Dynamisk innkjøpsordning for entreprenørtjenester - Vennesla kommune

Etablering av dynamisk innkjøpsordning (DIO) for innleie av entreprenørtjenester, maskiner og utstyr for Vennesla kommune. Ordningen gjelder typisk grunnarbeid/massetransport, VA, vei/trafikk/infrastruktur, park/lekeplasser/grøntanlegg og drift/beredskap/småoppdrag. Prosessen starter med kvalifiseringsfase (begrenset anbudskonkurranse), og kvalifiserte leverandører kan deretter inviteres til minikonkurranser under ordningen. (Konkurranseoversikt + Vedlegg VK 1 pkt. 1.1–1.4)

• Leverandøren må ikke være omfattet av angitte avvisningsgrunner (ESPD).

  Dokumentasjon: ESPD (Europeisk egenerklæringsskjema) og evt. dokumentasjon for oppfyllelse/avklaring ved behov.

  Kilde: Konkurransegrunnlag: Kvalifikasjonskrav (avvisningsgrunner liste) + Vedlegg VK 1 pkt. 2.9–2.11
• ESPD skal fylles ut som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og fravær av avvisningsgrunner.

  Dokumentasjon: Utfylt ESPD skjema i KGV.

  Kilde: Vedlegg VK 1 pkt. 2.8
• Firmaattest/registrering i foretaksregister, faglig register eller handelsregister.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse for registrering i etableringsstat (hentes automatisk via eBevis / eller vedlegges i kvalifiseringsfase).

  Kilde: Konkurransegrunnlag: Egendefinerte utvelgelseskriterier (Firmaattest) + Vedlegg VK 1 pkt. 2.3
• Tilfredsstillende økonomisk og finansiell kapasitet; kredittverdighet uten sikkerhetsstillelse er tilstrekkelig.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall, utført av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon. Ev. annet egnet dokument ved saklig grunn.

  Kilde: Konkurransegrunnlag: Egendefinerte utvelgelseskriterier (Økonomi/finans) + Vedlegg VK 1 pkt. 2.4
• Teknisk og faglig kvalifikasjon: erfaring fra minst 3 sammenlignbare oppdrag siste 3 år.

  Dokumentasjon: Referanser i vedlagte referanseskjema; beskrivelse skal inneholde art, verdi, tidspunkt og oppdragsgiver (navn, telefon, e-post) og leverandøren må dokumentere relevans.

  Kilde: Konkurransegrunnlag: Egendefinerte utvelgelseskriterier (Erfaring) + Vedlegg VK 1 pkt. 2.5 (samt Vedlegg 3 referansemal)
• Disponere maskiner og utstyr relevant for oppdragene.

  Dokumentasjon: Forsikring/sertifisering/godkjenning iht. relevante forskrifter og retningslinjer (inkl. arbeidstilsynet/maskindirektivet/sikkerhetskontroller) samt at miljøkrav er oppfylt. Vedlegg 5 maskinoversikt kan brukes dersom relevant.

  Kilde: Konkurransegrunnlag: Egendefinerte utvelgelseskriterier (Maskiner/utstyr) + Vedlegg VK 1 pkt. 2.5
• Miljøledelsessystem/miljøkompetanse og rutiner for miljøoppfølging.

  Dokumentasjon: Redegjørelse (maks 2 A4-sider) for miljøpolicy og miljøoppfølging. Sertifisering (ISO 14001, Miljøfyrtårnet eller tilsvarende) kan tilfredsstille kravet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag: Miljøledelsessystem + Vedlegg VK 1 pkt. 2.6
• Kvalitetssikringssystem/kvalitetsstyringssystem.

  Dokumentasjon: Redegjørelse (maks 2 A4-sider). Sertifisering (ISO 9001 eller tilsvarende) kan tilfredsstille kravet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag: Kvalitetssikringssystem + Vedlegg VK 1 pkt. 2.7
• Skatteattest (ordnede forhold)

  Dokumentasjon: Skatteattest (ikke eldre enn 6 mnd) og fullmakt for utvidet skatteattest (verifiseres automatisk via Skatteetaten/eBevis).

  Kilde: Konkurransegrunnlag: Egendefinerte utvelgelseskriterier (Skatteattest) + Vedlegg VK 1 pkt. 2.2
• Bruk av lærlinger der det er relevant for anskaffelsen (kontrakts-/oppleggskrav i minikonkurranser).

