Anskaffelse av en rammeavtale for produkter og tjenester for pressehåndtering ved arrangementer

Rammeavtale for leie av presseplattinger/tribuner samt tilhørende teknisk utstyr (lyd, lys, bilde, strøm) og tilhørende tjenester (prosjektering, prosjektledelse, rigging og teknisk bemanning) ved arrangementer, hovedsakelig i Oslo. Avtalen skal inngås med én totalleverandør og varer 2+1+1 år. Maks verdi 20 MNOK ekskl. mva. Avtalen er ikke eksklusiv, og oppdragsgiverne kan gjøre avrop; det er ikke plikt til et bestemt volum. (Konkurransegrunnlag pkt. 1.2; Vedlegg 1/avtales oppsummering i Bilag 1)

• Dokumentteksten viser ikke selve SSA-R/SSA-O bilagstekst (utover at SSA-R benyttes og SSA-O nevnes), så konkrete kontraktsmessige krav/ansvarsbestemmelser utover de som fremgår av EV/SK-tabellene i utdraget er ikke fullt ut verifisert.
• Krav til språklig/teknisk dokumentasjon i kontrakt er angitt som SK07 i utdraget, men øvrige detaljer om teknisk dokumentasjon, rapportering og kvalitetssikringskrav i kontraktsmalene (SSA-R/SSA-O) er ikke inkludert i utdraget.
• Tildelingskriteriet TK2/ressursvekting for “hovedkontakt/prosjektleder” og “prosjektleder 2” omtales, men nøyaktige krav til CV-innhold/lengde utover maks 3 A4-sider per ressurs framgår i begrenset grad; fullstendige krav er ikke gjengitt.

• Betaling av skatter og avgifter: leverandøren må ha oppfylt forpliktelser knyttet til skatter, trygdeavgifter og MVA. (ESPD del III, B)

  Skatteattest ikke eldre enn 6 måneder (for norske leverandører). Leverandører med restanser kan bli avvist (unntak ved tvistesak krever dokumentasjon).

  Konkurransegrunnlag pkt. 4.1 (Ref. ESPD del III, B)
• Leverandøren skal være lovlig etablert. (ESPD del IV: A egnethet)

  Norske: Firmaattest eller utskrift fra Enhetsregisteret (for ikke registreringspliktige enkeltpersonsforetak). Utenlandske: Bekreftelse på registrering i bransjeregister/foretaksregister som i hjemlandet, ev. ved henvisning til BRIS.

  Konkurransegrunnlag pkt. 4.2 (Ref. ESPD del IV, A)
• Økonomisk og finansiell kapasitet: leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre kontrakten; kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse anses som tilstrekkelig.

  Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap, eller annen dokumentasjon. Ratingkode/skala med forklaring. Bør baseres på siste årsregnskap.

  Konkurransegrunnlag pkt. 4.3 (Ref. ESPD del IV, B)
• Tekniske og faglige kvalifikasjoner – erfaring med relevante oppdrag og dokumenterbar kapasitet/ressurser. (ESPD del IV: C tekniske og faglige kvalifikasjoner)

  1) Beskrivelse av 3–5 mest relevante oppdrag fra siste tre år, inkl. verdi, tidspunkt og evt. kunde (maks ½ side per oppdrag). Krav om erfaring med planlegging/organisering/gjennomføring av arrangementer i offentlig rom i Oslo eller tilsvarende byrom over flere dager med etablering av scenekonstruksjoner samt levering og drift av lyd/lys/bilde-løsninger. 2) Beskrivelse av gjennomsnittlig årlig arbeidsstyrke siste tre år. 3) Beskrivelse av redskaper/materiell/teknisk utstyr leverandøren råder over.

  Konkurransegrunnlag pkt. 4.4 (Ref. ESPD del IV, C)
• Miljøledelsessystem: leverandøren skal ha tredjepartsattestert miljøledelsessystem/standard (EMAS, ISO 14001, Miljøfyrtårn eller tilsvarende).

  Lisensnummer på sertifiseringen og kopi av attest. Alternativt annen dokumentasjon for tilsvarende system/standard dersom attest ikke kan fremskaffes innen tilbudsfristen, forutsatt dokumentert likeverdighet.

  Konkurransegrunnlag pkt. 4.4 (tredje kvalifikasjonskrav)

• Tilbudsbrev i henhold til mal, som skal inneholde bl.a. leverandørnavn/organisasjonsnr/postadresse, kontaktperson (e-post/telefon), dato, bekreftelse på vedståelse til vedståelsesfrist, eventuelle avvik/forbehold/forutsetninger med henvisning til punkt 3.5, samt navn/tittel/signatur til fullmaktshaver.Konkurransegrunnlag pkt. 3.2
• ESPD-skjema/egenerklæring om at leverandøren oppfyller samtlige kvalifikasjonskrav. (Separate egenerklæringer ved støtte fra andre virksomheter.)Konkurransegrunnlag pkt. 3.2 og pkt. 4 (ESPD)
• Eventuell forpliktelseserklæring fra annen virksomhet ved bruk av underleverandør, jf. punkt 4.6.Konkurransegrunnlag pkt. 3.2
• Vedlegg: Egenerklæring om forholdet til gjeldende sanksjonslovgivning (vedlegg 1).Konkurransegrunnlag pkt. 3.2 (punkt 4)
• Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav i punkt 4, som egne vedlegg.Konkurransegrunnlag pkt. 3.2 (punkt 5)
• Utfylte bilag til avtalen: vedlegg 5 (inkl. bilag nr. 4, 5 og 6) samt vedlegg 1 til bilag 5 (detaljert prisoverslag).Konkurransegrunnlag pkt. 3.2 (punkt 6-7)
• CV-er med beskrivelse av relevante oppdrag for tilbudt personell.Konkurransegrunnlag pkt. 3.2 (punkt 8)
• Ved taushetsplikt: sladdet tilbud og eget dokument med begrunnelse for sladding (henvisning til vedlegg 3). Alternativt bekreftelse i vedlegg 3 dersom ingen opplysninger anses taushetsbelagt.Konkurransegrunnlag pkt. 3.2 (punkt 9) og pkt. 3.7

