Anskaffelse av en rammeavtale for produkter og tjenester for pressehåndtering ved arrangementer

Rammeavtale for Utenriksdepartementets behov for pressehåndtering ved arrangementer (hovedsakelig i Oslo): leie av presseplattinger/tribuner samt levering av tilhørende teknisk utstyr (lyd, lys, bilde, strøm) og tjenester som prosjektering, prosjektledelse, rigging og teknisk bemanning. Rammeavtale med én totalleverandør (ikke eksklusiv), varighet 2 + 1 + 1 år, maksverdi 20 MNOK ekskl. mva., avrop for departementsfellesskapet. Første leveranse kan være nødvendig med kort varsel; ofte høyt sikkerhetsnivå. (Konkurransegrunnlag: «1.2 Anskaffelsens formål og omfang», «1.4 Fremdriftsplan» + Bilag 1)

• Leverandøren skal ha betalt skatter og avgifter/ha oppfylt forpliktelser. Leverandører med restanser knyttet til skatteattest kan bli avvist (unntak ved tvistesak). (Konkurransegrunnlag: «4.1 Skatteattest»; ref. ESPD del III B)

  Dokumentasjon: Skatteattest ikke eldre enn 6 måneder (norske leverandører) via Altinn/skatteetaten.no. Ved tvistesak: dokumentasjon for saken. (Konkurransegrunnlag: «4.1 Skatteattest»)

  Kilde: Konkurransegrunnlag 4.1
• Leverandøren skal være lovlig etablert virksomhet. (Konkurransegrunnlag: «4.2 Leverandørens registrering, autorisasjon mv.»; ref. ESPD del IV A)

  Dokumentasjon: Norske: Firmaattest eller utskrift fra Enhetsregisteret (for ikke-registreringspliktige enkeltpersonsforetak). Utenlandske: bekreftelse på registrering i bransjeregister/foretaksregister i etableringslandet, ev. henvisning til BRIS. (Konkurransegrunnlag: «4.2»)

  Kilde: Konkurransegrunnlag 4.2
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne gjennomføre kontrakten, uten krav til sikkerhetsstillelse. (Konkurransegrunnlag: «4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet»; ref. ESPD del IV B)

  Dokumentasjon: Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap, eller annen dokumentasjon på oppfyllelse. Kredittvurderingen skal inneholde rating og forklaring på ratingkode/skala, og bør basere seg på siste årsregnskap. (Konkurransegrunnlag: «4.3»)

  Kilde: Konkurransegrunnlag 4.3
• Leverandøren skal ha erfaring med oppdrag som omfatter planlegging/organisering/gjennomføring av arrangementer i offentlig byrom i Oslo eller tilsvarende byrom over flere dager med etablering av scenekonstruksjoner samt levering/drift av tekniske løsninger (lyd, lys, bilde). (Konkurransegrunnlag: «4.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner»; ref. ESPD del IV C)

  Dokumentasjon: Beskrivelse av 3–5 mest relevante oppdrag fra de siste tre årene. Skal inkludere verdi, tidspunkt og navn på kunde (hvis mulig). Maks ½ side per oppdrag. (Konkurransegrunnlag: «4.4»)

  Kilde: Konkurransegrunnlag 4.4
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet til å kunne gjennomføre oppdrag under kontrakten. (Konkurransegrunnlag: «4.4»; ref. ESPD del IV C)

  Dokumentasjon: Beskrivelse av gjennomsnittlig årlig arbeidsstyrke i løpet av de siste tre årene. Beskrivelse av redskaper/materiell/teknisk utstyr leverandøren råder over. (Konkurransegrunnlag: «4.4»)

  Kilde: Konkurransegrunnlag 4.4
• Leverandøren skal ha tredjepartsattestert miljøledelsessystem eller -standard av typen EMAS, ISO 14001, Miljøfyrtårn eller tilsvarende. (Konkurransegrunnlag: «4.4»; ref. ESPD del IV C)

  Dokumentasjon: Lisensnummer på sertifiseringen og kopi av attest. Oppdragsgiver godtar annen dokumentasjon for tilsvarende system/standard dersom leverandøren ikke har mulighet til å få attester innen tilbudsfristen, forutsatt dokumentasjon av tilsvarende. (Konkurransegrunnlag: «4.4»)

  Kilde: Konkurransegrunnlag 4.4
• Støtte fra andre virksomheter: leverandøren kan støtte seg til andre for finansielt kvalifikasjonskrav (4.3) og tekniske/faglige kvalifikasjoner (4.4). (Konkurransegrunnlag: «4.6 Støtte fra andre virksomheter»; jf. FOA § 16-10)