  Dokumentasjon: I denne teksten: kvalifiseringsfasen omtaler at kontrakter kan omfattes; dokumentasjon kreves ved gjennomføring. (Selve detaljene til lærlinger fremgår som kontrakts-/gjennomføringskrav i mal for tilbudsinvitasjon; kvalifikasjonsdelen i VK 1 har eget punkt, men er ikke fylt ut i utdraget.)

  Kilde: Konkurransegrunnlag: Lærlinger (generelt) + Vedlegg VK 1 pkt. 2.1/2.8 (referert) + Vedlegg 4 Mal Tilbudsinvitasjon (kontraktskrav-lærlinger)

• Søknad om deltakelse/kvalifisering: leveres i henhold til kvalifikasjonsforespørsel/vedlegg; bekreftelse på forståelse og aksept av anskaffelsesdokumentene, med JA/NEI, kontaktperson og signatur (inkl. bekreftelse av adgang til å forplikte virksomheten).Kilde: Vedlegg 1: Kvalifikasjonsforespørsel
• ESPD skal leveres/utfylles som foreløpig dokumentasjon for kvalifikasjonskrav (og eventuelle avvisningsgrunner) i KGV.Kilde: Vedlegg VK 1 pkt. 2.8 (Generelt om ESPD) + Konkurransegrunnlag: Kvalifikasjonskrav (ESPD aktivert)
• Dersom leverandøren støtter seg på andre foretaks kapasitet: separate ESPD-skjema for støtteforetakene og vedlegges forpliktelseserklæring (vedlegg 2).Kilde: Vedlegg VK 1 pkt. 2.1 + Vedlegg 2 - Forpliktelseserklæring
• Kommunikasjon og spørsmål må skje via KGV (Konkurransegrenseverktøy) og på norsk.Kilde: Konkurransegrunnlag: Regler for kommunikasjon + Vedlegg VK 1 pkt. 4.4
• Elektronisk innlevering er påkrevd for tilbud i den videre tilbudsfasen.Kilde: Konkurransegrunnlag: Innleveringsvilkår (elektronisk innlevering/påkrevd)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

20.04.2032

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Maksimalt antall ledd i leverandørkjeden: oppdragsgiver stiller krav om at leverandøren maksimalt kan ha to ledd under seg (tilsvarer maksimalt tre ledd totalt med hovedleverandør).Kilde: Vedlegg 4: Kontraktskrav (Antall ledd i leverandørkjeden)
• Krav om lønns- og arbeidsvilkår i kontrakt; dokumentasjon og sanksjoner etter forskrift om lønns- og arbeidsvilkår.Kilde: Vedlegg VK 1 pkt. 4.1 + Vedlegg 4: Lønns- og arbeidsvilkår
• Krav om betaling til bank/betalingsformidling for bygg- og anleggsarbeider (kontraktsfeste utbetaling via bank/foretak med rett til betalingsformidling).Kilde: Vedlegg 4: Krav om betaling til bank
• Krav om bruk av lærlinger der plikt/krav gjelder: leverandør skal ved oppstart og på anmodning dokumentere oppfyllelse; timelister oversendes ved anmodning; byggherre kan holde tilbake inntil 5 promille og avkorte ved overtakelse; kan stanse/heve ved vesentlig mislighold.Kilde: Vedlegg 4: Krav om bruk av lærlinger
• SHA (HMS): leverandøren skal følge arbeidsmiljølov, byggherrens SHA-plan og koordinators anvisninger; internkontrollsystem iht. forskrift om systematisk HMS-arbeid; relevante deler av SHA-plan skal innarbeides og kunne identifiseres.Kilde: Vedlegg 4: Internkontroll. Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA)
• Faglærte: minimum 50% av arbeidede timer innenfor bygg- og anleggsfag skal utføres av personer med fagbrev/svennebrev/dokumentert fagopplæring (med nærmere presisering).Kilde: Vedlegg 4: Faglærte
• Kontraktsrevisjon: byggherre/ekstern revisor kan gjennomføre revisjon hos leverandør og eventuelle underleverandører (fra kontraktsinngåelse til sluttfaktura er betalt), og alle avtaler skal inneholde tilsvarende bestemmelser.Kilde: Vedlegg 4: Revisjon
• Sikkerhetsstillelse: byggherren stiller ikke sikkerhet.Kilde: Vedlegg 4: Sikkerhetsstillelse
• Obligatorisk tjenestepensjon: kontraktskrav.Kilde: Vedlegg 4: Obligatorisk tjenestepensjon
• HMS-kort krav og språkferdigheter/informasjonsplikt etter byggherreforskriften.Kilde: Vedlegg 4: HMS-kort + Språkferdigheter
• Leverandørens mislighold kan få betydning i senere konkurranser; leverandøren må påse at underliggende avtaler inneholder tilsvarende bestemmelser.Kilde: Vedlegg 4: Mislighold av kontraktsforpliktelser- konsekvenser for senere konkurranser

