implementering av ny organisasjonsstruktur i Virksomhet vann og avløp (VA) i Drammen kommune. Behovet er ekstern bistand for å strukturere, drive og gjennomføre implementeringen (forventet ca. 1 år) med mål om at ny organisering fungerer fullt ut fra høsten 2027. Oppdraget gjennomføres og honoreres etter medgåtte timer, og konsulenten skal fungere som prosessleder i tett samarbeid med virksomhetsleder og ledergruppen. (Kilde: Konkurransegrunnlag, 1.2 og Behovsbeskrivelse, pkt. 1-3)

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister/faglig register/handelsregister i den staten leverandøren er etablert.

  Dokumentasjon: Firmaattest. (Kilde: Konkurransegrunnlag, 3.1)

  Kilde: Konkurransegrunnlag, 3.1
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall. Rating utført av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon. Kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse er tilstrekkelig. (Kilde: Konkurransegrunnlag, 3.2)

  Kilde: Konkurransegrunnlag, 3.2
• Leverandøren skal ha god erfaring fra tidligere oppdrag med overføringsverdi til denne kontrakten.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene, inkl. oppdragets verdi, tidspunkt for gjennomføring, mottaker og kontaktperson/referanser (navn, telefon, e-post). Leverandøren kan dokumentere relevans via kompetanse til personell de kan benytte i oppdraget. (Kilde: Konkurransegrunnlag, 3.3)

  Kilde: Konkurransegrunnlag, 3.3

• Tilbud skal leveres innen tilbudsfrist og leverandøren må vedstå seg tilbudet til angitt vedståelsesfrist (03.07.2026).Kilde: Konkurransegrunnlag, 1.5 (Tilbudsfrist, vedståelsesfrist)
• Dokumentasjon som nevnt under kvalifikasjonskravene må kunne fremlegges/leveres, herunder skatteattest ved forespørsel for valgt leverandør (gjelder bare hvis valgt leverandør er norsk).Kilde: Konkurransegrunnlag, 2.1 (Skatteattest)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

11.06.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Konsulentens fakturering/honorar: oppdraget honoreres etter medgåtte timer; lunsj er ikke arbeidet tid og skal ikke faktureres. Konsulenten kan ikke fakturere for reisetid, lunsj og eventuell overtid. Fakturaer skal spesifiseres og dokumenteres slik at de kan kontrolleres av oppdragsgiver.Kilde: Behovsbeskrivelse, pkt. 3.4
• Arbeidssted i hovedsak Drammen rådhus, Engene 1 (fysisk tilstedeværelse forutsettes; noe hjemmekontor aksepteres etter avtale).Kilde: Behovsbeskrivelse, pkt. 3.4
• Fakturakrav/innhold: korrekt faktura skal inneholde klar beskrivelse av hva det faktureres for, leverandørnavn/adresse/organisasjonsnr, bestillers bestillingsnummer og navn, ordrenummer (hvis mottatt), leveringsadresse, dato for bestilling og faktura og forfallsdato. For tjenestekjøp skal faktura inneholde oversikt over antall timer arbeidet. Leverandør skal kun fakturere for godkjente leveranser i henhold til bestilling. Delfakturering/utstedelse før levering aksepteres ikke med mindre særskilt avtalt.Kilde: Standard avtalevilkår, 4.1, 4.4
• Betalingsbetingelser: fri faktureringsmåned + 30 dager. Betalingstid regnes fra mottaksdato på korrekt faktura. Kommunen skal ikke belastes gebyrer; rentefaktura aksepteres ikke. Forsinket betaling gir forsinkelsesrenter etter lov om renter ved forsinket betaling.Kilde: Standard avtalevilkår, 4.3, 4.5, 4.6
• Endringer i avtalen må foreligge skriftlig og godkjennes av Kommunen (innarbeides som eget vedlegg). Overdragelse av leverandørens rettigheter/plikter krever skriftlig avtale med Kommunen (Kommunen kan nekte).Kilde: Standard avtalevilkår, 6.1-6.2
• Etiske krav: Leverandøren skal respektere grunnleggende krav til menneskerettigheter/arbeidstakerrettigheter og miljø. Forbud mot barnearbeid, tvangsarbeid, diskriminering og brudd på respekt for fagorganisering mv. Brudd kan gi kontraktsbrudd og sanksjoner (retting/skifte av underleverandør; kan påberopes heving ved vesentlig mislighold).Kilde: Standard avtalevilkår, kap. 7-8 (særlig 8.1-8.7) og 8.7
• Underleverandører: ved bruk av underleverandører til å utføre arbeidsoppgaver som følge av avtalen er leverandøren ansvarlig som om han selv stod for utførelsen; ved brudd i leverandørkjeden kan Kommunen kreve skifte av underleverandør uten kostnad for Kommunen.Kilde: Standard avtalevilkår, 1.3 og 8.7
• Forsikring (gjelder tjenestekjøp): leverandøren skal tegne og opprettholde ansvarsforsikring tilpasset virksomheten, inkludert taps-/skade på person/materiell med forsikringsbeløp som angitt (150G mht. ansvarsforsikring for person/materiell og formuesforsikring min. 5G). Manglende/uut tilfredsstillende forsikring anses som vesentlig mislighold.Kilde: Standard avtalevilkår, 10.1-10.4
• Garanti: For varekjøp (hvis relevant) gjelder 2 års garanti for leverte varer (med retting/utskifting/reparasjon på leverandørens regning).Kilde: Standard avtalevilkår, 11.1-11.2
• Levering/leveransekrav: For varekjøp fritt levert/anvendt sted eller DDP iht. INCOTERMS 2020. For tjenestekjøp utfører leverandørens personale oppdraget hos Kommunen med mindre annet er skriftlig avtalt. Produkt skal leveres med pakkseddel som inneholder opplysninger nevnt i 4.1 (for varekjøp).Kilde: Standard avtalevilkår, 14.1-14.4
• Arbeidstaker-/lønns- og arbeidsvilkår (inkl. underleverandører): leverandøren skal sikre at egne og underleverandørers ansatte har lønns- og arbeidsvilkår ikke dårligere enn lov/allmenngjøring/tariffregler. Leverandøren må på forespørsel kunne dokumentere vilkår og overholdelse; kommunen har rett til kontroller/tilgang til dokumentasjon og stedlige kontroller.Kilde: Standard avtalevilkår, 17.1-17.3
• Betaling til bank/forbud mot kontant betaling: lønn og annen godtgjørelse til egne ansatte og ansatte hos underleverandører skal utbetales til konto i bank; all annen betaling skal også skje med elektronisk betalingsmiddel. Brudd gir avkorting av vederlag med samme beløp som kontantbetalingen.Kilde: Standard avtalevilkår, 15 og 16
• Mislighold og sanksjoner: Kommunen kan kreve retting; brudd på lønns- og arbeidsvilkår kan gi dagbøter, stanse arbeid og/eller heving. Mislighold foreligger også ved manglende rettidig levering/ikke oppfylte avtalt formål/krav. Dagmulkt ved forsinkelse (automatisk, størrelse angitt i punkt 18.3 og videre).Kilde: Standard avtalevilkår, 17.3 og 18 (særlig 18.1-18.3)