  Dokumentasjon: Andre virksomheter må levere separate egenerklæringer (ESPD). Egenerklæringene skal inneholde relevante opplysninger (ESPD del II seksjon A og B og del III, samt del IV/V ved relevant kvalifikasjonskrav). I tillegg skriftlig forpliktelseserklæring om rådighet over nødvendige ressurser. (Konkurransegrunnlag: «4.6»)

  Kilde: Konkurransegrunnlag 4.6

• Tilbudet skal utformes med: Tilbudsbrev (mal) som minst inneholder leverandørinfo, kontaktperson, dato, bekreftelse på vedståelse til utløp av vedståelsesfrist, eventuelle avvik/forbehold/forutsetninger (jf. 3.5) og fullmaktserklæring (navn/tittel/signatur). (Konkurransegrunnlag: «3.2 Tilbudets utforming» nr.1)Kilde: Konkurransegrunnlag 3.2
• Egenerklæring (ESPD) om oppfyllelse av samtlige kvalifikasjonskrav. Separate egenerklæringer ved støtte til kvalifikasjonskrav. (Konkurransegrunnlag: «3.2 Tilbudets utforming» nr.2 + «4.6»/«4.5»)Kilde: Konkurransegrunnlag 3.2 og 4.6
• Eventuell forpliktelseserklæring fra annen virksomhet ved bruk av underleverandør/støtte (jf. punkt 4.6). (Konkurransegrunnlag: «3.2» nr.3)Kilde: Konkurransegrunnlag 3.2
• Vedlegg 1: Egenerklæring om forholdet til gjeldende sanksjonslovgivning (utfylles/leveres). (Konkurransegrunnlag: «3.2 Tilbudets utforming» nr.4)Kilde: Konkurransegrunnlag 3.2
• Dokumentasjon på oppfyllelse av leverandørkrav i punkt 4, som egne vedlegg. (Konkurransegrunnlag: «3.2» nr.5)Kilde: Konkurransegrunnlag 3.2
• Vedlegg 5: Utfylte bilag til avtalen, herunder bilag nr. 4, 5 og 6, samt vedlegg 1 til bilag 5. (Konkurransegrunnlag: «2.2» og «3.2» nr.6-7)Kilde: Konkurransegrunnlag 3.2 og 2.2
• CVer med beskrivelse av relevante oppdrag for tilbudt personell. (Konkurransegrunnlag: «3.2 Tilbudets utforming» nr.8)Kilde: Konkurransegrunnlag 3.2
• Ved taushetsplikt: sladdet tilbud + eget dokument med begrunnelse for sladdingen, jf. vedlegg 3. (Konkurransegrunnlag: «3.2» nr.9 + «3.7» + vedlegg 3)Kilde: Konkurransegrunnlag 3.2 og 3.7
• Signering og innlevering: Tilbudet skal leveres elektronisk i KGV innen tilbudsfrist, og signeres med digitalt sertifikat (alternativt «uten sertifikat» med utskrift/signering av tilbudsbekreftelsesbrev). (Konkurransegrunnlag: «3.3 Innsending av tilbudet»)Kilde: Konkurransegrunnlag 3.3
• Avvik/forbehold skal oppgis presist og entydig i tilbudsbrevet, og det skal tydelig henvises til hvilke punkt i konkurransedokumentene avvik knyttes til, samt prismessige konsekvenser. (Konkurransegrunnlag: «3.5»)Kilde: Konkurransegrunnlag 3.5