• Dokumentutdraget viser ikke konkrete minikonkurranse-innleveringskrav (tidsfrister, kravspesifikasjoner, dokumentasjon for tilbud) fordi disse fremgår av «den enkelte tilbudsforespørselen». (Vedlegg VK 1 pkt. 1.3–1.4)
• Lærlingebestemmelsen finnes som kontraktskrav i Vedlegg 4, men kvalifikasjonsdelen (VK 1 pkt. 2.8) har et avvik/ufylld tekst i utdraget; derfor er det uklart om det stilles et eget kvalifikasjonskrav «godkjent lærlingebedrift» i denne fasen.
• Forpliktelseserklæring/ESPD ved støtte fra andre foretaks er beskrevet, men konkrete krav til hvem som kan støtte hvilke kvalifikasjonskrav er kun delvis angitt via avkrysningsliste.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kvalifikasjonsfasen (DIO) ber dere om å fylle ut ESPD i KGV. Kan dere presisere hva som er «godkjent lærlingebedrift»/krav om lærlinger i denne fasen: Er det et selvstendig kvalifikasjonskrav som skal dokumenteres ved opptak i ordningen, eller er det kun et kontraktskrav som vurderes først i den enkelte minikonkurransen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er uklart i utdraget om «godkjent lærlingebedrift» inngår som kvalifikasjonskrav ved opptak, siden avsnittet VK 1 pkt. 2.8 fremstår som feil/ufullstendig. Dette påvirker både innlevering og risiko for avvisning.

   Kilde: Kvalifikasjonskrav DIO innleie av entreprenørtjenester, maskiner og utstyr (VK 1) – pkt. 2.8 «Godkjent lærlingebedrift» samt Vedlegg 4 «Krav om bruk av lærlinger»

2. I VK 1 og/eller Forpliktelseserklæring (Vedlegg 2) er det listet flere kvalifikasjonskrav (skatteattest, registrering, økonomi, teknisk/faglig, miljøledelse, kvalitet). Kan dere bekrefte hvilke kvalifikasjonskrav som faktisk kan støttes av et annet foretak (tilbakesvar med avkrysningsalternativene), og hvilke som ikke kan støttes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avkrysningslisten viser støtte til flere krav, men utdraget indikerer at kravene ikke er fullstendig presisert for «hvem som kan støtte hvilke». Feilutfylt støttevirksomhet kan medføre avvisning i kvalifikasjonsfasen.

   Kilde: Kvalifikasjonskrav (VK 1) – pkt. 2.9/2.10/2.11 (ESPD/avklaring) samt Vedlegg 2 «Forpliktelseserklæring»

3. Dersom vi støtter oss på annet foretak, kan dere presisere hvordan dere forventer at ESPD og dokumentasjon leveres i KGV: Skal hvert støtteforetak levere separate ESPD-skjema og egne dokumentasjonsbevis i samme søknad, og i så fall omfatter det også dokumentasjonsbevis for tekniske/faglige referanser og maskin/utstyrsdisponering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er behov for å sikre korrekt format og omfang av dokumentasjon ved støtte. Uten avklaring kan vi enten levere for lite (risiko av avvisning) eller for mye/feil (risiko for uklar behandling).

   Kilde: VK 1 – pkt. 2.8/2.9 og Vedlegg 2 «Forpliktelseserklæring» (rådighet og plikt til egne ESPD/dokumentasjon)

4. I tildelings-/evalueringsdelen fremgår det at pris poengsettes ved p_max = høyeste tilbudte pris × 2, og at pris får 0 poeng dersom pris er «dobbelt eller mer av beste pris». Kan dere bekrefte hvordan dere håndterer tilfeller med flere like laveste priser, og hvordan p_max/p_min beregnes da (samme bestepris)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Formelen styrer poenggivning og kan påvirke vår prisstrategi. Siden dette gjelder matematikken i evaluering, må beregningsgrunnlaget være entydig.