• TK1 Pris

  Poeng etter sammenligning av fastpris på pakker og timespriser (timespriser vektet 50% og fastpris pakker vektet 50%). Pakker prises som isolerte totalleveranser og skal inkludere transportkostnader for hver pakke. Timespriser vurderes bl.a. med prosentpåslag på nattillegg. (lineær metode og poeng-/minuspoengregler beskrevet)

  Konkurransegrunnlag pkt. 5.1-5.2
• TK2 Kompetanse hos tilbudt personell

  Poeng etter sammenligning av kompetanse hos tilbudt nøkkelpersonell. Særlig vekt på: relevant erfaring/kompetanse hos nøkkelpersonell, erfaring fra lignende oppdrag (bilag 1), erfaring med avanserte riggkonstruksjoner og tilpasning til underlag/terreng/nivellering, dokumentert ansvar for risikoanalyse/risikotiltak (f.eks. fysisk sikring/ballast/vær/HMS), samt erfaring fra prosjekter med kort frist og spontane endringer. Hovedkontakt/prosjektleder 70% innenfor TK2 og prosjektleder 2 30% innenfor TK2.

  Konkurransegrunnlag pkt. 5.1-5.2
• TK3 Oppdragsforståelse

  Poeng etter tilbudets besvarelse av evalueringskravet EV7 i bilag 1. Skal omfatte beskrivelse av leveransen for pakke 1, 2, 3 og 4, inkl. tidsplan start-til-slutt som overholder fristene, samt vurdering av responstider, organisering/roller/ansvar/kapasitet, arbeidsmetodikk, håndtering av ulike underlag/terreng/nivellering, realistiske tidsplaner, driftssikker gjennomføring, risiko-/avvikshåndtering og kvalitetssikringsrutiner. Overskridelse av 10 A4-sider medfører at overskytende ikke tas med i evalueringen.

  Konkurransegrunnlag pkt. 5.1; Vedlegg/bilag: EV7 (Bilag 1 i Vedlegg 5-delen)

• Rammeavtalen er ikke eksklusiv, men oppdragsgiver har rett (ingen plikt) til å tildele/avrope kontrakter. Hele departmentsfellesskapet kan gjøre avrop via Utenriksdepartementet.Konkurransegrunnlag pkt. 1.2
• Avtalen forvaltes av Utenriksdepartementet og varer 2 + 1 + 1 år. Maks verdi 20 MNOK ekskl. mva.Konkurransegrunnlag pkt. 1.2
• Avrop: kontrakter tildeles i henhold til rammeavtalens kontraktsvilkår og relevant tildelings-/avropskontrakt; avrop skjer ved skriftlig bestilling per e-post med utfylt avropskontrakt (SSA-O).Vedlegg 5 Bilag 2 (Avtalens punkt 2.1)
• SSA-O benyttes som avrops-/tildelingskontrakt for kontrakter som kan tildeles innenfor rammeavtalen. (Oppdragsavtale SSA-O nevnes)Konkurransegrunnlag (vedleggsliste) og Vedlegg 5 Bilag 3 (Utgiver/avtale SSA-O)
• Nøkkelpersonell/administrativ oppfølging: fast kontaktpunkt skal besvare henvendelser senest innen utløp av påfølgende virkedag etter mottatt henvendelse og innen 3 timer etter at et oppdrag er aktivert (for spesielle hendelser kan annen responstid avtales). Leverandør skal årlig rapportere en sammenstilling av foretatte avrop og fakturert beløp innen 30. januar.Vedlegg 5 Bilag 4 (Avtalens punkt 3.1 og punkt 5.1)
• Sikkerhet/bakgrunnssjekk ved arrangementer med forhøyet sikkerhetsnivå: leverandøren skal kunne oppfylle sikkerhetskrav, herunder fremleggelse av politiattest og/eller bakgrunnssjekk av involvert personell.Vedlegg 5-delen (Bilag 1, SK02)
• Totalleveranse: leverandøren skal levere komplett løsning inkl. prosjektering, levering, montering, drift, opprigg og nedrigg av presseplattinger samt levering og drift av tekniske løsninger (lyd, lys, bilde). Leverandør har ansvar for hele leveransen (unntak ved forsett/grov uaktsomhet fra kunde).Vedlegg 5-delen (Bilag 1, SK03)
• Endring/skalering: kunden kan endre oppdrag tilsvarende inntil 20% av oppdragets totale verdi frem til dagen før arrangement, og inntil 100% inntil 2 uker før arrangement. Avbestillingsgebyrer fremkommer av SSA-O bilag 5.Vedlegg 5-delen (Bilag 1, SK05)