• Tekstutdraget fra Konkurransegrunnlag kap. 4 er avbrutt: full beskrivelse av tildelingskriteriet «Kvalitet» (og eventuell vekting) fremgår ikke i gitt dokumenttekst.
• Det er ikke trukket ut egne, spesifikke innleveringsdokumenter (som tilbudsformat/vedleggsliste) utover tidsfrister og skatteattest, fordi innleveringskapitlet ikke er inkludert i utdraget.
• Tildelingskriterienes vekter er ikke oppgitt i den medsendte teksten (kun at tildeling skjer på beste forhold mellom pris og kvalitet).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Tildelingskriteriet «Kvalitet» i kapittel 4: Kan dere bekrefte eksakt vekting mellom «Kvalitet» og «Pris», og eventuelt intern vekting/underdeling av «Kvalitet» (CV vs. referanseprosjekter vs. personlighet/egnethet i intervju)? I den vedlagte teksten er ikke hele beskrivelsen av kriteriet gjengitt.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten vekting er det vanskelig å vurdere hvor mye leverandøren bør vektlegge dokumentasjon av CV/referanser og eventuell intervju-tilnærming vs. prisnivå.

   Kilde: 4 TILDELINGSKRITERIER

2. Pris: Under kapittel 4 står det at timepris skal angis i «SSA-B enkel punkt 6.1». Kan dere bekrefte om timeprisen skal oppgis som en fast timepris for hele kontraktsperioden, og om det ikke er noen prisjusteringer/indeksreguleringer (utover evt. uttrykkelig regulering i SSA-B/kontraktsvilkår)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Timeprisoppsettet påvirker tilbudt økonomi og risiko. Leverandøren trenger å vite om timeprisen er fullt ut bindende eller kan reguleres.

   Kilde: 4 TILDELINGSKRITERIER / 1.3 Kontraktsvilkår

3. Behovsbeskrivelse pkt. 3.1: Dere skriver at implementeringsperioden forventes ca. 1 år og at ny organisering skal fungere fullt ut fra høsten 2027. Kan dere gi et anslag for faktisk oppstartsdato/oppstart i kontraktsperioden og omtrentlige milepæler (f.eks. etablering av ny avdeling, flytting til nye lokaler, roller/team, samhandlingsarenaer)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er nødvendig for at leverandøren skal kunne prise ressursbruk riktig og beskrive troverdig fremdriftsopplegg i tilbudet.