   Kilde: Konkurransegrunnlag – Tildelingskriterier (prisberegningsmetode/formel r = r_max - …)

5. I «Tilbudsinvitasjon» (Vedlegg 4) er det formulert at avtaleskjemaet og tildelingskriteriene skal fylles ut med X-% og X sider («Oppdragsforståelse … Beskrivelse på X antall sider» og «Kvalitet 1/Kvalitet 2 …»). Kan dere bekrefte hvor leverandøren finner de konkrete kravene (antall sider/innhold/vekter) for hver minikonkurranse, og om vi skal legge inn faste maldisposisjoner allerede nå ved tilbudslevering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentutdraget viser ikke konkrete innleveringskrav for minikonkurranse, og vekter/sidekrav fremstår som mal. Leverandør må vite hva som faktisk skal leveres for å kunne prise og utforme tilbud korrekt.

   Kilde: Vedlegg 4 Mal Tilbudsinvitasjon entreprenørtjenester.docx – Avtaleskjema (X-felter) og «Tildelingskriterier – Pris …»

6. Konkurransegrunnlaget sier at det i DIO-fasen først er kvalifisering, og at selve kravet i «det enkelte oppdrag» (kravspesifikasjon/kontraktskrav) først foreligger når minikonkurransen sendes. Kan dere likevel gi en liste over hvilke kontraktstyper/NS-dokument som typisk benyttes (NS 8405/NS 8406 eller vedlagt kontraktsdokument), og om det er forskjeller i de sentrale risiko-/kostnadspunktene for leverandøren (f.eks. endringsstyring, vederlagsregler, sanksjoner)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandør trenger å forstå hvilken kontraktsrisiko som normalt materialiseres i minikonkurransene for å kunne prise riktig. Malen viser valg mellom NS 8405/NS 8406, men dette er ikke konkretisert i utdraget.

   Kilde: Vedlegg 4 «Tilbudsinvitasjon» – del om «Kontraktsdokument … NS 8405 / NS 8406 / Vedlagt kontraktsdokument»

7. Dere oppgir i konkurransegrunnlaget en varighet for DIO og at oppdragsgiver kan si opp et pågående oppdrag uten erstatningsplikt dersom taket oversteiges, og at det ikke er kjøpsplikt. Kan dere presisere praktisk hvordan avrop håndteres dersom taket/utløpsdato nærmer seg: vil pågående avrop avsluttes med sluttoppgjør etter utførelse, eller kan arbeider stanses med kort varsel uten kompensasjon for planleggings-/beredskapskostnader?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Usikkerhet om avrop/stans kan være stor kostnadsdriver (mobilisering, HMS, bemanning). Leverandøren må forstå misligholds-/oppsigelsespraksis for å prise en riktig beredskapsrisiko.

   Kilde: Konkurransegrunnlag – pkt. 1.4 «Omfang og om varighet», «Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å si opp et pågående oppdrag … ikke erstatningsplikt»

8. I kvalifikasjonskravene står det at dere krever «erfaring fra minst 3 sammenlignbare oppdrag … siste 3 årene», men CPV-listen dekker mange typer (grunnarbeid/VA/vei/grønt/lekeplasser samt drift/beredskap). Hvordan definerer dere «sammenlignbare oppdrag» på tvers av disse områdene: må alle tre referanser ligge innen samme fagområde, eller kan vi kombinere (f.eks. én VA, én vei, én grønt) så lenge det samlet ligner tjenestene i DIO?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Fortolkning av «sammenlignbare oppdrag» påvirker om leverandør kan kvalifisere på tvers av porteføljen og hva som bør prioriteres i referanseliste.

   Kilde: VK 1 – pkt. 2.5 «tekniske og faglige kvalifikasjoner» (3 sammenlignbare oppdrag)

9. VK 1 beskriver krav til maskiner og utstyr «forsikret, sertifisert og godkjent» etter relevante forskrifter, samt miljøkrav. Kan dere bekrefte om vi må dokumentere dette konkret allerede ved kvalifisering (vedlegg/attester), eller om det holder at vi bekrefter disponering og at dokumentasjon fremlegges først ved kontraktsoppstart i den enkelte minikonkurranse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er en vesentlig forskjell i ressursbruk mellom å legge inn dokumentasjon ved opptak i ordningen vs. ved kontraktsstart. Uten avklaring kan vi enten underlevere (risiko av avvisning) eller overlevere (unødvendig arbeid).

   Kilde: VK 1 – pkt. 2.5 (maskiner og utstyr: forsikret/sertifisert/godkjent + eventuelt vedlegg 5) samt pkt. 4.6 om krav i det enkelte oppdrag