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

29.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtalen gir rett, men ingen plikt til å kjøpe volum; oppdragsgivere kan gjøre avrop. (Rammeavtale SSA-R: «1.1 Formål og omfang» + Konkurransegrunnlag «1.2»/bilag)Kilde: SSA-R 1.1
• Varighet og forlengelse: gjelder 2 år, med rett for Kunden til forlengelse 1 år av gangen inntil 2 ganger; varsel senest 3 måneder før utløp. (SSA-R «1.3 Varighet og oppsigelse»)Kilde: SSA-R 1.3
• Kunden kan si opp rammeavtalen med 3 måneders skriftlig varsel ved saklig grunn; påvirker ikke allerede tildelte kontrakter/avrop. (SSA-R «1.3»)Kilde: SSA-R 1.3
• Prisstruktur: alle priser ekskl. mva., i NOK; detaljer fremgår av bilag 5 eller tildelingskontrakt. (SSA-R «6.1 Priser»)Kilde: SSA-R 6.1
• Prisendring: kan endres hvert årsskifte iht. KPI (konsumprisindeks), med utgangspunkt i måned avtalen ble inngått; faste priser ellers, med mindre bilag 5 sier noe annet. (SSA-R «6.2 Prisendring»)Kilde: SSA-R 6.2
• Taushetsplikt: konfidensialitet for informasjon kjent i forbindelse med rammeavtalen og avrop; taushet gjelder også etter opphør og opphører normalt etter 5 år (med mindre annet følger). (SSA-R «5.2 Taushetsplikt»)Kilde: SSA-R 5.2
• Leverandørens plikt til å besvare henvendelser så raskt som mulig; konkrete frister kan avtales i bilag 4. (SSA-R «3.1 Plikt til å svare på henvendelser» + Bilag 4)Kilde: SSA-R 3.1 / Bilag 4
• Avrop/tilbudsplikt i rammeavtalen: ved tildeling til én leverandør (eller rangering i parallelle rammeavtaler) plikter Leverandøren å levere i henhold til Kundens tildelinger; i minikonkurranser skal Leverandøren gi tilbud i den utstrekning bilag 2 angir. (SSA-R «3.2 Tilbudsplikt»)Kilde: SSA-R 3.2
• Oppdragsavtalen (SSA-O): Konsulenten skal gjennomføre oppdrag faglig forsvarlig/profesjonelt iht. avtalen og fremdriftsplan (bilag 3); Kunden kan be om endringsavtale; endringer skal avtales skriftlig (bilag 7 fører katalog). (SSA-O «2.5», «3» og «1.1»)Kilde: SSA-O 2.5 / SSA-O 3 / SSA-O 1.1
• Avbestilling/varsel: oppdrag kan avbestilles av Kunden med 30 dagers skriftlig varsel; Kunden skal betale arbeid utført + merkostnader + direkte kostnader + avbestillingsgebyr 4 % av avtalt vederlag (med mindre annet i bilag 5). (SSA-O «4.2 Avbestilling»)Kilde: SSA-O 4.2
• Midlertidig stans: Kunden kan kreve stans med minst 5 dagers varsel; Kunden erstatter dokumenterte kostnader knyttet til omdisponering og direkte kostnader; ved stans >120 dager kan Konsulenten si opp (med vilkår om gjenopptak). (SSA-O «4.3»)Kilde: SSA-O 4.3
• Lønns- og arbeidsvilkår: krav om likeverdige vilkår etter allmenngjorte forskrifter/landsomfattende tariff; dokumentasjonsplikt; ved brudd dagbot min. 1500 kr/dag og evt. tilbakehold av kontraktssum (SSA-O «5.5»)Kilde: SSA-O 5.5
• Informasjonssikkerhet og personvern: Konsulenten skal iverksette forholdsmessige tiltak; databehandleravtale (bilag 8) skal være inngått før behandling av personopplysninger; ikke overlates til andre uten tillatelse; krav ved overføring utenfor EU/EØS. (SSA-O «7.1» og «7.2»)Kilde: SSA-O 7.1 / SSA-O 7.2
• Dagbot ved forsinkelse: dagbot ved forsinkelse som gir grunnlag dersom leverings-/milepælsfrister ikke overholdes og ikke skyldes force majeure/Kundens forhold; automatisk per dag, maks 100 dager; sats 0,15 % av samlet vederlag ekskl. mva. (SSA-O «9.5.3»)Kilde: SSA-O 9.5.3
• Erstatningsansvar: kan kreve direkte tap; indirekte tap dekkes ikke; erstatning begrenses til vederlag/øvre estimat ekskl. mva., men ikke ved forsett/grov uaktsomhet. (SSA-O «9.5.5» og «9.5.6»)Kilde: SSA-O 9.5.5 / 9.5.6

• Dokumentutdragene viser flere bilag/EV/SK-krav (kravspesifikasjon og SSA-deler), men teksten som er gitt inneholder ikke alle detaljer i SSA-O/bilag 4/5/6 for avropsnivå (f.eks. konkrete avropsprosedyrer og enkelte administrative frister/krav).
• Tildelingskriteriet TK3 refererer til EV7 i bilag 1, men EV7 er bare delvis gjengitt (formalia/del av dokumentasjonskrav er med, men ikke hele konteksten).
• Konkurransegrunnlaget nevner at flere dokumenter skal fylles ut (bilag 4, 5, 6 og vedlegg 1 til bilag 5), men innhold/krav i disse bilagene utover pris/cv-celler er ikke fullt gjengitt i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. SK01: Når leverandøren skal oppgi «stedfortreder for fast kontaktpunkt», hvilke kvalifikasjoner og hvilket erfaringsnivå må stedfortreder oppfylle (samme som kontaktpunktet), og må stedfortreder oppgis med CV og rollebeskrivelse i tilbudet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig om stedfortreder inngår i samme evaluerings-/dokumentasjonskrav som fast kontaktpunkt, og dette påvirker hvordan tilbudet skal bygges og bemannes.