   Kilde: 02 Behovsbeskrivelse - Omorganisering av VA / 3.1 Hovedoppgave

4. Behovsbeskrivelse pkt. 3.2 (Koordinering og helhetsoversikt): Kan dere spesifisere hvilke systemer det forventes at konsulenten skal koordinere «på tvers» av (dere nevner UBW, GAT, EQS, arkiv mv.) og hva som ligger i «samordne implementering» for disse systemene (f.eks. roller, opplæring, prosessrevisjon, oppdatering av rutiner)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten konkretisering kan leverandøren undervurdere/overvurdere omfanget knyttet til system- og prosessendringer.

   Kilde: 02 Behovsbeskrivelse - Omorganisering av VA / 3.2 Konkrete oppgaver

5. Behovsbeskrivelse pkt. 3.2 (Rolle- og strukturimplementering) og pkt. 3.3: Dere ber om prosessledelse og avklaringer rundt roller/grensesnitt. Kan dere avklare forventet leveranse fra konsulenten knyttet til «rolle- og ansvarsdeling» (f.eks. fasilitering av workshops vs. utarbeidelse av konkrete styringsdokumenter/rollebeskrivelser), og hvem som eier endelige beslutninger/dokumenter?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilke output som forventes for å kunne prise og dokumentere kompetanse/referanser.

   Kilde: 02 Behovsbeskrivelse - Omorganisering av VA / 3.2 Konkrete oppgaver

6. Behovsbeskrivelse pkt. 3.4 (honorering): Oppdraget skal gjennomføres og honoreres etter medgåtte timer, og lunsjpausen skal ikke faktureres. Kan dere bekrefte hvordan dere håndterer tidsregistrering og godkjenning av timer (f.eks. krav til timelisteinnhold, ukentlig/månedlig godkjenning, format/system), samt hvordan dere forventer at konsulenten skal fakturere korte avbrytelser/møter (varighet og avrunding)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Praktiske rutiner påvirker kostnadsberegning og risiko for avviste/mangelfulle fakturaer.

   Kilde: 02 Behovsbeskrivelse - Omorganisering av VA / 3.4 Gjennomføring av oppdraget

7. Behovsbeskrivelse pkt. 3.4 (ressursomfang): Ressursen benyttes av oppdragsgiver i ca. 30–50 prosentstilling, men kan variere i perioder. Kan dere oppgi forventet timeomfang per måned/kvartal (minimum/normal/maks) gjennom perioden, og om avvik i belastning utløser krav til varsling eller krav til tilgjengelighet (f.eks. antall timer per uke i «høyt trykk»-perioder)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger volum/variasjon for å prise riktig og vurdere bemannings-/kapasitetsrisiko.

   Kilde: 02 Behovsbeskrivelse - Omorganisering av VA / 3.4 Gjennomføring av oppdraget

8. Behovsbeskrivelse pkt. 3.4 (støtte ved høyt arbeidstrykk): «Konsulent kan etter avtale … innhente støtte» og timepris skal være lik som tilbudt ressurs. Kan dere avklare hvem som kan være slik faglig støtte (egen virksomhet vs. underleverandør/innleie), hvordan godkjenning skal gjennomføres i forkant, og om det foreligger krav til at støtte skal ha dokumenterbar erfaring tilsvarende nøkkelressurs (evt. lik CV-krav)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens mulighet til å sikre kapasitet og hvordan kontraktsmessig ansvar skal håndteres ved bruk av støtte.

   Kilde: 02 Behovsbeskrivelse - Omorganisering av VA / 3.4 Gjennomføring av oppdraget

9. Standard avtalevilkår 2025 - Drammen kommune: Det står at «Nærmere spesifiserte navngitte personer … kan ikke erstattes … uten at dette blir begrunnet … og godkjent skriftlig». Kan dere bekrefte om tilbudet skal baseres på én navngitt konsulent (nøkkelperson), og i så fall om dere tillater bytte ved sykdom/ferie/turnus uten forhåndsgodkjenning (f.eks. kortvarige vikarer), eller om all utskifting krever skriftlig godkjenning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå substitusjonsregimet for å håndtere praktisk leveransekontinuitet uten brudd på kontraktsvilkår.

   Kilde: 04 Standard avtalevilkår 2025 - Drammen kommune / 6 ENDRINGER

10. Kontraktsvilkår/kommersielle betingelser: Kan dere avklare hvordan dere praktiserer reise-/utgiftsdekning i dette oppdraget? I behovsbeskrivelsen står det at konsulenten ikke kan fakturere reisetid/lunsj/overtid, mens kontraktsvilkår sier at reiser pålagt eller godkjent av kommunen dekkes etter statens satser. Hva regnes som «reiser pålagt eller godkjent» i praksis for dette oppdraget (innen/by utenfor Drammen), og må leverandør innhente forhåndsgodkjenning på hver reisekategori?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er direkte kostnadsstyrende og påvirker timepris/totalkost for leveransen.

    Kilde: 02 Behovsbeskrivelse - Omorganisering av VA / 3.4 Gjennomføring av oppdraget; 04 Standard avtalevilkår 2025 - Drammen kommune / 12 KOMMERSIELLE BETINGELSER