   Kilde: Kravspesifikasjon SK01 / punkt 3.2 (tilbudets utforming) og punkt 5.1 (TK2/ressurser) / Bilag 4 punkt 1.3-2.3

2. SK02: Kan oppdragsgiver avklare hvilken type politiattest/bakgrunnssjekk som kreves for «involvert personell» (f.eks. hjemmel/kravkategori), og for hvilke roller dette gjelder i praksis (prosjektleder, teknikere, montører, systemtekniker)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne planlegge gjennomføring og sannsynlige tidslinjer for sikkerhetsklarering; manglende avklaring gir risiko for feil bemanning eller manglende dokumentasjon ved tildeling/avrop.

   Kilde: Kravspesifikasjon SK02 / Bilag 1 (Oppdragsforståelse) og punkt 3.2/4

3. SK03: Utstyrsskade og «vanlig slitasje/værforhold»: Kan oppdragsgiver presisere ansvarsgrensen nærmere, herunder om leverandøren skal dekke (i) all skade som skjer under leverandørens drift, (ii) skader ved force majeure/ekstremvær, og (iii) skader som skyldes kundens/arrangørens handlinger?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens risikoberegning og eventuelle avvik/forbehold i tilbudet, samt prisdisponering for beredskap og egenforsikring.

   Kilde: Kravspesifikasjon SK03

4. SK04: «Samarbeide og koordinere ... inkludert ... grunneiere»: Hvilke konkrete samarbeidspartnere/prosedyrer forventes (f.eks. tilgang til lokasjon, avtaler med grunneier/arrangør, HMS- og sikkerhetskoordinator), og hvem har formell ansvarsrolle for innhenting av tillatelser/tilganger?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å vite hva som faktisk er leverandørens oppgave vs. kundens/arrangørens, for å planlegge ressursbruk og risiko.

   Kilde: Kravspesifikasjon SK04 og EV7 (oppdragsforståelse) / Bilag 1 EV7

5. SK05: Endringer opp til «20 % frem til dagen før» og «opptil 100 % inntil 2 uker før»: Hvordan skal leverandøren prise endringene (timepriser, regulering i pakkepris, eller egen endringsprisliste), og skal leverandøren bekrefte at endringsrisiko er priset inn i pakkene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Rammevilkår for endringer/skalering påvirker pris og margin; uten metode for prisregulering kan tilbudet bli feil kalkulert.

   Kilde: Kravspesifikasjon SK05 og SSA-O bilag 5 (avbestillingsgebyr) / punkt 5.1 TK1 (pris)

6. SK06: «Ved forespørsel levere dokumentasjon» for at konstruksjoner oppfyller regelverk og er sikret med nødvendig ballast/sikring: Hvilken dokumentasjon kreves (f.eks. beregninger, tegninger, sertifikater, testprotokoller), og innen hvilken tidsfrist kan kunden kreve dette ved avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne etablere riktig beregnings- og dokumentasjonsflyt og sikre at man kan levere innen oppgitte responstider.

   Kilde: Kravspesifikasjon SK06 og EV7 kvalitetssikringsrutiner

7. SK08: «5 kalenderdagers varsel» med definisjon at oppstart rigging starter dag 5 etter mottatt bestilling: Hvordan regnes dette ved bestilling mottatt på fredag/helg, og gjelder kravet likt for alle pakker (EV2–EV6) eller finnes det unntak for enkelte komponenter (f.eks. spesialutstyr/innkjøp)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Detaljert tidsregning påvirker planlegging og bemanningskapasitet; leverandøren må sikre at responstider kan overholdes uten unødvendige kostnader.

   Kilde: Kravspesifikasjon SK08 / EV2–EV6 responstider

8. SK09: «Pakke 4 på 10 timer»—hva er forventet minimum omfang innen 10 timer (kun oppstart rigging, eller full ferdigstillelse innen 10 timer)? Og hvordan skal «oppstart» dokumenteres/kvitteres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare leveransegrenser innen hastefrist gjør det vanskelig å prise riktig beredskap og bemanningsnivå.

   Kilde: Kravspesifikasjon SK09 og EV5 (Pakke 4: riggstart 10 timer etter bestilling) / EV7 tidsplan

9. Nullutslippskrav SK10–SK11: Når leverandøren skal bekrefte oppfyllelse av «minst 50 %» kjøretøy/maskiner: Skal prosenten beregnes som (i) antall kjøretøy/maskiner, (ii) andel kjøretøykilometer/arbeidstimer, eller (iii) faktisk bruk i planlagte avrop? Hvordan dokumenteres oppfyllelse ved avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulike tolkninger gir stor prismessig forskjell og påvirker leverandørens dokumentasjonsopplegg for rammeavtalen.

   Kilde: Kravspesifikasjon SK10 og SK11 / punkt 3.2 (krav om besvarelse J/N)